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用办公之星,实现“邮件合并”

用办公之星,实现“邮件合并”

2001-07-18 13:22作者:出处:yesky责任编辑:
 
        WORD中的邮件合并功能想必大家不会陌生,它强大的实用性曾给我们带来了莫大的方便。但是WORD在操作的方便及本土化方面还存在着一定的欠缺,那么有没有一款国产的办公软件能实现这个功能呢?答案是肯定的,这就是新近在流行的一款通用办公软件--办公之星这个软件不大,但就是这么一个不足大的软件不仅可实现文字处理、表格制作、图文混排,更独创了系统定制、特大打印等实用的功能。下面我们就来看看它如何进行“邮件合并”:

  一、调用数据库

  “邮件合并”是这样:样式固定,样式中内容变化。在打印或显示的时候,设定好之后便可得到样式不变,内容每次变化的结果。样式可通过排版确定,象办公之星这方面的功能很强,尤其是表格套打功能(《电脑报》曾有过介绍)。而内容则要调用数据库了。

  单击数据库工具条中的建立新数据库按钮“

,如果您的文件现在还没有存盘,那么系统会提示您存盘。之所以这样,是因为如果是新建数据库,它是存在当前办公之星所在目录中以您正在编辑的文件名加上“为名称的目录下。

  此时弹出一对话框,如图所示。图1"所示

 

在此对话框中不仅可以导入原有的数据库还可以新建数据库,下面分别进行介绍:
 
1、导入原有数据库

 

  选择对话框中右边按钮“导入其它数据库”,从弹出的菜单中选择“选择数据源”选项,此时又弹出一对话框,如下图所示:

在对话框中有两个选项卡:文件数据源和机器数据源。文件数据源,它描述了要链接的驱动程序,可以使用任何引用了该机器上安装的驱动程序的文件数据源。机器数据源,指当前机器专用,不能共享。它按类型分为用户数据源和系统数据源。用户数据源指定为这台机器上的一个用户专用。系统数据源可以被这台机器的所有用户或系统级服务使用。

  在这里我们打开一个格式的数据库,选择“机器数据源”选项卡里的“Microsoft Access Database"后弹出一对话框如下图所示:


在这对话框中点击“确定按钮或“数据库后弹出选取数据库对话框,选取您所需要的数据库即可。需要注意的是,选取不同格式的数据库,弹出的选取数据库对话框是不同的。

  选取完后的数据库的内容便出现在图1对话框中。如果该数据库有多个数据表,那么右边“选择数据表”的选项是活动的。单击其中的向下按钮可进行选取。

  2、建立新数据库

 

  如果所需要的数据库以前并没有,那么通过图1对话框也可以直接进行建立。

  按一下图1对话框的右边“增加行”按钮,如果事先没有选中数据库中表元,那么自动在数据库末尾增加一行,如果事先选中,则在表元上方增加一行。

  “增加列”按钮会叫您先输入一名称作为字段,尔后生成的列的行数与以前的行数保持一致。如果以前没有任何内容,则生成的列只有一行。

  选中数据表的表元,这时可对表元内容进行输入、删除等编辑操作。
 
二、编辑文档;

  应用“邮件合并”功能大多在套打场合。在办公之星中提供了大量的范例、模板,有表格、办公系统。也许没有您所需的模板,这时候就得重新设计。关于这方面的操作《电脑报》曾有过介绍。

三、数据合并

  在这里,我们以办公之星已有的模板――信封来进行介绍。

  1、建立数据连接

  打开信封模板,双击收信人邮编所在表元,此时光标停留在此表元中。单击“数据库工具”工具条中“设置字段名称”按钮“

,此时弹出一下拉对话框,里面显了您刚才导入或者建立的数据表的字段名称。从中选择“邮编”字段。此时,收信人邮编所在表元以灰色字体显示刚才选中的字段名称。按照以上的操作依次在收信人地址和姓名对应的表元填入相应的字段。

  2、显示修改字段内容

  首记录按钮“

”:显示文档中相应表元中字段内容首记录;
  前一记录按钮“
”:显示文档中相应表元中字段内容上一记录;
  定位到记录框“
”:显示文档中相应表元中字段内容指定记录;

  当操作首记录、前记录等按钮时,该记录框中数字显示字段内容在整个数据表中的序号。如果在该框中直接输入指定记录序号再回 车,也能使文档中相应表元显示指定序号字段内容;
  后一记录按钮“
”:显示文档中相应表元中字段内容下一记录;
  尾记录按钮“
”:显示文档中相应表元中字段内容尾记录;
  增加新记录按钮“
”:通过此按钮可在文档中对数据表的内容进行增加;
  保存当前记录按钮“
”:将增加好的记录内容保存,完成对数据表内容的增加;
  删除当前记录按钮“
”:将当前记录删除;
  图3是进行字段内容显示的信封:
      3、输出到新工作表

  显示修改无误后,我们需要将它打印出来,这时首先需要将它生成一个新的工作表。在新工作表里,办公之星将生成许多页面,每个页面的框架就是您编辑好的套打的框架,而变化的就是刚才您合并的数据表中的表元内容。有多少个记录,就会生成多少个页面。当然,您也可以对记录进行选择生成打印页面。

  点击“数据库工具”工具条“输出到新工作表”按钮,弹出“输入选项”对话框。在这里,您可对要输出的记录进行选择:是全部还是从XX至XX单击确定后便生成一个新的工作表。如果您浏览无误后,便可以打印出来了。

  怎么样,挺简单的吧!有兴趣不妨试试,希望能为您的工作带来更大的方便!
 
 
 
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