PMP考试通－相关方和沟通

很多学员在学习PMBOK知识的时候，可能会对两个相似的章节有疑问，分别是相关方和沟通这两个知识领域。在学习的时候，知识方向向不同，具体的知识点相信各位学员也没太大问题，比如进度和质量之间，各位学员一定不会产生混淆。在我们做题的时候，可能就会遇到相似选项难以抉择的问题，尤其是选项中既有相关方的选项，又有沟通的选项的题目，看起来选哪个问题都不大，也正是这样的题目，才会很让人头疼。

各位学员遇到的这种问题是有原因的，因为早在PMBOK第四版中，沟通和相关方本来就是同一个章节（那时候相关方还叫做干系人），因为沟通往往都是在相关方之间发生的。后来随着ISO21500标准（国际项目管理标准）的制定，将相关方独立出来，所以PMI的PMBOK也将原来的沟通章节拆分成了两个，多出了相关方章节。于是你感觉到知识点相似甚至重复，这都是很正常的，今天咱们就来谈谈这两者的区别。

其实，只要认真研究的话，两个章节理解起来并不难。简单的说，沟通领域是负责对相关方间信息传递、收集、分发、检索的；相关方领域是通过制定策略，来管理相关方保证相关方对项目支持和参与的。但是我们会发现，相关方知识领域其中一个重要任务，是要保证满足相关方的需要，那么有没有可能是相关方有沟通方面的需要要满足呢？当然有。我们来分别看一下沟通管理计划和相关方管理计划的内容（来自于PMBOK原文）：

沟通管理计划包括：

• 相关方的沟通需求；

• 需要沟通的信息，包括语言、格式、内容、详细程度；

• 上报步骤；

• 发布信息的原因；

• 发布信息及告知收悉或做出回应（如适用）的时限和频率；

• 负责沟通相关信息的人员；

• 负责授权保密信息发布的人员；

• 将要接收信息的个人或小组；

• 传递信息的技术或方法，如备忘录、电子邮件和/或新闻稿等；

• 为沟通活动分配的资源，包括时间和预算；

• 问题升级程序，用于规定下层员工无法解决问题时的上报时限和上报路径；

• 随项目进展，对沟通管理计划进行更新与优化的方法；

• 通用术语表；

• 项目信息流向图、工作流程（兼有授权顺序）、报告清单、会议计划等；

• 沟通制约因素，通常来自特定的法律法规、技术要求和组织政策等。

相关方参与计划是项目管理计划的组成部分。它确定用于促进相关方有效参与决策和执行的策略 和行动。基于项目的需要和相关方的期望,相关方参与计划可以是正式或非正式的,非常详细或高度概括的。相关方参与计划可包括(但不限于)调动个人或相关方参与的特定策略或方法。

也就是说，能够让相关方参与项目，如我们预期能够调动干系人的一系列策略活动，都属于相关方参与计划的内容，这里面自然会有通过沟通方法方式来调动相关方的策略方法。与沟通管理计划相关的，可以包括下面这些内容：

• 项目现阶段的相关方沟通需求；

• 需要分发给相关方的信息，包括语言、格式、内容和详细程度；

• 分发相关信息的理由，以及可能对相关方参与所产生的影响；

• 向相关方分发所需信息的时限和频率；

根据红字的部分，我们可以看出来两个计划其实是有重合点的，这就导致了我们在做题的时候，遇到两个计划都能解决的问题我们应该怎么去选择。

为了帮助大家理解，那么我们先看下面一题：

例1. 发现多个外部相关方未正确识别后，项目经理发明一种方法，以便更好地识别这些相关方。为确保这个问题和解决方案与整个公司的项目管理群体沟通，项目经理应更新什么？

1. 经验教训

2. 相关方参与计划

3. 沟通管理计划

4. 项目管理办公室（PMO）文档

相信你已经开始纠结了。题目已经暗示你是相关方问题了，后面有提到了沟通，那到底应该怎样？我们先来看答案吧。

本题答案C。本题考规划沟通管理输出—沟通管理计划。本题要判断好，是相关方领域知识还是沟通领域知识。题干的前半部分都是关于相关方的问题，但是后面的问题是“为了确保……沟通”，说明沟通管理计划的重要性，选择沟通最好。

从这里我们应该就能琢磨出点什么东西来了，那就是只要题目中描述了目前要沟通，或者沟通出现了问题，那么就一律按照沟通去选，即使沟通需求也属于相关方参与计划的一个环节，但是沟通计划更加贴切。

 

如果这题你做对了，相信下一题问题也不大了。

例2. 新项目经理在项目中途加入团队，项目有五位有影响力的相关方和30名项目团队成员。项目经理希望向团队更新项目状态。

项目经理应使用什么？

1. 沟通管理计划

2. 共享的工作空间

3. 非正式状态会议

4. 相关方参与计划

相信你可以做对，本题答案A。本题考规划沟通管理输出—沟通管理计划。这里要注意，虽然题目首先强调了相关方的数量和状态，但是最后问得是“用什么来向团队更新项目状态”，项目状态的更新涉及到信息的发布，应该根据沟通管理计划来执行。

那有学员可能会问，是不是只要提到沟通了，就跟相关方没关系了？我们也不能这么武断，相关方参与计划可以成为一个备用选项，当你看到试题马上意识到应该选择沟通的时候，确在选项中没有出现沟通，这时候也可以选择相关方相关内容，比如下面这题：

例3. 项目相关方对项目经理月报中提供的类型信息不满意。这是什么原因造成的？

1. 未邀请项目相关方参加项目启动大会

2. 项目需求文件不准确

3. 相关方沟通策略无效

4. 执行、负责、咨询和知情（RACI）矩阵未正确定义

本题答案C。本题考规划相关方参与输出—相关方参与计划。上面我们描述的相关方参与计划中有两项和题目直接相关：1、项目现阶段的相关方沟通需求；2、需要分发给相关方的信息，包括语言、格式、内容和详细程度。项目经理应该按照相关方的要求来分发信息，如果不符合相关方的要求，说明相关方参与计划无效，也就是相关方沟通策略无效。

沟通和相关方有相似的地方，总结来说，凡是关键词中有“信息、分发、绩效、报告”等内容，那么选沟通计划的几率比较大。而关键词中有“期望、参与、满意”等信息，那么选相关方计划的几率比较大。

希望看到本文的同学能够通过更多的试题来加深自己对于相关方和沟通的理解，为了通过考试，题海战术还是要用一用的。希望各位同学看了本文之后，能够帮助你进一步地理解相关方和沟通。