时间管理篇一——整体规划

时间管理(TimeManagement)就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作,实现目标,它并不是要把所有事情做完,而是更有效的运用时间,在有效地时间内完成更为重要的工作。而实现这个目标不仅需要借助于一些GTD(Gettingthings done)工具,更为关键的是要做好个人管理,包括事务管理和精力管理。
时间管理理论经历了四代的演变,第一代理论着重应用便条和备忘录,主要是调配时间与精力;第二代理论强调使用日历与日程表,反映了一定的规划未来的重要性。第三代是目前使用最广泛的讲求优先顺序的观念。依据事务的轻重缓急设定短、中、长期目标,再计划实现各个目标的时间,分阶段分目标的各个击破,将有限的时间、精力加以分配,争取更高的效率。第四代理论是在此前的基础上,释放过分强调时间约束的框框,而将重心放在产出与产能的平衡上。
人的一生两个最大的财富是:你的才华和你的时间——来自李开复。我们的时间越来越少,既然不想虚度时光,那就必须节约时间。这样在规定的时间内,完成了该有的工作还能有剩余的时间去做自己感兴趣的事情,才能去丰富自己的才华,锻炼我们的身体,等等。
1. 要知道自己的时间花在哪里
记录工作日志最好的方法,而且越详细越好。从早上起床洗漱完毕开始,每做一件事就记录下“做了什么”以及“用了多少时间”,刚开始可能稍显繁琐,坚持一段时间就会习惯,而且会获得很多收益,明白了时间耗在哪些事情上,那些事情需要更多的时间投入,方便下次指定时间计划。
这里介绍一个小工具:在桌面新建一个记事本文档,你可以取名为“工作日志”或者其他都可,打开在第一行输入'.LOG',然后另起一行开始记录你当前完成的工作,完了之后保存关闭,这样文档就会自动添加一个时间戳,方便你的时间管理。
2. 制定日程并给事务分类
制定日程就是在一天开始前就把今天要完成的工作做一个To-do-list,这件工作最好是在前一天晚上睡觉前,利用五分钟的时间计划一下。当然,在第二天可能会有一些临时突发的
情况,那就再往你的list里添加。
所有你需要完成的事情都有优先顺序,因此需要给这些事情分类,并贴上标签。我们一般使用四象限法来给事情划分轻重缓急。
紧迫
不紧迫



l 危机
l 急迫的问题
l 有期限压力的计划

l 防患于未然
l 改进产能
l 发觉新机会
l 规划、休闲




l 不速之客
l 某些电话
l 某些信件与报告
l 必要而不重要的问题
l 受欢迎的活动

l 繁琐的工作
l 某些信件
l 某些电话
l 浪费时间的事
l 有趣的活动
v 第一象限重要且紧急,这类事情需要我们马上处理,处于最优先的地位。
v 第二象限重要但不紧急,可暂缓,但是必须分配足够的精力给它,因为一旦出现状况就可能转化成第一象限。
v 第三象限紧急不重要,这类事情需要立刻做,但不一定要自己完成,可安排别人来做。
v 第四象限不重要不紧急,根据当天的时间分配和自己的精力状况,可以选择做一些或者不做。
3. 运用80%—20%原则
人如果利用最高效的时间,只要20%的投入就能产生80%的效率。相对来说,如果使用最低效的时间,80%的时间投入只能产生20%效率。所以,这20%的时间应该放在上面说的第一象限的工作上,集中精力去完成它,而剩下的80%时间可以做一些轻松的或者不紧急的工作。
那每个人的20%高效时间如何确定呢?这个肯定得问问自己了。在日本,最近有一个流行的分类:晨型人与夜型人。那些坚持晚上早早睡觉,早晨四五点钟就起床的人就是所谓的晨型人,而晚上熬夜早上不起的就是夜型人。从目前来看,晨型人的精力更加充沛,在工作期间头脑更为清醒。
这一类人的20%时间一般在上午十点前,根据制定的日程表,并进行事务分类,确定在十点前完成重要且紧急的事务,一旦这类事情完成了,那今天的工作已经完成了80%。
4. 番茄工作法
这个来自厨房的定时器可以帮你更好、更轻松地完成工作。它是将你的时间切割成半小时为一个单位的片段,在25分钟的时间段内专注于一项工作,然后休息5分钟,半个小时正是一个行动周期。这是官方网站,http://25in1.com/,有兴趣可以看看。
方法:
v 在“今日待办”表格选择一项要完成的任务。
v 启动番茄钟,时间设定为25分钟。
v 开始工作,直到番茄钟响铃。
v 在“今日待办”表格上标一个×。
v 休息片刻(3~5分钟)。
v 开始下一个番茄钟,继续该任务,如此循环直到完成,在“今日待办”表格上划掉它。
v 每四个番茄钟后,多休息一会儿(15~30分钟)。
5. 早起一小时
现在很多人白天工作累了,晚上回去还有一堆“工作”,比如酒吧、网络游戏,聚餐等等,晚上熬着不睡,早上起不来,这严重影响人体生物钟。早起一个小时,一年就会多出360个小时,那就等于36个工作日,你只是比别人多了一个月的工作时间。
早起也是那些晨型人一直坚持的习惯之一,早起在美容、健康、等方面的好处,大家都知道就不再赘述了,这里只从时间的角度来探讨。
如何做到早起,首先需要早睡,这个习惯一定要养成。可能你还有一集电视剧没看,可能还有几页纸没阅读,可能还想吃个鸡翅……打住吧,放下这些喝杯热牛奶或者冲个热水澡,最好的是冥想两分钟(这里是一篇我的关于冥想的文章,可以看看http://blog.sina.cn/dpool/blog/s/blog_7333469001015e7i.html?vt=4),然后上床睡觉。
睡前还需要做二件事:
准备一杯凉开水放在床头,刚起床的时候喝掉,对你的健康有好处。
临睡前做好准备和规划,准备好第二天早起要做的事情,一起床就可以去做。
其次需要一个闹钟,闹铃一定要足够响,最好是那种算术题的,解出来才罢休。刚开始早起,可能会不习惯,那得循序渐进,不要急于求成,可以每两个星期提早半小时,让身体的生物钟逐渐习惯早起,最后达到早上五点就起床。
早上起来后,不要坐在床上,一定起来走动,眺望外面,做几组拉伸运动,让身体苏醒起来。然后趁早刷牙洗脸,洗脸最好用冷水拍脸,不仅预防感冒,还能提神。
早晨起来可以做很多事,因为这个时候是一天之中头脑最清醒的时刻,可以用来学习,锻炼身体等,切忌去不断刷微博、看电视、聊天等。
这两个习惯贵在坚持,可以给自己定个强制性目标,比如早睡早起100天,完成后给自己一个奖励,或者坚持在微博、人人这些平台上去签到,大家一起监督,当然了,最好的还是自己能自律,坚持就是胜利。
6. 每周做一次回顾
上面这些都是理论上的东西,在实践的过程中会有一个从生疏到熟练的过程。我们在完成任何一件事之后,都要回顾,不然坚持的东西也会因为遗忘而失去。可以在每个周日的早晨8:00——9:00或者下午16:00——17:00,定位回顾的时间。
回顾清单可以根据你平时的工作和学习内容作汇总,例如
l 清空收件箱和一些待回复的留言、评论等。
l 一周的工作日程中还有哪些没完成,为什么被耽搁了。
l 生活事务,包括给家人、朋友电话,自己的shopping,娱乐项目之类。
l 下一周有一些一定要做的项目清单。
l整理工作的环境,确保整齐,干净,前提是所有的东西,像笔、笔记本、便签条杯子都是按照自己喜欢的方式摆放着在,这一点至关重要,只有工作环境舒心,才能舒心工作。
Ivan 记于2012-07-25
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