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你和优秀的人之间,也许只差这一种观念
  前些日子,为了某个项目的筹备,约了几位很优秀的朋友,找他们聊天,请教。
这些朋友里面,有 500 强高管,有公众号大V,有创业小成的 CEO,也有资深的媒体人。
我注意到,他们都有一个共性:当我问他们「大概什么时候有空,想找你请教点问题」时,他们都会给出一个非常精准的回答:
「下周二晚上9点吧,咱们可以聊1个半小时。」
有一次聊完之后,我忍不住问对方:你每次都会把时间卡得这么准吗?
他给我看了他的 Google 日历日程表。
日程表上面,不但密密麻麻排满了工作安排,连私人的事务都排在了上面,包括读书、看电影、思考、写日记……井然有序。
其实,刚毕业时,在很长一段时间里,我是十分排斥这种生活模式的。
我是创意出身,因此,十分不适应如此规律的生活作息。对我来说,这未免太机械了。
我相信你也有同样的感受:很多工作并不是能 100% 按自己的想法安排的。常见的情况是:给这一周排好了时间,执行时却发现工作状态不如人意,于是时间被延长,连带后面所有的安排也被延后了。一而再再而三,慢慢的就放弃了。
但工作一段时间之后,随着职位提升,事情慢慢增多,逐渐发现,这其实才是最高效的做法。
为什么呢?
因为,一个人每天的精力和工作状态,并不是恒定的,而是呈曲线波动的。
而且,在每一天的作息时间相似的情况下,每一天的精力曲线,大体上也是相似的。
对于大多数人来说,这条曲线可能是这样的:
起床之后,随着时间推移,大脑变得活跃,精力达到高峰;然后慢慢下落,午饭时有一个小的平缓阶段。吃饱饭、睡完觉,重新满血复活。到了下午4点左右,逐渐变得疲劳,在低点徘徊。回到家里吃完晚饭,重新恢复活力。晚上,夜深人静,毫无干扰,则是专注和集中力的最高点。
当然,这只是一种可能的情况。对每个人来说,自己的精力曲线,可能都完全不同。
这里面,最关键的是什么呢?是在合适的时候,安排给自己合适的工作。
简而言之:精力旺盛的时候,去做高优先级、高复杂度的工作;精力低谷的时候,去做一些简单、琐碎的事务,来快速回复状态;位于两者之间的波动期,则可以通过切换专注任务、散步、喝水、活动身体,来让大脑重新变得活跃,提高唤醒水平。
何时是自己精力最旺盛的时候?何时是最低谷的时候?这就需要你自己,针对自己每一天的工作状态,有意识地去记录、观察和思考。
举个例子,我的精力最旺盛时,是下午 2 - 4 点,以及晚上 10 点以后。那么,很多时间管理文章提到的「早晨起来之后,先做最重要的事情」,对我来说就是不适用的 —— 因为那个时间段并不是最合适的时候。对我来说,最合适的时间,是午饭后到下午茶之间的这段时间。
同样,晚上 10 到 12 点,是我的注意力最集中、大脑最活跃的时候。所以,阅读、学习、思考和写作,我通常会安排在这个时间段,效果会出奇地好。
所以,用日历(时程表)安排自己每天的事务,作用是什么?是在清晰了解「自己的精力曲线」之后,将每天的工作和事务安排,放在最适宜的时间段上。
并且,雷打不动。
这样才能减少自己的虚耗,最大限度提高效率。
除此之外,用日程表规划时间,还有另外一个好处。那就是:不会让「别人的打扰」,影响自己的安排。
举个非常简单的例子:前面我拜访的那位朋友,会把每天所有需要做的事情,严格安排好时间段。空出来的部分,就是可以「弹性安排」的部分,也就是接受各种临时事务、跟别人沟通、洽谈的时间段。
那么,他只需要把跟我会面的时间,安排在这些时间段里面,就能保证不影响其他工作安排。
很多读者向我求助:L先生,我平时会做好时间规划,但常常会碰到别人临时的打扰,导致时间表完全没用。应该怎么处理这种情况呢?
这种情况的原因,就是没有建立对时间的掌控。
实际上,真正无法拖延、必须马上去做的临时事务,是极少的。大多数时候,同事找你,客户找你,老板找你,都不是非得「立刻处理」的,你完全可以跟对方说:对不起,我现在很忙,下午2点半再找您可以吗?
这里最关键的是什么呢?你要留出「专门用来处理琐事」的时间段,并将这些事情,安排到这些时间段里解决。
你要给对方一个确切的时间,如果对方觉得时间不方便,他会提出自己的意见。只要双方都有一个基本的日程表,是一定能找到一个共同的时间段,双方都有空的。
最影响效率的,就是两种情况:一是告诉对方「现在忙,稍后找你」,却不说明具体时间点。当你找对方的时候,又轮到对方忙……循环往复。一件简简单单的事情,也许就拖了好几天。
另一种情况,是对于别人的请求立刻响应,停下手头的事情去应对。这样会导致什么后果呢?你会发现,每天的计划执行情况都惨不忍睹。因为你一直在「为别人生活」。
所以,大凡优秀的人才,都会具备一种观念:
我的时间是我自己的,不可以让内部(精力状态、拖延)或外部(别人的事务、临时呼叫)干扰影响它。
最重要的,是建立自己对时间的掌控,真正成为自己时间的主人。
下面提几个方法,帮助你提高时间掌控力。
1. 了解自己的精力曲线
这一步,需要对自己每天的工作状态,做一个简单的记录。建议分解到一天里面不同时间段,记录下当时的状态,再定期(每天、每周)汇总,最后画出自己的精力曲线。
只有充分了解自己的状态,知道自己什么时候最适合做什么事情,你所做的一切行动,才是最高效的。
2. 建立自己的规划表
如果你喜欢视觉化、一目了然,用日历做出来是个不错的选择。我推荐 Google 日历,使用方便,可以跟多种服务连接,不过需要梯子。
如果你像我一样,不喜欢过于死板的安排,也可以用滴答清单排好每天的 Todo List,在任务上标上时间,按照规划的时间段去执行。
3. 每天至少划出三个时间段
我会建议你,把每天的时间,至少划出三个部分。分别是工作时间、黄金时间和弹性时间。
工作时间用来处理工作上的事务,无需赘言;黄金时间是什么呢?用来安排对自己有「长期收益」的事情,比如学英语,阅读,写作,学技能,考证,等等。
人都是有惰性的。只有把这些需要长期坚持的事情,写在日程表里面,让自己时时刻刻看到,才不会忘记。
除去这两部分,剩余的时间,就是弹性时间,亦即用来处理一切「临时事务」的时间。包括沟通、回应,以及「AFD时间管理法」中的D,都可以安排在这个时间段里完成。
4. 无论大事小事,都要做好规划
很多人做日程规划的误区,就是只记录重要的、耗时较长的事情,但对于一些琐事、小事,则懒得去记。
这是错误的。
「弹性时间」的来源,就是一天的有效时间,减去「工作时间」和「黄金时间」。如果你偷工减料,得出来的「弹性时间」就不会准。
你会发现,明明答应了别人,到了约定时间,却发现还有一大堆事情没做,只得一次又一次地把时间往后推。
这就非常影响效率。
所以,无论大事小事,只要确定了时间,就安排在日程表上,做好规划。
这样,当你打开这张日程表时,才能一目了然:我每天闲暇的时间是多少,这些时间可以做些什么,我该把这件事情安排在哪一天的几点钟,诸如此类。
5. 日程规划,雷打不动
时间管理领域中,有一个基本的共识:被记入日历的事情,应该是雷打不动的。
也就是说,你在日历中记上去的事情,除非外力影响,否则都要严格去遵循,这样才能确保自己的掌控。
所以,在你做日程规划之前,务必进行思考:
1)这些事情是我一定要做的吗?
2)有没有哪件事情,可以不做/延后做/让别人做/?
3)这些事情里面,哪些先做,哪些后做,哪些必须在某个时间做?
针对一定要做、优先做的事情,安排好时间,做到规划表里面去,然后,雷打不动地去执行。
同样,对于自己的长期计划,比如读书、学习,也务必写进去。不给自己任何分心和走神的机会,一看到日程表,就按照直觉反应去做。
先做5分钟再说。
最后,总结一下:
优秀的人,大抵都坚持一种观念:我的时间是我自己的,只有我能掌控和安排自己的时间,此外任何因素都不可以去影响它。
抱持这种观念,不但可以让自己「在正确的时间做正确的事」,也可以避免「让别人决定你的时间」,真正成为生活的主人。
具体的落地,则可以通过以上五步来完成。
愿你的产出更加高效。
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