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每周一封信,勾出真心话!
撰文者:田坂广志
如果你是主管,请回想一下,你最近曾经和部属对话吗?
对于这个问题,我想有的主管会回答:「有,我最近还特地空出时间,和每个部属单独见面,深入对谈。」
最近,企业引进业绩主义等评核方式,人事部门不断强调企业主要「重视面谈对话」。他们认为主管必须定期和部属面谈,仔细听取大家的意见,重视主管和部属之间的对话。
当然,面谈就是直接对话,重要性绝不容忽视,这一点不须赘述。但是,光是直接对话,绝对无法听见部属内心深处的想法。
其实,在以人事管理和人事评核为前提的对话中,即使主管告诉部属:「今天,我们有话直说吧」,或是「我们推心置腹好好聊聊」等,也完全没有意义。其原因在于,在这样的场合里,部属的深层意识中早就存在「主管对决部属」的对立构图。想要部属有话直说或是推心置腹,绝非主管所想的这么简单。
假设,主管表面上告诉部属:「今天你有什么意见尽管讲」,但是他根本没有敞开心胸。这时候,部属的情绪容易变得不安:「主管真的想听真话吗?他的态度那么强硬,是不是对我有意见?」
于是,部属会开始担忧:「我到底该坦诚直言到什么程度?」最后,他干脆放弃说真话。甚至,有时候部属还会无意识地产生心理障碍,戴上面具。
当部属产生心理障碍、戴上面具之后,主管与部属之间绝不可能坦诚交流,也不可能进行深入的对话。
所以,主管必须了解,以面谈的形式直接对话,并不一定能达到深度的沟通。
聚餐应酬,年轻人不吃这套
听我谈到这里,或许有些担任管理职的读者会提出意见:「所以,我才会偶尔带部属一起去喝一杯。」
如果你是主管,请回想一下,你最近曾经和部属对话吗?
对于这个问题,我想有的主管会回答:「有,我最近还特地空出时间,和每个部属单独见面,深入对谈。」
最近,企业引进业绩主义等评核方式,人事部门不断强调企业主要「重视面谈对话」。他们认为主管必须定期和部属面谈,仔细听取大家的意见,重视主管和部属之间的对话。
当然,面谈就是直接对话,重要性绝不容忽视,这一点不须赘述。但是,光是直接对话,绝对无法听见部属内心深处的想法。
其实,在以人事管理和人事评核为前提的对话中,即使主管告诉部属:「今天,我们有话直说吧」,或是「我们推心置腹好好聊聊」等,也完全没有意义。其原因在于,在这样的场合里,部属的深层意识中早就存在「主管对决部属」的对立构图。想要部属有话直说或是推心置腹,绝非主管所想的这么简单。
假设,主管表面上告诉部属:「今天你有什么意见尽管讲」,但是他根本没有敞开心胸。这时候,部属的情绪容易变得不安:「主管真的想听真话吗?他的态度那么强硬,是不是对我有意见?」
于是,部属会开始担忧:「我到底该坦诚直言到什么程度?」最后,他干脆放弃说真话。甚至,有时候部属还会无意识地产生心理障碍,戴上面具。
当部属产生心理障碍、戴上面具之后,主管与部属之间绝不可能坦诚交流,也不可能进行深入的对话。
所以,主管必须了解,以面谈的形式直接对话,并不一定能达到深度的沟通。
聚餐应酬,年轻人不吃这套
听我谈到这里,或许有些担任管理职的读者会提出意见:「所以,我才会偶尔带部属一起去喝一杯。」
这种幻想的另一个表征,就是主管所说的「不必拘礼」。
在公司聚餐的场合里,一些高阶主管总会说:「今天大家不必拘礼。」其实,这些主管的出发点充满善意。他们之所以这么说,是因为希望在聚餐、喝酒的过程中,部属不用忙着四处倒酒或是费心伺候自己。但很可惜地,部属并不这么想。
事实上,在部属之间普遍流传着一句话:「在企业界,没有不必拘礼这回事。」
这句话意味着,即使上司说:「今天我们不必拘礼」,部属也不能回答:「是,我知道了」,然后真的以为今天的聚餐可以不必拘礼。真实的情况是,部属依然必须自我约束,不可以对上司失礼,并且要细心顾虑上司的需求。
于是,在这种「不必拘礼」的场合里,经常会发生以下的状况:上司刻意表现出泱泱大度的样子,部属则是不着痕迹地伺候着上司。
同样地,在小酒馆里,即使主管告诉部属:「今天我们有话直讲无妨」,部属仍会小心翼翼地说出让主管以为是真心话的「场面话」。
酒后吐真言?酒后只会情绪化
即使主管与部属彼此说出真心话,「喝酒应酬」这个方法还有一个问题,那就是我们必须思考,在酒酣耳热的气氛下所说的话,真的就是真心话吗?
人们很喜欢说要「坦率直言」。但其实,我们通常根本不知道什么是真心话。我们比自己所想象的,还要容易受到别人的意见所影响,而且感情用事。
假设有位主管对部属说:「你满意现在的工作吗?告诉我你真正的想法。」
只有两种类型的少数员工,能够明确回答这个问题。一种类型是对工作很不满意的员工,另一种类型是对工作很满意的员工。换句话说,除了这两种类型之外,几乎所有的人都是在满意和不满意之间犹豫不决。这种犹豫的心境会依据被提问的情况,而出现不同的回答。
举例来说,在聚餐喝酒的场合里,身边的同事一个个抱怨:「我不满意现在的工作。」通常这时候,你可能会受到影响,不知不觉地抱怨「我也觉得现在的工作要求太严格」等等。
但是,你之所以会这样抱怨,很可能只是因为你那天刚好因工作失误,受到上司的指责,所以才在喝酒的场合,做出有点情绪化的发言。
其实,等你冷静下来仔细思考之后,或许想法就会改变。你会想,要不是上司长久以来的严格指导,自己也不可能有今天的成长,所以应该要感谢上司才对。
过去,上司很喜欢对部属说「让我听听你真正的想法」,或是「说出真心话」等等。但是,真正的想法并非用说的就能够让对方理解。大家如果肯多花些心思, 去思考人的内心世界,就会了解这不是一件容易的事。
因此,企业界必须更深入了解人的内心世界,并且找出基于这种了解所建构的新沟通方式。
一个人的电子邮件,唤醒职场的「心」
在你的组织里,会不会觉得,每个人都很拚命,但总是缺少一股温暖?
和部属每天见面,一起工作?会不会觉得自己和他们的距离越来越远,感到孤单?
你是必须扛起领导责任的主管吗?会不会觉得自己已用尽一切方法,努力与部属沟通,但总是无法和他们心意相通?
如果你有这些感触,我有一句话想告诉你:写封与工作无关的信给部属和同事,可以改变整个职场。
刚开始,你或许不相信这句话。但是,请相信我,只要将一种方法引进你工作的地方,职场的气氛就会开始改变。一旦气氛改变,同事之间便能心意相通。
这个方法我称之为「每周讯息」(weekly message),就是请全体同事将每周日常生活中发生的小事,写成一篇散文或随笔,并在每周一早上,用电子邮件寄给其他所有的同事。这个方法已经在我工作的各个组织和公司行之有年。
例如,同事A传来的信件,可能是他上个周末和家人开车去富士山游玩的快乐回忆。而同事B的信件,可能是热情地诉说自己喜爱的爵士乐和音乐家。同事C是个狂热的棒球迷,自豪地描述某个万年垫底的球队在今年表现杰出。个性严谨的同事D,殷切陈述他对近来的环境问题所抱持的忧虑。同事E象是智库研究员,痛批现今的日本政治。
有别于许多人自由述说和自身业务毫不相关的话题,同事F的信件却是描述上周刚结束的项目,真挚地表达自己应该反省的地方。他一向都是如此,认真的态度令我钦佩。
交换每周讯息,得遵守三项原则
要实行「每周讯息」这个方法,首先必须利用公司的电子邮件系统,设置一个全体员工都能够加入的「联络人清单」〈mailing list〉。接着,让每个人使用这个清单,和全部的同事交换信件。基本上,就是这么简单。
然而,我希望大家能够事先理解,每周讯息这个方法有三项守则:
第一,可以自由书写个人的私事。
虽说每周讯息是职场中的信件交流,但不代表只能写与工作相关的事。相反地,我更鼓励大家多写一些公司、工作以外的内容。事实上,在我的部门里,大多数的同事都会叙述与职场无关的主题,例如自己的兴趣或家庭等等。
第二,不可以毁谤、中伤或嘲笑其他同事。
或许有人认为这件事是理所当然的,但这件事也是非常重要的。其原因在于,每周讯息是一种「网络社群」〈internet community〉,这个社群聚集了每天会在公司或单位里见面的人。如果同事互相毁谤、中伤、嘲笑,必定会使整个社群失去生命力。大家只要看看在网络上那些可以自由发表言论的地方,例如在线论坛中发生的争执,就可以了解这项守则的重要性。
第三,绝不能将互相交换的讯息寄给「每周讯息」群组以外的人。
如果是用电子邮件的形式,不可以将讯息转寄给职场群组以外的成员;如果是用纸本的形式,不可以将复印件拿给职场群组以外的人阅读。其原因在于,传送讯息的同事一旦产生顾虑:「这个讯息或许会被职场以外的人看到」,就不可能坦率说出自己的心情。
新的沟通方式 职场上也可以谈心
我之所以建议各位读者采用「每周讯息」这个方法,是因为我有预感,在职场上,它将会成为一种新的沟通方式。我认为每周讯息这种新方法,除了可以产生深层对话的效果,还能够加深职场同事之间的互相了解。
而这个方法的出现,并不代表我们必须否定过去的面谈、喝酒应酬等直接对话的意义,因为这些方法具有每周讯息无法取代的优点。但相反地,每周讯息也具有直接对话无法达到的细致度。我们千万不能疏忽这一点。
换句话说,「每周讯息」这个方法的特色,并非「意见交换」这种直接对话,而是藉由「交换散文风格的信件」,发挥深层对话的效果。正因为这是一种深层对话,所以当事人可以藉此交换非常细致的讯息,这是人们在直接对话中无法达到的境界。
实行每周讯息的最主要用意在于,提供员工一个可以自由表现自我的平台,让员工自由挥洒自己想写的东西,自由地对同事倾诉心声。当同事都能够互相表现自我时,彼此之间自然会产生深层对话。而且,这种深层对话的方式能够加深同事之间的沟通深度,是一种毫无勉强、很自然的方法,我认为这适用于各种职场。
只要运用「每周讯息」这个方法,第一天,职场的气氛就会有所不同。持续三周,职场的氛围将出现变化。持续三个月,职场文化也会开始改变。
但是,这种变化并非意味着,某个主管引进每周讯息,于是改变了职场的气氛、风气或文化,而是每位主管和同事所传送的信件及其讯息,自然而然地改变了职场。这是我九年的亲身体验,绝非夸大。如果你对每周讯息有兴趣,我建议你一定要试试看。只要去做,你的职场一定也会发生改变。
书籍资料
书名:写封与工作无关的信,给部属:一个年轻主管创造升迁奇迹的真实故事
作者:田坂广志
田坂广志
1951年生。1974年毕业于东京大学工学院。
1981年取得东京大学工学博士,进入民间企业就职。1987年前往美国,在巴特尔纪念研究所担任客座研究员,同时在太平洋西北国家实验室进行客座研究。
1990年参与创立日本总合研究所。10年内,与702家企业共同设立及营运20个异业联盟。曾任该研究所的创发战略中心所长、董事及顾问。
1999年任职于新英格兰复杂系统研究所。2000年担任多摩大学研究所教授,同年创立全球化网络研究机构Sophia Bank,并担任代表。2003年设立社会创业家论坛,担任领导者。
2005年被美国的日本协会评选为US-Japan Innovators。2008年获选为世界经济论坛的The Global Agenda Council会员。2011年获聘为日本国策顾问。
至今已出版超过五十本着作,并且在世界各国发表演讲。
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