用好“清单思维”， “汇报沟通”就搞定了

@精英打工人们

• 一位重要的成员忘记了拉进会议群，忘记给这位成员发会邀。
• 新上任的老板对数字特别敏感，他现场质疑了一个数据，要求朋友现场测算数据。结果这位朋友准备的Excel表都是死表，他现场重新写公式和调试，在众目睽睽之下，出了好几次错，场面极其尴尬。
• 汇报结束后，老板提问了一个问题，因为朋友没有提前准备这个问题，导致回答得不是很好。

我听了之后，深深体会到打工人的不易。一个项目，立项成功了，项目做完了，分析报告写完了，就差最后临门一脚了，却因为没有汇报好，功败垂成。就算前期的工作做得再出色，恐怕也难以挽回颓势。

同时，这件事也给我一个启示，当我们做一件事情的次数超过3次时，一定要想办法把这件事给流程化或标准化。这跟生产制造流程化一个道理，标准流程化能提高效率，提升品质，降低失误和成本。

汇报、沟通、开会之类的工作，大部分人觉得是很艺术化的事情，认为很难总结出套路和标准来。

在我看来，这些事情涉及到的人员、事项、环节非常繁多，恰恰是需要标准化的。而“清单思维”就是一副良药，用一张流程图和六张清单，就可以将琐碎事项“化零为整”，思路清晰、井然有序地搞定每一次汇报和沟通。

一

汇报流程图和六张清单

从整体看，汇报沟通分为三个大流程六个小环节。

1. 汇报前：要确认参会人员、确定会议时长、准备汇报材料，此时最重要的事情就是做到万事俱备。

2. 正式汇报：包含现场汇报和提问答疑两个环节，此时最重要的就是做到胸中有丘壑，灵活应答疑。

3. 汇报后：老板会安排相关的后续工作，此时，最重要的就是及时跟进To do，确保后续事情能够执行。

每个环节，要准备和关注的事项非常多，用六张清单就可以避免遗漏掉重要事项，避免忽略掉关键要素，避免出错和疏忽，降低失误率，提升汇报成功率。

二

汇报前，3张清单做好准备

居安思危，方可安享未来。早有准备，方能应对不时之需。做任何事都要有万全的准备，汇报更是如此。汇报前，我们需要准备三个清单。

1. 准备参会人员信息清单

这个清单主要用来熟悉会议是什么档次的会议，主要参与人是谁，他们在公司担任什么职务，负责什么业务，关注点是什么，有什么样的业务风格。在大的互联网公司，通过lark、kim等沟通软件，就可以查询到参会人的相关信息。但是参会人的风格和关注点等信息并不容易获得，这需要我们在平常的会议和接触中，做有心人，多观察，多记录，多积累。

该清单主要有两个作用：一是用于准备汇报的内容和次序、每个内容的汇报时长，以及汇报时使用的话术。二是用于准备汇报中可能被提问到的问题。

2. 会议资料清单

这个清单主要用来帮助你进行汇报、演讲和沟通，分为主讲资料和辅助资料。

• 主讲资料是你用来展示和汇报的东西，可能是PPT、文档、Excel、Word，在字节、快手等互联网公司通常都使用在线文档汇报，方便共享、编辑和评论。

• 辅助资料包括数据底表、数据模型、以及各种Fact book等，主要用于应对汇报当中的提问、质疑和问题的深入讨论。在大的互联网公司，我们常以链接的形式将辅助资料附在主讲资料的相关部分。

3. Q&A问题准备清单

该清单主要是预估参会人员会提问哪些问题，以及提前思考该如何回答这些问题。

三

现场汇报时，两张清单提升自信

3. 汇报内容和汇报次序清单

我们在汇报一个项目和任务的时候，汇报的内容通常包含项目背景、项目目的、项目核心分析结论、分析方法、具体分析过程、项目建议和解决方案这几个模块。但是在和不同的人汇报时，每个模块的汇报次序也是不一样的。

（1）如果汇报对象是管理决策层

首先，汇报分析的背景，这时一定要简短介绍，1到2分钟即可。

接着，要汇报分析的目的，一句话说明分析的目的是什么。

然后，汇报核心分析结论。

汇报完核心结论之后，很可能有两种结果。第一种是结论在老板们的预期之内，这种结论就很乐观了。接下来我们就不用汇报方法和具体过程了，直接汇报建议和解决方案就可以了。

第二种是结论不在老板的预期之内。这时候就要详细解释得出这样结论的原因、具体分析过程和分析方法了。

最后，汇报建议和解决方案。

（2）如果汇报对象是直接上司

直接上司与管理决策层不太一样，他更关心工作的进度。所以在汇报的时候，按如下顺序：

首先，汇报工作进度。

接着，汇报核心分析结论。分析背景和目标直属上司基本都知道，不需要过多的说明。

之后，汇报分析方法和具体分析过程。

最后，汇报解决方案和建议。

（3）如果汇报对象是业务线的平级人员

业务线的平级人员，这个位置决定了他非常关注分析方法和过程。因为他还需要向上一级负责人去汇报，去说服上一级的老板。所以，他们必须先验证我们的方法是否科学，分析过程是否严谨，论据是否可靠，数据是否真实，这样才能保证结论的正确，他才有信心获取上级的信任。所以，在和业务线平级汇报的时候，一定要详细说明分析方法和具体分析过程。

首先，直接汇报核心分析结论。分析背景和目的在立项的时候已经明确，这里不需要再去过多阐述。

之后，汇报分析方法。

接着，汇报具体分析过程。

最后，汇报建议和解决方案。

5. 现场汇报注意事项清单

除了汇报次序之外，现场汇报时，我们还要掌握好每个模块的汇报时间，将70%的时间花在讲结论、原因和建议上，背景、方法、目的以及研究过程，都要尽量少花时间去讲。

话术也是影响汇报成败的一个重要原因，要避免使用专业术语，学会使用打比方，在使用数字时紧跟数字揭示的业务含义。

汇报后的提问和答疑环节非常考验一个人的反应能力。提前准备问题可以提升反应速度；同时，我们也不能一味被动，要适时学会反问；非自己职责范围内的，要学会停顿，等待别人回答；最后实在无法回答的，要承认不足，标记为to do，后续单独汇报。

四

汇报后，一张清单跟进Todo

汇报之后，老板会对你的汇报做一些点评，会对汇报中涉及的内容进行后续的安排。这时候我们一定要落实好这些To do事项。

6. 会议To do清单

而要落实好，一定要有一个清单或List。清单中应该包含什么？主要包括Todo的事项、事项的负责人、每个人负责的具体内容、交付结果、以及交付周期。

有了清单之后，我们需要把这个清单发送给所有参会人员，并在群里@相关负责人告知其后续需要跟进的事项。

这样，相关人员就知道如何去跟进和处理之后的事情，整个项目就能够顺畅地执行下去，形成闭环了。之后如果出现相关问题，也能够找到相关的责任人。