今天给大家推荐的文章,来自我的好友——阿何。他是一位清华大学理工男,感性理性兼备的写作者,国内知名个人成长研究者。
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✎ 这几乎是上班一族的噩梦:工作时间开会,休息时间工作,更糟的是会议并没有解决什么问题...... 可惜,人在职场漂,哪能不开会?于是,针对不同的职场阶段,这篇文章从多个角度讲述如何高效开会,教你在会议中刷存在感、拿到最优资源!文章干货满满,值得收藏后多次阅读——阿宝。
01
360副总不满开会,摔麦惹热议
瞎开会是最大的荒废
前不久,于杭州举行的2018年中国计算机大会,发生一些不愉快的小插曲——
会议期间,360副总裁谭晓生因不满上一环节拖堂,而怒摔话筒和文件,引起网友热议,堪称一“摔”成名。
有网友认为,这未免太小题大做,且有失风度;亦有网友支持,他这一“摔”,只是表达对“拖堂”的不满,做了很多人都不敢做的事。
戳以下视频,回顾事件
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而我毫不犹豫地站谭晓生,原因很简单:
这是一个重要会议。
当时还有4位特邀嘉宾没有发言,大咖的时间总是很宝贵的,如同小米创始人雷军,把自己的行程表安排得密密麻麻,绝不浪费一分一秒。
时间已经拖延到饭点,不少人呈现疲态,干货吸收率直线下降。
相信你也有这样的经历:
在会议的尾声,你已经迫不及待想出去做事,此时此刻,领导咳了一声,说:“我再补充多一两句”,大家的脸上露出尴尬又不失礼貌的微笑;
临近年末,各种会议扎堆涌现,你感到工作大半时间被开会耗掉,当中有用的议程只占了极少部分......
提起开会中“无意义的延长”,应该是不少上班一族心中的一根刺。
更可怕的是,开会时大家都是在讨论,可最后连最小的问题都没解决,散会的时候听到一句 ‘还是先照原来的做吧’,扎心吧?
▲ 有些会议如同灾难片
其实,“开会”对于职场人士来说,是无可避免的,甚至可以作为你升职加薪的角力场。
无论作为【策划者】还是【参与者】,你真的会开会吗?今天都帮你梳理好tips,看完记得实践哦!
02
当你是会议策划者
缺乏事前准备,就是一场“集体谋杀”
前不久,从事自媒体的朋友跟我抱怨:
“我们的选题会能开一天,像打持久战一样,一上班就开会,吃完中午饭继续开,有时候苦战到深夜还不够,这太痛苦了!同事们已经怨声载道,可领导一直坚持这样的做法,每次组织开会,我如同千古罪人......”
光听到这番话,我已经感受到他同事的压力山大,开会如渡劫。
作为「会议的策划者」,如果你想提高企业的竞争力,必须关注两点:会议的效率和质量。
著名管理学专家陈春花也曾提出:会议最大的成本就是时间成本,它让所有人停下正在做的事去参与,浪费非常大,因此能简则简。
第一步,先分配好会议的角色。
❶ 主持人
开会前,应该明确主持人,通常是决策者或者执行负责人。
❷ 时间提醒人
也可以叫时间长老,应当有人把会议时间,做发言的用时提醒。
❸ 会议记录人
安排会议记录,把会议的目的、议题、结论、存疑等都记录清晰,以便跟进。
一场会议的好坏,主要是由主导和参加会议的人的态度和方式所决定。
▲ 开会前请做好功课!
第二步,做好会前准备。
每个井然有序的会议,都离不开这个小细节。
好比我们公司的May,每次开会前,都贴心做一份3页左右的ppt,说不上精美,但该有的重点都有了,包含会议流程、解决问题、目标等要素,绝无半点废话。老板已经夸过她不下五次,这无疑是“职场加分点”。
亚马逊CEO 杰夫·贝索斯也曾向股东公开其会议文化——每个人开会时先阅读不超过6页的备忘录,轮流读备忘录则是为了让在场所有人都清楚接下来要讨论什么。
最后,控制废话,切勿跑题。
大多数的会议中,有个谜一般的规律:职级越高往往越是最后发言,职级最高往往讲话时间越长......(主持人面对这种情况应给予处理)
无论是高层还是基层,大家必须坚持:多讲做法,少讲道理。
03
当你是参与者
若不够NB,那显得NB也同样重要
那作为会议的参与者,如何发言,既能显得自己牛逼,还让老板注意到你呢?
毕竟看到别的同事在会上滔滔不绝,内心多少会有点危机感......
想刷刷自己存在感、获得重要资源?这三大要素很重要:
你坐在哪、该说什么、学会提问
开会找位置决定职场地位。
回想一下大学,是不是大部分人都在抢占最后几排?同样地,不少职场人在开会时也不爱坐前排,爱坐在不显眼的位置,但这会影响老板对你的看法。
先来分享一则故事:
20世纪30年代,英国一个不出名的小镇里,有一个叫玛格丽特的小姑娘,自小就受到严格的家庭教育。父亲经常向她灌输这样的观点:无论做什么事情都要力争一流,永远坐在别人前头,而不能落后于人。“即使是坐公共汽车,你也要永远坐在前排”。
对年幼的孩子来说,这种要求可能太高了,但她的教育在以后的年代里被证明是非常宝贵的。正是因为从小受到父亲的“残酷” 教育,才培养了玛格丽特积极向上的决心和信心。
在以后的学习、生活和工作中,她总是抱着一往无前的精神和必胜的信念,做好每一件事情,事事必争一流,以自己的行动实践着“永远坐在前排”。
后来,她就是著名的英国首相撒切尔夫人,有个众所周知的外号——铁娘子。
美国金宾博士也在《打破障碍,迈向更好的沟通》写道:
未准备好的员工,通常会选择角落的位置。其实老板心知肚明,甚至会特意向你“捅刀子”,抛来各种问题让你措手不及。
而选择坐在领导对面的位置,都代表员工充分的自信与准备。那些领导将会自然与你有眼神交汇,这些时刻尤其重要。
凡事逼自己一把,get到前排的精髓了么?
留下让BOSS印象深刻的发言。
会议上的发言、工作汇报必须说到点上,简短、有逻辑。
1.开会前,做足准备
❶ 明确目的,清楚会议要解决的问题,以及公司现状等。
❷ 对比数据,用数据说话,多维度比对,同行、行业、发展趋势等。
❸ 提出建议,需要得到上级的支持、资源等建议。
2.开会中,逻辑清晰
❶ 讲清事实,用最简洁文字客观陈述,事情的背景、原因、当前状况。
❷ 给出选择,根据数据分析,解决问题的方法有以下几种,分别进行利弊分析。
❸ 说说想法,向领导说出自己的判断,我个人倾向于采用方案一,原因是一、二、三。
❹ 征集意见,当提出想法后,最后问问:“大家意见如何?”
把握好每次发言的机会,《哈佛学不到》的作者马克·麦考梅克提到:(从领导的角度出发)谁经常积极向我汇报工作、发言,谁就在努力工作,反之亦然,切勿因开会的小事而毁了老板对你的印象。
有技巧地提问。
我们从小接受应试教育,熟悉解题,却不懂如何提问题。
让我想起最近认识的咖啡厅老板kris,他提升了一位刚入职2个月的职员,全因为对方懂得提对的问题。
前段时间业绩下滑,kris想让员工思考“如何提高业绩”,有人说降价,可实施后效果不彰,后来这位新员工提出“有什么方法可以让店面变得更有趣呢?”,没想到,大家讨论得炸开了锅,想出不少好的办法,最近还提高30%的业绩。
一个好的问题,能刺激团队产生新的想法而挑出条条框框。
提问要与主题相关,不废话且通俗易懂,以下有几大技巧,大家可以试试~
避免问打击性问题:
如:为什么每次都出错。
“如何提高品牌知名度”等常见问题,可以用「情景式提问法」,更具体不空话:
如:怎么让客户在用餐时想起我们?怎么让客户在想要买产品时想起我们?
对于“如何提高效率”,可以用「量化式提问法」,注意数据:
如:怎么让产品的包装用时从原来的40秒降到30秒?
人在职场漂,哪能不开会?
无论是领导者,还是员工,心态上都需要一个转变:开会,是解决问题,而不是制造问题。
同时我们一伙人可以高效地完成一件事,怀着热情和解决问题的决心参与其中。
©作者:酷儿,一切没有被说出来的,注定要消失。职场充电宝每天7点为你带来最新资讯、职场干货,百万职场人一起共同成长!
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