数据在EXCEL和PROJECT中的表现形式是不一样的,从专业的角度,EXCEL更善于分析数据,对数据进行运算处理,PROJECT更注重层次结构和逻辑分析,但是在进行计划管理时,经常会在两个软件之间进行切换,以充分利用各自的优点或长处.
如下表所示,我以一个最简单的事列,告诉大家EXCEL的矩阵结构如何轻松转到PROJECT中
这是一个标准的矩阵结构,非常方便进行统计,汇总,分析,并且占用较少的行数,但唯一的缺点就是层次不清晰,如果在PROJECT中应该是这个样子的:从属关系一目了然,每个WBS的时间和周期都非常清楚,并且可以进行展开和隐藏子任务.
但是如何转化呢?
首先我们要想到数据透视表,这是一个好东西,可以通过字段拖拽快速生成你想要的报表
第一,选择数据区域,插入数据透视表
在弹出的对话框中可以选择数据透视表的位置,我们可以选择新工作表,确定.
然后弹出如下对话框:
我们可以依次勾选,或用鼠标拖动上面的字段到相应的区域
依次将各个WBS和任务拖拽到行区域,将开始和完成拖拽到值区域,如下图所示:
然后将开始和完成的计算方式改为
开始日期为最小值
结束日期为最大值
鼠标点击开始或完成右边的下列三角,在弹出的面板中选择值字段设置,如下图所示:
结果
选中数值,将格式改为日期格式:
最后的结果就是我们熟悉的格式了
结构已经搭建完毕,但是如何导入的PROJECT中呢,拷贝是个不错的方法
我们先复制数据到一个新表中,使之脱离数据透视表,不要复制表头和汇总
我们将任务和日期依次复制到PROJECT中,如下图所示:
但是,我们的层次结构怎么没了呢?不要着急,因为层次是不能直接导过来的,我们先回到EXCEL中研究一下刚才的结构,每一级都比上一级缩进了一个字符,根据这个我们就能知道每个任务的级别,再把这个级别复制到PROJECT中的大纲级别中就可以了.
在EXCEL中获得每条任务的级别
Alt+f11打开VBA编辑器,输入以下代码,保证活动的窗口为刚才的数据表,并运行
Sub 缩进级别()
i = 1
Do While Cells(i, 1) <> ''
Cells(i, 4) = Cells(i, 1).IndentLevel + 1
i = i + 1
Loop
End Sub
在第四列生成了每个任务的级别代码
在PROJECT中插入数字1字段,并把EXCEL中的级别复制过去,如下图所示:
在PROJECT中打开VBA
双击Thisproject(项目1),并写入下列代码:
Sub level()
Dim t As Task
For Each t In Tasks
t.OutlineLevel = t.Number1
Next
End Sub
运行结果如下:
内容有点长,其实操作的步骤非常简单,不妨试一下。
联系客服
