第十章  Word文档合并及套版打印

合并打印是指在文档（表格）中的部份字段（内容），需要改写一次再打印一次的文档，通过邮件合并的方法，将主文档需要改写的内容与数据源合并，让它自动改写并进行打印。如“成批打印信封、成批打印信函、单条记录打印”等；套版打印是指在先期印好的证书上，准确地将文字套打到图形版面的文字添加位置上。

一、Word 2000成批打印信封

在机关工作的人员，每次发文要写上百多个信封。写信封，对于机关工作人员来说是件比较繁重的工作。其实，我们完全可以把这件工作交给计算机去做。

机关使用的信封，在国家标准信封序列中的名称及我们的习惯称呼如下：

1、普通信封5：（220×110毫米），习惯称“小号信封”。

2、大型信封7：（230×160毫米），习惯称“中号信封”。

3、大型信封9：（324×229毫米），习惯称“大号信封”。

各种型号信封的打印，其操作方法是一样的。现以小号信封的成批打印为例。

第一步：建立数据源

先对信封打印中所涉及的内容，用Excel、Access或Word等程序中的一个程序，以表格的形式建立数据源文档。这个数据源不仅可供所有型号的信封共用、还可用于信函、标签等格式的文档进行成批打印。因此，表中的项目设定可包括不同打印的需要。下面用Word 2000做一张名为《成批打印类数据源》的数据源表。因为我们所用的信封上已将寄信人的数据印上去了，表中可不设置寄信人的数据项目。下表是一个简单的信封数据源。

 第二步：选择信封模板

进入Word 2000后选：工具→中文信封向导→出现“信封制作向导”对话框后（见W10-01：信封制作向导）→样式→普通信封5：（220×110毫米），其他如（生成选项、收信人信息、寄信人信息）选项都可不选，点击“完成”后即生成一个名为“信封-Mierosoft Word”的新文件（见W10-02：小号信封模板）。这时可将这个文件改名（什么文件名都可，目的是方便查找）存为“小号信封打印”。

      这时在窗口菜单栏上又自动加了一条菜单（见W7-03:信封制作向导）。为便于运用，特对图中部分按钮的用途作了标注。如将鼠标停留在某个按钮上时，也可自动显示出该按钮的用途提示来。

 第三步：导入数据源

在“小号信封打印”的文件界面下选：工具→邮件合并→出现“邮件合并帮助器”对话框（见W10-03:邮件合并帮助器），框内有“1主文档、2数据源、3合并数据和文档”三个选项。对三个选项操作方法是：

对“1主文档”，在“创建”项的下拉式菜单中选“信封”，此时在“创建”按钮下部提示：“合并类型：信封；主文档：D:\成批打印类\小号信封打印.DOC”。对其“设置”项可不进行任何操作。

对“2数据源”，在“获取数据”项的下拉式菜单中选→打开数据源。此时“获取数据”按钮下出现“数据：D:\成批打印类\成批打印类数据源.DOC”；再点击“编辑→数据：D:\成批打印类\成批打印类数据源.DOC”按钮，便完成数据源与信封文档的内部链接。

对“3合并数据和文档”项可不进行任何操作。

  第四步：邮件合并及格式化

点击邮件合并工具栏（W10-04：邮件合并工具栏）的“插入合并域”按钮，在下拉式菜单中列出了与数据源相同的“邮政编码、单位地址、收信单位、收信人”四个项目（见W10-05：域名）。

 1、插入邮件合并域

将光标放置在信封模板上的《收信人邮编》，点击邮件合并栏的“插入合并域”再从下拉式菜单中点“邮政编码”，完成《邮政编码》的域合并，然后再删除原来的《收信人邮编》；用同样的方法将“单位地址”、“收信单位”和“收信人”插入到相应位置，并删除信封模板上的《收信人地址一》、《收信人地址二》、《收信人姓名》、《收信人职务》、《发信人地址》、《发信人姓名》及《发信人邮编》的域项。

2、对插入域格式化

对邮政编码中的字体、字号及字间距可不变更，如果位置不能完全打印到位，可用整体拖动文字框的办法进行调整。如拖动时很呆板，可按住“Alt+鼠标左键”拖动进行微调。

再对单位地址、单位名称及收信人的字体、字号及位置进行必要的调整，以使打印效果更美观。

第五步：成批打印信封

1、合并到打印机

在打印前，先从菜单栏选：文件→页面设置→纸型→将“方向”设置为“横向”。然后才可进行打印操作。

（1）打印单个信封，点击菜单栏的“定位记录”按钮，再点击“上一记录”或“下一记录”，按信封模板上所显示的信封内容（W10-06：显示的单个信封），点击菜单上的打印按钮，即可打印出选定的信封。

（2）成批打印信封，点击菜单栏的“合并到打印机”按钮，出现的“打印”对话框后，再进行打印范围等项的设置，摘除不打印的信封页后，即可成批地打印信封。

 2、合并至新文档

自菜单点击“合并至新文档”按钮后，系统将所有数据源中的数据合并到整个文档中去，形成一个信封为一页的新文档。本人认为，这样的合并，除了比较直观外，并没有多大的优越性，而且还要占用大量的磁盘空间。此选项一般可不选用。

3、维护数据源

一是点击菜单栏中的“编辑数据源”按钮，在出现的“数据表单”上对数据源进行维护和编辑。

二是打开“成批打印类数据源.DOC”文件，直接对数据源表进行维护和编辑。

二、Word XP成批打印信封

Word XP成批打印信封与Word 2000很多相同的地方，但却有一些不同的地方。

第一步：建立数据源的方法同Word 2000；

第二步：进入数据源的方法是选“工具→信函与邮件→邮件合并向导”；
出现（W10-07：邮件合并菜单1），点选“信封”，然后点击“下一步：正在启动文档”命令；

出现（见W10-09：信封选项对话框），自“信封尺寸”的条幅式菜单中选一种信封尺寸，然后确定退出；

 此时又回到（W10-08：邮件合并菜单2），再点击“下一步：选取收件人”；出现（W10-10：邮件合并菜单3），点击“浏览…”；

出现（W10-11：选取数据源菜单），点击“查找范围”右边的文字框的下三角?按钮，文件中找到所需要的数据源文件，确定退出；

 此时出现（W10-12：邮件合并收件人数据源），如不需要进行“编辑”等操作，即可确定退出。

 第三步：点选“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”，调出“邮件合并工具”栏（W10-13：邮件合并工具栏）。这个工具栏与Word 2000的邮件合并工具栏（见W10-04：邮件合并工具栏）相比，命令按钮多了一些，但他包含了Word 2000的邮件合并的全部命令。

第四步：邮件合并及格式化的操作，与Word 2000基本相同，特别要提到的是“邮政编码”的格式化，需将邮政编码的字间距加宽到16磅，再微调邮政编码的上下位置。

W10-13：邮件合并工具栏2上的各个命令按钮，可用鼠标指向影显法，了解其用途。许多命令都可试一试就能掌握他的用法。

三、打印标签

在一张A4纸上可以打印多张标签。如果打印标签往信封上贴，比打印信封更省事。现以Word XP为例，介绍打印标签的方法：

 第二步：邮件合并

点击：“工具→信函与邮件→邮件合并向导→标签（见W10-14：邮件合并上部菜单）”，再点击“下一步：正在启动文档→标签选项”；

第三步：设计标签版式

在“标签选项”对话框中点击“新建标签”，在弹出的“新建自定义标签”对话框中，选定使用的纸张，并精心设计标签的各种尺寸,在（W10-15：新建自定义标签对话框）标有各种尺寸，最后输入“标签名称”，两次确定后退出（W10-16：生成后的版面图）；

第四步：合并数据源

继续第二步的操作，在“邮件合并→下一步：选取收件人→浏览”，进入“选取数据源”对话框，从“我的数据源”菜单中找到数据源文件后，确定退出；

第五步：插入标签域及格式化

选取第一个要插入域的标签，自菜单栏点击“工具→信件与邮件→显示邮件合并工具栏(或菜单栏的右键式菜单上点选“邮件合并)”，调出“邮件合并”工具栏，再点击“插入域”

按钮，在出现“插入合并域”（W10-17：插入合并域对话框）中点击“域”下框中的“邮政编码、地址1、单位、部门”，逐条插入；

 点击“邮件合并工具栏”上的“查看合并数据”

命令按钮，显示出第一个标签中插入的内容，然后对分行、字体、字号、段落、各条目的位置等进行格式化，使之达到满意的效果；再续第二步操作，在“邮件合并”菜单上，点击“下一步：选取标签”，出现的“下一步：预览标签”菜单中（W10-18：邮件合并下部菜单）点击“更新所有标签”，此刻，在每一个标签上都更新了（W10-19：更新后的所有标签）标签内容；

 第六步：打印标签

点击“邮件合并工具栏”上的“合并到打印机”命令按钮，在出现的“合并到打印机”

（W10-007：打印记录选项）菜单上，可选择“全部”、“当前记录”以及打印范围进行打印。

 四、合并打印信函

一般的情况下，打印信函都是预先在信函的抬头处留出空位，如：“       先生：”、“          全体员工”等，成批印制后，再分别用手工填写收信人或收信单位。如果能用合并打印的方法，让它每打印一张信函，就自动在抬头位置上换一个人的姓名或者单位名称不是更好吗。现以打印《慰问信》为例，介绍合并打印信函的步骤和方法：

第一步：建立数据源

用Word建立一个数据源表。因数据源是可以共用的。故仍采用本章“一、成批打印信封、第一步：建立数据源”中的《成批打印类数据源》表

第二步：建立慰问信文件

将慰问信的内容输入到一个件中，并进行必要的格式化，然后命名存入到指定的文件夹中（假定文件名为“成批打印慰问信.doc”）。

第三步：合并数据源

1、创建主文档。自菜单栏选：工具→邮件合并→邮件合并帮助器（见W10-03图）→1.主文档→创建→套用信函→出现对话框后点击“活动窗口”（这里指的是当前编辑的文件），此时在创建按钮的下面出现“合并类型：套用信函；主文档：D\成批打印类\成批打印慰问信.doc”（这里的文件名和文件路径完全是自定义的）；

 2、打开数据源。在邮件合并帮助器对话框中选：2.获取数据→打开数据源→在打开数据源对话框中查找→《成批打印类数据源》表并点击“打开”→在出现的对话框中点击“编辑主文档”按钮，此时在“获取数据”按钮下出现“数据：D\成批打印类\成批打印慰问信.doc”，完成主文档与数据源的内部链接；

3、插入合并域。将光标放在“全体职工”前的位置上，自邮件合并工具栏（见W10-04图）点击：插入合并域（见W10-05）→出现菜单后点击“收信单位”，此时在信函的抬头位置上出现“《收信单位》全体员工：”式样，完成插入合并域。

第四步：打印信函

1、打印单件信函。自邮件合并工具栏点击“查看合并数据”按钮，此时可从信函的抬头位置上看到“***公司全体员工：”字样，再点击“上一记录”或“下一记录”按钮，选取要打印的单位进行打印；

2、成批信函。自邮件合并工具栏点击“合并到打印机”按钮，出现打印对话框后，进行必要的打印设置（如指定不打印的信函等设置）后进行成批打印。

五、打印单条记录

以发工资为例。因为工资领取人要了解月度工资的构成情况，故每次发工资时，都要交给工资领取人一张工资条，即便是在目前工资已进入个人银行账户的情况下，也是如此。我们把这个工资条称为“单条记录”。单条记录打印的步骤和方法是：

第一步、建立数据源

单条记录打印的数据源，一般可以使用Excel工作簿中的月度工资表。但通过反复试用后发现，Excel工作簿中的月度工资表作为数据源合并打印后，再也无法用Excel去打开原来的工作薄了。这等于是对原工作薄的一种“破坏”。可先用Excel建立工资表，然后将它复制到Word的文档中作为数据源，如将下表命名为“2000年1月工资表”存盘退出（W10-21：工资表数据源）。

 第二步：建立单条记录文档

将工资表的表头复制到一个新建文档中，并在表头下加一行待合并数据用的空白表格（见W10-22：备用表头），命名为“2000年1月工资条”存盘。

第三步：合并数据源

自菜单栏选：工具→邮件合并→邮件合并帮助器

1、建主文档。在“邮件合并帮助器”对话框中选：主文档→创建→分类→活动窗口。此时在创建按钮下面出现“合并类型：分类；主文档：D\打印工资条\2000年1月工资条.DOC”；

2、合并数据源。在“邮件合并帮助器”对话框中选：获取数据→打开数据源→在“打开数据源”对话框中查找数据源文件→找到并打开“2000年1月工资表.doc”文件，此时在“获取数据”按钮下面出现“数据：D:\打印工资条\2000年1月工资表.doc”同时在工具栏多出一条邮件合并工具栏；

3、插入合并域。将光标进入表头“职工名称”下的空格内，点击邮件合并工具条的“插入合并域”再点击下拉式菜单中的“职工名称”完成职工名称的域合并。并用同样方法完成后面各项的域合并。

第四步：合并至新文档及打印

点击邮件合并工具栏的“合并至新文档”按钮，此时在“开始”菜单栏列出一个名为：“分类1-Microsoft Word”的文件，点击这个文件名便显示出邮件的全部合并情况（W10-23：邮件合并后的文档）。这时可对该文档作必要的格式化处理后进行打印。如要保留该文档，可改名存盘，如不需保留可予放弃。

 六、套版打印奖状

合并邮件法套版打印，是最常用的一种打印方法，学会成批打印信封的方法以后，其它用合并邮件法套版打印的文档，除版式不同外，方法都是一样的。以打印奖状为例：

1、建立主文档

在建立新的文档后，先进入“文件→页面设置→纸张→纸型”将页面尺寸设置成与实际纸张尺寸大小相等，再按文字在页面上的位置（减除图形所占用的位置），设置上、下、左、右边距，在输入常用的文字时，留出可变文字的位置，如：

《单位》：

在XXXX年度开展的全国优秀船舶竞赛中，经评审委员会评比，你单位《船名》被评为《奖励种类》，望继续努力，争取更大的荣誉。

2、建立数据源

按“单位、船名、奖励种类”为表格栏目，新建一个数据源文档；

3、合并数据源成批打印

按照套打信封的方法，通过邮件合并，将“单位、船名、奖励种类”分别插入对应的位置，再对字体、字号、段落等进行调整后，便可进行成批的打印了。

七、打印支票的设置

很多套版打印是可以通过制表法进行的，越是不容易套打的版面，用制表的方法更有其优越性。现在虽然有了支票打印机，但它只能打印数字，文字的内容还要靠人工填写，而且打印出来的支票并不十分美观，用计算机打印的支票就漂亮多了。方法是：

1、建立支票打印文档

扫描一张支票（现金支票、转帐支票均可），并按图片插入到一个新建的文档中去。文档的页面设置：

（1）纸张

纸型：自定义大小

宽度：22.5厘米

高度：8厘米

（2）页边距

上、下、左、右均为0厘米

装订线位置：左

方向：横

页面设置完成的后，将图片的大小调到与页面尺寸相等（见W10-24：支票页面样式）。

2、绘制表格

先在图上画出一个表格框，然后点击框线左上方 的符号，选取整个表框，然后在右键菜单上点击：“表格属性→表格→定位”，在“表格定位”菜单（见W10-25：表格定位菜单）中“水平、垂直、距正文”三个大项中的设置，是推荐参数，要根据不同的打印机打印测试后确定其中参数。

定位参数设置确定后，将表格边框拖到定位的边框处。然后对准需要填写文字和数字的位置，对准图上的表线，继续完成表线的绘制。完成表线绘制后的样式见（Ｗ10-24：支票页面样式）图面。因部分表线的间距很小，请参照Word制表中的有关方法。

 3、设置单元格中文字适应度

分别选取存小写金额域和密码域，自菜单栏点击：“表格→表格属性→单元格→选项”，再复选“单元格选项”（见W10-26：单元格选项图）菜单中的“适应文字”项，两次确定退出。通过这样的设置后，在这些单元格中填写的数字，都会随单元格大小改变字型的大小。

4、调整文字的对齐方式

选取表格中存放文字的单元格，在其右键菜单上，从“单元格对齐方式”的条幅菜单（见W10-27：单元格对齐方式图）选取所需用的对齐方式。存放数字的单元格，有时也需要调整上下对齐位。

5、打印支票

第一步，保留制表域但不打印表线：选取整个表格，在其右键菜单上选“表格属性→表格→边框和底纹→边框”，在“设置”菜单中选“无”，确定退出。

第二步，只打印填写项不打印图片：自菜单栏选“工具→选项→打印→打印文档的附加信息”中，将“图形对象”复选框中的“

”钩去掉，确定退出。

通过上述两步的设置后，用与支票一样大小的纸张进行试打，并将打印式样与支票对照，返复进行表线及对齐方式的调整，使之达到最佳的打印效果。

打印时，遇系统出现：“第一节的页边距设于打印区域之外。是否继续？”（见W10-28：提示页边距设于打印区外）提示时，点击“是”，继续打印。

八、打印会标

在“第四章、十二、（三）”已经介绍过定义特大号字的方法，可用那些方法打印会标。如果认为那些方法比较麻烦，还可用“艺术字”的方法打印会标。方法是自工具菜单栏选：“绘图→插入艺术字”，在“艺术字”库中选（W10-29：艺术字式样），确定后，在编辑“艺术字”文字框内写入一个会标文字，在设置字体后退出。当光标进入这个文字后，在文字的四面共有8个点（见W10-30：艺术字四周的点），用鼠标向外（内）拖拽任一点，都可任意放大或缩小字型。

九、打印桌签

开一个比较正规一点的会议，总是要制作桌签的，如果想省一点钱，就自己动手好了。分六步来做：

第一步创建数据源：把参加会议人员名单，输入到只有单列姓名的表中（用其他的有姓名的表也可），命名为《桌签数据源》（其他文件名也可）存盘退出；

第二步建主文档：自菜单栏选：“文件→页面设置→纸张→纸型（自定义大小）”，高度及宽度均为21厘米。页边距上、下、左、右均为2.5厘米。命名为《打印桌签》存盘；

第三步制作文本框：点击常用工具栏上的绘图

按钮，在其菜单栏点击竖排文本框

按钮。在页面的左侧画出一个高于13厘米，宽6厘米的文本框；

第四步合并数据源：在菜单栏任意位置的右键菜单上，勾选“邮件合并”调出邮件合并菜单，点击菜单上的“打开数据源”

按钮，在“选取数据源”的“查找范围”中，找到《桌签数据源》文件并打开；点击“插入域”按钮，自“插入合并域”

对话框中，插入姓名；

第五步格式化数据：将字体定为“华文行楷”，字号定为130号，段落设置为固定值150磅，其他如“左右缩进，段落间距”均设为0；再点击“格式→文字方向”将文字方向设为“向左”；再用“Ctrl+拖”将定义好的文本框复制并移到右边，将文字方向设为 “向右”。点击“查看合并数据”

按钮，即可显示出首条“定位记录”（W10-31：首条定位记录）。

第六步打印：如果一次打印一张，点击工具菜单栏上的打印按钮，完成一张打印后，再点击下一记录

按钮，接着再打第二张；如果连续打印，点击“邮件合并”工具条上的“合并到打印机”

按钮，从对话框中对打印记录进行必要的置设，确定后即可连续打印。

 十、打印稿纸文档

Word 2000\XP都有稿纸打印功能，而打印稿纸的操作只是打印稿纸文档一个序曲。要打印稿纸文档，还有许多操作要做。以打印20×20板面稿纸版面为例：

第一步：设置文档网格

打开需要进行稿纸打印的文档并全选，自右键菜单上选“页面设置→文档网格”，在“文字排列方向”中点选“水平”；在“网格”中点选“文字对齐字符网格”；在“字符每行”设为20，在“行每页”设为20。详见“W10-32：页面设置中的文档网格”设置。
       以上设置完成后，在文档窗口所显示的为20×20板面。

 第二步：绘图网格设置

在文档网格设置完成后，点击W10-32图中的“绘图网格”，在“对齐”选“对象与其他对象对齐”；在“网格设置”中，将“水平间距”设为1字符，“垂直间距”设为0.5行。对“网格起点→使用页边距”下的选项，待文字进入稿纸格后再行调整。见“W10-33：绘图网格”中的设置。
       再按“Ctrl+A”全选该文档，自右键菜单中点击“段落”,将“行距”设置为“固定值”，将“设置值”设置为“33.4磅”。确定退出。

 第三步：建立稿纸模板

在原编辑文档的窗口，点击“编辑→Office剪贴板”（或按“Ctrl+C”两次）调出剪贴板，再点击剪贴板顶部右侧的下三角

按钮，自下拉菜单中点击“新建文档（或点击菜单栏“文件→新建”，直接调出“新建文档”）→根据模板新建→稿纸向导”，在出现“稿纸向导”后（见W10-35：稿纸向导），按照提示点击下一步，对“页面大小→字数/行数→格线设置→页号/附注”等项进行设置，点击完成后，稍等即可生成一张仅适用于打印的稿纸。但这张稿纸无法嵌入文字，要嵌入文字还必须：

 第4步：设置可嵌入文字的稿纸模板

双击稿纸页面（或点击“视图→页眉和页脚”）调出“页眉和页脚”菜单，在菜单上点击“插入‘自动图文集’”，在其下拉式菜单中点击 “Gallery Example”命令（见W10-36：页眉和脚中的自动图文集），此时在窗口又出现一张海绿色的可嵌入文字的稿纸模板，点选这张海绿色的稿纸模板，按“Ctrl+C”进入复制。

注：只有在建立的稿纸文档长期都存在的情况下，“插入‘自动图文集’”的下拉式菜单中 才有这个命令“Gallery Example”命令。要想随时调用稿纸文档，可按“第6步”介绍的方法操作。

第5步：在稿纸中嵌入文字

在进行了第1步及第2步格式设置的文档上，将稿纸粘贴上去，再拖动稿纸使之与文字对位。第1页做完后，进入第2页继续粘贴与对位的工作，直到做完整个文档嵌入。此时，还可对字体、字号、首行缩进等进行设置。嵌入文字的稿纸完成（见W10-37图）。

 第6步：让稿纸随时可调用

要每次在对文档进行了第1步及第2步设置后，就可调入稿纸模板进行镶嵌，可将稿纸模板定义到自动图文集中即可。方法是：
        一、点击“插入→自动图文集”调出“自动图文集”菜单(见W10-38图)；

 二、点选任意一张稿纸模板，再点击“自动图文集”菜单上的“新建”，在出现的“新建‘自动图文集’”对话框的文字栏输入“稿纸”名称，确定（见W10-39图）。

三、调用时，点击自动图文集菜单的“所有词条→正文→稿纸”，即可插入一张稿纸模板。