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强迫症同事每天花80分钟整理桌面,却是公司效率最高的,窍门在这

很多人提起强迫症,首先想到的是负面评价,比如苛刻、吹毛求疵……

但在工作中,有强迫症的人往往效率很高,且做事认真有条理,很受领导喜欢。

今天就来告诉大家,把强迫症用到工作中,会产生怎么的结果:

01 厉害的强迫症&厉害的整理术

佐藤可士和,日本设计师,UNIQLO优衣库首席艺术总监,强迫症晚期。

他将自己的强迫症写了一本书《佐藤可士和的超整理术》,被职场高效人士们奉为至宝。

他在书中阐述了一种一刀斩断空间,让你的工作和思路恢复清晰爽快的方法。

他的理论是「书桌零乱的人,脑袋瓜也一定混乱。」

所以,他本人的办公桌上绝对不放任何东西,一尘不染,空无一物。

重点是:一尘不染,空无一物。

当需要做什么工作的时候,才去将相应的物料拿出来,摊在办公桌面上处理。

因为办公桌不是仓库,是工作的平台。

此外,每三到四个月,以及到一个项目结案时,佐藤可士和便会对数据、文件和项目成品进行一次整理。

他会将纸质文档数字化,扔掉所有纸质文件,销毁过期的数据。

无论如何都必须保存的文件,会放进统一格式的档案袋中,依照客户、项目类别整理进不同箱子中存档,整整齐齐地摆到仓库中。

佐藤可士和的工作法,可以简化成三步:

❶ 每天从书架取放工作所需素材,在办公桌上处理;

❷ 下班时处理未完,将素材放回书架待办,办公桌保持空无一物;

❸ 项目处理完毕,整理、打包、装箱、入库。

三种素材对应三个场所:

办公桌:保持空无一物,只放正在处理的资料。

书架:方便取放的工作资料。

仓库:已完成的历史存档。

是不是很日本?

不过,看到他的工作环境,再看看自己乱成一锅粥的办公桌,还真是有点小羡慕呢~

正如佐藤所说,唯有如此,工作环境得到彻底整理,职场人的工作路径才能变得清晰,头脑也能真的清醒起来,再也不会因为大量冗余的文档资料而脑袋瓜混乱

02 很厉害,那对我们有什么用?

现实工作里我可没法这么对自己的办公桌。那这超级整理术对我们有什么用?

我们开一下脑洞,比如你有没有思考过,将佐藤可士和的超级整理术运用到电脑文件管理中?

仔细看看,你工作电脑里面的文件,是不是也可以清晰地分成以下三类?

  • 正在处理的文档
  • 方便取放的工作资料
  • 已经完成的历史存档

比如,因工作需要,我要拟定一份合同。

这时候,我得在常用的工作资料中找到需要用到的文档:

然后,我会把接收到的、以及自己找到的工作文件全部放在电脑桌面进行处理:

当合同拟定完毕,我会通过邮件发送合同,等待确认;同时将合同文件移动到工作资料中;待后续确认完成后,将最终版进行存档。

这就是一次典型的电脑办公流程,细细比较,跟写字台上的桌面办公并无二致。

  • 电脑桌面:平时空无一物,只放正在进行的工作。
  • 资料文件夹:方便取放的工作资料。
  • 电脑硬盘:存档已经完成的项目文件。

相关性显而易见:

  • 办公桌面→电脑桌面(空无一物)
  • 书架→工作资料文件夹(方便取放)
  • 仓库→电脑硬盘(存档)

将佐藤可士和的整理术运用到电脑文件整理,给我们启示是:

  • 保持电脑桌面空无一物,能让自己工作时更加专注;
  • 将电脑文件分为三类更科学:正在处理的文件;方便取放的参考文件;存档文件。
  • 存档文件,顾名思义,要按项目类别存档,放进仓库,留作备份,轻易不会调用。

你的电脑文件是按照这样清晰的逻辑来分类的吗?

嗯,还有个问题?

你说每天都要双击【我的电脑】找到【E盘】,再打开【工作资料】很麻烦?

哦,不不不。

在文件夹上点击右键,选择【发送到】-【发送到桌面快捷方式】,这样你就有了快速通道,可方便啦~

03 打开思路,获得更高工作效率

不知你注意到了没有,按照佐藤可士和的文件分类方法,占用硬盘空间最大、最乱七八糟的历史存档,正好对应不经常使用的仓库。

而我们每天打交道,赖以工作的文件仅仅只是工作资料而已。

继续开脑洞,比如把工作资料放在云盘里随时同步?

把硬盘里的历史存档,定期备份在移动硬盘里呢?

现在,我们的日常电脑办公,也可以用上超级整理术的升级版:

  • 书架→工作资料→云盘(方便取放)
  • 仓库→电脑硬盘→移动硬盘(存档)
  • 办公桌面→电脑桌面→任何电脑桌面(空无一物)

仔细想想,不无道理。

云盘,等于书架,随时可能使用到的资料放在云端会更方便存取。

移动硬盘,等于仓库,轻易不会调用的已完成项目放入存档,安全且高速。

电脑桌面,等于办公桌面,它可以是任何电脑的桌面,哪里都可以用。

好像发生了什么不得了的事情。

——我们不再束缚于某一台工作电脑!

只要有网络,有云盘,我们就能够轻松自如地在任何电脑工作,如同在自己的电脑上一样。

你一定想问:「如果任何电脑上缺了必备的软件呢?仅有参考资料岂不是不够?」

不用担心,你只要预先在云盘中保存常用软件的安装文件,问题就迎刃而解!

04 总结:高效工作的秘密

佐藤可士和高效工作的秘密,就在于用工作流思维对文件进行分类和整理。

这种工作流思维,说起来很简单,却能让我们无论在传统的桌面办公,还是电脑办公,乃至云办公时代,对自己的工作,对自己的文件有清醒的认识。珍藏过去,始终关注当下。

云盘是生产力工具,移动硬盘是备份工具,两者功能分隔,毫不相关,不能混为一团。

现在你能重新理解我的这句话了吧。

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