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Excel教程——引用外部文件,也许是个美丽陷阱!

日常工作中,时常会接触到涉及引用其它Excel工作簿文件的情况。引用外部文件Excel文件虽然存在一定便利性,但用不好的话,则会掉到深坑里!

下面我们就来说一下,一个Excel文件引用另一工作簿文件,需要注意的3个操作时机:

(为方便理解,我们假设了两个工作簿文件:『文件A』和『文件B』。其中『文件A』的A1单元格引用了『文件B』的A1单元格的内容,『文件B』即为被引用的工作簿文件)

1.文件B名称变更

更改被引用的『文件B』名称时,须打开该文件,此时『文件A』会中的引用地址会自动更新。

否则,如果『文件B』是在关闭的状态下更改的文件名,则下次打开『文件A』时,就会找不到被引用文件,并提示数据源错误!

2.文件B地址变更

在更改『文件B』地址时,如果两个文件都是打开状态,则『文件A』中的引用地址是可以自动更的。否则,下次打开『文件A』同样会提示相关错误。

3.拷贝文件A时,没有拷贝文件B

如给别人发邮件,或往U盘里拷贝文件时,只拷贝了『文件A』,而未同时拷贝『文件B』。在其它机器打开『文件A』时,同样会提示找不到源文件!

仅了解上面3点还是不够的,有时我们难免会处理别人发来的文件:

文件一大堆,文件之间涉及相互引用。不小心改了哪个文件名,或删除了哪个文件,都会导致数据出错。

那么,我们如何了解一个工作簿是否引用了其它外部文件哪?操作很简单,只需打开“数据”—“连接”—“编辑链接”选项,即可知晓答案啦。

当然,仅知道是否存在外部文件引用还是不够的。我们还需要逐个查出都有哪些单元格存在外部引用,并且将其引用链接断掉,直接替换成数据。

通过观察,我们发现:存在外部文件引用的地址存在很多特殊字符,如“[”、“\”以及扩展名“xlsx”。所以,我们可以通过查找这些特殊符号,来查找存在外部 引用的单元格。

操作方法:

  1. 使用快捷键【CTRL+F】 打开查找对话框,输入关键字“xlsx”,然后“查找全部”,即可将含有外部文件引用的单元格查出。

  2. 使用快捷键【CTRL+A】,选择全部查找到的单元格。

  3. 使用快捷键【CTRL+C】,复制所有已选择的单元格,选择性粘贴为“数值”。

现在终于万事大吉了,文件大胆的发给别人吧,再也不必担心因外部文件引用而惹出的麻烦了。

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