第一章 总则
第一条根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局关于《档案工作业务建设》、《文书档案案卷质量标准》等有关规定结合学校实际情况，特制定本办法。
第二条档案是党和国家的宝贵财富，是维护学校历史的真实面貌、提高学校工作效率、工作质量必不可少的条件。为了有效地保护和利用档案，必须认真地做好档案的收集、整理和管理工作，使应归档的文件材料达到齐全、完整。
第三条文书的立卷、归档工作是文书处理部门工作的组成部分，是学校档案工作的基础和来源。学校各部门应把文件材料的形成、积累和归档工作列入本部门的岗位责任制，纳入管理人员的职责范围。
第四条学校档案室，对本校各文书处理部门的各种文件材料的收集、整理立卷归档工作进行监督和指导；各部门要定期向校档案室归档，由校档案室统一集中管理；任何科室和个人不得长期保留应归档的文件材料，更不能据为己有。
第二章 归档范围
第五条学校各部门，凡是在工作活动中形成的，办理完毕的各种门类和载体的、具有查考价值的文件材料（收文、发文、内部材料）、电报、电话记录、会议记录、值班记录、来访记录、统计材料、出版物和原稿、主要领导人的工作笔记和照片、影片、录音带、录像带等均属归档范围。重点：1.本校或本部门自己形成的文件材料。2.上级机关、下级机关及其他机关针对本校主管业务有密切联系的文件材料。
第三章 立卷单位及任务
第六条 学校各部、室、科、工会、团委等均属立卷单位。
第七条立卷单位应本着归档文件材料齐全、完整、系统、科学的原则，将本部门承办完的文件材料统一分类，完成组卷、编写张号、案卷目录、装订等工作，统一向档案科归档。
第四章 立卷的原则、方法、要求
第八条遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系、正确区分不同价值，便于保管和利用。
第九条立卷方法、按照本单位（部门）的职责范围编制的案卷目录，应以问题为主，兼顾作者、名称、时间等特征，联系要紧密，组合要适当，问题要单一。类型要鲜明，年度不混，保管期限要准确，便于查找利用。
第十条 组卷按其特征逐项分开
1.按年度分，将文件按其形成或针对的年度分开。在分年度时，应注意：①连续若干年的长期规划、计划、统计、报表，放在形成年度；②连续若干年的总结，放在所针对的最后一年；③紧密连在一起的上一年度总结和下一年度计划，放在形成年度或总结、计划针对年度各放一份；④跨年度的案件材料，信访材料，放在结案年度；⑤请示与批复不属同一年度的分别放在各自形成的年度，并在各自所在的案卷内目中相互注明；⑥跨年的一个问题的来往文书，可参照请示与批复的办法做。
2.按级别分。将文件按其作者与学校之间的隶属关系，分成上级、本级、同级、下级，然后将其中与本校有关的文件放在一起。
3.按机构分，将文件按其产生或承办单位分开。
4.按问题分，将文件按其所反映的问题分开，一个涉及若干问题的文件，在分类时，一是按文件能反映的主要问题分，二是有重要问题的，又有重份文件可在所涉及问题内各放一份。
5.按期限分，将文件按不同的保管期限分开。
对于不能和文件放在一起的录音带、录像带等，要统一整理，分别存放，并注明存放地点。
6.在合卷时应注意：①一般按单一问题组合，同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。②会议文件，根据文件的多少，可以一会一卷，或数会一卷，文件多时也可一会数卷。③统计、报表、名册等一般同一种格式、名称或同一地区的组合一卷或数卷。当文件特别少时可几种格式或几个地区的组成一组。④工作计划、总结等文件，一般可按作者或名称组合在一起。⑤案件材料，可一案一卷或数卷，总之要以问题为主，兼顾作者、名称、地区等特征来组卷。
7.卷内文件的排列，在正常情况下，批复在前，请示在后；正件在前，原件在后；案件材料结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件按重要程度或形成时间先后排列。
第十一条各文书处理部门，应根据本单位（部门）编制的案卷类目，做好平时的立卷工作。
第四章 填写卷内目录、编页号、备考表
第十二条按卷内目录要点，逐项逐件填写，做到不漏、不重复，书写力求工整，统一用兰黑红岩墨水或碳素墨汁填写，禁用圆珠笔、彩色笔、红墨水等易褪色工具填写。卷内文件凡有文字和图表的画面，应一面编写一个页号，空白面不编号，页号的位置在文件的左上角。
起止页号，除最后一份文件需填写起止页号外，其余的文件只填写首页号。
第十三条卷内文件有缺损、修改、移出、销毁等情况，由立卷人填入备考表，同时立卷人要签名和填写立卷时间。
第十四条立卷人应按六个特征拟写案卷标题，案卷标题一般由作者、问题、名称组成。标题必须简练、概括、准确、便于提供利用。
第五章 卷面的书写和案卷的装订
第十五条封面上的所有项目，必须认真填写，书写要工整，统一用毛笔、墨汁书写，标题文字排列要规范化。
第十六条装订案卷时，首先去掉文件材料上的金属物，对破损的文件要进行修补、裱糊，纸张大小不统一的，应按标准公文（16开页）加宽、加长，对于易褪化的永久保管文件要复制，装订时做到不漏装张页，不订在文字上，总之要使案卷结实、整齐、美观。
第十七条经过装订、分类、排列、编号（用铅笔编临时顺序号）的案卷、顺序、填写移交清单一式两份。一份留本单位使用，一份随档案交档案室，交接双方履行手续。
第十八条立卷单位向校档案室移交档案的时间是第二年五月底以前（教学档案可按教学年度），无特殊情况一般不能延期。
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