By Jeffrey -资深IT经理人，IT运营和安全顾问，AI专家，历任多家知名跨国企业包括麦肯锡大中华区、通用电气公司、壳牌石油、英美烟草等公司IT经理/总经理
有的时候会感觉孜孜以求、使尽办法的成本节约就在眼前，却遥不可及。你有没有这种感觉？你可能已经在实施一项成本优化计划，你知道有节省成本的机会，但你的团队却很难发现这些机会，也很难获得支持以做出必要的改变。由于缺乏系统的方法，过于依赖直觉行事，往往是事倍功半甚至事与愿违。
你是否知道优化IT成本的四种方法？
一些降本增效途径可以快速见效，因为它们立竿见影，易于操作。其他途径则需要付出更大的努力才能找到并采取行动。
切记！任何革新和改变都是有风险的，一定要和上下左右的利益相关方事先充分地沟通并取得理解和支持，否则会适得其反，甚至南辕北辙。
我们将四种方法由易到难列在这里。
详查细枝末节，封堵漏洞、
厉行节约，杜绝浪费、
合理安排，避免重复、
商业化以抑制需求。
在通过这四个降本增效途径取得成果的过程中，时刻保持对IT价值链的每一层的重视是非常重要：
成本：所购买的技术资产或服务类型；
IT资源：IT支出所支持的技术功能；
应用程序和服务：IT交付并由业务部门消费的产品或服务。
强调一下，任何降本增效的计划和措施都离不开与每个层面所涉及的特定利益相关方进行有针对性地协调，以避免其他人不了解甚至不支持你的想法和计划，从而使你的努力付之东流。
降本增效方法之一：与财务一道，详查细枝末节，封堵漏洞。
你可以从识别和解决IT财务管理原则中的低效和不准确问题开始。这包括对财务实践和程序进行详细分析，以确定可以改进的领域，从而优化IT支出和资源分配。
这包括：
- 对很少利用或根本不再使用的资产加快折旧和摊销（Depreciation and Amortization - D&A）
- 已达生命周期的资产尽快报废
- 分析差异，以确定IT配置过多或不足的资产
加快未充分利用的资产的折旧进度可以使资产折旧更贴近实际使用情况，从而减轻维持未充分利用资源的财务负担。
常见的IT财务漏洞：
- 损益表不一致
- 错误地将支出记为资产而非费用
- 账户分类不当
- 预算预留过多，占用了本可用于其他项目的资金
造成这些财务漏洞的原因有多种，如资产价值偏离标准折旧值、资产与错误的折旧周期不一致、资本化账户使用不一致，以及成本中心所有者在未与IT财务部门进行适当沟通或未全面了解财务原则的情况下开展优化工作。
你可以和财务坐下来，讨论以下这些问题：
成本：
- 是否有需要注销的资产？
- 多余的预留是否阻碍了其他项目或创新？
- 差异是真实存在的，还是分类不当造成的？
- 是否对可自由支配的开支心中有数？
应用程序和服务：
- 你知道这项应用或服务的残值吗？是否计入正确的基础设施项目？
- 已经停用的应用程序是否仍在摊销中？我们是否仍在支付已退役资产的租赁或维护费用？不需要的设备是否注销？
IT预算：
- 每月预算支出不足的原因？
- 月度预算超支是否表明财务控制不力或由于不可预见的因素？
02 厉行节约，杜绝浪费。只花费你必需的。
无论怎么强调杜绝IT开支浪费的重要性都不为过。什么是浪费？无论是在基础设施、资源还是服务方面，拥有的资产和提供的服务超出实际需求！通过消除浪费，企业可以优化其IT支出和资源利用，从而节约成本并提高效率。
常见的浪费例子包括：
服务器资源：为从未实现的预期负载配置的大功率服务器
虚拟机：废弃的虚拟机，在使用过后从未被删除
存储：在中低档存储就足够的情况下使用高档存储
软件许可证：成本高昂的应用程序许可证在员工角色发生改变后从未重新配置
数据中心容量：尽管计划迁移到云，但仍续签数据中心容量的长期合同
随着时间的推移，企业可能会积累一些不再需要或利用率不高的虚拟机，导致资源浪费。通过识别和淘汰这些不必要的虚拟机，企业可以释放宝贵的资源，降低运营成本。
常见消除浪费的方法包括：
- 淘汰过度配置的虚拟机（VM）、传统基础设施、多余的存储和软件许可
- 根据业务需求合理选择基础架构
- 重新评估过度的灾难和恢复计划
- 重新分配未使用或配置不准确的SaaS许可证
另一项是重新评估灾难恢复计划。灾难恢复计划通常涉及冗余基础设施和资源，以确保灾难发生时的业务连续性。然而，这些计划可能会过时或过于保守，从而导致不必要的成本。通过根据当前需求和技术重新评估和优化灾难恢复计划，企业可以消除浪费并简化IT运营。
通过根据实际需求确定和调整基础设施，企业可以避免这种浪费，并更有效地分配资源。
你可以和团队经理坐下来，讨论有助于消除浪费的问题：
成本
- 每个岗位的人工成本是否必要且合理？
- 可变成本（如福利、加班费）是否在增加？
- 供应商的成本是否定期回顾和审查？
IT资源
- 是否审查/报告IT资源消耗情况？
- 开发环境是否比生产环境便宜？
- 基础设施老化是否导致支持成本上升？
- 资产利用率是否在提高？
- 用户终端数量是否减少/降低了成本？
应用程序和服务
- 服务目录是否包括未使用的服务？
- 是否向应用程序使用者和所有者提供了使用情况简报？
- 低级需求是否占用了高级服务？
- 办公模式是否带来服务需求的变化？
- IT单位服务成本是否随着时间的推移而下降？
- 应用程序是否退化，导致支持成本上升？
03 合理安排，避免重复。去除多余的业务能力。
对多个企业应用进行合理化调整，淘汰旧的基础设施，以减少冗余。重复是指，在没有正当原因的情况下，有两个或更多的东西在执行相同或类似的功能。造成重复的常见原因包括通过合并和收购继承的系统、分散的 IT 采购以及在购买新工具和平台时保留现有工具和平台。许多应用程序都具有单一的业务功能。这种重复会导致效率低下、成本增加以及IT运营管理的复杂性。
常见的浪费例子包括:
应用程序：总部，部门或地区都拥有自己特定的ERP 系统
生产力与协作系统：各部门使用各自的聊天平台
IT操作和监控工具：覆盖各代技术的重叠工具
供应商合同或费率：昂贵的应用程序许可证在员工更换角色后从未重新部署过
随着时间的推移，企业可能会积累多个应用程序，在不同部门或业务单位执行类似的功能。这可能导致功能冗余、维护成本和许可费用。
消除浪费的方法包括：
- 通过向业务部门展示重复功能的总拥有成本，使多个应用程序合理化
- 淘汰遗留基础设施
- 就相同的服务或解决方案与单一供应商合并多个合同
通过对这些应用程序进行合理化调整，并在可能的情况下对单一解决方案进行标准化，企业可以减少重复，精简应用程序组合，并实现成本节约。
另一项是淘汰遗留基础设施。不再符合当前业务需求或技术标准的遗留系统和基础设施可能成为重复和低效的根源。通过逐步淘汰这些遗留系统并尽可能整合基础设施，企业可以降低复杂性、维护成本以及与过时技术相关的安全漏洞风险。
问一问自己，有哪些可能出现重复的地方：
IT 资源
- 工具集和流程是否已经整合？
- 能否整合服务、构建、产品和映像？
- 能否虚拟化现有的基础设施平台？
- 能否外包商品要素？
- 供应商/服务商谈判是否已经标准化？
应用程序和服务
- 是否有标准的应用平台？
- 我们能否整合这些标准平台？
- 技术债务水平是否在增加？
- 哪些应用程序/服务的维护成本最高？
- 成本是否与业务量保持一致？
- 是否已确定战略供应商？
- 是否可以减少供应商数量甚至采取单一供应商？
04 商业化以抑制需求。
IT资源不是无限的，应根据实际需要进行分配。
滥用IT资源，无限扩大需求的常见例子有：
- 应用程序团队仍将旧的内部架构应用于新的云托管应用程序
- 在没有意识到成本影响的情况下，配置超过必要的基础设施
- 不再需要时未关闭或删除虚拟机
- 一个部门的所有员工都会收到高功率笔记本电脑和专业软件，而不管他们的角色是什么
- 在存在可行的商业替代方案的情况下，仍然保留传统的定制应用程序
CIO可以考虑引进市场运作方式减低IT需求和浪费。例如将需求定义为企业对IT服务的消费，每个部门/每个用户都需要为其使用/占有的IT资源和服务支付成本。这可以鼓励用户更加注意资源的使用，避免过度配置，同时确保根据实际需要而不是过剩容量分配资源，从而节约成本。通过应用供需原则，CIO可以限制过度消费和提高成本透明度的措施，企业可以优化其 IT 支出，提高资源利用率，并使 IT 资源与业务目标保持一致。
凸显实际需求的方法：
- 通过自助服务限制可用虚拟机的大小
- 通过IT账单实现云采用和云成本管理
- 将成本与消费挂钩，通过历史数据反映实际需求
- 根据消耗情况将IT预算转给业务部门，通过收费来满足需求
想一想并同各部门或IT服务的对象讨论以下问题可以帮助你确定实际需求：
应用程序和服务
- 部门的独特应用程序的成本比例是否在增加？
- 服务在市场上是否有物美价廉的可替代产品？
- IT服务的价格是否按常规制定？
- 我们提供的服务是否与市场上的同类服务重复？
- 我们的独特/增值服务是否已经必需？
IT 资源
- 常见采购是否已标准化？
- 是否将IT资源成本分摊给应用程序、服务和使用它们的部门？
业务单位
- 业务部门是否愿意为其IT需求买单？
- 是否对业务量进行了跟踪和报告？
这四个途径并不是万能灵药，改善也不是一劳永逸，你需要持续做出敏捷、可信、数据驱动的优化决策。记住，利益相关方协调是必不可少的内容！
我是Jeffrey - 资深IT经理人，IT运营和安全顾问，AI专家，历任多家知名跨国企业包括麦肯锡大中华区、通用电气公司、壳牌石油、英美烟草等公司IT经理/总经理。
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