制作下拉菜单时如何去除空值

为了规范表格数据录入，我们常用到Excel的“数据有效性”功能在单元格设置下拉菜单，引用固定区域数据作为标准录入内容。有很多时候，这个区域的数据是用公式生成的，如果直接引用一个固定范围，比如说D1:D50，可能实际返回的数据只有8个，下拉菜单会出现很多空白，不方便选择。本例向大家介绍如何去除下拉菜单中的空白。

普通方法生成的下拉菜单：

如下图，利用公式在D列返回某些表格的不重复值，作为下拉菜单的数据源。D列数据的个数不确定。

为了使数据有效性能够显示所有的备选数据，所以一般我们选择一个较大的范围，比如说D1:D8区域。制作数据有效性如下：

这样制作的下拉菜单中就会包括数目不定的空白，如果空白非常多的话在用下拉菜单选择数据时就非常不方便。

END

解决方案：

选中要设置下拉菜单的E1单元格，选择【公式】-【定义名称】。

定义一个名称为“Data”的名称，在【引用位置】输入下面的公式并点击【确定】。

=OFFSET($D$1,,,SUMPRODUCT(N(LEN($D:$D)>0)),)

选中E1单元格，选择【数据】-【数据有效性】。

如下图，选择“序列”，“来源”处输入=Data，然后【确定】。

这样，在E1的下拉菜单中就只有非空白单元格的内容了。E1的下拉菜单会自动更新成D列不为空的单元格内容。

使用公式的简单说明：

=OFFSET($D$1,,,SUMPRODUCT(N(LEN($D:$D)>0)),)

其中的LEN($D:$D)>0判断单元格内容长度是不是大于0，也就是如果D列单元格为非空单元格就返回TRUE，然后SUMPRODUCT统计出非空单元格个数。最后用OFFSET函数从D1开始取值至D列最后一个非空单元格。

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