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3个法则,解决你80%的时间管理问题

你身边有没有这样一群人,他们对任何事情都充满干劲,事业、社交、兴趣、家庭都很美满,在别人为了生活疲于奔命时,他们似乎拥有用不完的时间。他们的时间管理妙招是什么呢?

曾经我以为想要获得更多成就就要多做一点,直到我看到里奥·巴伯塔的一本书《THE POWRE OF LESS》,我才明白时间管理的秘诀不是多做,而是少做。

这本书中文翻译为《少做一点不会死》,作者里奥·巴伯塔在书里提出了“少即是多”的理念,该理念贯穿全书,向我们诠释“less is more”的力量。书中指出,正确的时间管理,应该是去除不必要的事情正确的时间管理,把有限的精力集中在最重要的事情。

在时间管理中,一定要学会运用二八法则,也就是让20%的投入产生80%的效益。比如,有些人在早晨是精力最充沛的时候,这时他就会把这段时间用来学习、思考或者做一天中最重要的事情。

把精华时间拿来做重要的事情,虽然任务的数量大大缩减,但是产生的效益却大大增加,为什么里奥·巴伯塔在书中一直强调“少即是多”呢?因为这是时间管理的本质,而且他本人也是这个法则的受益者。

曾经的里奥·巴伯塔负债累累、工作繁忙、很少能陪伴家人。面对巨大的压力,他开始暴饮暴食,导致体重严重超标,生活乱成了一团。

后来他开始尝试简化生活,做出积极的改变。他开设了名为“禅习惯”的部落格,在上面记录自己是如何通过给生活做减法,实现的历程。

他凭借“少即是多”的理念和简单高效的六大原则完成了许多目标,比如:每天慢跑、减肥、他的博客运营不到一年就跻身世界50强、出版两本畅销书、每天凌晨四点起床、辞职创业等等。

如今的他简直就是别人眼中的成功人士,你是不是也很好奇,他是如何做到那么多事情?别着急,下面我们一一道来。



给生活做减法,是时间管理的第一步

“少”这个词语,意味着贫瘠、缺乏,一眼看去,它并不是一个褒义词。

在当下的社会主流文化中,我们更推崇“多即是好”这个观念。小时候,被要求成绩要名列前茅;长大后,被期望事业能蒸蒸日上。这些外界的期盼以及对自己的严格要求,就像一个警钟,他警示着我们要做的更多、跑得更远、才能不被社会淘汰,得到幸福。

欲望驱使我们想要的越来越多,但是我们能做的事情只有那么多,所以有些人就开始缩减睡眠时间来做事。但这是解决问题的正确方法吗?数据都表明:什么都想要的人,往往什么都得不到。想要得到更多,这时最关键的并不是多做,而是学会做正确的减法。

因为生活并不是你做得越多,给予你的回报也越多。比如在职场中,有一类人被称作瞎忙族,在他们的眼里,所有工作都是差不多的,什么时候做什么事情,完全是没有先后顺序。从而陷入数不尽的日常琐事中。

毫无节制会让我们的生活失控,它就像一个黑洞,持续不断地蚕食我们的能量和精力,让我们精疲力尽,没有力气去做那些能改变我们生活的事情。

而高效人士是非常注重工作的轻重缓急以及经历的分配,他们更习惯把有限的精力花在最重要的事情上。

做减法意味着聚焦、专注,就像挖井,浅挖十口井,不如深挖一口井。只有集中精力专注于一个目标,才能提升效率,更容易获得成绩。

看到这里,我相信你对时间管理的本质有了新的了解:不要贪多,而是做重要的事情,得最多的效益。

下面,再给大家详细介绍两种管理时间的方法。

时间管理第一招:抓住重点,分清轻重缓急

人为什么会陷入数不尽的日常琐事,而重要的事情却没做几件,最关键的是没有对工作任务的轻重缓急进行分类。

每天管理时间的一种好方法是抓住重点,分清轻重缓急,对每天该做的事排好优先次序,并按照这个顺序来做。

可以参照时间管理四象限,将工作或者日常任务进行分类。

如上图所示,时间管理“四象限”法,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

重要又紧急的事情意味着要立刻去做,与之相反的既不重要也不紧急的事情,尽量别做。而重要但不紧急的事情要有计划地去做,这一个板块也是非常重要的,如果你长时间不去做,他可能就会变成又重要又紧急的事情。

如何你想要管理好自己的时间,一定要花费足够多的时间去做那些重要的事情。然而很多人经常在重要的事情上拖延,直到它变得紧急才去做,陷入疲于奔命的恶性循环中。

而高效能人士通常将时间更多的放在重要不紧急的事情上,这样的时间安排,能让他们更好地掌控工作的进度和分配。

因此一定要牢记,把时间花在重要的事情上,提高效率,无论是工作还是生活都会变得更加从容。

时间管理第二招:列待办清单,定期回顾

时间管理方法论中有一个很有名的管理方法,叫做GTD时间管理法。GTD 是“ Getting Things Done ”(尽管去做)的缩写,源于 David Allen 的著作《尽管去做:无压工作艺术》。

它是一种高效处理事务的流程,分成收集、行动、回顾三步。

第一步:收集所有待办事项

首先,清空你的大脑内存,把所有要做的事情都记录在纸上。有时事情太多,我们会忘记,但是大脑的潜意识会一直记着那件事,所以第一步就要把所有大大小小的待办事项都记录下来。

然后将任务分门别类,根据轻重缓急制定相对应的下一步行动指南,还可以记录一下,该项任务预定完成时间。如下图所示,不重要的事情就直接删除。

第二步:马上行动

根据上图所示,将待办事项分类之后,按照顺序依次完成每完成一项任务。每完成一项,就记录下实际所用的时间,和之前预估的时间相比较,时间是过上还是有空余。

如果实际时间少于预估时间,就把那一项任务划掉。如果实际时间比预估的时间还要多,就把这项任务标记出来用于事后回顾。

第三部:定期回顾。

一天结束以后,一定要总结这一天的完成情况,看看自己对于时间的把控是否精准。

在这个过程中,一定要思考几个问题?

有哪些事项超预期完成?

有哪些来不及完成?为什么来不及?

影响计划的因素有哪些?该如何完善?

在回顾的过程中,不仅是梳理自己的时间分配,还需要对明天的安排作出合理的调整。

以上这三步是GTD时间管理法最核心的流程,列待办清单可以提醒自己该做哪些事情,回顾完成清单,你会看到自己一天做了哪些事情,哪些事情有必要做的,哪些事情可以稍微推后等等。

当你坚持去做,对时间的感知能力就会大大提升。此外,当你看到自己的计划被主义实现时,你的满足感会提升,这样你越有可能会坚持下去。

管理时间的过程中,一定要注意,不要陷入瞎忙的恶性循环,多做不意味多得。只有多做能带来高产出的事情才能让效益最大化。当你学会时间分配,也就大大提升了对工作、生活,乃至自己人生的掌控力。

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