我的困惑：
从事工作：零售业，负责订货，保证库存充足。
小事场景：1. 正按照工作计划处理事情，突然会有同事打扰临时查询产品，或领导突然安排处理工作，需要查询各种系统，甚至写邮件打电话联系相应部门了解情况。待解决后再回来接着之前的工作，已经不能按之前的计划完成了。请问怎样安排这样突如其来的工作？
2. 由于工作性质需要处理很多琐碎的事情，和很多部门的同事打交道，会有很多交给对方的工作需要跟踪进度，了解完成质量。请问如何有效地跟踪各种琐碎但又繁多的事情？
3. 有业务往来的部门同事经常变动，每当换了新人，总要再和对方沟通业务知识，以保证不会耽误自己的工作。请问面对经常变化的合作伙伴，怎样做能提高我们的工作效率？
咨询师马华兴：
有各种各样的同事来打扰，安排工作以及领导，安排处理工作，可以用“关系人重要度管理表”来处理，你又发现也许只是直接上司更重要，其他同事相比他就不重要一点等等。你就会知道说哪件事情最重要，哪件事情其次，哪件事容易，这是第一步。
第二个，当分清楚谁最重要，什么是最重要之后，可能有些人还是会觉得别人打电话了，邮件发过来了，不干不行。其实在职场里面一个很重要的能力，就是学会拒绝的能力。
其实你拒绝是因为你更看重当下所做的事情，对当下所做的事情负更重要的责任，你有责任、有义务要把当下所做应做的事情做好，或者把你认为更重要的是做好，所以才会去拒绝其他的事情。拒绝似乎让人觉得好不给面子呀，但是我想说的是拒绝其实就是对自己现在的职责负责。
请大家注意， 怎么去拒绝别人？首先需要你排顺序来拒绝，如果是紧急的事情，而且你现在正在完成一件事不能中断。无论你的领导跟你说一个事儿，或者你的同事跟你说一个事儿，要做的拒绝就是能不能稍等片刻，我十分钟后再处理这个事，或者我一个小时之后处理；我现在正做某某事，这是你捍卫的原则。刚开始你的领导、你的同事可能会觉得有点不爽，但是这是你的原则。
第二，如果你你自己根本都不想做，或你觉得时间排不开，或这个事儿对你自己的重要度不强，你可以直接说不好意思最近没有时间做，我时间安排了什么事，同时你还得给他一个替补性方案，就是告诉他谁在这方面比较擅长，或者她有时间。不要让自己身上爬满了猴子，这是第二种拒绝的方式。
第三种拒绝的方式，其实不是你没时间，而是你觉得特别难做，需要特别多的资源，说的不好听一点就是可能你的上司或者同事交给了你一个impossible的任务。你不能拒绝他们说我没做好这件的本事，你的领导就会觉得你就很不职业，那该怎么办呢，你得先说OK我觉得这可以做好，如果资源能到位，比如说给我安排下属，或者这个能不能把这个事情的最终的结果咱们延长一点。
以上是关于如何拒绝的三个方法。
第二个问题是处理很多琐碎的事情，和很多部门的同事打交道会有要跟踪进度，该怎么去跟踪？我不知道大家是否用过甘特图，这是一个重要的跟踪记录工具，在做项目管理的时候，也是跟好多同事去跟踪项目，里面有好多的功能，这个时候必须得用这种甘特图或者项目管理的工具栏去跟踪，能够让所有人都知道，谁延期，然后项目做到什么程度。
上面这张图就是一个甘特图示意图，你完全可以拿excel来画，右边有不同的角色，谁跟踪谁，他们具体的项目，上班的时间内把他那天完成，他说哪天完成了。这张图你就不用一一跟踪，你可以在邮件里面把这张图公示，让所有人看到。
因为你的这些琐碎的事情可能都是有一些逻辑关系，比如只有完成了第一件事才能做第二件事，让所有的相关的人都能看到这张图，这样大家都承诺这事。换句话说就是这张图代表了每个人的承诺，而每个人都愿意去兑现自己的承诺，你把这张图大家的程度公开，然后每隔一段时间就发邮件，提醒你现在已经到了什么时间，你的进度到什么状态了。或者你承诺的事今天能不能给。每天都群发这一个邮件，一开始他们或许还不遵守，如果你按照这个习惯去发的时候，他慢慢习惯了，这是他们的承诺，而且要注意邮件文化。
第三个问题是，有业务往来的部门同事经常变动，每当换了新人，总要重新和对方沟通业务知识，以保证不会耽误自己的工作。请问面对经常变化的合作伙伴，怎样做能提高我们的工作效率？这是个叫做“标准化”的问题，重复性劳动如何提升劳动效率？最好的办法就是你有没有办法能做一个标准化的文档，包括了工作流程、业务逻辑等，你的目的就是把这个标准化文档发给对方去学习， 发给他学习同时发给他的上司，这意味着要求他承诺什么时候能学习完。如果后面还有任何问题，如果这个问题就在那个标准化文档里，你是不是就占据高地，你都可以不用去回复，他就会自动自发的去学。
这些是职场中的一些小技巧。而且有些这种技巧你必须得用，你不用就会让你觉得身上爬满猴子。第一个技巧就是拒绝，第二个就是你要设置一个进度表，这个进度表要用邮件的方式抄送给所有人，让所有的人都能看到，包括他们的上司，这样跟踪起来就好跟。而且这事你不用跟踪，他们会自动的进行同步。第三个就是有些重复性的工作，能不能做出一个标准化的文档来，以后每次来新人直接发一份让他直接去学就好。
内容来源于橙子学院·达人开腔栏目
达人：资深生涯咨询师 马华兴
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