这篇文章有点长,但如果你真想提高工作效率,请耐心读完。文中介绍了一个非常有效的工作方法,并指出了很多人的使用误区。同时,还介绍了本人经过实践后的优化版本。
先看下两张图。
三月最后一周我的手机使用频率
最近一周我的手机使用频率
这是我做的一个测试,对两周的手机使用频率进行比较。从图中可以看出,我的平均解锁时间从4.3次/小时降到了2.6次/小时。看到这个结果我还是有些吃惊的。这意味着什么呢?
这两周的手机使用频率相差1.7次/小时,看起来似乎没什么大不了的。可当按每天工作8小时来计,相差就达到了13.6次。每一次手机的使用就代表着一次中断。
研究表明,我们从中断恢复到原先的工作状态通常需要3-5分钟。即使每次中断只有2分钟,那么保守地计算,需要5分钟才能回到之前的工作状态。
这相当于我最近这周比之前每天的工作时间多出1小时。而我根本没意识到这个问题!
发现两周的差别时,我是这个表情
这两周我的工作并没有什么特别的变化,一如既往地单调。之所以有这个区别,只是因为我调整了工作方法。三月底的一周,我放弃了原先使用的方法,而最近这周则是回到了我一直使用的那个方法。到底是什么方法产生了这个变化呢?
手机对我们工作的干扰比较多,但也只是诸多干扰之一。各种外界的干扰导致我们学习和工作时无法专注,这已然成为困扰我们的一大难题。
无法专注,意味着我们的学习和工作效率就会降低。效率降低,意味着我们就需要花费更多的时间来完成计划好的任务。更多耗时,意味着我们每天的休息时间会变得更少。休息更少,意味着我们的工作状态变得更差……
效率低下,工作越积越多
就这样,我们陷入了一个恶性循环而不自知。
番茄钟,就是那个让我降低手机使用频率的神器,它帮助我打破这一恶性循环。我把这个方法介绍给了很多朋友,甚至还买了10多本书送给他们。不出我所料,一段时间后,他们都会向我表示感谢,因为工作效率有了明显提高。
1992年,意大利人Cirillo创立了番茄工作法。20世纪80年代,当他还在读大学时,他对于自己低下的学习效率感到很苦恼。后来他找到了一个神器:厨房定时器。通过这个定时器,他每次专注学习25分钟,然后休息3-5分钟,再接着学习25分钟。在每次的25分钟里,他都很专注,尽量排除其他干扰。经过尝试,他发现很有成效。由于他所使用的厨房定时器跟番茄很像,因此他给这个方法起名为“番茄钟”。经过多年完善,他最终在1992年提出了系统的“番茄工作法
”。
Francesco Cirillo
番茄钟和番茄工作法傻傻分不清是初学者常犯的一个错误。先来看看什么是番茄钟。所谓的一个番茄钟,就是指以25分钟左右为一个工作周期,然后休息3分钟左右。
番茄钟示意
番茄钟最大的优点是专注和劳逸结合。番茄钟之所以有效,其原理在于心流,即高度的专注。值得注意的是,我们不要被25和3这些具体的数字所限定。对于不同难度的任务,我们能专注的时间不一样,25分钟只是一个参考值。
以看书为例,容易的书,我会以35分钟为一个番茄钟,而对于新知识点比较多的书,则以25分钟为一个番茄钟。3分钟的休息也同样是一个参考值,可以根据个人情况进行合理调整。不要小看这个休息时间,没有人能长时间保持专注。只有保证合理的休息,才能在下一个番茄钟内保持高效。
为了用好番茄钟,有些朋友们特意从网上购买了番茄计时器。最后几乎都给我反馈,实在没法用,闹铃太响,还影响到同事了。网上有很多番茄工作法的APP可以使用,建议自己去搜下,找个合适的就行。
由于工作时以番茄钟计时,给人感觉所占比重很大,因此导致有些人误以为番茄工作法就是番茄钟。尽管如此,哪怕你只使用番茄钟,对效率提升也会有很大帮助,因为它提升了你的专注度,同时通过劳逸结合让你有更好的工作状态。
虽然很多人陷入了这个误区,但仅仅使用番茄钟仍然可以将工作效率提高很多。如果使用了真正的番茄工作法,效率翻倍不是梦!那什么才是Cirillo通过10年打磨提出的“番茄工作法呢”?
番茄工作法的本质是一套完整的PDCA(Plan-Do-Check-Act)流程。不难看出,番茄钟只是Do环节的一个工具,最多算是番茄工作法形象代言人。
番茄工作法最大的优点是计划和效率!它的核心工具包括活动清单、今日待办和记录,即计划、实施和反思。其具体步骤如下:
计划:制定“活动清单”,然后提取重要活动至“今日待办”,这是一个自我承诺的过程;
跟踪:启动番茄钟,从第一项待办开始,并收集过程指标,如中断次数、完成度等;
记录:每天结束时,将收集的数据录入“记录表格”;
处理:从记录中提取有用信息,并进行分析;
可视化:将信息用某种方式组织起来,从中找出改进流程的思路。
完整的流程
简单来说,就是要先制定计划,然后挑出每天你要做的事情,接着设置25分钟闹钟,然后从第一件事开始。在这个过程中,要每日回顾、做每日承诺、控制中断、预估时间等。
Cirillo提醒我们,在使用番茄工作法时必须坚持如下原则:
不要随意切换任务;
每个番茄钟具有原子性,即番茄钟一旦启动就必须走到结束;
中断时间超过3分钟,必须重启番茄钟;
不要在非工作时间使用番茄工作法。
实际工作的过程中,我们会有很多干扰(比如电话、访客等)使得番茄钟没法完成。针对这些可能存在的干扰,可采取如下方法进行针对性处理:
上下午各设置一个番茄钟查看并回复邮件;
电话、短信和微信不用及时回复,特别重要的电话例外;
避免闲聊等造成的中断,尽量安排在休息时间;
对于不可避免的中断,则将该番茄钟作废,去完成这件事情,然后重启;
不是非做不可的,在该项任务后面标记中断,并将这件事记在另一个列表里(比如叫“计划外事件”),然后接着完成这个番茄钟;
对于多个短任务,可以组合成一个番茄钟。
尽量减少手机的束缚
经过一段时间的使用后,我发现严格执行番茄工作法的流程很费劲,而且也浪费时间。比如每次记录中断,并定期对这些中断进行分析。实际上,在经过两个月后,我发现中断的理由都差不多,所以这些记录和分析意义就不大了。
在经过一年多的实践后,我终于形成了自己的“番茄工作法”。
现在,我不必在花费时间去做跟踪、记录、处理等,因为已经基本排除了不必要的干扰因素。
在使用一段时间后,我的这套“番茄工作法”可能会更适合你。以下是我的工作流程,供各位参考:
首先设定目标,可以是五年的,也可以是一年的。
根据目标制定计划,分为年计划、季(月)计划和月(周)计划。
按紧急和重要程度制定当天的工作计划并预估所需番茄钟数量,录入必办。务必要重视第二象限事务。每天的重要事项不要超过三项!
挑出最难的任务
,启动番茄钟(25-40分钟)开始工作,直至结束。
每个番茄钟结束后休息3-5分钟(
呼吸训练为最佳休息方法
),每4个番茄钟后休息10-15分钟。在番茄钟的使用过程中,我不会再去记录中断次数。
开始新的番茄钟之前,做好准备工作,避免不必要的中断,如喝茶、闲聊等。
午饭之前,如有必要,根据上午的情形调整下午待办事项,以保证下午工作的高效性。
中午和下班前,设有专门的番茄钟用于集中处理电话和邮件,包括一些零碎事务。这个时间大家可根据自身情况进行调整。
下班或次日上班前,根据当天的实际工作情况,调整本周任务清单并制定次日待办事项。
最好每周,至少每月,对工作进行一次总结分析,并提出优化措施。
这个改良版的番茄工作法未必能适合所有人。每个人都应该根据自己的实际工作情况和使用习惯进行优化。
番茄工作法,高效一跃!
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