80/20法则在维基百科的解释是这样的”Pareto principle,也称为80/20法则,此法则指在众多现象中,80%的结果取决于20%的原因”,在时间管理方面,永锡也发现了和这个法则对应的现象,并将之运用在自己的时间管理系统中。
- 我们百分之八十的工作成果,是在百分之二十的工作时间内完成。
- 我们的工作内容,大部分的结果是低价值的。
- 我们工作时间内,有一小部分的时间,比其他时间能够生产力更高。
今天我们也藉由三个主题”少一点行动,多一点思考”,”舍弃低价值,追求高效能”,”80%成果,20%时间”讨论80/20法则在时间管里方面的运用,我们这就开始吧。
(1)少一点行动,多一点思考
前些天去保养场保养车子,在等待的时间,和隔壁的一位从事业务的朋友聊起时间管理(他也买过treo 650)。他说他忙得没有时间思考事情,只能当救火队,每天奔来走去,承受很大的压力。
我建议他,可以利用每天早上固定的时间作一些思考(写写晨间日记、排定一天的行程),思考的时间增加了,做事的时间反而可以降低。不然每天只是行动而缺乏思考,这样子只会让自己越来越忙罢了。
每天播出固定的时间来检视自己,思考行程(晨间日记、每日计划),可以让我们的工作生产力大幅的提升,这也是一种80/20法则的运用。我们好好思考每天哪些时间可以来作需时久、高价值的事情,如何用批次处理及授权,来减少低价值行动耗费的时间,这样日复一日,我们的时间管理能力就能够逐步增强。
(2)舍弃低价值,追求高效能
有哪些事情有高价值?
在twhsi的想法,和家人亲密互动、人际联盟的建立,追求自己生活及事业上的内在火焰,是最有价值的事情。
每天中的哪一段时间,是我最有生产力的时候?
对于我个人,早晨的时间,思虑清楚,又没有他人的干扰,是我最有生产力的时候。
因此,永锡利用晨间的时间完成晨间日记,写文章,email,作每日计划及每周检视,并思索生活中的重要决定。这样就是在最有生产力的时间,作对自己最有价值的事情,这是我创造高效能的方法。
(3)80%成果,20%时间
多费工夫在简单工作上,只是白费精力
–奥卡姆的威廉,提出剃刀定律
完整的行动清单,让我们大大小小的事情都能够掌握;但是我们想要有效率的达到80%的工作成果,就要专注于重要的少数,并全力完成。前面提到我把行动清单的不重要事项删除,反而能够让我们看清楚哪些重要的事情,把精力投注在之上,这样子就能快速的用20%的工作时间,达成80%的工作成果。
Less is More. 当我们能专注在关键少数时,能做出更有生产力的成果,帕金森定律也告诉我们,有较短工作时限及明确截止时间
时,我们的工作效率会大增,结合这80/20定律及帕金森定律,我们就能在较短时间内完成大多数的工作成果,让我们不用加班,有时间陪伴我们生命中的重要人物–我们的家人。
结语
“能衡量的事物才能管理”
–彼得.杜拉克
我们之前提过完整的工作清单,这些清单都是经过加工后的行动,所以重要性,耗时,都很容易评量。利用我们今天介绍的20/80法则,找出关键少数的行动,并在有生产力的时间,快速的完成。这样的益处是,我们可以获得充裕的时间,可以作其他高价值的事情(和家人及好友共度)。
下一堂课程,我们将介绍下一个概念,如何在这个资讯泛滥的世界,用较少时间,获得必要资讯。
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