如何跟指定货代打交道每个做外贸的人都会碰到FOB货，外贸船务和跟单差不多都会碰到难缠的指定货代，托单发过去没反应，电话打不进，打进去说不负责这票货，态度恶劣，装完箱子不见发票，发票过来了发现价格高的离谱，FOB费用付完了几天也不见提单，有争执动辄以卡单相威胁,如果不是重大问题，外贸船务也不好或者不敢因为这些事情向国外收货人去投诉指定货代。
这里跟大家分享下跟指定货代打交道的经验，碰到问题大家可以一起讨论。我是在浙江地区的，主要是宁波港，其他地区由于港口运作模式的不同可能会出现不同情况，但指定货代行为的基本规则应该是相同的，如果有什么问题可以在帖子里提出来，一起分析
首先来介绍下货代的基本情况，在指定货代的情况下货代会分成三种类型，第一种是个人开设的，帮助工厂做报关拖车的货代，指定货代内部把他们叫做自拉自报货代，第二种是订舱货代，一般是原外运或者外代下属的有订舱和发送舱单权利的货代，指定货代通过他们向船公司订舱并办理各种手续。第三种就是我们的主角指定货代了，一般是国外大的货代在中国的分支机构，主要任务是跟国外货代联系，协调安排到付指定货的出运。大的指定货代有德讯Kuehne+Nagel ，辛克Schenker，丹沙DHL DANZAS，马士基物流Maersk/A.P.Moeller，康捷空Expeditors，泛亚班拿Panalpina等，对于外贸船务来说，指定货代的规模越大，毛病越多。
指定货代操作货物大致上按照下面的流程进行
1，接到国外发过来的发货人信息联系发货人索要托单，或者先接到发货人的托单联系国外
2，跟国外确认好使用哪家船公司，船期，约号等信息。
3，安排装箱，报关
4，打印核对提单，发票
5，收取FOB 费用
6，邮寄提单和核销单。
要先说明一个问题，货代是属于服务行业，其服务的好坏完全取决于人，指定货代的服务取决于指定货代的员工，指定货代的员工也是普通的打工者，服务质量的好坏并不会对公司和员工造成什么太大影响，也就是说国内发货人不是指定货代的客户，只要指定货代国外摆的平，指定货代并不在乎国内的服务质量，如果公司监管不力，或者工作非常繁忙，那么出现的各种问题就是必然的了，用这个思维就可以去理解指定货代的各种行为。
下面来逐步分析可能碰到的问题及对策：
1，接到国外发过来的发货人信息联系发货人索要托单，或者先接到发货人的托单联系国外
这个阶段碰到的主要问题是电话打不进，找不到联系人，指定货代的联系方式是来自收货人，通常是指定货代起运港分公司的电话号码和联系人的英文名字。收货人的货代信息是来自于指定货代目的港分公司，而目的港对起运港的情况可能不是很清楚，虽然指定货代内部都有通讯录，但经常碰到人员和职位的变化没有及时更新的情况，或者你是一个新的供应商，指定货代目的港分公司没有把起运港联系人的变化情况告诉收货人，这些情况都会造成你得到的信息不准确，电话打过去是空号，或者被告知不是这票货的负责人。
有时候电话是打的通的，就是没人接，或者被按掉，或者老是占线，偶尔出现时因为那个员工不在，经常出现就是指定货代的员工故意不接电话，或者把电话挂起来。
这两种问题都可以通过一个办法解决，就是邮件，指定货代最重要的工作就是跟国外联系，绝大部分是靠邮件完成的，所以指定货代对邮件的管理是比较严格的，所有员工都有邮件地址，你可以向收货人索要，一般都有24小时必须回复邮件的规定，指定货代的员工可以不接电话，但邮件是必须回的，而且邮件可以做为证据，谁对谁错，谁的责任一目了然，所以建议如果可以的话多用邮件沟通，托单用邮件附件带过去，收发货人，目的港，货物毛重件数体积，品名唛头，起运港，目的港，货好时间，整柜还是拼箱，报关报几票，有无商检，装箱方式，PO号码全部在托单上写好，货代基本上就不会有什么问题，根本就不用多余的沟通，节约大家的时间。如果发送后过一到两天货代没有回复，则可以向收货人发邮件，附带上你给货代发托单的邮件，证明你没有延误订舱，叫收货人帮忙解决。收货人一般会把邮件转给指定货代目的港分公司，目的港分公司会转到起运港分公司，指定货代的邮件原则一般是，如果收邮件的人一定时间没回复，就会发给他的上级，如果上级再不回复，就再发职位更高的人，一旦指定货代目的港介入，一般邮件很快就会有回复。
如果你第一发的人不是负责的人，你的邮件就会被转给别人，有时候会转经多人，还弄不清楚应该谁负责，甚至出现不同分公司之间的中转，比如你是在杭州的，国外给你的联系人是宁波的，但宁波的把邮件转给了他们杭州分公司，那是因为指定货代内部有职位和地域的分工，可能是按发货人归属地分，按航线或者国家分，也可能是按照客户分，一般来说都会找到负责人，如果邮件转的太多，看的头晕就在邮件里全部回复，直接问你的货应该是谁负责的。
2,跟国外确认好使用哪家船公司，船期，约号等信息。
指定货代的员工拿到你的托书了，如果是整箱，就开始跟指定货代的目的港分公司联系，问国外用哪家船公司，约号用哪个，指定货代内部对船公司的选用基本遵循谁付费，谁选用船公司的原理，海运费到付，那么船公司就会由目的港指定，谁有钱谁老大啊。指定货代一般跟很多船公司都有约价。
外贸公司可能会碰到两个问题，一是货代已经收到托单，但迟迟没有配船信息回复，这一般是因为目的港还没有给起运港这边回复用哪个船公司，有的外贸会问指定货代船期一般是什么时候，这也是让指定货代不好回答的问题，有些指定货代会有自己经常选用的船公司，比如德讯货代经常用马士基船公司，或者这个收货人一般使用或者有SOP规定用哪个船公司，但最终都以目的港的选择为准。，如果指定货代说国外还没回复，你也就不要多问了，问也白问，不如写邮件给收货人说你们货物备好时间是什么时候，已经把托单给指定货代了，但指定货代还没有安排船期，叫收货人那边知道情况。
另一个问题是指定货代给出的配船信息不是你理想的装箱时间，比如你的货物周一包装好可以装箱，最理想的船期是A船公司周二截关，周四开船的船期。但指定货代给你配出来的船期是B船公司周日截关，周二开船的，那么你的货只能等到下周再出运了，而刚好不巧,你的信用证规定周五到期，那你就比较悲剧。这种情况一般也不是指定货代成心找你麻烦，而是这个指定货代B船公司的约价比A船公司便宜，用B船公司指定货代的利润高。如果负责你这票的指定货代员厚道一点，他会跟指定货代目的港说明情况，建议国外改配A船公司，指定货代目的港分公司可能会跟收货人说，加收些运费什么的，一般取决于收货人要货是否紧急，能否成功改配就不知道了。碰到不厚道的员工，就根本不会搭理你，因为指定货代的客户是国外收货人，他们不会在意你有什么意见。在这个步骤里外贸公司最聪明的做法是，告诉指定货代什么时候可以装箱，问指定货代最合适的船期是什么时候？是哪家船公司的？船名航次是什么，然后告诉你的收货人，你的货物什么时候可以装箱，最合适的船期是什么时候，建议收货人选用，化被动为主动。
3,报关装箱，这个环节指定货代和一般货代没什么区别，指定货代的要求可能严一些，可能要求你早装箱，早寄送报关资料，
一般来说指定货代里接托单和国外联系的是一个人，一般叫做客服。负责收报关资料和安排装箱的可能是客服来负责，也可能另有专门的人负责，一般负责整理报关资料和安排装箱的叫做操作。打提单开发票的叫做单证，核销单一般是单证或者前台退的。合作时间长了一般就会清楚，不清楚的可以问接托单的人，向指定货代订完舱后，一般会发你一个回单，名字可能是订舱确认书，订舱回执，拖卡计划，自拉自报协议书，进仓通知，送货通知，如果是第一次合作，建议你仔细阅读下，每个步骤的联系人都会写在上面，很多隐含的陷阱条款也会写在上面，如果你不按他们的步骤去做，很可能就会出问题，而指定货代是不管你这些的，出问题都会算在你头上。
一些买核销单之类不算合法但行业算正常的服务他们不会提供。这个环节我认为指定货代做的还是正确的，而预付货代为了揽货破坏了很多原则，比如做报关资料，所有的报关数据应该是工厂或者外贸公司提供，因为工厂和外贸公司最了解货物，有些没有原则的预付货代会帮着做报关资料，最后出问题受害的还是出口方。
由于大的指定货代一般都是服务于正常的收发货人，所以指定货代内部不提倡特殊处理，对指定货代的员工来说，按规定流程办事不会出问题，那么就多一事不如少一事。如果确实碰到特殊情况，需要走不正常渠道特殊处理的，比如货来不及，信用证又规定了开船日需要加载，你也愿意出钱搞定的，如果是指定货代拖卡的，指定货代可能说他们是不做这种事情的，这时候你可以直接在电话里跟指定货代的员工说你愿意花钱搞定，注意，这种事情不要写邮件，指定货代的员工要么自己有办法，要么通过订舱代理，一般都能帮你搞定。报关如果碰到海关查验，如果你的货有问题，一定要跟指定货代说实话，必要时告诉他们出货方可以出钱搞定，让指定货代的报关行心里有数。
4，打印核对提单，发票
跟普通货代一样，开发票前可以先跟指定货代的单证索要费用明细，但我感觉要与不要没什么区别，因为指定货代基本上没有讨价还价的，大概看一眼不要开错数字就可以了，指定货代开发票一般有一个原则，可以多开，但开过的发票不能再少收，即使是费用开多了的情况下，比如正常应该开100，错开成150了，指定货代的处理方法不是把那50减掉，而是跟你商量这次先付150，下次只开50，把你多付的找回来，由于收多少钱都是公司的，指定货代有时可能不是很在意，经常有事后改单费电放费之类的懒的开发票就不收了。注意，尽量不要因为费用的问题跟指定货代争吵，除非你完全正确，也不要因为费用问题投诉指定货代，这种投诉一般是无效的，你可以投诉他们服务不好，态度不好，这些都算是投诉个人，但如果你投诉费用，那等于投诉整个公司，指定货代一般就会跟你斗到底。你可以跟收货人提下说指定货代的费用高，并且提出具体的证据，提提收货人的价，反正指定货代一般是给目的港收货人优惠，在这边高收费的。
5，收取FOB 费用
6，邮寄提单和核销单。
可讲的东西不多，指定货代一般是付款买单的，做月结的概率不大，提单签出来一般都是单证负责放提单，有些是见水单放单，有些是要等财务确认到账了才放单，所以有些货代公司是财务负责放提单，给货代传水单的时候最好能写上货代的提单号，发票号和提单邮寄地址，让放单的人知道是哪票货，方便他们快点给你寄提单。有些指定货代的员工遇到来源不明的水单直接就忽略了，过了几天你没收到提单再打电话去问，指定货代已经不记得了，会直接说没收到。反正放不放单她是不急。
