李公子 文 2011年12月4日于北京
你怎样应对永无穷尽的工作任务和个人事务?
问题:你怎样记录并安排你的时间,才能完成各种各样的事务?
首先,将各种事务有效归类,之后才能针对各类事务分别处理。
区别于传统的“重要紧急”四象限分类法,本人采用了“主动被动/随机稳定”四象限分类法,可以将工作生活中的事情进行有效归类。
对于传统的“重要紧急”四象限分类法,虽然在世间广为流传、尽人皆知,但是本人在实践中发现它完全是一种理论臆想出来的分类方式,在实际中难以使用。
这种分类最主要的问题有三个方面:
1、“重要/不重要”“紧急/不紧急”是相比较而言的概念,只能说A事情比B事情更重要一些,C事情比D事情更紧急一些。而且标准因人而异,什么是重要的,什么是紧急的,有多重要,有多紧急,里面的程度很难把握,这直接导致事情归类不清不楚;
2、事情有动态变化发展的过程,任何事情都可能从“不重要不紧急”变成“重要紧急”,实际上每一件小事情都还是需要人去做的,很多事情可不能因为现在“不重要不紧急”就可以被置之脑后,以后都会拖你的后腿,甚至惹出麻烦。例如,出差之后的贴票报销,一开始是一个“不重要不紧急”的小事情,但是到了月底需要冲账审核、归还个人信用卡的时候,这就变成了最“重要紧急”的事情,而到了那个时候再来做这个事情,操作起来就极为困难(因为记差了帐,或者票据丢失等);
3、即使把事务分出来“重要紧急”,这也没有什么意义,因为这种归类完全不能指导你下一步要怎么去处理这些事情,先做什么,后做什么?——“重要紧急”的事情有3件,我是先做A还是先做B还是先做C?“重要不紧急”的事情有8件,我是先做1还是2还是3???什么时候做,上午?下午?明天?后天???
其次,对于“主动/长期”象限的事情,通过制定“时间规划”来计划铺排,并一步步推进完成。
1、将你工作和生活中需要长期完成的复杂事务做成时间规划表单,不断分解、推进和提醒进度。
我的工作事务时间规划举例:
2、做大事件规划的好工具:推荐具有鱼骨图功能的脑图软件Xmind。
3、利用Xmind可以方便地设计出符合自己需求的时间规划模型。
4、时间规划中分解出来的具体执行事务及时记录到日程管理工具中(如Doit.im),落实完成。
第三,对于“被动/随机”等三个象限中的事情,需要借助“精力管理模型”进行逐一的安排处理。
1、事务管理的关键:管理精力,而非时间。
情绪:
体能:
思想:
精神:
(更多关于“精力管理”的理念可参阅《精力管理》一书。http://finance.sina.com.cn/lzjlgl.shtml )
2、安排任务的几个关键点
3、如何管理精力?四步建立你的精力管理模型。
Step1:根据你的精力周期细分全天的时间段
示例 |
0.优质时间.晨起段(6:30~9:00) |
1.优质时间.Dictator时间(9:30~10:30) |
2.优质时间.上午段(10:30~12:00) |
3.优质时间.下午前段(2:00~4:00) |
4.低质时间.下午后段(4:00~6:00) |
5.中质时间.傍晚段(6:30~8:30) |
6.中质时间.夜晚段(9:00~12:00) |
7.低质时间.间歇段(各阶段节点前后大约20分钟) |
说明:
Step2:为你的每个时间段赋予一个虚拟的精力总值。
示例 |
0.优质时间.晨起段(6:30~9:00)#5 |
1.优质时间.Dictator时间(9:30~10:30)#2 |
2.优质时间.上午段(10:30~12:00)#3 |
3.优质时间.下午前段(2:00~4:00)#5 |
4.低质时间.下午后段(4:00~6:00)#2 |
5.中质时间.傍晚段(6:30~8:30)#3 |
6.中质时间.夜晚段(9:00~12:00)#3 |
7.低质时间.间歇段(各阶段节点前后大约20分钟)#1 |
说明:
Step3:定义事务的精力消耗值 。
示例 |
精力消耗:-0.5 (<>分钟) |
精力消耗:-1 (半小时,中强度) |
精力消耗:-2(<>小时,高强度) |
精力消耗:-3(>1小时,高强度) |
精力消耗:+0.5(乐趣享受) |
精力消耗:+1(重要提升) |
说明:
Step4:你的事务处理有四种方式。
说明:
将以上建立的精力模型体系移植到一个合适的时间管理软件中,即可开始实际管理你的待办事务了。
4、推荐工具:日程管理工具Doit.im。
说明:
5、Doit.im网页版植入精力管理模型的操作指南:
Step1:注册Doit.im账号,并登陆。
Step2:选择“情境”菜单,在“新情境”框中填写精力管理模型中设计好的时间分段。
Step3:选择“项目”菜单,点击“新项目”后添加属于自己的项目名称(建议填写的是自己的日常工作内容模块,而不是填写一些具体的大任务,因为具体的大任务可以在“大任务时间规划”中进行分解,当然,结合个人实际情况而定)。
Step4:“新建任务”或者按键“N”,随便新建一个任务内容,并在“标签”中填写“【A.事务类型】思考” “【A.事务类型】本人执行” “【A.事务类型】讨论/交流” “【A.事务类型】授权分配” “【A.事务类型】大任务”(“大任务”是需要综合以上几种处理方式才能完成的事务) “【B.精力消耗】+0.5(乐趣享受)” “【B.精力消耗】+1(重要提升)” “【B.精力消耗】-0.5(<>分钟)” “【B.精力消耗】-1(半小时,中强度)” “【B.精力消耗】-2(<>小时,高强度)” “【B.精力消耗】-3(>1小时,高强度)”。以后新建的任务便可以选择对应的标签了。
Step5:选择“时间”菜单,选择“今日待办”,选择“分类查看:按情境”,即可看到每天不同的时间段内自己应该做的事情了。然后选择“新增任务”或者按键“N”,即可开始分配具体任务了。
5、Doit.im 手机版植入精力管理模型的操作指南:
Step1:注册doit.im网站的账号(注册网址:https://i.doit.im/)
Step2:在自己的手机终端中下载对应的客户端(例如iphone版本、ipad版本或android版本) ;在客户端上用之前注册的账号密码登陆。
Step3:选择“情境”,并添加自己的精力时间段细分。
Step4:利用“标签”的多选特性,添加自己的事务类型和精力消耗值。
Step5:新建一个任务,把它选上“情境”、“标签”,也可以详细添加任务的时间、优先级等,然后放在对应的日程表里。
Step6:在“今日待办”的日程表里,用“情境”视图査看任务,即能自动排序不同时间段内应当完成的任务。
Step7:其他的一般操作(例如个性化设置、归档、删除等)请自行熟悉。
6、任务安排的实例示范
假设本日有多个任务,分别记录和安排如下:
任务A:撰写某会议邮件
任务B:参加商业部门例会
(以后每周一,该任务都将在会议前5分钟自动提醒你。)
任务C:查看某课程,并作调整
任务D:修正年度总结
其中,“修正年度总结”的任务是需要1小时以上的高强度精力消耗任务,所以应当安排在一个“优质时间段”内完成,该时间段就不宜安排其他琐碎的事情(否则会做不过来)。
这样安排下来一天的工作,比较科学合理,自己执行起来,节奏感很强,效率确实能够提高。
一天的任务安排完之后,各个时间段内要做什么事情都一清二楚;更关键的是,这些事务的安排符合自己的精力周期,减少了思虑、磨蹭、无序导致的时间精力耗损,做起事情来紧凑高效,事成之后很有成就感,甚至能降低疲劳的感觉。
回顾问题:你怎样记录并安排你的时间,才能完成各种各样的事务?
事务安排的示意图:
附一:“个人时间规划”与“个人事务安排”的区别。
附二:手机上日程管理软件挑选的关键点。
手机是唯一可以随时随地记录个人信息的工具,非常适合进行待办事务的记录、安排、提醒,这也是提升个人工作效率的一个重要方法。
关于个人日程管理的GTD类软件特别多,挑选的关键点有几个:
第一,所有不能实现网络同步的GTD软件都不要选择。
之所以说的如此坚决是基于两个原因:
手机这个东西的安全性不高,更换、被盗、损坏都是常有的事,如果不能跨平台、跨机器将重要的个人数据备份出来,一旦遭遇以上杯具,你只有欲哭无泪的感觉(本人遭遇过,有切肤之痛)。
日程管理有个特点是数据更新快,产生信息的环境多样(例如在路上,在办公室里,在会议中,在厕所里……),只有能够实现网络同步,你的事件信息才可能在电脑上、手机上、其他智能上网设备上通用,到时候哪个方便快捷就在哪个上面记录,极为顺手快捷。
第二,一定要至少有3类以上能够自己定义的分类信息。
根据GTD的理论,一般都会有“情境(context)”“项目/文件夹”“标签”等几个可以自定义的分类。我的个人要求是,需要至少3类的自定义功能来满足自己的分类,因为可以更加灵活地定制符合自己需要的日程管理内容(我建立了一套自己的事务管理方法论,非常切合自己的实际使用需求,杂乱琐碎的事务都可以迅速被安排的井井有条)。
第三,“任务(task)”和“日历(calendar)”不是一回事,别选错了软件类型。
说明一下,“任务”是你要完成的事情,在实际中并没有特别精确的时间规定,这些事情一般都是由你自己根据条件、紧迫性、重要性等来安排完成的,“任务”的关键在于排序。
而“日历”更加适合时间明确的一些事情,例如会议、生日、活动等,这些事情是需要你遵守的,“日历”的关键在于提醒。
你如果使用的是“日历”软件,你是不能实现待办事情排序的(“日历”软件需要精确界定事情的开始和结束时间,而实际上你既不可能,也没有必要精确确定这种时间,尤其是对比较复杂的事情。)
第四,快捷第一原则——记录下一个任务需要点击的按钮越少越好,理想情况在3次以内。
只有足够方便快捷才可以不打断你念头的流畅性,才可能不成为你的负担。
我的经验是,一般点击3次就能记录下一个事情(3秒之内),那么就是非常简洁的软件,就是可以推荐的。
推荐软件(iphone平台):todo、toodledo、doit.im
参考本人文章《iPhone非娱乐功能应用指南(国庆更新版)》
http://bbs.weiphone.com/read-htm-tid-2983531.html
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