教你快速填满表格中所有空格

我是单位人事科的办事员，常常需要制作员工的工作记录和考情表格，其中奖惩记录等单元格有不少人都没有内容可填写，但是领导要求在所有空格中都填上“无”字，单位有几百个员工，难道需要逐一填写，那得花多少时间啊！如何才能快速填写Word表格中的所有空格呢？

 

一般情况下，都是先在任一空单元格中输入“无”字，再进行复制，然后按住Ctrl键逐一单击选中所有空格，再按Ctrl+V键进行粘贴即可。若表格有好多页、有大量不相邻的空格需要填写，则可用查找和多级编号进行快速填写。具体操作如下：

用Word2010打开要处理的表格，选中要填写空格的表格区域。单击“开始”选项卡的“多级编号”，从下拉列表中选择“定义新的多级列表”。在“定义新多级列表”窗口中，把“输入编号的格式”中的序号全部删除改输入“无”字。单击“更多”按钮显示更多设置选项，在窗口右侧的“编号之后”下拉列表中选择“不特别标注”（图1）。确定后即可看到所有选中单元格内容前都多出了“无”字，而所有空单元格中也会同时显示无。

 
图1

趁整个表格还处于选中状态，在“开始”选项卡的“编辑”区中单击“查找”后的下拉箭头选择“高级查找”。在“查找和替换”窗口中输入查找内容为“^?”以查找任意字符，单击“在以下项中查找”按钮，选择“当前所选内容”，即可选中表格中所有原本非空的单元格内容（图2）。现在我们只要单击“开始”选项卡的“项目符号”，即可消除所有选中单元格前的无字，而原本的空单元格中则仍然显示无。这样就实现了在所有空格中填写无的效果。

 

 图2

小提示
这一招还可以同时选中文档中的多个表格一起填写空格，结构布局完全不同的表格也没有问题。