超高效方格纸时间管理很棒的一点就在于对时间的掌控，如果我们有一大段时间可以自己运用，利用方格纸时间管理就可以很有效率的处理大大小小的事情。今天我们要讨论的原则是限制时区，让我们在做事时，事前就能够预估这些事情何时可以完成。这样的好处是让我们专注在这个时段内，专注做完这些事情，不会分心，切换工作也会带来心情上变化，比较不会厌烦。
方格纸时间管理几个基本原则，分别是明天原则、五分钟原则、封闭清单、无敌模式，这几个原则会在接下来的文章中介绍。
（1）目前时间的设定
基本上时区位于我们方格纸时间管理的表格中间（见上图红色方格内），最上面是目前的时间，中间一些5的数字是估计每件事情要处理的时间，最后7：40＋5表示预计完成时间，也就是说这些事情预计7：45可以做完。接下来是step by step的操作。
在写时间的时候，第一个我先写下目前的时间（上图是7：20），并开始设定倒数计时器5分钟。
第一个事永远是“规划”5分钟，利用这五分钟，我会把要做的时间写在左边（上图是晨间日记、伏地挺身、检查email），有多的时间就可以检查一下自己的收件匣，整理一下桌面等。“规划”这个设计，让我们随时有时间整理待做的小工作，非常好用。
（2）每件事情时间的设定
这时候就会用上我称之为五分钟原则的方法，事实上，我的待办事项都是由五分钟为单位组成的。例如规划五分钟、晨间日记两个五分钟、伏地挺身五分钟、检查email五分钟。
我的倒数计时器也只有五分钟一种时间，每五分钟就会跳出来提醒我一次（我是利用电脑的倒数计时器）。这有什么好处呢？
首先，若是只有五分钟，我就没有藉口不去执行行动
其次，每五分钟提醒，会让自己分心顶多五分钟，接着会一直做事下去
第三，较长的事务（晨间日记两个五分钟），让我们学会监控每一件事情的耗时，逐渐抓出自己行动的效率及tempo
第四，累积几次五分钟，就很容易进入无敌模式（God Mode），这时候做事情会很顺，会持续一直做下去。
养成每一件事情只要五分钟或几个五分钟组成，加上持续不断的行动，就便成每一个行动耗时少，但是做事不易分心的状况。五分钟原则加上无敌模式，有神奇的效果，一定要试试看喔。
（3）结束时间的设定
至于下方 07：40＋5，就是封闭时区预计结束的时间。
由于本来预期晨间日记只要写5分钟，后来发现要再5分钟才写的完，所以晨间日记变成“5 5”，整体结束时间也要加5。这样子我们可以预估这些事情完成的时间。
有了明确的结束时间，就是一段封闭时区，可以让自己产生一种要努力在7：45前完成事情的急迫感，造成期限效应，专注于处理的事务。
（4）意外状况的处理
遇到一些意外状况要我们马上处理，这时候应该怎么办呢？
超乎预期的状况则可以运用另一个原则–明天原则。意思就是说，大部分的事情并没有紧急且重要到需要马上处理，将之集中放到明天或下几段时区处理即可。
大多数人都高估了突发事项的重要性，固然有些事情是十万火急（例如失火了），但是大部分的事情并不要“马上做”。把这些事情放在收件匣，如果今天要处理，接下来的时区来处理即可，若是可以明天做，明天统一处理会比较有效率。放在收件匣的事情，可以利用每一个时区的“规划”事项（第一个项目）来清空，这些事情都会受到应有的对待，不用担心自己会忘记了。
结语
10月2日，我参加台北优仕的mac聚会，看到宗良使用RHODIA的笔记本，里面是方格纸内页，觉得很方便。灵机一动，结合以前的执行清单概念，才衍生出方格纸时间管理——利用方格纸来做执行清单的点子，这告诉我们习以为常的方法不一定是最好的方法，有机会要多多尝试，才能精益求精。
封闭时区的概念虽然看起来有些陌生，但是这是经过长期和许多人互动，生活中实验证明有效的好方法，不要忘记好好尝试喔。
