一旦遇到较复杂的排版情况,
很多人可能被折磨得发狂。
在一次次受虐之后,
发出一声感叹——Word真TM难用!
但是,只要你掌握Word核心技巧,
工作就不再是煎熬!
下面老施就传授给你,Word中有如神助的技巧——
1 秒杀多级编号自定义多级编号
比如,写论文、方案之类的文档,每一个级别的格式都不一样:
什么?这些编号你都是手打出来的?
真是努力感人……
万一中间哪一块内容要调一下顺序,新增或者删除一个小节内容,你估计会改到吐血 ~
在自动编号旁边就有一个自动多级列表功能,你可以直接用起来!
但 …… 这还不是最厉害的,它可以和样式关联在一起!
在多级列表菜单中选择【定义新的多级列表】,展开【更多】选项后,就能将每一级别的编号和不同级别的标题样式链接到一起。在你套用样式时,它就自动帮你续上编号!
轻轻一点,就自动排好各级编号,增、删、改都能自动更新编号。
从今往后,再也不要手贱的一个个手打了。
2 自动生成目录美观大方,一气呵成
在插入菜单下,直接就有一个目录功能,点一下插入目录就能自动生成。
整齐划一,美观大方的目录就一键生成了,如有修改内容,右键点击可以一键更新,再也不用手工调整页码。
但是这个功能有一个前提。
只有套用了内置的标题样式,才会显示在目录中!
所以,这几个功能是环环相扣的:
自动多级编号 —— 样式 —— 目录
只要用好这几个核心功能,相信你的长文档排版效率,真的能够提高10倍以上。
3 一键速查修改痕迹让修改痕迹无所遁形
我们用Word做方案,可能经常会碰到这种情况,把文档发给老大或者其他同事审阅,结果一通修改,直接把最终的文档丢回来。没有任何标注的痕迹,怎么知道改了哪里呢?
万字长文,如果真的要两份文档逐字比对,熬夜通宵都找不完。
Word中有一个很贴心的功能,叫比较文档
在审阅菜单下,打开比较窗口,选定修改前后的文档,点击确定,就能让修改痕迹无所遁形。
4 批量打印奖状、证书、邀请函按下打印键,悠闲喝咖啡
老施以前搞企业文化活动,经常要做一件事情,每个月做、每半年要做,每个年底也要做。
就是打印奖状、邀请函、席位卡,一打就是几十份,上百份。
为了偷懒,就找到了一个绝佳的偷懒妙招 —— 合并邮件。
用这个功能,我只要花十几分钟把模板做好,然后把获奖人员的信息表准备好,按下打印键,就坐等奖状打印出来,悠闲的去喝杯咖啡。
合并邮件的基本原理就是:
① 所有相同的内容,做一份Word模板
② 所有不同的内容,做一份Excel信息表
③ 将Excel中的列标题,以域的形式插入到Word模板中
设置完,马上就可以预览到每一份奖状最终效果,一键发送到打印机,就可以一次性打印出成百上千份,有多少打印多少,只需一次操作。
而且下一次要用,完全不用修改模板,直接修改Excel表里的人员信息就可以了。
那个酸爽啊。
这一招还可以用来打印工资条、证书、胸卡、席位牌、信封、请柬 等等等……
简直就是大规模杀伤武器。
5 文本转成表格高手只需一步就够了
如果有左边的一份文本,要做成右边的表格,你会怎么做?
普通人可能就是,插入表格,然后开启鬼畜模式:
剪切-粘贴
剪切-粘贴
剪切-粘贴
……
实际上,高手只需要一次操作就够了!
① 选中文本
② 插入表格(文本转表格)
③ 选定划分行列的标记,也就是分隔符
④ 确定,一键转成表格
PPT最忌讳的是Word搬家。但是有些内容呢,真的没法删减,但是可以做成表格,可以看得更清晰一些。所以这一招,老施经常在做PPT的时候用。
将PPT页面的内容复制粘贴到Word中,做好分隔,然后一键转成表格,再粘贴到PPT中,真省事。
只要你懂得了原理,那做分隔的方法也可以有偷懒的方法。比如说
这样的一份文字,怎么转成右边的表格呢?
直接以段落标记为分隔符,转换表格不会自动的变成两列。
这时候我们就可以请出另外一个绝招 —— 替换
6 替换法的妙用让替换从此简单
替换法,字面上很好懂。比如文档里有30个“白领”,要把它全部都改成“白领老施”。可以直接这样做:ctrl+H
查找:白领
替换:白领老施
全部替换就可以了。
那这个和表格转换有什么关系呢?你知道吗,word里边的替换不仅能够替换文字,还能替换符号。
从左图到右图,只有一次替换的距离
查找:^p1
替换为:^t1
全部替换,这一招也经常用来处理Excel中的文本转表格,要比Excel函数公式简单得多。
Tips:
^p,代表段落标记,^t是制表符,代表文本中的表格分界,这两个代码在替换选项的特殊格式里可以直接找到,不用死记。
7 万能快捷键F4有超能力的快捷键
假如你的上一部做的是修改文字颜色,下一个你要继续修改,只要选中,按F4;
上一个你是粘贴了一个对象,继续按F4,就会继续粘贴一个;
上一次你做的删除,按F4,就变成了删除功能。
简直就是有超能力的快捷键。
(P.S PPT、Excel里也经常用)
——写在后面
当然,看过并不等于你就会了。任何一项技能的习得都离不开大量的实践和练习。要想成为真正的Word高手,在职场中应付各类文档都能得心应手,离不开:
1. 好奇和探索(解决问题和激发兴趣)
2. 系统的训练(全面了解核心技能)
3. 学会搜索(需要时就能找到)
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