改善沟通力,职场全无敌!

2013-04-06

沟通能力的基础
「不善沟通」,是很多人亟欲改善、提升的能力要项之一。然而,自认拙于沟通者在自我检视的过程中,容易反射性的推论,问题出在自己口才不佳,缺乏自信,容易紧张,个性内向,从而,便自我要求「要增加自信」、「练习多说话」、「走进人群」,甚至去上课演练沟通技巧;种种「解法」,虽多少有所裨益,却是事倍功半,甚至徒劳无功。有些主管碰到这类同仁时,竟也仅反射性的指导:「你要多沟通」,令人啼笑皆非。
回过头来,每一个人都是别人沟通的对象,相信大家也都有过这样的经验:有一类人看似长于沟通,但听起来却只觉得其逻辑跳跃,说话天马行空切不入重点,甚至语无伦次而不自知。更有一类人说起话来头头是道,却让人感觉从头到尾在「自说自话」,甚至有强辞夺理的感觉。结果同样是「有沟没有通」。
事实上,深入拆解「沟通」这个能力要项,可以发现,不善沟通的根源有二。
其一,是对欲传达的「事」,缺乏系统性、结构性的了解与掌握。因而,当欲传达给别人时,说起来零零落落,逻辑不清,甚至自相矛盾。对方接收时非常吃力,自然沟通就不良。
其二,把话说清楚只是沟通的基础,要让人「听进去」,进而「认同」、「接受」,「人」的因素更为关键。大家都知道要与孩童对话,一定要考量其年龄与心智程度,并用其可理解的用语表达,才能与之沟通;更何况不论是主管对部属、部门对部门或者是跟客户沟通,其立场经常互异,甚至是对立。若未能认知到「人」的不同,只一味想把「事」说清楚,结果不仅自己气馁不已,对方也必然以「你根本不了解」或「根本不可行」来回应,完全达不到沟通的目的。
因此,提升沟通能力的第一个要诀,在于对于欲表达的「事」,自我检视是否的确有系统性、结构性的了解与掌握;若否,则预先思索、结构之。深一层思考,若在工作甚至生活中,即已养成良好的「系统习惯」与「结构习惯」,那么即便口才并不突出,却也能因论述有条有理逻辑分明,而让对方轻松理解。
掌握好「事」的要诀后,则应思考「人」的因素。如何从对方的背景、环境、思惟模式与所处立场,模拟对方对这件事可能的态度与反应,以及自己该如何述说对方才听的入耳,进而逐步、顺势导引到能认同你的想法。事实上,多数事物的推动与执行,必然都牵涉到与不同人的沟通与协调,若能建立「多了解别人、站在对方角度想」的习惯,事事想到「人」的因素,无形中建立「了解人的习惯」,行事不也就能自然而然施展出此一要诀。
由此可知,提升沟通力的根源并非在于口才或演说技巧,而在于能力根源的「系统习惯」与「结构习惯」(事的了解),以及「对人深入了解的习惯」(人的了解)。我们应更加注重在平日不断的练习,养成「系统习惯」、「结构习惯」,以及「对人的了解」,就能够改善沟通的能力。
优秀主管必备沟通4招数,有效沟通一网打尽
一位伟大的领导者,势必是优秀的沟通者,而不只是个巧言的空谈家。为何组织中总存在许多沟通不良的问题?富比世(Forbes)专栏作家麦克?梅耶特(Mike Myatt)主张,我们长期以来被训练将注意力放在自己身上,但沟通中更微妙的元素,其实在于聆听者。他分享伟大领导者具备的几项沟通特质,帮助我们达成更有效的沟通。
1.专注于你留下的,而非获得的
优秀的沟通者,能从沟通中取得自己需要的讯息,同时让对方觉得他从谈话中获得了更多。你必须真心关注对方在沟通中的需要和欲望,把焦点置于自己为沟通带来的贡献而非所得,如此,你将获取更好的沟通结果。
2.学会倾听
好的领导者懂得拿捏分寸,了解自己何时应发言、何时该停止。如果仅是想让大家都听到你的意见,无法达到有意义沟通成果,因为最好的沟通往往诞生于对话之中,并非来自你的独白。知识不是透过你向大家说话取得,而是来自于专注倾听。
3.同时掌握表达形式与内容:
这是对自我沟通掌握与控制的技能,确保自己的沟通在主题之内,让受众愿意花时间听你说话。优秀的沟通者能在沟通中成功传递「什么」及「如何」,达到沟通的目标。
4.与团体说话如同与个人说话
好的沟通者能够因时制宜调整沟通信息,无论是面对10人的会议,或处于1000人以上的演讲厅,都能让聆听者感觉发话者在跟他们每个人单独对话。人数不是重点,重点是你的沟通能成功建立信任与互动。
避免使用4句话,改善你的职场沟通力
撰写沟通类畅销书的作者达琳?普莱斯(Darlene Price)认为,语言是构成说服力和沟通的关键,无论是主管或工作者,在工作场域中都必须谨慎运用词汇,一点措词的变化都可能影响你的沟通成效与观感。富比世(Forbes)专栏作家贾桂琳?史密斯(Jacquelyn Smith)整理她的意见,提出4句尽量避免在办公场合使用的话语。
1.「这并不公平。」
他获得老板赏识,你没有;他获得加薪,你没有。不公平的事情每天都在每个角落发生,请避免说出这句话透露了你的不满,应该更积极面对问题,例如记下事实、强化自己、向周围的人寻求协助,为组织带来更实质的帮助。
2.「这不在我负责的范围内。」
无论对方提出的要求有多不妥与不便,这个要求对他而言一定很重要,请先退一步,以对方的立场思考,关心他人的需要。即使是拒绝,也应使用更完备的措词,如:「我很乐意帮忙,但现在我有甲、乙、丙3件工作,我应该先停下哪个来完成这件新任务?」
3.「我们以前都……」
请避免说这句话,这句话给他人墨守成规的感受。开放的领导者重视员工的创新思维与灵活弹性,因此,你应该怀抱更开明的态度面对新方法,除了给予肯定之外,也提供利弊得失供大家讨论,显示你并不是保守,而是谨慎周全。
4.「你应该……」
「你应该早点告诉我!」「你应该想得更周到!」请拿掉这些批判性较强的语句,避免指责、转移责任或给别人愧疚感,应采取更有效的说词,例如:「下一次请先告诉我」或「下次,我建议可以这样做……」。
常用5句习用语,职场人际沟通顺畅无碍
商场环境瞬息万变,但是商场中的上下权力关系却经常是难题,当上位者感到威胁或出现危机的时候,常见的做法是减少沟通、凭借自己的才智判断;在下位者则想获得发话权,希望有公平的机会、完成一番作为。富比世(Forbes)专栏作家杰夫?史密特(Jeff Schmitt)在网站中表示,所有问题都出自于沟通,在正确的时机说出正确的话语,才能建立起人际的桥梁,他提出以下几句习用语,若你能经常挂在嘴边,职场沟通不再是难题。
1.谢谢你(Thank You)
听起来只是一般礼貌那样普通,但你是否有忘记(或拒绝)向别人表达谢意的时候?不管是私底下或公开场合,一句真诚的「谢谢」能为你建立好名声。比起命令,用谢意请别人帮忙,会让他人的感受更好得多。
2.我信任你的决定(I Trust Your Judgment)
这句话就象是说:你得到我的认可了,我相信你,去做吧!任何人听到这句话都会感觉有自信、精神振奋,甚至愿意为说话的人赴汤蹈火。
3.我不知道(I Don’t Know)
人不可能是全知者,但许多人难以承认自己无知。善用这句话,它的力量胜过事实与忧心,首先承认自己有所不知,再一起与他人寻找答案。
4.请告诉我更多(Tell Me More)
这句话表明向对方敞开心扉、表达你的好奇,他人必定会做出善意回应。也可以说:「你认为呢?」「你会怎么做?」除了显示你承认对方拥有专业知识,也更容易获得他人真诚的建议。
5.我能帮上你什么忙(What Else Can I Help You)
说这句话可能会被拒绝、嘲讽,因此需要勇气,但请多多发出这种充满人情味的邀请,建立人际的意义;当你感到脆弱时,也别吝于请人帮忙,互相往来的关系能够建立起熟悉感与信任度。
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来自:yagi1  > 人际
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