利用Word邮件合并功能实现与Excel数据联动

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听着歌学习Excel提高职场技能

圣诞节快乐

用1%的Excel基础，搞定99%的日常工作。Excel是门手艺，玩转需要勇气。

     

       平安踏上冬天的快车道，让快乐与你轻轻拥抱，让困难见你乖乖让道，让烦恼见你悄悄溜走，让吉祥对你格外关照，让幸福对你永远微笑，圣诞快乐！

 因为学校检测学业水平时通常会安排考试座位，如何使用已有的Excel表格中的数据来制作座位卡、准考证、证件卡等，并在一张A4张上打印多个卡表，因为工作需要，摸索出来步骤，现记录在案，备查。

 

 这里以office 2010 制作座位卡并打印为例：

   

 一、建好规整的excel表格。

一般教导处都会有这样的汇总表，根据需要建立各个字段，大致如下：

二、在word中用文本框建好座位卡的模板，预留出要读取数据的空位。

三、使用邮件合并功能。

1、单击“开始邮件合并”，选择“信函”命令。

2、单击“选择收件人”，选择“使用现有列表”。

3、选择刚才建好的excel表格，并选择表格所在工作表名称。注意下面的打“√”，表示工作表有标题（字段）行。

4、在留空处选择“插入合并域”各个对应字段。

5、选择完成后在留空处出现带书名号“《》”的字段名，大致如下：

特别提醒：

到此，如果再按“完成并合并”按钮就可以完成座位卡的制作了。

但尝试以后会发现，完成的座位卡是每一页A4纸上一个，而如果你需要制作的卡表不是很大，为了节约打印纸张，可以一张A4纸上打印多个卡表，所以我们暂时不按“完成并合并”按钮，继续操作，否则达不到我们的要求。

6、双击卡表文本框，调出“格式”菜单，设置“位置”为“嵌入文本行中”。（这一步很重要！）

7、单击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”。

8、在“合并到新文档”对话框中，如果选择“全部”，表示将excel数据表中第二行起所有数据读入（除去第一行标题行）。因为我之前的表格，从第三行才开始是数据（有两行标题表头），所以我选择了第三种“从2到   ”后面数据如果空着，则默认读入到表格最后一行数据。

9、这时word会为我们自动生成一个信函文件，但是卡表是一页纸上一个的。这时我们使用word“替换”命令，打开“更多”，选择“特殊格式”中的“分节符”，则查找项中出现“^b”字样。在替换项中留空，单击全部替换。

10、到此，座位卡表已经一页8个自动排好，更改页边距后就可以打印了。（一页多少个卡表，与你自己设计的卡表大小有关）

三、其他未尝试但很有用的功能

比如“规则”按钮里的各个命令，可以指定excel表格中哪些符合条件的数据被读入，具体的大家再去自己研究尝试一下吧。

加油努力