信息技术培训讲稿
——电子表格软件Excel
培训时间：2016年4月1日
培训地点：四楼
参加人员：全体教师
培训内容：电子表格软件Excel的掌握基本操作、使用等
在Office Excel 2007中，功能区是菜单和工具栏的主要替代控件。为了便于浏览，功能区包含多个围绕特定方案或对象进行组织的选项卡。每个选项卡上的控件进一步组织成多个组。功能区可比菜单和工具栏承载更加丰富的内容，包括按钮、图片库和对话框内容。
功能区能帮助用户快速找到完成某一任务所需的命令。命令被组织在逻辑组中，逻辑组集中在选项卡下。每个选项卡都与一种类型的活动（例如为页面编写内容或设计布局）相关。为了减少混乱，某些选项卡只在需要时才显示。例如，当选择图片后，才显示“图片工具”选项卡。
Excel 2007包括了“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”、“视图”、“加载项”八个基本功能选项。
仔细观察选项卡上的内容之后会发现，许多命令按功能排列形成各个命令集。这些命令集称为组，用户可以将它们比作过去的工具栏。但它们的优势在于将完成某类型任务可能需要的全部命令集中在一起，从而使用户更容易看到它们。
其实，更多命令仅在需要时才显示。对于那些不在选项卡上主要组中的命令又是怎样处理的呢？现在，某些命令仅在用户执行相应操作时才会出现，而不是始终显示每个命令。
1、快速访问工具栏
Office并没有舍弃所有工具栏。为了支持用户最常执行的操作（如保存和撤销），它提供了“快速访问工具栏”（QAT）。它的默认版本只包含儿个命令，但用户可以轻松地它自定义，使其包含任何命令。只需右键单击要添加的命令并选择“添加到快速访问工具栏”即可。在第一个选项卡的左侧将显示该命令的图标。
2、方便的视图切换
经验丰富的Office用户，会习惯在程序窗口中更改视图。在Excel的“普通”视图和“页面”视图之间切换时，不需要再单击“视图”菜单，每个Office程序窗口的右下角都有一个视图选择器。它附带有“视图”菜单，其中包括用于在程序窗口内排列各个窗口的命令。
3、新的文件格式
在Office 2007发布版中，无论是word、Excel，还是PowerPoint都支持打开XML，这意味着它们的默认文件格式现在都基于可扩展标记语言（XML）。这一改变的优势在于：提高了文件的安全性；降低了文件损坏的几率：减小了文件大小：可跨多个存储和检索系统共享数据。用户可以选择以较旧的格式保存自己的文件，当然，这样将无法获得数据共享功能。
对于电子表格文档，默认文件格式的文件扩展名末尾有一个“X”，该符号表示XML。
如果用户将文件另存为模板，也会出现这种情况：原有的模板扩展名的末尾将带有一个“X”。例如，在Excel中为xlsx。如果用户的文件包含代码或宏，则必须使用启用宏的新文件格式保存该义件。
对于Excel 2007新增功能就简单介绍到这里。当然，其新增功能还有很多，在接下来的学习中，用户可以慢慢熟悉和掌握。
启动Excel2007软件是使用Excel 2007软件的前提。因此，对于任何一位用户来说，都必须首先要掌握启动Excel 2007的方法。
一般情况下，启动Excel 2007的基本方法有以下三种。
1、通过开始菜单打开
启动Excel 2007与启动其他Office办公软件的方法相同，都可通过单击“开始”菜单中的“程序”命令来打开。
单击“开始”菜单，选择“所有程序-Microsoft Office”命令，单击“Microsoft Office Excel 2007”命令即可打开。
2、通过桌面的快捷方式打开
通过双击桌面上的Excel 2007快捷方式图标，即可快速启动。这是一种最方便的方法。但使用这种方式来启动Excel 2007的前提是桌面上有一个已创建好的Excel 2007快捷方式图标。
一般情况下，在计算机中安装Microsoft Office 2007软件后，桌面上会自动出现Excel 2007的快捷方式图标。若桌面上无Excel 2007的快捷方式图标，用户也可以自行创建。具体方法如下。
步骤1 依次单击“开始一所有程序-Microsoft Office”命令，然后指向“Microsoft Office Excel 2007”命令单击右键。
步骤2 在弹出的快捷菜单中，选择“发送到”命令，然后单击子菜单中的“桌面快捷方式”命令即可。
3、通过已有的工作簿文件打开Excel
利用已有的工作簿文件来启动Excel 2007，即在Windows的“资源管理器”或者“我的电脑”窗口中找到一个工作簿文件，然后双击该文件即可启动Excel 2007。在启动Excel 2007的同时，被双击的工作簿文件也将同时打开。
若要打开最近使用过的工作簿，则可以通过“文档”文件夹来打开，操作方法如下。
单击“开始”菜单，选择“我最近的文档”命令，然后单击Excel文档（如教学实例）即可打开Excel 2007程序。
启动Microsoft Excel2007后，将显示Microsoft Excel2007整个的工作界面，包括标题栏、菜单栏、功能区、滚动条、工作区、数据编辑区、状态栏等。
1、Office按钮：该按钮相似于以前版本中的“文件”菜单。单击此按钮弹出一个下拉菜单，在菜单中集合了常用的文件管理操作命令，如新建、打开、保存、另存为、打印_、准备、发送、关闭等命令。
2、快速访问工具栏：该工具主要方便用户常用操作，在默认情况下，该工具栏只集合了“保存、撤销、恢复”三个常用操作命令。用户可单击右边的按钮进行添加，也可将功能区的相关按钮添加到快速访问工具栏中。
3、标题栏：显示窗口名称和当前正在编辑的文档名称。拖动标题栏可以改变窗口的位置，双击它则可最人化或还原窗口。
4、窗口控制按钮：可对Excel2007程序窗口进行相应的状态控制，如最小化、最大化、还原及关闭操作。
5、功能菜单选项卡：默认状态下，Excel2007只显示出“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”、“视图”、“加载项”八个基本功能选项菜单。用户在某种操作状态下，其他功能菜单选项会显示出来。
6、功能区：功能区能让用户快速找到完成某一任务所需的命令。命令被组织在逻辑组中，逻辑组集中在选项卡下。用户选择不同的功能菜单，则会在“功能区”显示出具体的按钮和命令。
7、名称框：用于显示选择单元格的名称。当用户选择某一个单元格后，即可在名称框显示出该单元格的列标和行号。
8、编辑栏：用于显示当前活动单元格中的内容或正在编辑单元格中的内容。
9、行列标号：一组代表行或列的数字编号或字母。行标号的范围为1——65536，列标号的范围为A——IV。单击行号或列号可以选择整行或整列。
10、文档编辑区：窗口中最大的一块区域，主要用于编辑或显示工作表内容的区域。
11、工作表标签：用于显示工作表的名称。工作表可以添加、删除，并且，此名称还可以重命名。单击工作表标签将激活相应的工作表。当工作簿中含有较多的工作表时，单击标签左侧的滚动按钮进行选择。
12、滚动条：滚动条包括垂直滚动条和水平滚动条两种。当内容太多而窗口无法全部显示时，可拖动滚动条或单击箭头按钮来显示窗口中的内容。
13、状态栏：显示操作过程中的状态信息。
14、窗口视图控制区：主要用于在不同编辑视图之间的切换，通过该区可对文档编辑区内容的显示比例进行调整。
在我们不使用Excel 2007程序时，就应该将其关闭。退出Excel 2007程序窗口，通常有以下两种。
1、主菜单退出Excel窗口
步骤1 用户可单击Excel2007窗口界面中的“Office按钮”，在弹出的菜单中单击“退出Excel”按钮即可。操作如图1所示。
图1
步骤2 如果没有对打开的Excel程序或文档做任何编辑或修改，那么单击“关闭”按钮后，将直接退出Excel程序及关闭文档：如果对打开的Excel文档进行过编辑或修改，那么单击“关闭”按钮后，将会弹出询问是否保存更改的对话框。如图2所示。用户可选择“是”，保存文档后冉关闭程序，也可选择“否”，不保存文档直接关闭程序。
图2
在图2所示的对话框中，单击“是”按钮，则可对当前文档直接保存或打开“另存为”对话框进行保存；单击“否”按钮，表示不对当前文档进行保存，直接退出Excel2007程序；单击“取消”按钮，表示返回到Excel2007的编辑界而，不退出程序。
2、单击关闭按钮关闭Excel窗口
用户也可直接单击Excel 2007主界面窗口右上角的“关闭”按钮，快速退出Excel程序窗口。
用Excel软件编辑的文件称为工作簿，一个工作簿是由多张工作表组成的，一个工作表中又含有若干个单元格。在操作Excel 2007之前。需要了解单元格、工作表、工作簿三者之间的关系。
Excel工作簿
在Excel中，工作簿是处理和存储数据的文件。每个工作簿可以包含多张工作表，每张工作表可以存储不同类型的数据。因此可在一个工作簿文件中管理多种类型的相关信息。默认情况下启动Excel 2007时。系统会自动生成一个包含三个上作表的工作簿。在工作簿中可进行的操作主要有以下两个方面。
1、利用工作簿底部的四个标签滚动按钮。可以对同一个工作簿中的不同工作表进行切换。单击中间两个按钮每次只能沿指定方向前进或后退一个工作表，而单击位于左右两端的两个按钮，则可以直接切换到上作簿的第一个或最后一个上作表。
2、利用工作簿底部的上作表标签，进行工作表之间的切换。单击控制按钮右边的工作表标签，进行工作表的选取或切换。例如。单击sheet 3，则直接从sheet1表切换到sheet3，使sheet3成为当前上作表。
小提示：默认情况下启动Excel 2007时，系统会自动生成一个包含三个工作表的工作薄。
Excel工作表
工作表是组成工作簿的基本单位。工作表本身是由若干行、若干列组成的。工作表是Excel中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。工作表总是存储在上作簿中。从外观上看，工作表是由排列在一起的行和列，即单元格构成。列是垂直的，由宁母区别；行是水平的，由数宁区别，在工作表界面上分别移动水平滚动条和垂直滚动条，可以看到行的编号是由上到下从1到1048576，列标从左到右字母编号从A到XFD。因此，一个工作表可以达到1048576行、16384列。
每张上作表都有相对应的工作表标签，如“sheetl”、“sheet2”、“sheet3等，数字依次递增。如图1所示。
图1
在显示的工作表标签中，呈白色亮度显示的工作表标签，表示是当前活动工作表，即是当前正在操作的工作表。用户可单击工作表的标签，来切换当前活动工作表。
图3
用户也可按快捷键“Alt+F4”快速关闭Excel程序窗口。
在窗口右上角的“关闭”按钮是用于关闭Excel程序窗口，而下面的“关闭”按钮是用于关闭Excel文档窗口。
为了让Excel软件更好地为用户工作，可以对Excel程序的相关工作环境特性进行优化设置，如文档的默认保存位置、自动保存工作簿，以及设置新建工作簿的默认工作表张数等，今天我们就先来学习一下Excel2007中自动保存文档的设置。
为了防止因突然断电或死机而造成的文档数据丢失，用户可以存Excel 2007中设置自动保存文档，具体设置方法如下：
步骤1 单击“Office”按钮，在显示的菜单中单击“Excel选项”按钮，打开“Excel选项”对话框。
步骤2 单击选择“保存”选项，单击“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，打上“√”标记，然后单击文本框右侧的微调按钮，调整文本框中的数字，以设置自动保存工作簿的时间。
步骤3 单击“确定”按钮，以关闭对话框，如图1所示。
图1
经过以上设置操作后，Excel 2007每间隔1分钟就会自动保存一次文档内容。这样就可以尽量减少突然断电或死机所带来的数据信息丢失。
新建一个工作簿时，它的默认字体通常就是Excel默认的正文字体（即宋体），如果由于工作的需要，要长期使用某种特定的字体作为工作簿的字体，则可以通过自定义工作簿默认字体来达到目的。设置工作簿默认字体的操作步骤如下。
步骤1 单击“Office”按钮，在显示的菜单中单击“Excel选项”按钮，打开“Excel选项”对话框。
步骤2 单击“常用”选项，然后单击“新建工作簿时”区域中的“使用的字体”列表框，在其下拉列表中单击选择需要的字体，最后单击“确定”按钮，如图1所示。
图1
一般情况下，当启动Excel软件后，就会默认新建一个Excel空白工作簿，此时可直接进行表格的编辑操作。今天我们来学习下新建Excel空白文档和根据Excel模板新建文档的操作步骤。
1、新建空白文档
当建好了一个工作簿文件后，若需要再新建一个空白工作簿文件时，操作步骤如下：
步骤1 单击“Office ”按钮，在显示的菜单中单击选择“新建”命令，打开“新建工作簿”对话框。
步骤2 在“模板”区域中单击选择“空白文档和最近使用的文档”选项，然后单击“空工作簿”图标，最后单击“创建”按钮，如图1所示。
图1
Excel小技巧：用户也可以单击“快速访问工具栏”中的“新建 ”按钮或按“Ctrl+N”组合键快速新建一个空白文档。
2、根据模板新建文档
Excel 2007中有大量的文档模板，我们可以根据模板来新建文档，操作步骤如下。
步骤1 单击“Office ”按钮，在显示的菜单中单击选择“新建”命令，打开“新建工作簿”对话框。
步骤2 在“模板”区域中单击选择“已安装的模板”选项，然后在“已安装的模板”区域中单击选择模板类型，最后单击“创建”按钮，如图2和图3所示。
图2
通过模板新建好的文档，基本内容及格式都基本上编辑好，用户只需在相应的位置输入相关的内容即可。这种创建文档既快捷又实用。
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