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工作效率提升第一步,从桌面整理开始!

其实,整洁的办公桌能让你专注于手头的任务,这是提高工作效率的关键。所以你需要迈出的第一步是动手整理,第二步再简化工作环境,第三步就是保持下去。

本文选自《少做一点不会死》,黑天鹅图书出品,正在热卖中。


整洁的办公桌能让你专注于手头的任务,这是提高工作效率的关键。

 

  • 桌面整洁的好处

 

没有杂物堆积的桌面有哪点好?根据经验,干净整洁的桌面有两大好处:

 

  1. 让你高度专注。我提到过很多次,集中精力、排除杂念和保持桌面整洁都很重要,它们能让你专注于手头的工作。如果你做不到,工作效率就会降低。如果工作效率不断降低,你就是在浪费宝贵的时间。凌乱的桌面会带来视觉上的干扰,你想要专心工作,但只要瞄一眼乱糟糟的文件堆或文件袋,就会想起别的事,注意力就会分散。这个过程至少会持续几秒钟。但如果你把让人分心的桌面清理干净,大脑就会别无选择,只能专注于该做的事情。

  2. 让你内心平静。整洁的桌面有助于你找到内心的平静。你可能没有意识到,太多视觉上的干扰会让人压力倍增。把桌面清理干净,将杂物一扫而光,你的压力自然会减少。

 

任何可能让人变得平静、专注的事都值得去做。当然,如果你发现这种工作方式不适合自己,随时可以回归原有的方式。

 

  ◆    


动手整理,迈出第一步

 

对大多数人来说,迈出第一步是最难的。如果你的桌面上杂物堆积如山(更别提抽屉里的东西了),那个场景确实很吓人。你会吓得要命,压根不想动手整理。


但只要开动起来,你就会发现整理一下并不难,有时甚至会很有趣(至少对我来说是这样)。迈出第一步是最难的,接下来就容易多了。

迈出第一步的步骤如下:


  1. 挤出一小段时间。你不需要留出整整一天的时间(如果你希望的话,也可以这么做)。如果可以的话,挤出一个小时就挺好。如果你特别忙,挤出三十分钟也够了。将这段时间标在当天的日程安排上,不要拖延。


  2. 把桌面上所有的文件摞成一堆。你很快就能搞定的。


  3. 除了电脑、电话、收件箱和必要的工具,桌面上什么也不要留。把所有东西一扫而光,至少暂时如此。把它们搁在文件堆旁边。


  4. 先从文件堆入手,从上往下逐一处理。千万不要回头处理,不要跳过某份文件,也不要把某份文件放回文件堆。拿起一份文件,该怎么处理就怎么处理,然后再看下一份。你只有下面几个选择:丢弃、转交、存档、执行或者列入待办事项清单,稍后再采取行动。最好是按照这个顺序来。如果某份文件不能丢弃、转交或存档,就把它列入待办事项清单


  5. 一次多花点时间,能搞定多少就搞定多少。然后,再挤出一段时间,继续清理其他文件或杂物。如果可能的话,最好一口气把这堆东西全搞定。


◆  ◆  ◆  ◆  ◆  


简化办公区域

 

整理完桌面上的文件堆和其他杂物后,你需要扪心自问:“哪些东西是最重要的?哪些东西是工作必需品?哪些东西是经常用到的?哪些东西只是堆满桌面、塞满抽屉的杂?物?”


先从桌面开始清理。想一想,哪些东西是必须放在桌面上的?在最理想的情况下,桌面是你的办公区域,只能放手头工作要用到的东西,而不是以后可能用到的东西。对大多数人来说,最重要的东西是电脑、电话、收件箱(只存放收到的文件),或许还有笔记本和笔(如果你像我一样,喜欢把稍后要做的事记下来的话)。除此之外,只有你手头工作需要用到的文件才能留在桌面上。等你大功告成之后,它们就应该回到抽屉中的文件袋里。


还有一些简化办公区域的技巧,具体如下:


  1.  如果桌面上或桌子周围有很多文件袋或文件堆,用前面提到的方法将它们逐一清除。把要做的事记在项目清单或行动清单上,然后把它们搁到你看不见的地?方。

  2. 把让人分心的小摆设、海报、照片统统丢掉。留几张家人的照片没关系,但如果东西太多,你会很容易分?心。

  3. 一口气把架子或抽屉里的东西全部搬出来。每次只专心整理一个架子或抽屉,把它彻底清空,擦拭干净。接下来,整理摞成一堆的杂物(见下一个技巧),把想留下的东西放回去。然后,再整理下一个架子或抽?屉。

  4. 整理杂物堆,每次拿起一件东西,迅速做出决定。在触手可及的地方放一个垃圾袋和一个捐赠箱。把架子或抽屉里的东西全部搬出来以后,逐一处理。拿起一件东西,迅速做出决定,到底是丢掉、捐掉还是留下。千万不要把它放回杂物堆里。很快,你就能全部搞定。如果你经常回头整理,那就永远也弄不完。只把你想留下的东西放回去,摆放整齐。

  5. 清理文件时不要手下留情,除非它特别重要。把旧杂志、商品目录、垃圾信件、一年前的账单、写给自己的字条、别人写给你的字条、过时的工作笔记统统丢掉吧!唯一例外的是税务资料,比如保证书、出生证、死亡证、结婚证、保险单、遗嘱等重要文件。看到它们的时候,你自然会认出来。除此之外,统统丢?掉。

  6. 如果你对很多东西都拿不定主意,那就准备一个叫作“可能用得着”的盒子。如果你不能把某件东西丢掉,因为以后可能用得着,那就把它放进盒子里,盒子上贴上标签,放进储藏间(比如车库、阁楼或壁橱),搁在你看不见的地方。你很可能永远也不会打开那个盒子。如果是这样的话,半年或一年后再把它丢掉或送人。

 

大功告成之后,好好庆祝一下!无论你取得的成果是大是小,都要好好庆祝。即使你只清理完了一只抽屉,那也是伟大的胜利。用美食犒劳一下自己。打开抽屉(或壁橱),欣赏它现在干净整洁的样子。深呼吸几次,告诉自己,你做得很棒,充分沉浸在喜悦之中。

 

 ◆  ◆  ◆  ◆  ◆  


保持“不易分心”的办公环境

 

清理掉办公区域的杂物,打造出“不易分心”的办公环境后,你面临的挑战是保持下去。如果你没有改掉旧习惯,很快(通常只需要几天时间)桌面就会再次被杂物占?据。


因此,你需要养成保持整洁的习惯。建议如下:

 

1.准备一个收件箱,存放收到的文件。不要把东西摊在桌面上,始终记得把文件(包括笔记和电话留言)放在收件箱?里。


2.收件箱每天清空一次。充分运用我在前面提到的方法,包括丢弃、转交、存档,或者列入待办事项清单,稍后再采取行动。你只要开始整理了,就应该彻底清空。


3.每件东西、每份文件都各就各位。不要让东西在桌面上堆积起来,也不要把它们随随便便塞进抽屉里。东西用完以后,立刻放回原位。

 

花一个星期的时间,专心养成这三个习惯:把东西放进收件箱,认真处理直到全部搞定,东西用完后立刻放回原位。这样一来,你的桌面就能保持干净整洁,甚至能保持几个月。养成这些习惯是需要花时间的。你很可能会忘记,不过没关系,你只需要提醒一下自己,然后重振旗鼓。很快,习惯就会在你心中扎根。请相信我,习惯整洁的桌面之后,你绝对不会希望它恢复原状。

 

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