1. 客户邮件和传真回复
1.1. 操作规范
1.1.1当天的邮件/传真当天回复，当天不能回复的要提前向主管说明情况
1.1.2.所有对外邮件发送必须同时操送部门主管和总经理
1.1.3所有有关订单确认、价格确认、费用确认的邮件/传真发送前必须先提交主管审核
1.1.4老客户超过2周没有业务往来要每2周发一封邮件保持联系
1.1.5新客户联系邮件由主管统一安排
1.2. 操作时限
上午12：00之前回复上午的邮件，下午5：00之前回复下午的邮件
1.3. 业务审核
上午11：30和下午4：30定时检查当天邮件回复情况，提醒业务员及时回复
1.4. 考核方式
主管每周六统计一次业务员的邮件回复情况并上报总经理，根据业务量比进行评分，评分分为四个等级
A 100%按时回复
B 75%按时回复
C 50%按时回复
D 25%按时回复
以上将做为年终考核评分的参考，并与年终奖挂钩
2. 出口报价
2.1 操作规范
业务员及时回复客人询价，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，通过系统缮制出口报价单，最主要的是需要有成本核算单，经部门主管及总经理审核通过后，方可对外发出.
2.1.1老客户报价：先整理出客户之前历史价格，包括当时的工厂价格，海运费，汇率等，并落实现在的工厂价格，海运费等，以便核算出最新的客户报价. 特别注意：若是瓷砖报价，还需落实工厂现在的排产计划，排产是否正常方可安排报价；若工厂不能现在排产的，要告知客户具体排产时间后，再安排报价！
2.1.2 新客户报价：先了解该客户所在的市场，根据这个市场可接受的报价水平来权衡报价；还需特别注意该市场是否需要有熏蒸，目的港可接受的柜子的重量，该口岸是否有ORC费用，是否需要托盘等！
2.2 操作时限
当天客户询价需当天答复，如确有特殊原因不能回复，需说明原因；
2.3 审核时限
下班前5:00定时检查当天业务员回复客户询价问题，及时提醒业务员回复
2.4 报价跟进管理
2.4.1在发客户报价的过程中，在邮件中设定跟进天数，系统会自动提醒下次跟进；
2.4.2报价后，客户没有答复，要及时跟进，比如瓷砖，我们可以发工厂现有的库存图片给客户参考；工厂正在排产的货号，可以及时反馈给客户，是否要安排一起排产；石材的报价，可根据客户的要求发一些小样给客户参考！
2.4.3客户有MSN，SKYPE及时加上，方便及时沟通联系；
2.4.4若报价一个月，并跟进3次后，仍未有答复的，可与主管及总经理讨论后，调整方向再报价
3.出口合同
3.1 操作规范
客户确认价格后，且经总经理确认后，就安排做出口合同
3.1.1所需的资料
（1）价格依据：客户以邮件或传真确认的价格；
（2）与工厂落实的交货期及排产计划，★特别是客户工程单的情况下，一定要落实清楚工厂确切的交货期，再安排做出口合同给客户；
（3）客户正确的档案资料；
（4）具体交货的口岸：有混淆的FOB 交货地，要清楚注明；如：福州有马尾与江阴，一般我们是以马尾港来核算，一定要在PI上注明清楚
3.1.2制作流程
（1）在恩特系统中，先进入“出口业务管理”模块
（2）然后在“出口合同”下---“新增”，系统会自动增加一个空白的新合同进入编辑页面
a.合同号: 以P/I本上的流水号为准，单击“客户名称”选择客户，“签订日期”为制单日期，选择相应“币种”，“签约地点”填WUHAN
b.客户订单号:（如客户有自己的订单号可以填写备查）
c.报价单号: 这里可以选择当时的报价单，（也可以在“出口报价单”界面点击已确认的报价直接生成出口合同）
d.装运口岸, 目的口岸, 价格条款, 付款方式: 按照实际选择，
e.运输方式: 一般选VESSEL.
f:佣金: 如有佣金，则填写佣金比。 ★特别注意：只针对不含佣金的价格★如果报含佣的价格，则上面“佣金”一处不要填写。否则系统会重复再加一次佣金。
g.备注: 填总品名。然后对商品明细进行补充修改
h. 产品详细信息填写：产品增加--规格--数量--单价--成本单价等填写完毕后保存；★ 特别注意：成本单价为含税的单价★
（3）成本核算
a.国内总成本： 含税的采购成本是直接从产品明细那里直接勾对过来的，是灰色的，不用再更改；按明细费用计算，直接按我司总结的各个口岸的明细来填写！
b.退税：只需填写退税率，增值税率；按实际填写：一般瓷砖增值税佛山地区为17%，福建地区为6%，石材增值税6%， 退税都为5%
c.国外总销售收入：外销金额是直接从产品明细中直接勾对过来，是灰色的，不用再更改；海运费： 若是C&F报价则需填写总的海运费，银行扣费&佣金率： 按实际填写
d.最后填写汇率后，销售利润率可以自动核算出来！
（4）点击“保存”，提交审核！
3.2.操作时限
40分钟完成一份出口合同的制作，并提交审核
3.3.审核时限
业务员当天12点前提交审核，部门主管5点前审核，反馈信息；
业务员下午5点前提交审核， 部门主管次日12点前审核完成，反馈信息；
3.4.考核指标
项目 业务跟单员 业务主管 复审
客户名称及地址电话 80% 20%
形式发票号，日期 80% 20%
起运港、目的港/运输方式 80% 20%
付款条件 80% 20% 100% 货描、唛头、规格 80% 20%
数量、箱数、托盘数 80% 20%
单价、总价 80% 20% 100%
"客户特殊条款
接受汇率变化
不含ORC，熏蒸等" 80% 20% 100%
主管应及时记录每单出口合同的审核情况，和是否按照操作时限要求操作，
A 100%按时完成
B 75%按时完成
C 50%按时完成
D 25%按时完成
每月整理一份审单差错记录表，及对应的等级，按照业务量进行评分，并与年终奖挂钩，此评分将作为年终考核评分的参考
4.下生产订单
4.1.操作规范：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划，并准备样品
4.1.1 做采购合同所需的资料
（1）客户签字回传的出口合同，或邮件，传真的书面确认；
（2）若是T/T客户，则有财务核对签字订金已经收到
（3）若是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应审查信用证，是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
（4）若是D/P放帐客户，需总经理签字确认。
4.1.2 制作流程
（1）在恩特系统中，先进入“采购管理”模块
（2）然后在“采购订单”下---“新增”，系统会自动增加一个空白的新采购合同进入编辑页面：
a.采购订单号一般是同于出口合同号，如果相同P/I下给不同工厂，可以在订单号后面加-1/-2等；
b.供应商名称：按实际填写
c.制单日期：按制作采购订单当天的日期填写； 交货日期：按客户要求的交货期提前5-7天来填写
d.交货地：按实际填写
e.商品明细的详细项目：货号，规格，数量都会从出口合同中自动勾对过来，只需检查具体的采购单价是否是此次合同确认的工厂单价即可；
f.数据完成后，按“保存”，提交审核！
4.2.操作时限 30分钟完成一份采购合同的制作，并提交审核；
4.3.审核时限 业务员当天12点前提交审核，部门主管5点前审核，反馈信息；
业务员下午5点前提交审核， 部门主管次日12点前审核完成，反馈信息；
4.4 考核指标
主管应及时记录每单采购合同的审核情况，和是否按照操作时限要求操作，
A 100%按时完成
B 75%按时完成
C 50%按时完成
D 25%按时完成
每月整理一份审单差错记录表，及对应的等级，按照业务量进行评分，并与年终奖挂钩，
此评分将作为年终考核评分的参考
5. 验货，控制质量
5.1 操作规范
5.1.1 有人验货工厂
在合同下工厂的同时将合同（去掉工厂单价后）和验货报告发给验货员，在交货期前一周，要催验货员回传验货图片和报告。
5.1.1.1验货报告发送地
（1）佛山地区：将合同传真给佛山办事处 0757-88013278； 张经理/小吴收；或直接在QQ群上发电子版给相关人员，并在QQ群上留言；若是瓷砖合同，要需附客户确认的相关瓷砖样板图片；
（2）福建地区：将合同去掉工厂单价后连同验货报关传真给李刚，福建无固定的地址接收传真，要先打电话确认（15960553408）再发传真；
特别注意，石材验货要验货人员关注工厂更换矿区，会导致颜色不一致；发货前要确认颜色，方可发货；
（3）广西地区：将合同传真给张经理，广西无固定的地址接收传真，需先打电话确认（13005947022）后再发传真；
5.1.1.2验货具体的要求
（1）确认纸箱：工厂排纸箱后，要发我司确认，经我司验货人员及跟单业务员确认后方可大批生产纸箱；
（2）确认瓷砖样板：工厂排产前，先发打样给我司确认，经我司验货人员签字后方可大批生产；
（3）生产过程中抽查检验：生产过程中需安排验货人员下厂检验，如砖坯，色号，尺码及客户特殊要求的问题，并拍照留底；
有重大质量问题或是工厂不配合等，需马上与跟单人员及总经理联系，在现场解决问题；
（4）生产完成后：检验打托方式，包装问题，填写验货报告后回传，通知业务员安排发货！
（5）查看装柜：业务员在订舱确认后，上柜前，需以书面形式（条件不允许可以口头形式）提前一天通知验货人员到工厂查看装柜
特别注意：不能成“品”字形放置托盘；木托之间要以木条来钉住；石材大板装柜特别注意要用铁丝将木夹固定在集装箱上；
5.1.1.3验货图片存档留底
发货完毕后，所有的验货图片都需归档存底，以部门为单位，以合同号来存留
大文件夹名：//验货及装柜图片//
小文件名：合同号.工厂名
文件名： 里面按发票号分批次存在里面
例如：PF208253泉州新宇， 发货发票号为208ART545,则留底路径为：//验货及装柜图片//PF208253泉州新宇//208ART545
5.1.2 无人验货工厂
（1）在订单传真之后，及时联系工厂核查收到状况并要求签字回传确认。
（2）要求工厂将每票订单的每个样品图片E-MAIL我司以便确认是否是客户所订货号
（3）跟踪订单排产时间，要求将纸箱图片传给我司确认后方能安排批量生产．
（4）货物生产完毕后，要求将每个样品原样与10片产品放在一起拍图片，其中2片要拍坯底，并E-MAIL给我司确认。
（5）要求工厂将每次发货的纸箱、托盘拍照，E-MAIL我司。以上程序完成并确认后方可以安排发货．
（6）装柜时，要求工厂将装柜的图片拍照发给我司存底。一个货柜至少要拍5张图片，一张空柜图片，一张装一半时的图片，一张全部装完后开柜门的图片及半开柜门的图片，上封号后柜门全关的图片。
（7）验货图片存档留底方式同5.1.1.3
5.1.3.客户指定验货员验货
要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知工厂，等客户确认后，方可安排发货
5.1.4 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。具体检验如下
5.1.4.1 SASO检验
只针对沙特国家，（我司现出口的陶瓷产品，洁具产品需要此检验，镜子需要做注册才能发货）
一般程序：
a. 申请： 提交P/I，及申请单，注意每张P/I的FOB金额要在$60，000.00以上。
b. 收到SASO传来的费用清单后核对金额安排付款，并将水单副本(水单上要注明所付款的每一单SAR号码）和预约检验时间申请一同传H.K SASO.
c. 做装箱清单传检验工厂，并同时告知具体检验时间。
注：温州，福州的检验，预约检验时间后一般第2个工作日会收到一张装船前检验业务通知单，按照上面的要求填写，并回传上面指定的传真号
d. 如有几家工厂的货同时要检，要提前1-2天通知工厂将样品（一般3-5箱）送到检验工厂。
e. 验货通过后可以发货。
f. 每次发货后要及时将发票、装箱单以及说明传H.K SASO
g. 传单后一周内可以收到COC证书。超过一周没有收到证书要及时联系HK SASO
h. 收到COC后要核对内容是否与我司提供的相符。
H.K SASO规定一般每年每种产品需要进行1-2次实验室测试
一般瓷砖类产品P/I上按规格分类，不列详细货号，洁具类产品按用途分类，不列详细货号规格，镜子按尺寸分类，不列货号。
注意事项：
a. 申请：SASO检测认证申请需提交的文件资料：
ATTACHMENT TO REQUEST FOR CERTIFICATION (左下角盖公司条章和法人章)
PROFORMA INVOICE (P/I)
一般新客户单价与原始订单的单价一致，对于CHAMA的价格可以适当的调整。如果P/I上是CNF价格，必须在P/I上注明运费，并注明FOB金额，因为SASO是以FOB金额来计价。特别注意：实际发货的数量必须小于或等于P/I上申请的数量，一定不能超过P/I上申请的数量
REQUEST FOR CERTIFICATION (RFC)
b. 收到SASO传来的费用清单后核对金额安排付款，并将水单副本(水单上要注明所付款的每一单SAR号码）和预约检验时间申请一同传H.K SASO.
c. SASO申请的有效使用时间是检验后90天内使用有效，超过90天没有使用完的数量作废。
5.1.4.2 埃塞俄比亚的货物的装船前检验(一般一天不多于12X20'）
(1) 至少在截关前10天提交商检资料：因为商检局要派人下工厂看货并拿样品到商检局检测，等测试通过后才能安排拉柜。
(2) 在检测通过后立即跟商检局预约监装日期，监装日期至少应该安排在截关前4天。
(3) 至少在装柜前2天预约拖车，并要求拖车能够准时在早晨9点钟到工厂并要求在下午5点半前装完所有柜子。
(4) 商检局要在拉柜后一到两个工作日内才能出通关单（或换证凭条），装完柜后要尽早催回以便尽早报关。以上时间不含双休日在内。
(5) 佛山商检只收检测费约￥170.00元左右，福州得交￥1000.00元/次
(6) 福州出具装船前检验证书较慢，需要出示增值税票才出装船前检验证书
(7) 佛山商检局要在装柜后10天左右才能出具装船前检验。
5.1.4.3. 非洲喀唛隆的SGS检验
(1) 同客人确定PI后，客人就会在目的国按照我们PI 上面的品名，规格 货号，数量去申请SGS检验，客人会把申请好的SGS信息传给我们。
(2)我们接到SGS信息后，同货物所在地的SGS联系。佛山SGS办事处在广州，福州的SGS办事处在厦门。
(3)当确定好装柜日期，至少提前2-3天同SGS办事处联系，传一份发票（发票上面注明SGS号码）和一份箱单，盖条章和法人章，一份工厂资料， (包括工厂联系人，工厂地址以及预约时间)，传真给SGS办事处，进行预约。如果预约成功的话，他们给传一张检验通知单，上面有检验人员姓名和电话以及到厂时间。如果因为舱位有变动要取消预约的话，至少于前一工作日上午12：00之前确认取消和变更。否则的话将收取重验费一天125元。
(4) 装柜必须要等到检验人员到厂之后，才能开始安排装柜。检验成功后，检验人员会将检验合格的结果通知SGS上海总部，也可以要求工厂把检验的结果回传至我司。
(5) 我司将最终发票，和装箱单（注明检验编号） 盖条章和法人章传给上海SGS总部，上海SGS总部接受到申请后，会安排出证给客户目的国，也会回传一份出证回执
5.1.4.4 南美厄瓜多尔2008年10月已经取消泰纳及ITS检验；
5.2 审核时限
5.2.1 当天有下工厂合同的，业务主管在下午4：30前要提醒业务跟单员及时通知验货人员；且当天所下的合同，当天必须通知验货人员
5.2.2 验货图片回传后（包括打托，砖样，装柜等），业务主管先初步判断，如仍不能决定的，则汇报总经理审批是否可行，经理确认后安排发货；
6. 订舱
6.1. FOB货订舱操作规范
6.1.1要求客人书面传真或是邮件告知国内代理信息，要求有便捷的联系方式。
6.1.2依照客人指示的信息，联系国内代理确认该票货物是否有国外客人指定信息。
6.1.3如代理确认有该票货物，要求该运输行提供营业执照、税务登记证、NVOCC（货代资格证书）等可以证实自己专业从事FORWARDER运输工作的证件并在网上核查资料是否属实。（如是挂靠某个公司的，需要查对相应的公司挂靠事宜是否属实。）（如客人指定为船东，此点不用严格审核。）
6.1.4上述资料齐全后，需要运输行书面传真相应的LOCAL费用明细给我司。可以结合我司总结的各口岸费用信息进行核对，避免出现乱收费现象。同时明确告知对方，我司需要正本税务发票做账；告知对方：
(1) 我方要求的装运期
(2) 我方需要收到提单的最后的期限
(3) 明确对方何时可以放提单。
6.1.5 LOCAL费用确定后，可以向代理下明确的订舱单。上面必须注明“所有费用以此为准，我司不承担任何额外费用。而且，必须严肃声明，其目的港代理不得无单放货给收货人，否则，所有的责任与风险自负。”同时注明船期，柜型及数量，起运港、目的港，付款时限、其他特殊要求等内容
6.1.6订舱单以邮件的形式发送，确保有据可查
6.2. 预付货订舱操作规范
6.2.1 至少向3家以上货代询价，将价格整理出来交主管审批，如果是新货代，需提供相关资料并审核，详见6.1.3.
6.2.2经比较后，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，上报总经理确认运价。
6.2.3 运价确认后，可以向代理下明确的订舱单。同6.1.5.
6.3. 操作时限
货物备好后至少提前1周下BOOKING给指定货代，截关前3-5天内必须拿到订舱确认
6.4. 业务审核
（1）FOB货订舱必须有客户书面确认指定货代信息的文件
（2）货代资格审核（审核营业执照、税务登记证、NVOCC）
（3）货代的国内费用是否在我司规定各口岸费用范围内
（4）船期是否在L/C装期内，是否预留足够的操作时间
（5）发货前检验是否通过，SASO余额是否足够
（6）以上前提都通过以后方可对外提交订舱单
7. 装柜安排
7.1 操作规范
7.1.1在确认货物备妥并验货通过及收到船东发放的S/O的前提下，需委托拖车公司去提柜，装柜。注意拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。
7.1.2发货前需向拖车公司提供以下资料：
（1）定仓确认书/放柜纸（我司下托单后，由船东或货代确认并提供给我司）
（2）船公司定仓号 （一般显示在相应的定仓确认书/放柜纸上）
（3）发货通知单 （由我司提供给拖车，上面需注明详细工厂联系方式及装柜地址，装柜时间，还柜时间，结关时间，柜型，数量，还柜纸显示的重量，重柜纸派送地，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。注意拖车提柜后需要求拖车回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等方便我司后续提供给工厂核对。另需注意传给拖车的出库单一定要有我司财务主管及业务员及业务主管三人的签名，否则视为无效。）
7.1.3发货前需向工厂提供以下资料：
（1）如工厂是包拉货柜，所需提供的资料同上
（2）如我司安排拖柜则需提供工厂
发货通知单 （列明装柜时间、柜型、订仓号、订单号、货号、规格、数量、装柜、包装、唛头等特殊要求、样品清单、柜号以及拖车联系电话。如有现场监装或熏蒸的也要注明相关联系人和检验人员工作时间）
注意将拖车提柜后提供的柜号写在发货通知单上传真给工厂，同时需提醒工厂一定要收到我司传真的柜号后方可装柜，仅由货代或拖车提供柜号不能安排装柜，如工厂未按要求操作一切后果我司不会承担。此做法是为了避免发生骗货或者装错货的嫌疑。
注意要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记司机车牌号及对应的装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
7.2操作时限
收到定仓确认书/放柜纸的当天必须安排装柜事宜，装柜的最晚时限为船东规定的截进场前2天，还柜的最晚时限为船东规定的截进场时限之内。
7.3业务审核
8.3.1所用的拖车公司是否可靠，有无签订长期的合作协议
8.3.2拖车费用是否在市场正常范围内
8.3.3提供给拖车及工厂的资料是否正确
8.3.4发货通知单的信息是否齐全，是否有业务员，业务主管，财务主管三人的签名
7.4考核方式
主管每月统计一次业务员的发货情况，根据发货量比进行评分，评分分为四个等级
A 90%按要求操作
B 75%按要求操作
C 50%按要求操作
D 25%按要求操作
8. 报关
8.1操作规范
订舱确认后，通知核销单管理员准备空白报关单据，并领取核销单号码
在拖柜同时将报关所需空白资料交给合作报关行/货代以便后续报关所用。如陶瓷产品需安排做商检通关换单等手续。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
商检及报关制作流程如下：
1.发票：
a)205ART014
c) AL THURAIYA INT. CO. b) JAN. 07,2005
d) SHIPMENT FROM XIAMEN TO JEDDAH
e) GLAZED CERAMIC WALL TILES i) FOB XIAMEN f) 200X300MM
k)N/M g) 90720.00 SQM h)USD 1.00 /SQM USD 90,720.00
******************
l) USD 90,720.00
j) TOTAL 700 PALLETS PACKED IN 35X20' CONTAINERS.
A.发票号顺着上一个发票号编制并加在发票本上。
B.日期为制作当日日期。
C.客户名称需和提单中NOTIFY一致
D.起运港和目的港。（来源于实际出运信息）
E.和P/I或者L/C的品名一致
F根据实际发货资料显示规格。
G.根据工厂提供的资料计算结果显示数量。
H.按照公式计算单价由主管确认后签字为准。
石材：
FOB报关金额: （工厂单价+LOCAL平摊费用）/6.7
注：石材不含税： 工厂不含税单价X1.01
石材含6%税：(工厂价/1.06)X1.01
CNF: FOB单价+(海运总金额/总平方米数量)
注意：当地LOCAL中拖车费如无发票的不需要算进去，换汇成本需控制在6.7之间，大于或者小于6.7需做出相应的调整。换汇成本核算公式：（工厂不含税总价X1.01+当地LOCAL）/FOB总金额
瓷砖
含6%的税： FOB报关金额：[(工厂的平米总价/1.06)*1.01+LOCAL]/6.7
含17%的税：FOB 报关金额：[(工厂的平米总价/1.17)*1.12+LOCAL]/6.7
CNF: FOB单价+(海运总金额/总平方米数量)
注意：当地LOCAL中拖车费如无发票的不需要算进去，换汇成本需控制在6.7之间，大于或者小于6.7需做出相应的调整。换汇成本核算公式：（工厂含税总价/1.17*1.12或者工厂含税总价/1.06*1.01+当地LOCAL）/FOB总金额
I按照起运港显示。
J.按照工厂提供的实际计算结果显示总包装数量和总柜数。
K.有唛头写相应的唛头， 无唛头写N/M(NO MARK)。
L.计算出总金额。
2. 装箱单：
a). b). c). e). f). g). j). k) 同发票。
h) 按照计算结果显示托盘数和箱数。
i) 按照总柜数计算毛重、净重和体积。（每柜按毛重27000KGS、净重26800KGS、瓷砖体积25.00CBM计算，石材体积15.00CBM计算）
l) 如有多项，分别计算出总数量、毛重、净重、体积等。
a) 205ART014
b) JAN. 07,2005
c) AL THURAIYA INT. CO.
PALLETS/CTNS SQM KGS KGS CBM
k)N/M
e) GLAZED CERAMIC WALL TILES
f) 200X300MM
h)700 94500 g) 90720.00 i)910000.00 903000.00 875.00
******* **************************************
700 94500 l) 90720.00 910000.00 903000.00 875.00
j) TOTAL 700 PALLETS PACKED IN 35X20' CONTAINERS
3. 合同：
j) WUHAN ART INTERNATIONAL
GROUP CO. a) 205ART014C
b) DEC. 15,2004
c) AL THURAIYA INT. CO.
k) WUHAN,CHINA
e) GLAZED CERAMIC WALL TILES
f) 200X300MM SQM
g) 90720.00 h) USD 1.00 /SQM USD 90,720.00
i) FOB XIAMEN l)USD 90,720.00
m) FEB. 28,2005 k) N/M
d) FROM XIAMEN TO JEDDAH BY SEA
n) TERMS OF PAYMENT: T/T
c). d). e). f). g) .h). i). k).l)同发票。
a) 在发票号后加C, 表示是合同号。
b) 比制作日期提前15天以上。
j) 写 “WUHAN ART INTERNATIONAL GROUP CO.”。
l) 写 “WUHAN CHINA” 。
m) 写大约60天后的日期。
n) 写“TERMS OF PAYMENT: T/T”。
7. 审核后打印盖章：
发票、装箱单盖公章、老板章、条章。
合同盖公章、老板章、条章，并在客户确认处签字。
关单盖报关章。
8. 报检委托书：填写年月、品名、海关代码、数量和重量、合同号，盖公章。
9. 传真给相关部门办理商检事宜。
4.报关单据
报关单据只需在商检单据的基础上多提供一份报关单，注意全套报关单据需以邮件的形式发送出去：
d) 厦门 b)2005-1-7
武汉雅特兴国际贸易有限公司(4201964291) 海 船
一般贸易 T/T
e) 沙特 i) JEDDAH j)福建闽清
FOB
a)205ART014C c) 700 托盘 910000KGS 903000 KGS
发票 装箱单 核销单 委托书
k)N/M
m) 6908.9000l)釉面砖f)200X300MM g)90720.00 SQMn)沙特h)USD 1.00/SQM USD 90,720.00 美元
a) 同合同。b).f). g). h). k)同发票。
c) 按照计算结果写托盘总数或总箱数、毛重和净重。
d) 写出口口岸的中文名。
e) 写运抵国。
i) 写指运港。
j) 写产地。
l) 写产品中文名，按我司指定的各口岸各工厂报关品名要求来显示。
m) 产品的海关代码。
n) 目的国
8.2操作时限
商检资料需在装柜之前办理，谨防报检中商检局下厂看货无货可看。
报关资料需在装柜后提供给货代或者报关行，报关通常要预留出两天时间操作谨防海关验货等问题导致延误船期（船东要求的最晚截关时间前）。
注意以上所有信息均需在恩特系统中完成相应的数据在将电子报表导成EXCEL
8.3业务审核
审核需提供工厂资料，出口合同，工厂合同。
项 目
复审
纸制报关单据
完整性及印章
职 责
业务员
主管
财务部综合部
整理全套的报关单据、相应的保函并加盖印章。
10%
100%
电子口岸信息
口岸备案
10%
100%
出口口岸/目的港
填制
100%
价格条件
查对、填制
100%
英文品名描述
填制
100%
数量
正确统计、填制
100%
单价/总价
按公式测算
80%
100%
100%
包装单位
石材做W/C或PLT。陶瓷如有大小包装单位，在箱单单位栏左右全部显示
100%
毛/净重,体积
以27000KGS/26800每柜显示
100%
分柜清单
多柜时，在箱单下面必须显示每柜里对应的项目及数量
100%
合同签单期/装期
合同签单期在制单期前一月/装期在船期后一月
100%
出口口岸/运抵国
报关单上显示出口电子口岸/目的国
100%
境内货源地
显示退税厂所在地级市或省区
(一票货有多个货源地时，显示武汉其他)
80%
100%
100%
生产厂家
除佛山口岸提供准确的外，其他口岸一概不提供
80%
100%
100%
海关代码
查对记录提供准确的8位
80%
100%
100%
中文品名及规格
查对退税记录准确提供
80%
100%
100%
商检单信息提交
提交报关单据前一天完整提供
80%
100%
以上涉及到财务部审核的职责部分请参照财务部操作规范。
主管应及时记录每单审核情况，每月整理一份审单差错记录表，及对应的等级，按照业务量进行评分，并与年终奖挂钩，此评分将作为年终考核评分的参考
9.获得运输文件
9.1操作规范
在收到工厂提供的确切装柜数据后即可制作提单资料。督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。每周五更新13号机的下周海运费表格，支付运费应做好登记。
提单及船证的制作如下：
1．SHIPPER栏：
如有L/C，要严格按照L/C受益人内容核对！
如无L/C，则显示我司完整准确的公司名信息！加电话、传真。
2．CONSIGNEE栏：
如有L/C，严格按照L/C运输单据要求栏有关收货人描述内容填充！
如无L/C，则按收汇方式处理：
如D/P：则打TO ORDER 或TO ORDER OF xxxBANK
如T/T：则打实际的收货人
3．NOTIFY PARTY栏：
如有L/C，严格按照L/C运输单据要求栏有关通知人描述内容填充！
如是D/P收汇，则通知实际收货人。
如是T/T收汇，则显示SAME AS CONSIGNEE
4．起运地/装货港：
有L/C时，按L/C描述为XX，CHINA 或 XX PORT，CHINA或XX 或XX PORT
如D/P或T/T收汇，则可选中以上一种方式灵活处理！
注意：起运地/装货港不同，B/L上显示了不同的船名（头程/二程船）时，在ON BOARD处要加上以下语句：
PORT OF LOADING：
NAME OF VESSEL：
5．ON BOARD DATE：
以上均为二程船信息时，同时在“ON BOARD”处要加盖简签章。
6．目的港/卸货地：
有L/C时，按L/C描述！（参照起运港/装货港方式打出）
无L/C时，按我们习惯描述到实际的目的港/卸货地！
7．SHIPPING MARKS栏：
有L/C时，按L/C描述！无L/C时，显示收货人名号相关信息，电话号码！
8．包装单位：
严格按照我司实际单位描述为PALLETS / WOODEN CRATES / CARTONS
货物描述：
有L/C时，严格按照L/C描述！
无L/C时，按实际名称描述相应的PLTS,W/C或是CTN
9. 毛重/体积：
重柜一般按27000/20’计算重量，如不能，则按实际情况处理！
石材体积打15CBM/20’，陶瓷体积打25CBM/20’
10．柜号，分柜件数：
每柜柜号，分柜件数全部来源于工厂的数据，须严格一致!
11．运费条款：
预付货注明“FREIGHT PREPAID”。到付货注明“FREIGHT COLLECT”，或是“FREIGHT PAYABLE AT DESTINATION”。
如有L/C，则按L/C要求打！
12．目的港代理：
要加上！！如L/C有语句描述要求，则按照L/C完整填制！如无L/C，需显示完整的名称、地址、电话、传真。特别是电话、传真非常重要！
13． 签单具名：
严格核对B/L上的抬头，如签章内容与B/L抬头不一致（或没代表处显示），则视为AS AGENT签章！要加AS AGENT FOR THE CARRIER，!否则，则视做AS CARRIER签章！
无论以上哪一种状况，下行都要打印与B/L抬头纸信息一致的描述内容！
L/C有任何其他要求的，全部打在货描栏！
14. 船证
首先浏览信用证，确定是否有关于船证的要求，如有，则需要制作符合信用证要求的船证。
船证的抬头：严格根据信用证的描述，一般有如下几种：
CERTIFICATE \DECLARATION \ APPENDED DECLARATION TO BILL OF LADING
船证的说明栏：
B/L NO: 与提单上的提单号须完全一致
ON BOARD DATE: 与提单上的“ON BOARD DATE”完全一致
NAME OF VESSEL/VOYAGE NO.:若提单上只有一个船名，则须与该船名完全一致；若提单上有两个船名，则须与二程船名完全一致。
船证的描述栏：严格按照信用证上描述显示！如相关信息在L/C上也显示过，注意保持二者的一致性。
船证的签章：与提单签章保持一致！签单时间也需保持一致！
9.2操作时限
提供提单资料的时限为：
厦门地区一般要求开船前2天提供提单资料
其他地区一般要求开船当天提供提单资料
提单索回的时限为：
到港前10天，如未在规定时限内回的提单需上报主管或叶总不得欺瞒。
9.3业务审核
项目
跟单员
主管
SHIPPER
80%
20%
CONSIGNEE
80%
20%
NOTIFY
80%
20%
PORT OF LOADING
80%
20%
PORT OF DISCHARGE
80%
20%
FINAL DESTINATION
80%
20%
MARK
80%
20%
DISCREPTION OF GOODS
80%
20%
PACKING DETAILS
80%
20%
G.W.
80%
20%
MEASUREMENT
80%
20%
SPECIAL CLAUSE
70%
30%
主管应及时记录每单审核情况，每月整理一份审单差错记录表，及对应的等级，按照业务量进行评分，并与年终奖挂钩，此评分将作为年终考核评分的参考
10. 制作结汇单据
10.1 操作规范----单单一致，单证一致
10.1.1 进入系统“出运单证”界面，页面下方“待出货的合同”里面选择相应的出口合同号，单击后面的生成出货单按钮，生成一张出货明细单
10.1.2 输入发票号，选择合同号，输入出口日期，收款期限，贸易方式，贸易国别，业务类型，报关金额，发票日期，选择客户名称，出口公司默认为“1”，装运口岸，目的口岸，运输方式，核销单号，装运期限，L/C号，可否分批，可否转运，中转港，运费，总品名，报关日期，价格条款，价格条款说明，付款方式，币种，汇率等
10.1.3在结汇明细里面会自动带出相应的未发货的产品信息，根据工厂资料进行必要的修改，点击保存
10.1.4然后在“单证制作”里面生产下面的结汇单据
商业发票
（1）公司抬头
此处内容为我司名称、地址及联系方式。若为信用证（L/C）项下单据，则按照信用证上所列的我司信息注明，要求字母、标点符号与信用证完全一致。
（2）商业发票- COMMERCIAL INVOICE
（3）客户信息
有L/C的与L/C上Applicant完全一致,否则，与形式发票客户栏和提单（B/L）NOTIFY 一栏保持一致
（4）INVOICE NO.:：在发票本上查找，此号为我公司所用发票顺序号。
DATE:：比B/L日期早3-5天。（JAN. FEB. MAR.APR. MAY JUN. JUL. AUG. SEPT.
OCT. NOV. DEC.）
FROM:与SHIPMENT TO:按照L/C要求并与B/L上的Place of Receipt、Port of Loading 及Port of Discharge填写。
SHIPPING PER:：通常为船运（VESSEL）。
L/C NO.：信用证号；若为D/P或T/T付款方式，应如实填写
（5）唛头：要与L/C一致，L/C上无规定的，要与B/L一致。
（6）产品信息
a.产品描述
b.品名：按照L/C要求填写，L/C上无规定的，与B/L一致。
c.货号及规格明细：根据工厂资料计算并填写。
d.价格：根据形式发票单价填写，然后计算各项的总价。
e.CFR……、FOB……条款：要与信用证一致，D/P或T/T项下按形式发票填写
还要核对B/L上的FREIGHT PREPAID / FREIGHT COLLECT, 做到单单一致
（7）总数量和金额
计算出总面积和总金额。若形式发票上为FOB价，但提单上有FREIGHT PREPAID字样的，要加上运费。具体运费按船务部提供数据给公司经理确认后加在发票上。
根据实际包装件数及提单填写
（8）L/C上的特殊要求，按照L/C上的条款填写，注意语气、表达方式及字母、标点符号等与L/C要求完全一致
（9）大写金额，此处大写金额须与小写金额完全一致。
装箱单
（1）公司抬头、客户名称、INV. NO、DATE、L/C NO、SHIPPING MARKS、DESCRIPTION
OF GOODS及规格描述、数量、大写件数完全与INV.一致。
（2）件数按工厂资料填写。
（3）每种货号对应的毛、净重一般按27000KGS/1X20’、26800KGS/1X20’计算，
要与提单一致。
（4）总毛重（G.W.）、立方数（MEASUREMENT）均按照提单填写。
（5）以上内容按照信用证条款填写，注意语气、表达方式及字母、标点符号等与L/C
条款完全一致。
汇票（DRAFT）
（1）Drawn under 后为信用证上的开证行；若为D/P付款方式，则填DOCUMENTS
AGAINST PAYMENT，若为D/A付款方式，则填DOCUMENTS AGAINST ACCEPTANCE
（2）信用证号与开证日期按照L/C填写
（3）发票号与发票一致
（5）To:汇票付款人（按L/C要求；若为D/P等结算方式的，应与INV.客户一栏一致。）
（6）金额及相关规定：金额小写及大写与INV.一致；付款期限按L/C要求，D/P方式
的付款期限如：At ***sight of*****
信用证要求的其他单据（传真报告/装船通知等）均按照L/C要求制作
产地证（CO）
（1） Exporter项与L/C受益人一致
（2） 客户信息项与L/C申请人一致
（3） 运输路线与B/L一致
（4） 目的地所在国家与实际一致
（5） 唛头与B/L和L/C一致
（6） 货物描述与信用证一致；大写件数与形式发票和提单一致
（7） H.S.CODE与实际一致(GRANITE 6802.23、PORCELAIN 6907.90、CERAMIC和SKIRTING 6909.90 MARBLE 6802.21)
（8） 毛重和数量与装箱单和提单一致
（9） 发票号、日期与发票一致
（10）签单地点和日期，日期在发票日期之后、提单ON BOARD日期之前
（11）还要注意附加条款是否完整并与信用证一致。
（12） 贸促会认证注意事项
（13）认证之前一定要检查认证的文件是否齐全。
（14）认证前确认是否要加盖商会章。
（15）如果船证须认证，要看签章的船公司是否是外国船公司，如果是外国船公司，就要做证明文书。
（16）认证前确认文件的条章和法人章是否齐全。
（17）认证后清点文件分数是否齐全。
（18）特别注意：船证上贸促会的签字日期不得早于ON BOARD DATE和B/L上的签发日期。（在L/C限定有效期内。）
（19）要避免贸促会签字日期在公众假期。
装箱清单
根据工厂资料按照实际数量填写
10.1.5 所有单据制作完成后，制单员必须先对照“结汇单据审核表”自审一遍签字后方可交复审人员复审，同时提交以下资料给审核人员
a. 工厂回签的采购合同
b. 工厂资料
c. 客户回签的出口合同
d. 提单样单
e. 流转表
f. L/C正本/正本COPY件（如果是L/C交单）
g. 额外费用确认表 （如果有额外费用产生，包括运费，佣金，汇率差，熏蒸费等）
制单员提交资料不全，审单员可以拒绝接受
10.2 操作时限
结汇单据应于开船后7天内制作完毕，最晚要确保到港前7天（或在L/C规定的交单期内）能寄出或提交单据给银行
10.3 审核时限
10.3.1制单和审单时间各为1个工作日，上午12：00之前提交的单据当天必须审完，下午提交的单据次日下午17：00前审完
10.3.2审批完毕后交财务审核，并给财务预留一个工作日的审单时间
例如：船期为12月1日，ETA:12月20日，船到前7天即12月12日必须寄单，12月11日财务审单完毕，12月10日主管必须审单完毕，12月9日复审必须审单完毕，12月8日制单完毕，以此类推
10.3.3业务量大的情况下，如单证员在规定时限内不能完成的应提前通知部门主管，由主管协调安排制单人员
10.4 考核指标
单证部职责划分考核指标
项目
跟单员
初审
复审
受益人公司名称、地址及电话号码
80%
20%
申请人公司名称、地址及电话号码
80%
20%
发票号、日期
80%
20%
起运港、目的港/运输方式
80%
20%
L/C NO. 或付款条件
80%
20%
货描、唛头、规格
80%
20%
数量、箱数、托盘数
80%
20%
单价、总价
80%
20%
100%
附加条款
80%
10%
10%
汇票开证行、付款人、付款期限
80%
20%
汇票里的发票号、L/C NO.及开证日期
80%
20%
汇票里的大小写金额
80%
20%
100%
装船通知里的除AMOUNT外的所有内容
80%
20%
装船通知里的AMOUNT
80%
20%
100%
传真报告
80%
20%
受益人证明
80%
20%
邮收
80%
20%
所有拼写错误
80%
20%
所有条款的完整性
80%
10%
10%
主管应及时记录每单审核情况，和是否按照操作时限要求操作（分为4个等级）
A 100%按时完成
B 75%按时完成
C 50%按时完成
D 25%按时完成
每月整理一份审单差错记录表，及对应的等级，按照业务量进行评分，并与年终奖挂钩，此评分将作为年终考核评分的参考
11.收汇交/寄单
T/T客户寄单前必须有财务的到账通知，T/T寄单只能寄两份正本B/L，留一份B/L正本在手。
L/C客户交单必须严格按照L/C的交单期和效期内交单
船到前一天通知客户提货。要记录开航日、到港日、客户提货日，收汇日期。单据寄出或交银行后及时跟踪单据状况，直至客户收到单据；留底单据要按客户分类归档。
