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Office协同应用:Word调用Excel图表功能

2011-09-05

学会使用Office各个组件间的协同作业不仅仅可以大大提高您的工作效率,还会让您有一种酣畅淋漓的快感。本系列文章将从一个个实例出发,为大家演示如何将Office家族的成员都发动起来,满足不同的办公要求。

Word与Excel的亲密接触——Word中调用Excel强大的图表功能(上)

  Word有自己的表格,但是如果涉及一些较为复杂的数据关系,最好还是掌握在Word2007中调用Excel的方法。各取所长,协同作业,使您的工作效率大大提高。

  Word2007“插入”选项卡的“表格”中提供了最一般的插入Excel电子表格的途径,这样插入的表格就可以执行Excel中才有的功能,如公式、筛选等。当然,作为Office2007的特色,插入的表格可以采用样式库中的格式进行美化处理。在文档的普通展示状态下,电子表格周围是一圈淡蓝色的细线,双击就可以直接进行编辑。这是最一般,也是最方便的方法。

  其实,我们平时在Word中遇到的大部分数据处理和表格、图表绘制工作并没有Excel中那么复杂,比如展示价格随时间的走势,比较几个月工资的涨幅等等。按照打开Excel再输入数据,制作表格再复制至Word中的步骤就有些繁琐。

  别忘记了强大的图表功能是Word2007最出彩的内容,而且它与Excel结合的是那样融洽。我们以一个十分简单却又不失代表性的例子来抛砖引玉,希望广大读者可以得到启示。

  对于表现数量变化的实例,采用Word中直接调用图表来展示组合适不过了。如果数据量不是很大,不必打开Excel,直接在Word中选择“插入”-“图表”,取“面积图”作为例子演示,请注意这时屏幕上发生的变化。

  一幅内置的实例立刻出现在了面前,同时,Excel也被打开,在右侧显示该图表对应的原始数据。这样操作模式的方便就在于此,可以直接在原始数据上修改数据标签、数值和项目数量,请注意观察Word中图标的变化。

  在Word中出现的图表满足Excel中图表的一切可编辑条件,也就是说其标题、标签等的内容、位置都可以调整。在选中图表时,相应的上下文选项卡就会出现,主要有数据序列的切换、源数据的选择和图表样式的设计等。图表中小到每一个细节都可以进行调整。当源数据变化时,反应在图表上的变化是实时的,这就是Word2007最为精彩的地方。

 

        学会使用Office各个组件间的协同作业不仅仅可以大大提高您的工作效率,还会让您有一种酣畅淋漓的快感。本系列文章将从一个个实例出发,为大家演示如何将Office家族的成员都发动起来,满足不同的办 公要求。

 

Word与Excel的亲密接触——Word中调用Excel强大的图表功能(下)

  Word内置的多种实例将它与Excel紧密地联系在了一起,很多模板可以帮助您完成不同种类数据的编辑、展示任务而不必要为此专门建立Excel文件。那么对于一些特殊需求,比如一些数据量较大的内容,或者要求Word文档中的报表与经常处在变化中的Excel文档保持一致,又该怎样做呢?

  Word内置了与插入其中的对象内容保持同步更新的功能。请您注意,这有别于插入一幅图片或者从Excel中复制单元格至Word中。对于后者,在Office中称之为“嵌入对象”,它会成为Word文档的一部分;不会随着源文件改变而改变。我们这次讲的是与源文件保持同步,此称之为“链接对象”。

  首先将一个Excel文件反应制Word中,操作有了变化。选择“插入”-“对象”,切换至“有文件创建”,找到文档地址。请注意,一定要勾选“链接到文件”,这样就在两个文档之间建立了链接。

  来看效果,右侧是Excel的源文件,左侧是Word中的样式,由一圈淡蓝色的框线包围,说明它是可编辑的。同时Excel中对表格所做的一切变化都可以实时反应至Word中,包括内容与格式。

  作为内容与源文件直接关联的表格对象,有如下特征:

  ·当源文件与Word都在打开情况下,Word文档会与Excel源文件的即时更新实时显示变化;

  ·对Word文档中该表格的修改,与修改源文件等价。即双击表格进行修改时,实际上就是打开源文件修改。

  ·当在源文件修改后打开Word文档时,可以手动设置更新连接,以使Word文档内容与源文件保持同步。

  当然,可以设置关于链接的内容,这其中包括更新方式、切断或者改变与源文件的链接等等。方法是右键表格,选择相应内容。

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来自:kairry  > 办公
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