第二十九章 文书管理标准
第一节 收文管理
一,收文
收文是指收进外部送达本单位的公务文件和材料.主要有:文件,电报,信函,内部刊物,资料,其他文字材料.
二,收文处理
收文处理是办公室工作的重要组成部分,任何单位都离不开这项工作.收文处理的具体方法在不同组织不尽相同,但基本步骤大体一致,是指收到文件后要组织文件运行,直至阅办完毕的全过程.具体任务主要有:接收,登记,拟办,批办,筛选,分送,传阅,催办,承办和收集等.
三,接收
接收是收文处理工作的开始.在较大的组织一般分为外接收和内接收.外接收是由收发室负责,主要接收普通信件.内接收是由办公室秘书负责,主要接收机要通信部门和专人送达的文件和材料.在一般单位,文件常常是由收发室接收,交秘书部门统一处理.接收工作主要包括签收,拆封,清点,分类.
四,签收
签收,是指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字,以示收到.目的是明确交接双方的责任,保证文件运行的安全可靠.签收是收文处理的第一道环节,包括"收到","签名"两层意思.一般由秘书负责文件处理工作的人员承担.
签收有两种情况:一种是不接触文件内容,只点收多少信封或文件包,即通常所说的"外收发";另一种是逐份清点接收文件,通常由"内收发"或文件处理部门来做.
签收主要有三种方式:
1.签字
签字是指各部门之间交换文件,收方的秘书人员应在对方的送文簿上签字.
2.盖章
盖章指接收邮局和通信部门送达的文件,收方的秘书人员除在文件投递单上签字外还要加盖公章.
3.收条
收方秘书人员在接收文件时,也可向发文单位出具收条.
签收工作是细致严肃的工作,秘书人员一定要严格履行手续,决不可粗心大意.在签收文件时要特别注意以下几点:
(1)根据送件簿或送件清单的记载逐件检查来件是否是发给本单位的;封皮编号是否与记载相符.如有错投,要及时退回.
(2)检查信件有无破损,散包,被拆现象.如发现这类现象,要及时查明原因.
(3)清点收件总数与清单上是否一致.如有不符,在未查明原因之前,可暂不签收,待送文单位查明原因后再予签收,以防出错.
(4)清点时如遇几种不同的文件装在一起,首先要按文号区别开,注意有无夹带别的文件,有无文件缺少的情况.
(5)后按页清退的绝密文件,接收时要逐页清点,注意有无缺页.
(6)经清点,检查无误后方可在送件薄或清单上签上收件人姓名和收到日期.签名要用钢笔或毛笔,不能图省事,要签姓名全称,字迹清晰,易于辨认.时间一般注明收到月,日,特急件应注明几时几分,以备查考.
收发室与文书人员交换信件使用薄册的登记项目要尽量简化通用,只包括月日,来件单位,来件编号,送交单位,签收人即可.因为签收是文件处理过程中最常见的工作,交换时毋须登文件的标题,只需记个编号就可以了.
五,拆封
1.定义
拆封也叫启封,指拆开装有文件的信封或文件包,取出文件的过程.拆封是秘书人员特有的职责,除被授权者外,其他人员不得擅自拆封.
2.拆封应注意事项
(1)来件分拣
拆封之前要对所有来件经过签收和未经签收的(即平信)进行分拣,即按信件不同来源进行分类.大机关一般有专人分类管理收文,小机关,单位虽只有一人管理,但分类后再处理也比较方便.分拣的同时,要对来文进行确认,注意拆封的范围.凡私人信件,信封上标明"亲启","亲收"字样的,应送标明的收信人拆封.绝密件,一般由办公部门负责人拆封,有的授权一般文秘人员拆封,应视各个单位的不同情况,根据授权办理.如是误投,应及时退回来件单位,以免误事.
(2)拆封注意完好
拆封时要认真细致,注意保护封内文件的完好.拆封最好使用剪刀,不要用手硬撕.封筒内文件少时,可先将封筒立起,将文件顺到一端,然后从上方剪开;封筒内文件多而不便在封口处剪的,可顺着封筒的侧面慢慢剪开.
(3)注意把封内文件倒净
对有文件清单或回执单的,要认真核对;对没有文件清单或回执单的更应认真检查,防止文件或附件,单页遗留在封筒内.如遇封筒内未装文件的情况,要及时与发文单位联系,查明原因.
(4)取出的文件要单独放置
不要与处理过的文件或其他文件混放在一起.在文件没有登记前,不要让无关人员乱动或取走.
(5)检查主送单位
检查文件上的主送(包括抄送)单位,来文单位与封皮所写是否相符.如不相符或无法判明的,应把封皮附在文件后面备查.
(6)及时装订
来件如未装订,拆封当时就要整理好,以免一个完整的文件误分两处.
(7)注意封皮的保存利用
拆封后,一般不必保留封皮,但要尽可能把来件封皮集中保存一段时间再行销毁,以备万一发生差错时重新检查之用.对于印有来件单位详细地址,电话号码,邮政编码等的封皮,可以剪贴一次,分类成册,以备今后联系时使用.属于群众来信的,应将信封别在来信的后面一并处理;属于第一次发生工作联系的,应将信封上的对方地址,电话号码记下来,以便联系.
(8)签收回执单
封内装有回执单的,应在回执单上签收并及时将回执单退回来件单位.
六,清点
1.定义
清点就是对拆封后取出的文件进行仔细核对检查.这是保证文件运行中安全,准确,及时的第一关,必须认真做好.
2.清点工作注意事项
(1)按照来文通知单或回执单标明的文题,编号,数量认真检对,发现不符,要及时采取措施.对多出的文件要及时退回,不需退的要及时销毁.对短缺份数的,要及时通知发文单位尽快补齐.对错发的,要及时通知发文单位调换改正.
(2)检查文件是否齐全完整,如有无缺附件,缺页,白页,未具落款,未盖公章等情况.在清点检查中,发现问题,要及时采取补救措施.如漏掉附件或附件不全,应通知来件单位补齐,待附件齐全后再行处理.对缺页文件,如急需处理而缺页份数又少的文件,可将缺页复印补齐,以应急需;如果一来文全部缺页,应退回发文机关;对少数缺页又不影响正常需要的文件,可将缺页文件及时销毁.切勿将缺页文件同完整文件混在一起.对未加盖公章的文件,应说明情况退回发文单位;如是急件,可立即通过电话联系,证明无误后,一边办理,一边要求来件单位盖章补送.对没有发文机关署名和日期的一般来文,可按封筒上的单位名称和邮戳上的时间,在来文上注明,并附上封皮,而后处理.有的文件虽有日期,但离收到日期甚远,也要在文件上注明邮戳日期,附以封皮,以备后查.如是重要文件未具落款和日期,一定要与发文机关核对后处理.
七,分类
1.分类的定义
分类,就是将清点后的文件按不同标准进行分类,为登记提供方便.
2.分类标准
一般可以以发文单位,文件内容,登记要求为准进行分类.
(1)以发文单位为准分类
秘书部门收到的文件,来自不同的单位,分类时可将同一级单位的来文放在一起.分类时可将直接上级单位的来文和直接下级单位的来文放在最突出的位置.
(2)以来文内容为准分类
可将来文中需要办理的文件和阅知的文件分开,把请示和报告分开等等.
(3)以登记要求为准分类
可将来文中按需要登记和不需登记两大类分开.
八,收文登记
登记,就是将所应收需要登记的文件,在本单位记载入册的工作.通过登记,给来文编号,记录文题(内容摘要),来源,去向,保证文件的收受和处理.登记工作也就是给来文"落户口"的工作.需要登记的每一文件都应在登记本上有一个位置.简单地说,每一文件的处理过程,都应在登记簿上留下一条清晰的轨迹.因此,登记工作是文件处理工作的基础.没有科学的登记工作,就没有科学的文件处理工作.秘书人员应下力气做好文件登记工作.
1.收文登记的范围
登记范围,是指哪些文件应该进行登记,哪些文件可不登记.主要根据文件的秘密程度,文件的性质,实际工作需要,文件数量多少情况自行划定.
根据文件管理要求,有些文件材料可不登记,直接分发处理.如,一般性的简报,公开或不带密级的刊物,资料以及纯属事务性的便条,请柬和一般性的通知等.
2.收文登记的形式
登记形式主要有簿式登记和活页式登记两种.簿式登记就是使用装订成册的专用登记簿,在同一页纸上可以登记若干文件;活页式登记就是使用未装订成册的单页登记表,一般每张登记表只登记一个文件.
簿式登记和活页式登记形式虽有不同,但登记项目基本一致.一般都包括收文号(或顺序号),收文日期,来文单位,文件标题(内容),文件号,密级,份数,处理情况和备注等.不管采用簿式还是活页式登记,其登记项目既不应过繁,也不可过简.要力求科学严密,既简单清晰,又方便使用.
不论采用哪种登记形式,都应力求达到及时,准确,安全.从登记的项目看,收文号,来文单位,文件标题(内容),密级,文件号,份数等,都是记载文件的自然特征,应做到随收随登记.登记簿上的其他各项,如转办,归档,承办等处理情况,应在文件运行过程中随处理随登记,不要拖延.
3.收文登记方法
(1)流水式登记法
流水式登记法,就是将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记.同时将文件办理过程和转送手续简要记载在同一登记簿上.这种登记方法的好处是手续简便,环节较少;不足之处是不便查找.
(2)分类式登记法
分类登记就是根据本单位确定的文件分类标准进行分类登记.在各类文件中可按收文时间顺序依次编号登记.
4.收文登记编号
收文登记的编号,是指将收到的文件编上序号.登记和编号是紧密联系的,只要登记,就需编号.所以,科学地编号也是搞好文件管理的重要一环.编号的方法很多,不能强求一律,只要编号既方便自己,也方便别人就可以了.目前经常使用的编号方法有以下几种:
(1)流水式编号法
这种编号方法就是按收到文件的时间,不分文件种类和级别,从年初收到第一份文件编号为001开始,依次编002,003……,直到年终.这种编号方法,适用于收文较少的单位.
(2)分类流水式编号法
这种编号方法在分类登记的基础上进行.先按文件分类确定代码,编号.每个文件的来文顺序号都是由代码与编号两个部分组成的.比如,上级文件为第一类,它的代码就是1,收到的第一份上级文件代码加上顺序号就可编为1001,收到第二份上级文件就编为1002,依次编到每年收到的最后一份文件;部门文件为第二类,它的代码是2,收到的第一份部门文件代码加上顺序号就是2001,依次为2002,2003,从年初排到年终.这种编号法简捷方便,一目了然.
(3)用收文日期作为收文编号
这种编号方法,是将收到文件的月份和日期合起来作为这份收文的编号.如1月25日收到的文件,这份文件就编为125号,12月30日收到的文件,就编为1230号.如在1月25日一天内同时收到若干份文件,编号可写为125A,125B,依次类推.这种编号法的好处是对每天收到的文件数量一目了然,但不利于查找.
5.收文登记标志
收文编号之后,在分发前要在文件眉头右上方加盖单位收文戳记,即是收文登记的标志.
收文戳记上所列项目,有比较简单的,只标明收文单位,收到日期及编号,或只标明收文单位及编号;也有比较齐全的,不仅标明收文单位及编号,还标明收文份数,时间等.使用收文戳记的目的是使所收文件有明显标志,易于识别和管理.
6.收文登记应注意的问题
收文登记是文件处理的重要依据,也是秘书人员一项经常性的工作.秘书人员要以认真负责的态度,一丝不苟的精神搞好登记.登记应注意的问题有:
(1)要严格按照登记项目逐项登记,不得漏项,特别是文件标题不能删减.无标题文件要登记内容摘要,对内容的概括要准确.
(2)登记编号不得出现重号和跳号现象.
(3)字迹要清晰,工整,不要过于潦草,使别人看不懂.登记应使用钢笔或圆珠笔,不要使用铅笔.
九,拟办
拟办是指秘书人员对来文应由哪位领导审批,哪一部门承办,以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见,供领导批办时参考.拟办工作是一项很重要的工作,它是发挥秘书人员在文件处理中的参谋助手作用,节省领导工作时间的有效措施.这项工作一般由负责文件处理的秘书人员承担.
单位收文中,并非全部需要拟办.对于已经明确固定颁发范围和处理办法的文件,以及一般性简报,刊物,资料等,可以按已有的规定和惯例分发处理.
十,阅文
1.阅文注意事项
秘书人员要对来文提出恰当的拟办意见,首先要认真阅读文件,全面了解文件.不能只粗略浏览后,就提出拟办意见.一般说,阅文时要弄清下面几点:
(1)确认来文的主送和抄送单位
了解该文件的来龙去脉,掌握已发或应发哪些领导和部门.
(2)确认文件性质
根据文件标题和内容,确认来文是请示性还是报告性文件,文件中提出了什么问题,是否需要办理.
(3)确认承办人
对请示性文件,要弄清由谁或哪个部门承办,应由哪位领导人指示,需要哪些领导和部门阅知.
(4)确认文件的密级和急缓程度
对未标明时限要求的,也要根据文件的实际内容,判定时限要求,以便分清急缓,避免误事.对标明绝密的文件,要按绝密文件的处理规定办理.
2.阅文送呈具体方法
收发员收到文件后,需要了解一下文件情况,以便采取不同办理方式.大体上要了解下面几种情况:了解文件内容,拟出分发意见;了解紧急程度,如是急件,做急件传阅处理;了解机密程度,掌握阅读范围;会议通知,要了解会议的时间地点,视具体情况可采取先批后办,先办后批或复印同时进行的办法处理.总之,收发员要根据不同文件的不同要求处理收到的来文.
(1)注传法
注传法即注发与传阅有机结合的一种办文方法.此法适宜处理上级来文.上级来文一般有固定份数,要固定发给某些单位或个人.这种文件的分发,除固定的范围外,要留一份传阅(传后存档),并根据文件内容在该份文件上签署注发意见.注发意见,一般是批给需要承办或了解该文件精神的有关单位(或人).收发员要先拿出初步意见,再交办公室领导注发,以减轻办公室领导的工作量.注发表可与传阅单连在一起,即"注发传阅单".注发人同时签传阅范围(单位或人),一式两用.此表附在传阅那份文件的前面,与文件订在一起即可.这种方法手续简便,文件的处理渠道清楚,能够最大限度地发挥所收文件的作用.
注发传阅单的文件名称,发文号,份数,分发固定人,固定单位由收发员填写,其他需要阅文的有关单位由收发员拿出初步意见,交注发人审定,同时在传阅批示栏进行传阅批示.最后,由收发员按注发意见分发,按传阅批示组织传阅.
(2)存注法
存注法,是把存档和注发有机结合起来的一种方法,这种方法适宜于处理下级报送的情况,资料.下级报来的情况,资料,一般不予传阅,分发给有关领导和部门即可.收发员把注发单订在留存的一份上,填上份数,然后,交办公室负责人注发,此份自行留存.
(3)阅办法
这是处理下级请示,报告的一种方法.需要有关领导指示办理.收发员收文登记后,填写"阅办单",请办公室负责人拿出拟办意见,然后连同请示,报告一起送有关领导批示.阅办单一定要填写详细,送批要及时,对领导的批示要弄明白以备答复有关单位的询问.
(4)拟办批示
将请示,报告送领导批示以前,办公室负责人对请示报告中提出的问题需要拿出初步意见供领导参考.如果情况摸得透看得准,可拿出一个比较肯定的意见;如果看不准,可同时拿出几个意见供领导斟酌.
①拟办批示前弄清下列情况:弄清文件讲的什么事情;文件提出的问题,是否需要办理,什么时间完成,有什么要求;文件内容是何人何部门主管;文件的内容与何人何部门有关系;文件的内容需要何人何部门了解;文件的缓急要求;机密程度等.
②拟办意见.
"拟办意见"应做到简要明确,阅批对象准.其形式经常碰到的有以下几种:
a."请××,××阅."此件就是请某领导或经办人员阅.知道有此事即可,文件阅毕就可归档.
b."请常委(或县长或领导班子)传阅."说明此件涉及面较广,必须让有关领导或经办人员了解情况.
c."请××阅示."说明此件还要办理或需作传达贯彻.某领导阅后要提出办理或贯彻执行的意见.再由本身,或转有关部门,有关人员去执行.
d."请××,××阅示."此形式与(c)相同.只不过因文件所述之事涉及面较广,需由不同分工的领导共同提出处理意见,再行办理.
e."请××阅,并由××处理."说明此件本来交有关人员办理即可,但内容有一定重要性,需让某分工的负责人知道.
f."此件请常委传阅,并建议研究."说明文件重要,必须由领导班子集体学习,研究,商讨贯彻执行意见.
g."请××阅示.我意此件××办理为好."不但将文件批请领导阅,且提出初步处理意见.这是办公(秘书)部门负责人当好参谋的一种方式.
h."请××阅办(办理)."直接批请经办人按文件精神办好应做的事,简要,明确.
i."请××阅办.办毕请向××(或领导班子)作口头(或书面)汇报."形式同(i).只不过要办的事较重要,需在办理完毕后再作汇报.
j."此件存查."说明文件属一般性质.办公(秘书)部门知道此事即可,不必传阅,办理.
k."此件在……提法不妥.应重作研究(或调查)再行报告."可以看出,此件是下级单位的报告.因有重大缺陷,要求报告部门重新研究,再行上报.办公部门负责人实际上是单位的参谋长,他可在职责范围内全权处理有关事宜.这种做法可为领导减轻不必要的负担.
l."此件较好(或:在……上有价值),建议批转.请××阅示."有些下级单位的报告(调查报告),为的是让领导机关知道这件事,并不要求批转.但办公部门负责人从全局(或某个局部)看,此件有批转价值,建议负责人考虑.
总之,从某个侧面说,"拟办意见"是面镜子,它可"照"出办公(秘书)部门负责人业务水平,工作经验和文字表达能力.签署时必须慎重,对上要用审阅,阅示,批示,阅这些上行语言,切勿直通通地落批,象是发命令.对平,对下虽然不必用上行语言,但也要注意语言的科学性,使人在心理上易于接受.
③送批后处理.
文件经办公室负责同志提出拟办意见后,即可进行处理.在处理时,要注意以下几个问题:
a.急件急处理
对有些时间要求很急的送批件(如召开会议,接待外宾等),应作为急件处理,并向领导请示文件的时限要求;需要送外单位的,应在信封上面注明"急件",限时送达,或通知来取.
b.领导批示字迹不清楚的,帮助抄清
有些批件,字迹往往不够清晰,遇到这种情况,应将批示抄清,并注明"抄清件"附后,以确保档案质量.
c.认真登记办公室负责人的拟办意见
对办公室负责人的拟办意见(包括文件的流转程序),应在收文登记簿上认真登记,做到离开批件也能看出文件的办理情况和文件的流向.登记时如发现缺少批示日期,应及时帮助注上,以备日后查考.
(5)摘要注办
收发员应把收文处理的主要经过和处理结果在文书处理单上作出简短的注明,以备查考.发复文或用电话以及当面答复交代的,应注明复文号或交代的人员,地点,时间,主要精神等.
注办是一项容易被忽视但却是十分必要的工作.因为文书处理人员经手处理的事情很多,天长日久,很难件件都记得十分清楚,而且遇有人员分工调整或变动,接办这件工作的人员便不易弄清过去文书处理的具体情况,遇有需要查考或领导询问,就会无所适从.
十一,批抄
批抄是收文处理工作用语之一,包含"请批"和"抄发"两层意思.批抄就是要解决来文请谁批,送谁阅的问题.批抄包含在拟办过程中,就是给收文安排一个合理的流向.
批抄工作应注意以下几点:
1.仔细阅读文件,弄清文件是否需要办理,时限要求及密级,以便按要求及时,准确,保密地办好文件.
2.对需要办理的文件(包括需批准,批示,转发等),根据内容和领导分工,提请主管领导批示;需要职能部门办理的,则根据其职责分工,直接注请有关部门办理.
3.本着"方便工作,有利保密"的原则,确定抄发(分送)范围.
4.对须办文适时进行检查和催办,以免误事.
十二,加抄
加抄亦称加发指来文经过批抄分发之后,又要增发某些单位和个人.加抄的原因大体有:
1.原来批抄时考虑不周,漏抄了某些直接有关的单位或个人.
2.因为情况发生变化,需要增发给原来没有抄送的某些单位和个人.
3.领导阅后批示要发给某些单位或个人.因此,加抄是收文处理过程中的补充程序之一.
十三,请办
请办指经授权的文书工作人员将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门办理.请办是拟办意见的一种,可在文件上注明"请××办理","请××阅处",并加盖公文处理章.
请办工作的程序是:
1.仔细阅读原文,确认是否需要办理及主要解决什么问题.
2.根据职能部门的业务分工,确定由哪个部门办理(拿不准的可先电话联系).
3.涉及几个部门办理的事项,需请一个综合部门牵头,以便协调.
4.在文件左上角注明:"请××部门办"或"请××部门商×××,××部门办".
5.注意及时催办和落实.
十四,请批
秘书人员将收文送请领导批办,叫"请批".请领导批办文件,一般要附上公文处理单,以便领导指示具体意见.请批是拟办的重要环节,也可以看作是拟办意见的主要内容.
请领导批办文件,要向领导同时提供背景情况,供批示时参考.如果来文同以前的文件有关,应将有关文件一并附上;如果来文单位以前请示过同类问题,应将过去的来文和处理情况找出附上;如果有关领导人对来文所提问题有过批示,最好仍请原领导人批示,若原领导人不在,必须请另一位领导人批办时,应将原领导人批示意见附上或写上,以免前后不一致.请领导批示,一般来说,有三种情形,三种写法:
1.写明处理方案
经过深思熟虑,对上级来文如何贯彻,下级请示问题如何解决有一个具体处理意见,应该用简单,明确的语言,尽可能把处理方案写明;如果有两种或两种以上的处理方案,也一并提出,同时表明自己的倾向性意见,供领导决策参考.这种情形可以在公文处理单上写上"请××批示",下边写上具体方案.
2.写明处理部门
提不出具体方案,但可以提出由哪个部门去办,这种情形可以在公文处理单上写上:"请××批示,拟请××部门办理",或者"请××批示,拟以××部门为主,会同××部门处理".
3.写明指示人
对重大问题不便发表意见的或者不能确定应该由哪个部门承办的,则在公文处理单上注明"请××批示"即可.
十五,批办
1.批办的定义
批办是单位主管领导对收文的处理所作的批示,它是收文处理过程中的一个重要环节.批办意见的正确与否,恰当与否,直接影响文件准确,及时处理.怎样进行批办,要视文件的内容而定.一般来说,需要贯彻落实的文件,通常有两种批办方法:一是先批请单位领导人阅示;二是同时批送有关部门提出具体贯彻落实意见.需要办理和答复的文件,要批明承办部门,承办人,承办期限及处理要求和方法等.需由两个以上部门承办时,要明确指定牵头的部门即主办单位,避免互相推诿,造成拖延和积压.对紧急重大和有疑难问题的文件,应首先请领导人阅示,然后再按领导批示办理.阅知性文件,要根据文件内容批明需阅知的领导人,部门和范围即可.
2.批办意见的格式及语气
批办意见没有固定不变的格式.一般来说,对必须办理和答复的来文,批办时用比较肯定的语气.如"请××办理","请××批示","请××审示"等.这类批办意见,承办部门或承办人必须提出答复意见,不能办理的,要说明原因.对有些文件,批办人也可以提出原则性的办理意见.
对于虽提出问题却并非必须予以答复的来文,批办时则不必用肯定语气.如有些来文在结尾写有"如有不妥,请批示","不妥之处,请予指示"等,就属于可办可不办的范围.掌握的原则是有无问题,有问题就答复,无问题就勿需答复.批办这类文件可使用"请××审阅","请××阅","请××阅酌","请××研究"等.这类批办意见,常用于阅知性文件.
3.批办的注意事项
批办文件是领导的工作,一般应当注意以下问题:
(1)批办要在认真阅读文件的基础上,针对来文提出的问题和要求,明确地指出处理的原则和方法.有拟办意见的,要表明是否同意,有什么补充或纠正的意见,不可轻易签署"同意","阅",更不可轻易划个圈,打个勾了事.批办用语要明确,简要,使承办人能清楚了解领导意图,不能模棱两可,让承办部门无所适从.如果领导人认为需要详细交待领导意图,提出具体处理意见,而公文处理单上"领导批示"一栏容纳不下时,也可另纸批示.
(2)批办要及时,承办部门要选择准确,不能多头批送,以多代准,避免造成责任不清,互相依赖,影响文件的及时处理.
(3)批办领导人要在批示意见后面签上自己的姓名和日期.姓名要写全名,不要只写一个姓.免得重姓时不易辨认.日期要注明年,月,日,至少要注明月,日,不要只写一个日子.紧急而又重要的文件,批办时还要规定时限,注明批办的月,日,时,分.
(4)批办意见要写在"文件处理单"的"批办意见栏"内,一般不要写在文件的天头和页边上,更不要写在文件左侧装订线以外或左侧空白处,以便于文件的整理和保存.书写时要用钢笔,毛笔或专用圆珠笔,不要用铅笔和一般圆珠笔.以保持字迹牢固.字迹要清晰可辨,不要模糊潦草,以致日后难辨.这些都是文书处理的一般要求,领导同志应该模范地遵守,为一般工作人员树立榜样.
十六,筛选
1.筛选的定义及作用
筛选,是指秘书人员对所收文件,简报,资料,刊物进行鉴别和"提纯"的工作,属文件处理过程中不可缺少的一环,也是节省领导阅文时间,提高工作效率的重要措施.
筛选,是一项十分重要的直接为领导服务的工作,必须做得及时,准确.秘书人员在筛选工作中既要积极主动,认真把关,不能图省事,怕麻烦,不能因怕选不准担责任,而不去进行筛选;又要细致慎重,一丝不苟.只有这样才能保证文件筛选的及时性和准确性,才能做到让领导该阅的文件不漏阅,可以不看的文件不多看,保证领导能够做到信息灵通,情况明了,正确驾驭形势,做好工作.
2.筛选的办法
要搞好筛选,不仅要求秘书人员要重视这项工作,认真对待这项工作,还必须掌握科学的筛选方法.一般地说,筛选方法主要有以下几种:
(1)按照文件内容进行筛选
①必阅件
这类文件是指领导必须看到的文件,也是秘书人员必须送达的文件.主要包括:上级单位有关重大方针政策及涉及全局性工作部署的文件;本级下发的文件,材料,所属部门及下级单位重要的情况报告;上级单位和本级单位召开的重要会议文件.
②批办件
这类文件是指需要领导阅批的文件.主要包括:上级单位下发的专项业务文件;所属部门及下级单位呈报的专项请示;非隶属关系部门商洽工作必须表示意见的来函等.
③参阅件
参阅件是指供领导参阅的文件.主要包括:下级单位,所属部门报送的一般文件,简报及其他参考材料.
对于这三类文件要区别情况,分别处理.属于"必阅件",一般应分送单位各位领导,不要剔出;属于"批办件",可根据领导分工,呈送主管领导阅批,不必分送其他领导;属于"参阅件",可以根据文件内容分送有关领导和综合部门.
(2)按照领导人分工进行筛选
单位的领导都各有分工,各有主管的部门.在筛选文件时要根据文件内容所涉及的方面,属于哪位领导分管的,就送哪位领导阅.一般说,上级有关部门的专项业务文件除全局性的外,应按领导分工送阅.如关于宣传工作的文件材料,送主管宣传工作的领导即可,其他方面的领导就可以不送.
(3)按照领导阅文习惯筛选
有的领导喜欢多了解一些情况,多掌握一些信息,有的则希望少而精.因此,筛选文件时要因人而异,适当掌握分发数量.对喜欢多看文件的领导要多送一些,方方面面的文件均可适当送阅读,以使其更多地了解情况.对有些领导因工作关系没有更多时间多看文件,则可有选择地少送些.但必须做到该送的必送,该让领导知道的必须让领导知道.而只能对那些可送可不送的文件才可以经过选择少送或不送.
(4)对文件进行必要地提炼和综合
呈送领导的文件,如果文字太长,秘书人员应在呈送之前写一简单明了的"内容提要"附上.
十七,分送
分送,是指秘书人员对所收到的各种文件,材料,资料,按照领导批办意见和固定的分发办法分别送达单位领导和承办部门.
1.分送原则
分送文件总的原则应当是准确及时,主次分明,手续严密.
(1)准确及时
准确及时就是要求秘书人员对领导已经批办和可以按常规处理的文件迅速无误地分发送达.一般应做到当日文件当日送出,急件和有时限要求的文件要立即送出,不准压误,拖拉.
(2)主次分明
主次分明就是要根据文件内容和急缓程度,保证重点,优先送给主要领导,主管领导和承办部门.对同一内容数量较多的文件,单位主要领导,主管和承办部门可以同时分送.如只有一份文件,准许复印,有条件的,可以复印后同时分送;不准复印的,根据内容有的先送主管领导,有的先送承办部门,但要以不误事为前提.
(3)手续严密
手续严密就是分送文件要建立并执行登记交接制度.无论送往外部门的文件,还是送给领导的文件都要履行签收手续.送给领导的文件有秘书的可由秘书代为签收,没有秘书的,应请领导本人签收,或由秘书人员在登记簿上注明什么时间送给了哪一位领导,不能因为是给领导送文件就忽略了登记或签收手续.
2.分送办法
分送,可以分为秘书人员直接分送和交由单位通信员转送两种办法.一般地说,单位的领导,与办公部门同楼办公的其他部门均应由秘书人员直接送达.距单位较远的其他部门则可交由通信员转送.
如果文件种类多,分送给的文件要建立专用文件分送登记簿.登记项目包括时间,文号,文件名称,收文号,签收人,备注等.外送文件也要建立专项文件交接簿.项目包括日期,收文号,密级,转送单位,件数,封号,签收人,备注等.但如果文件种类不多,分送部门少,也可不必建文件分送簿,直接在收文登记簿上签收即可.
3.分送要求
为保证文件分送准确,处理迅速,秘书人员在分送文件时应注意做到以下几点:
(1)分送的文件一般均应在文件眉头右上方加盖收文戳记,填明编号,收文日期等.对不需要登记的一般文件,简报等,也要在文件右上角写上领导的名字和部门名称,以示区别.
(2)凡应由承办部门办理的文件,要附上供领导批办意见的《来文承办卡片》.涉及几个承办部门的,要将《来文承办卡片》复印分别附在原文文件上.
(3)要求退回归档的文件,要在文件上标明"阅后请退回归档"字样,以便及时收回,防止散失.
(4)传阅的文件要填写文件传阅单.
(5)需要请领导批示的文件,如送一位领导,要附上《收文承办卡片》.需要同时分送几位领导并需要领导表明意见的文件,为避免领导互相批阅,分送时要附上《领导批示单》.
十八,传阅
1.传阅的定义及作用
传阅,是指两个以上人员或部门轮流传看一份文件.它是解决文件数量少而应阅人员多的矛盾的方法.有时为了使领导之间或部门之间相互了解各自对某文件的看法,意见态度,也采用传阅办法,因此传阅也是领导处理事务经常采用的一种方式.这项工作在文件处理工作中占有很重要的地位.文件传阅工作一般由负责文件处理工作的秘书人员承担,但若传阅文件较多,往往确定专人负责.
文件传阅,不仅是为解决文件数量少,需要看文件的人员多的矛盾而采用的一种方法,事实上它已经成为领导处理事务,互通信息的一种有效方式.
2.传阅的方法
(1)分送传阅
这种传阅办法是由办公部门负责文件处理的秘书人员和专职负责传阅的人员,将需要传阅的文件直接送给应阅人员.其办理流程是:先送第一应阅人,第一应阅人退回后,再送第二应阅人,依次传阅.应阅人相互之间不横传文件,均由秘书人员采用一送一退的办法直接传阅.
(2)集中传阅
这种传阅办法就是利用单位领导集中学习或开会的机会将紧急而又简短的传阅件集中传阅.这项工作常由负责组织会议的秘书人员来承担.传阅尽量利用会前或会后进行.文字较长的文件,不宜采用这种办法,以免影响领导开会.利用会议传阅文件,可使那些急而短的文件,得到很快处理.
(3)设立阅文室
在有条件的单位,应建立机要阅文室,由秘书(文书)人员管理,有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件.阅文后也应在传阅单上签名,便于管理人员掌握,防止漏阅.
(4)横传
横传又称"接力式传阅".即文件从办公部门送出后,第一应阅人(甲)阅后传至第二应阅人(乙),第二应阅人阅后再传至第三应阅人(丙),传阅文件象接力棒一样逐次传递,直至由最后一位阅文人将文件退回办公部门.这种传阅方式走的直线,减少了中间环节,因此可以加快传阅速度.其缺点是容易失控,只有在特殊情况下,比如时间紧迫,两个阅文人办公地点又比较近,与其由中心点周转不如由两个阅文人之间交接来得快时,方可进行横传.横传交接时,阅文双方必须在办公部门"挂号"和"销号",让办公部门及时掌握文件的去向.
(5)回传
后边阅批人的批示意见需要向前边已经作过批示的领导通报,这个倒流传阅的过程称作回传.回传是文件传阅工作中的一种重要的不可缺少的形式.常有这种情况,甲对一个文件作了批示,要求传给乙和丙阅知.乙同意甲的意见,而丙却批了一些同甲相反的意见.这时秘书部门就应考虑将丙的批示回传给甲和乙,目的是使他们的意见能够互通.对于一些批交部门办理的传阅件,如果领导的意见不一致,承办部门就会无所适从.处理这类传阅件时,拿不准的应征求有关领导同志的意见后再回传.还有一种情况是,尽管几位阅批人的意见基本一致,但后边阅批人对前边阅批人的意见作了重要补充,这时也应考虑将回批意见回传给前面作过批示的人.
(6)专传
由专人将传阅文件送给,传给有关领导审批的过程称为专传.这种传阅方式只有在两种比较特殊的情况下采用:一是特急件;二是绝密件.指定执行专传任务的人应是头脑清楚,办事谨慎的秘书工作人员,他的职责是严格按照限定的知密范围,亲自将特急件或绝密件按指定时间迅速送达有关领导阅处,坐等领导阅完后马上送其他领导,直到传完为止.采用专传方式可以减少中间环节,节省时间,大大加快传阅速度,避免费时误事.同时,又可以缩小知密范围,确保文件的绝对安全.
(7)分卷传阅
分卷传阅,即把经过筛选要领导传阅的文件按不同类型,一定层次放在文件夹里供领导阅示,是一个行之有效的文件传阅方法.单位不同,传阅文件的性质不同,其分卷方法也不同.哪种情况使用哪种分卷方法最好,卷内的文件又如何恰到好处地排列,需要认真研究推敲.
①三种分类方法
a.按传阅对象分卷
按传阅对象,每人每天分一卷.具体方法是:传阅范围的阅文人(或单位),每人固定一个卷夹,卷夹上标明阅文人姓名(单位).负责文件传阅的办公室人员,接办公室负责人指示的传阅范围和传阅顺序把文件分别放到贴有领导姓名,部门名称的文件夹里,然后送到领导和部门办公室.第二天将所有的卷夹收回,按上述方法更换各卷夹内的文件后,再送往各有关办公室.如此周而复始,每天组一次卷,传一个人或一个部门.这种方法适宜传阅对象少,传阅的文件不多的情况,县以下机关单位,均可采用这种方法.它的优点是:文件夹少,便于管理,一天一换,流转有序;夹主明确,承送无误.
b.按文件类目分卷
把文件分成不同类型组卷,卷面贴上一号卷,二号卷,三号卷,以此类推,然后再按办公室负责人的批示范围,顺序进行传阅.由于卷内文件较少,一般是三五份,所以阅文者有时间即可看一卷.
分类的类目既要按文件内容分,组织人事方面的,要按发文单位分,如上级来文的,下级来文的等等;最后还要按文件种类分,如正式文件,简报,参阅资料等等.这种类目不是一成不变的,在一个单位每天都有不同的变化.
这种组卷方法的优点是:一卷一类,文件内容相近,便于阅读思考,领导有时间就多看一卷,没时间就少看一卷,阅文灵活.缺点是:文件夹多,一般要几十个,不便管理;由于有的领导一下子可收到几个卷,一天可能看不完.
c.一文一卷
这种方法是上两种方法的补充.即遇有绝密件,急件,请示件,会议通知件时使用.所以,一文一卷是为了力求缩短传阅时间.这种传阅的卷夹上都有醒目的标志,负责传阅的人员可以拿着传阅夹依次请领导阅示签字;不太急的也可放在领导办公桌最显眼,最上面的位置,便于领导尽早阅看.
②文件目录卡
每个供传阅的卷夹都要附一张《文件目录卡》,供领导传阅文件时参考.一般夹在文件夹的"封二",也可夹在夹内所有文件的前面,这要看文件夹的"封二"有没有能夹卡片的"兜儿".夹在"封二"上的叫《文件目录卡》,夹在文件上面的叫《文件目录单》.文件目录卡(单)有卷内各份文件的名称,发文号,送文时间,收文时间及阅文人等项目.
③辅助工作
在文件送批传阅前,还要做好以下两项工作:
a.统一翻阅方向
由于公文装订方式不同,翻阅方向也不一致,所以在登记编号后,填写传阅单前要将它们统一起来,一律向左翻阅.
b.传阅夹内要有阅文规定
一般由负责传阅的办公室人员拟定,经办公室负责人与各位领导沟通.阅文规定可贴在文件夹的"封二"或"封三"上.阅文规定包括以下内容:严格执行《保密守则》;文件应在办公室内阅读;及时阅读,阅后请签字;需要有关部门阅办的文件,请领导批示后由机要员负责转送,不要横传.
3.传阅登记
文件传阅要建立登记制度,设《传阅文件登记簿》.
《传阅文件登记簿》一般可采用簿式.登记项目主要包括:收文号,收到时间,来文号,来文时间,文件标题,份数,密级,传阅记录,领导批示,备注等.这种登记,主要是记载传阅件的运行情况,掌握文件的行踪.使用这种登记簿,要将文件分类,用口取纸隔开,同类文件登记在一起,以便查找.在传阅件上还可附《文件,刊物传阅单》,用于记录传阅件送出和阅完时间以及领导批示.秘书人员送传阅件时,要在传阅单中领导名字下方的空格内标明送阅和退回时间.文件传阅完毕,要标明文件去向.阅文人在阅完文件后,要在传阅单中"阅退时间"栏内注明阅完时间.
如果每次送领导的传阅件较多,为严密手续,在送出时可将传阅的文件登记在《文件分送登记簿》同一横格内,请领导专职秘书签收,或由秘书人员标明送给哪位领导,以便查找.在传阅过程中,要将《传阅文件登记簿》,《文件,刊物传阅单》和《文件分送登记簿》配合起来使用,就能有效地控制传阅件,加快传阅速度,防止散失.如果领导人数少,传阅件不多,可以不设《传阅文件登记簿》,直接在《收文登记簿》上做记载,但也应有《文件,刊物传阅单》.
4.传阅要求
各级秘书部门组织传阅文件的任务都很重,特别是在较大机关,每天都有大量文件需要传阅.为了保证传阅工作顺利进行,秘书人员和专职负责传阅文件的秘书人员在传阅工作中要注意做到以下几点:
(1)文不横传
传阅文件必须保证在秘书人员和每个应阅人员之间分别运转,不允许抛开秘书人员在应阅人员之间自行横传.横传文件危害很大,因为应阅人之间传递文件没有严密的手续,相互混传,会使秘书人员对传阅件失去控制,一旦发生丢失,既不能及时发现,又难以分清责任.
(2)掌握传阅范围
秘书人员在传阅文件时,一定要严格按照规定范围和领导批办范围组织传阅.既不能任意扩大,也不能随意缩小,不能多传一人,也不可少传一人.
(3)控制文件运行
文件传出后,秘书人员要及时了解和掌握文件的运行情况.要根据阅文对象的工作安排和活动规律随时调整传阅顺序,并经常检查《传阅文件登记簿》和《文件,刊物传阅单》,了解传阅件有无积压情况,掌握文件的行踪,及时询问催退.对紧急文件,更要注意随时催阅,加快文件的运行速度.
(4)认真检查处理
传阅件退回后,秘书人员要对退回的文件进行认真的检查.一查阅文人是否阅过并标明阅完时间;二查阅文人有无指示意见和对需要印发的文件有无修改意见;三查传阅件有无缺损,附件是否完整;四查传阅件是否传阅时间过长,内容是否时过境迁.
秘书人员要根据检查中发现的情况对传阅件及时进行认真处理.对领导有指示的或对文件有修改意见的,应将指示或修改意见及时通知有关领导和部门,或按领导指示做适当处理.对传阅件发生破损或附件不完整的要及时查明原因;对内容已时过境迁的传阅件或应阅人员通过其他方式已经了解了该传阅件内容的,要及时剔出停传,以减少不必要的传阅;对已全部传阅完毕的文件,可以按办公部门领导批示意见,及时处理,并将文件去向,领导批示及处理情况,一并记载在《传阅文件登记簿》上,以备查用.
十九,催办
1.催办范围
文件处理过程中的催办,是指在需要办复文件的承办过程中的督促检查工作.它的具体范围应当包括:
(1)上级单位主送本单位并需要具体实施,贯彻执行的文件.
(2)所属部门及下级单位主送本单位的请示及其他需要办理的文件.
(3)平行或不相隶属单位发来商洽,征询事务需办理或答复的函件.
文件处理工作中的催办工作包括两个方面:一是对内催办,就是对本单位内部文件的情况进行督促催办;二是对外催办,就是对本单位发往其他单位并需回复的文件进行催办.秘书部门催办工作的重点应放在对内催办上,对外催办一般可由单位主管业务部门负责.
2.催办方法
(1)电话催办
电话催办比较简便易行,就是由负责催办的秘书人员直接打电话给承办部门或承办人,询问了解文件承办的情况,并将什么时间打的电话,受话人是谁,办理情况等记录在催办登记上,以便下次催办或销办.
(2)发函催办
负责催办的秘书人员通过书面形式发函给承办部门或承办人,督促和了解承办件的办理情况.发函催办一般多使用《催办卡片》.《催办卡片》项目主要包括文件标题,来文号,来文单位,交办时间,主办单位,领导批示摘要,办理结果等.办公部门使用《催办卡片》时可一式两份,一份发给承办部门,一份留做备查.也可以只填一份发给承办部门,将《催办卡片》的发出时间,编号记录在催办登记上.承办部门接到《催办卡片》后,要将办理情况和结果填写在《催办卡片》上,退给催办部门.对尚未办结的文件,办公部门可再次发出《催办卡片》,直到承办部门办理完毕.
(3)登门催办
登门催办就是负责催办的秘书人员亲自到承办部门面对面了解和询问文件的承办情况,督促尽快办理.登门催办的方法,能使彼此都可以说明情况,并能引起承办部门的重视,有些问题可以当面磋商.所以,这种办法能提高文件办理效率.登门催办之后,秘书人员应将催办情况及时记载在催办登记上,以备查用.
(4)请承办部门来人汇报
对于一些重要而又紧急的文件,单位领导要直接听取承办情况时,办公部门可请承办部门派人来汇报.这种办法不常使用,也不宜多用.
3.催办要求
搞好催办工作直接关系到加快文件处理速度,提高工作效率.要做好催办工作,必须做到以下几点:
(1)催办工作汇报及时
在催办工作中,秘书人员要经常向主管领导汇报催办情况,对催而不办的现象要及时汇报,取得领导的指示,必要时领导要亲自催办.
(2)健全催办工作制度
要建立健全催办工作制度,落实责任制,从制度上保证催办工作的顺利进行,做到逐级负责,事事有人管,件件有人办,使催办工作落到实处.办公部门在催办工作中要根据文件的具体情况,对承办部门分别提出办理时限要求.一般说,紧急件要在当日内办理完毕,一般件也不能超过一周.秘书人员要按时限要求对承办部门进行催办.承办部门也要按时限要求抓紧办理.对一些涉及面广,内容复杂,不能及时办理的文件,也应及时告知催办部门来文机关.
(3)催办文件要有登记
办公部门对需要催办的文件应当单独进行登记,通过登记,做到心中有数,翻开登记,一目了然,便于催办,避免遗忘.登记的方法主要有两种:一是利用收文登记簿兼做催办登记簿,可以在收文登记簿上用口取纸分出一部分账页专门登记催办性文件;二是要有专门的催办登记簿.《催办文件登记簿》的项目包括收文号,收到时间,来文单位,来文号,文件标题,份数,主办单位,批办意见,领导批示,承(催)办情况,备注等.在使用催办登记时要用口取纸将登记簿分成几类,收到文件后要分类登记.对于有时限要求的文件,要在登记簿备注栏里做明显标记,以便及时催办.
(4)加强催办检查工作
办公部门要定期对需要催办的文件进行检查.对尚未办完的文件,要加强催办,并将催办检查情况及存在的问题向主管领导汇报.要做到件件有着落,事事有回音,防止漏办.
二十,承办
1.承办的含义
承办,是指单位有关部门或有关人员对应办复的文件根据领导批办意见进行具体办理的工作,是文件处理中的关键环节,是具体解决问题的阶段.承办工作质量高低,直接反映一个单位的工作质量和工作效率.因此,办公部门要重视这项工作,承办部门要做好这项工作.
2.做好承办工作应注意的问题
(1)承办人员接到交办文件后,首先要阅读,研究文件的内容,然后分清轻重缓急安排处理.
①弄清是否属于自己主管业务范围的问题
如果不属于自己承办范围,应及时退回交办单位,并说明应由何部门何人主管等情况.
②弄清文件处理的时间要求
如果在来文要求时间内确实无法完成,接到交办文件后应立即向交办单位或来文单位说明理由.
(2)在仔细研究来文内容,要求和领导批办意见的基础上,认真办理.
凡属自己承办范围的文件,如有领导批示意见,可以根据领导批办意见办理.未经领导批办的公文,可以遵循有关的方针,政策的精神,有关规定或惯例等,酌情办理.凡领导批办意见中明确提出由某部门牵头承办的,牵头部门要先准备好处理意见,邀请协办部门会商会签,再由牵头部门负责将有关部门提出的意见归纳整理,报领导审批.如有分歧,应报送领导裁决,或按领导意见再次会商,取得处理结果.承办人员提出处理意见,要做到及时,认真,审慎,负责,并须报请一定层次的领导人审核同意后才能答复送文单位或来文单位.承办的结果一般填写在《文件承办单》上,或另写一份材料附在承办文件上(注明承办部门和承办人).
(3)承办要讲求效率,分清主次先后,有条不紊,并落实责任到人.
收到承办文件,要及时处理,急件要当即办理.对有时限要求的文件,要在规定的时间内办完.对需要几个部门联合办理的文件,主办部门要主动牵头,协办部门要积极配合,抓紧办理,不能互相推诿,久拖不决.对确难按期办完的文件,要及时向有关领导反映,以便采取相应措施.对所有的承办文件,都要有个答复,即使不能办理的也要向交办部门说明情况.承办文件较多时,应根据情况将文件分类放置,以确定主次先后.一般可分为"正在办理","等待办理","需要请示","等待答复"等几部分,以免混乱积压.承办人员要对所承办的文件经常检查,不断调整办理顺序,做到心中有数.为提高办理的速度和质量,一般应落实责任到人,这样也便于催查和考核.
(4)有些文件不能一次办结,还需要一个再次办理或多次办理的过程.
比如,有时下级请示的问题,本级解决不了,还需要转报上级批准或答复;上级来文要求报送的情况和材料,还需向下级要情况,然后汇总上报.这类问题虽然已经拟文上报或下发,经历了一次承办过程,但都是未完成的任务,还需要把这些问题放在"待办"案卷中,相机处理.这样的文件不能经过一次承办就归卷或中断承办工作,以免积压误事.
(5)承办人员对已经办理结案的文件要向交办机关(一般秘书部门或办公部门)报送结案报告,并做好注办工作.
所谓"注办",就是承办人员把文件的处理结果在文件的适当位置(比如在文尾或公文处理单上)作简要注明.如果是行文答复的,则应注明行文的文号,如果是用其他方式答复的,则应注明答复的时间,地点,交办的人员及主要内容四个方面的情况,并签署承办人姓名及日期.注办是为以后的收集归卷工作做准备,以便于日后检索和利用.
二十一,办复
1.办复的概念
办复是指需要办理的文件在办理完毕后,对来文单位所作的答复.它体现了收文处理过程的最终结果.办复通常由办公部门承担,但有些承办件,承办部门也可依据领导的指示或经办公部门同意后直接办复.
2.办复的形式
办复的形式,可根据需要确定,一般有如下几种:
(1)函复
函复即用行文的形式答复.这有两种情况,一般情况是,由承办人代拟文稿,经部门负责人审查签署后,连同交办文件及领导批示一并退回交办机关的办公(秘书)部门审核送领导签发.另一种情况是以职能部门的名义行文.即由承办人拟好文稿后,送交部门领导人签发,交办文件可留本部门立卷存查.这种情况不多,必须有领导授权方可.
(2)口头答复
对于下级单位来文请示的比较简单的问题,或者不同意来文所请示的问题,可以不必行文,而以口头方式答复.口头方式,有的用电话,有的用面谈.但传达处理意见后都要作记录.记录要包括时间,方式,受话人,处理意见四个方面,以备查考.
(3)复印领导批示
有些下级来文领导批示了具体的处理意见,就不需要再行办理.这时就可以将领导的批示直接复印后发送来文机关,以减少程序,提高办事效率.
(4)就地处理
有些比较复杂的问题,需要承办人或承办部门负责人出面带着审定的处理方案前往来文机关就地研究解决问题,传达处理意见.必要时,要形成会谈纪要,作为结案的依据.如无纪要,也要处理记录以备查.
(5)统筹安排
有些请示性文件,不能来一件复一件,需要从整个地区或部门的全局进行统筹考虑.比如,关于请批基建项目,关于申请把某一事业列入计划,关于申请某项经费等等,这类问题虽然也需要办理,但需要通盘考虑,一般可以在年终或年初经过研究确定方案,一次通知各地.
办复无论采用哪种形式,都要将答复意见和办复情况在《文件处理单》上注明,并在《文件催办登记簿》上作记载,备查用.
二十二,来文收集
1.来文收集的含义
来文收集是指对已处理完毕但需要立卷归档或保存一定时间的来文进行汇集回收的工作.收集是为立卷工作做准备,是文书立卷归档的基础.收集工作的要求是手勤腿快,认真细致,经常及时,保证归档文件的齐全完整.
2.来文收集的方法
来文收集工作的方法,通常有以下几种:
(1)来文份数较多的,在处理的同时留足归档的份数.
(2)来文只有一份需归档的,要在文件眉头加盖明显戳记,如"此件阅后请退回归档"之类的字样,并在登记簿上做出记载,以便催要.
(3)领导有重要批示的文件,如能够复印的,可将原件存留,复印件送给阅知部门或阅知人.如不能复印,可采取(2)的办法.
(4)对传阅件,要在传阅完毕后及时收存.
(5)对上级召开的各类会议印发的文件材料,要按会议主办单位的通知和会议文件目录,及时收集,登记后再交有关部门或个人使用,用毕及时收回.
第二节 发文管理
一,发文
发文是本单位向外发出的包括单位制发和翻印,复印转发的公务文件和材料.收文经承办之后的复文,也可以视作发文.从这层意义上讲,收文处理的最终结果也是发文.发文主要包括七个方面:一是请示文件;二是批复文件;三是向下发的指导性文件;四是向上级单位反映本地区或本部门工作或情况的报告及对上级单位交办事项的回复;五是对平行单位(包括不相隶属单位)商洽工作的问函或复函;六是代上级单位翻印或转发的文件;七是单位编印的简报,刊物.
二,行文
以通报情况,请示问题,商洽事务等为目的的文字往来过程称为行文.各单位的行文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围来确定.行文应注意:本着精简文件的原则,严格控制发文数量范围,可发可不发的不发;除特殊情况外,一般不越级行文;不相隶属单位,不应以隶属关系行文;不要重复行文;行文应有主次,注意分清主送与抄送单位;联合行文的单位应是同级单位.
三,发文处理
1.发文处理的含义
发文处理就是文件从拟稿(翻印,复印)到发出的整个运行过程.发文处理的任务就是完成文件从拟稿到送出的全过程的处理工作.
2.发文处理具体环节
具体环节主要有拟稿(接收文稿),核稿,会签,送审,签发,登记,编号,印制,分装,投送等.
四,发文处理程序
发文处理的程序,可划分为两个阶段:一是成文阶段;二是发放阶段.成文阶段包括拟稿(接受文稿),核稿,会签,送审,签发,印制等六个环节,也就是秘书部门从拟稿(接受文稿)到印制或打印成文的过程.发放阶段包括登记,编号,分装,抄送等四项工作,也就是秘书部门从文件登记到发出的过程.
1.拟稿
(1)拟稿的含义
拟稿,即起草文件的初稿或草稿.初稿或草稿供作修改,讨论和审阅用,不具有任何法定效力.文件拟稿一般一次形成,重要的文件需要反复讨论修改,可以形成几次或几十次草稿.
(2)拟稿的注意事项
拟稿是发文处理的第一道程序,是关系文件质量的基础工作,必须十分认真,细致,决不可粗心大意,草率行事.发文拟稿要注意以下六点:
①要符合国家法律,法规,符合党和政府的方针,政策及有关规定,如提出新的政策,应加以说明.
②情况要确定,观点要明确,条理要清楚,层次要分明,文字要精炼,书写要工整,标点要准确,篇幅要力求简短.
③人名,地名,数字,引文要准确.时间应写具体的年月日.
④公文中的数字,除发文字号,统计表,计划表,序号,百分比,专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写.在同一公文中,数字的使用应前后一致.
⑤引用公文应注明发文时间,单位,标题和文号.
⑥用词要准确,规范.在使用简称时,应先用全称,并加以说明.不写不规范的字.
2.签收
签收,即办公部门按照一定的程序接受需发文件的草稿的过程.签收的程序和要求与收文处理工作中签收工作大体一致,应该认真,细致地做好.
3.会签
(1)会签的定义
主办部门代领导单位所拟文稿中涉及其他部门的问题时,应事先征得有关部门的同意,并请有关部门的领导人签字.这一过程,叫会签.会签是发文处理程序中的一个不可忽视的环节.
(2)会签工作环节
会签工作的基本要求是迅速,及时.做好会签工作必须抓好如下三个环节:
①认真征求有关部门的意见
问题涉及部门只是一两个的,可以登门会商,或者将文稿寄送有关部门会签;问题涉及部门不多,但一个一个会签,耽误时间的,可以邀请有关部门召开小型协商会,请他们对所拟文稿提出意见;如果涉及部门很多,可以将文稿打印寄送有关部门征求意见,限期退回.
②修改意见,迅速反馈
有关部门接到会签文稿后或参加协商会时,应积极,认真地研究,提出修改意见,迅速反馈给主办部门.如无意见,可在文稿上签字表示同意.如有不同意见,是打印稿的,可在打印稿上修改,经领导人签注意见退回;是原稿的,一般不在原稿上修改,可另纸写出修改意见,经领导人签字退回.
③主办部门接到有关部门反馈的不同意见后应逐条认真研究
如认为合理,可行的,应按其意见进行修改;如不同意,可以再次会商;确实无法取得一致意见时,也不要隐瞒或掩盖分歧,要把分歧意见汇总说明,如实反映给领导单位,同时要把有关部门的会签意见附在文稿之后,以备查考.
总之,主办部门要把会签工作做得妥贴无误后,再送单位办公部门核稿,送审.
4.核稿
(1)核稿的定义及作用
核稿就是对文件草稿的审核.核稿工作其实在拟稿之后就已开始,文件草稿每经一次负责人审阅,都是一次核稿.这里所说的核稿,则专指文件草稿在送交领导人最后审批签发之前,由办公室对文稿的内容,体式等所做的全面审核检查工作.核稿工作的目的是保证文件的质量,节省领导在审阅,修改文件时花费的时间和精力.
核稿是发文处理程序中的一个重要环节,是提高文件质量的关键.核稿工作一般由专人负责.
(2)核稿程序
核稿程序,即核稿步骤,是保证核稿质量的重要措施.按程度核稿,可以减少遗漏,因而可以最大限度地纠正文稿中的不足.
①初步阅读
核稿员收到文稿后,按照文稿送来的先后次序和轻重缓急,先粗看一两遍,初步了解和弄清公文文稿的来龙去脉和基本精神,掌握其内容大意.遇到不懂的地方或者有疑问的地方,先在文稿旁边用铅笔轻轻做个记号,待正式审核后,一并提出查询.如发现有明显的错别字或对标点符号使用不当的,也可马上纠正.初步阅览如果发现问题较多需要会稿时,再约集有关人员会稿,认为没必要会稿时,便可开始审稿.
②审稿
公文的审稿内容前面已经叙述过了,这里要特别强调公文标题,结构格式及文内数字,计量单位等.
公文标题一定要简要,准确,使人一目了然,要符合规范.尤其是层层转发的文件,可以用自拟摘要的办法解决.
公文结构,格式一般要由核稿人核准.尤其是密级,缓急程度,主送单位,抄送单位,印刷份数,版记等,一定要按照规定要求核准填好.公文中应用法定计量单位.
③复核
公文稿经领导签发(有的经有关会议讨论)后,核稿人员有必要在文字上做"顺一顺"的工作,这是公文工作必不可少的步骤.因为一些领导在审批文稿时,多注意文稿的内容,修改,增删之处,多属于内容方面的问题.至于文字技术方面,一般则不大注意精雕细刻.领导修改,增删之处,文字是否顺畅,上下是否衔接,语法是否严谨,标点是否妥当,作为担负文稿审核工作的秘书部门,应当再"过一过","顺一顺",需要调整的做些调整,需要加工润色的作些加工润色.但是,做这项工作必须仔细斟酌,谨慎从事,不得损伤原意,无把握的还需请示领导.变动较大之处还应向领导汇报.在内容上,领导修改,增删之处,有时也会出现失误的情况.遇到这种情况,办公部门应及时将有关情况向领导反映,大胆而审慎地提出建议,在征得领导同意后,细心而负责地弥补漏误.这样做的目的,在于使发出的文件,内容更准确,质量更高.但是必须注意,未经领导批准,不得擅自处理.
④确定主题词
所谓主题词一般是指反映特定主题概念,规范化的名词或名词性词组.主题词是为了计算机存储和检索方便而设的.标注主题词通常是选用主题词表中规定的标准化词汇.我国已出版了含十万条主题词的《词语主题词表》.
⑤发文前的检查
文件经签发,复核,登记,打印后,在分发之前,核稿员或专管人还要再检查一遍.检查的内容除文字外,还包括版面设计,纸张,印刷质量,装订质量等.这项工作可与收发员一起处理,发现问题,及时解决,决不能敷衍了事,否则,文件一经发出,出现问题就不好挽回了.
5.送审
送审又称呈批,即将经过认真审核确认无误的文稿报送有关领导审批签发.送审时,应以简要文字说明该稿中的重要情况和需要领导决断的疑难问题.同时,附送原件和重要的征求意见清样稿.文稿送出后,要随时掌握批转去向,适时催询审批结果,以免贻误工作.
6.签发
(1)什么是签发
签发是指领导人对拟以本单位或本部门名义发出的文件送审稿签署表示核准的意见.签发是文件形成的最后一个关键性环节.文件经过领导人核准签发后即已生效,签发人对文件负有完全责任.
审批权限的一般原则包括:涉及全局性的重要文件,由主要领导人签发,或者经过会议讨论通过后,再由主要领导人签发;涉及其中一方面问题的文件,由主管领导人签发;对于一般事务性文(函)件,授权相关人员代签发.
(2)签发注意事项
领导人签发公文应注意以下几点:
①签发人对文件负有完全的责任,因此,必须对文稿从内容到文字进行严格的审核和修改,确保准确无误.
②签发意见要明确,具体.一般要在分文稿头纸"签发"一栏签署"发","同意","速印发","限×日内发出"等字样,并写上自己的姓名全称和年月日,以示负责.如果是经过会议讨论通过的,还应注明:"经××会议讨论通过,同意印发".如果认为文稿尚需其他领导人或主要领导人一阅时,还应注明"请××阅后发".
③有些文件可签在文件的落款处,即在本人职务名称后空两格书写姓名,直接将此件发出.
④不能用画圈代替签发意见,即使"请××阅后发"的文稿也不能仅仅画个圈.圈,谁都可以画,往往分不清是谁画的.因此,一定要签署自己的姓名.
⑤修改,签发文稿时,应使用钢笔或毛笔,并力求字迹清楚.修改意见要写在装订线的右侧,签发位置应在规定的范围内.不要把修改意见和签发意见写在文稿左侧装订线以外或装订线上.
⑥除非特别紧急,领导人一般不要接收和签发未经办公部门核稿并提出送审意见的文稿.
7.定稿
定稿也称为原稿(件),是经过审阅,负责人签发或会议正式讨论通过的完成稿.定稿是文件的标准稿本,是进行发文登记和缮印的依据.经过多次草拟形成的文件最后一稿并有领导审批签发的才为定稿.已经正式发布的文件,日后又重新修改时,须保留原来的定稿,不可将原来的定稿作为草稿而在上面修改.可以利用复制件作为草稿,进行修改补充,并重新报有关领导审批签发.
8.发文登记
文件在签发之后,发出之前必须进行登记,编发文号,记载发文范围,印制数量,发出方法等,对有些不需编正式文号的文,也应予以登记,以备查找.
发文登记有卡片式,活页式,账簿式等形式.各单位可以根据自己的具体情况和工作习惯采用适当的登记形式.从发文处理的实践看采用簿式登记比较适用,既方便查找又利于保存,因此这种形式用得比较多.在簿式登记中,又有"一文一账式"和"一账多文式"之分.
(1)"一文一账"式登记簿
由《发文目录》和《发文明细账》两个部分组成.项目包括文件号,文件标题,签发人,拟稿部门,密级,发文范围,份数,登记日期,发出日期,封套号等.在《发文明细账》上除上述项目外,还可将经常发给文件的本单位领导的姓名,直属部门和下级单位的名称一并印好.不经常发给文件的单位,可留下空格随时填写.在进行登记时,一般先在发文目录上登记.发往单位不多,如只报上级单位或发往某一单位时,只在发文簿目录的发放范围中标明即可.发往单位较多时,则要在《发文明细账》中一一写明,并在目录中"发文账页码"栏内标明发文明细账页数.发文账项目比较复杂,要准确掌握其含义和要求认真填写.现做说明如下:
①"文件号".是指所发文件的正式编号,每年从一号开始,按发文顺序,依次编号.
②"文件标题".文件如有标题,可将标题直接填入,尽量不要简化.无标题文件,要做一简短的摘要填入.
③"签发人".是指所发文件由哪位领导签发的.要填写姓名全称,不要只填写姓名或姓与职务的合称.如属会议或集体讨论议定的,也要做一说明.
④"拟稿部门".是指所发文件的起草单位.
⑤"密级".是指所发文件的密级,没有密级的不填.
⑥"发放范围".指发文的发至界限或受文圈.如该文按级限下发,可填作"发至××级".上报文件,可简单写明上报范围,具体发往单位和所发份数,写在分发明细账页中.如发往单位很少,只在"发放范围"一栏中注明即可.
⑦"封套号".是指所发文件装封后在封皮上编的号.
⑧"登记日期".是指文件发出的时间.填上发出时间,即表明该文已经发出.
(2)"一账多文"式登记簿
"一账多文"式登记簿的主要项目包括文件号,文件标题,签发人,拟稿部门,密级,总印数,分发情况,归档,余存,发出日期,封套号,备注等.
做好发文登记工作,还注意以下几点:一是对收到的发文稿,登记前要仔细检查领导是否签发,有无密级,发放范围是否明确,主,附件是否齐备.没有领导签发的不予登记,有不清楚之处要及时弄清.二是要认真填写登记项目,字迹清晰,内容完整,不要随意漏项或草率行事.三是登记要分类,不能不同种类的文件混合登记在一起.
9.缮印
(1)缮印的要求
缮印是指对外发出的文件,根据领导签发的定稿,经过缮写,打字或印刷而制成正式文本.
经过缮印的文件是发文处理的最后成品.它将代表本单位的意见对外发生效力.因此,缮印工作必须认真,细致,保证质量.不仅要文字准确,字迹清晰,而且要做到规范化,符合公文体式,还要页面整洁,美观大方,字体大小疏密相宜等,以便阅读和管理.
(2)缮印工作应注意的事项
①忠实于原稿
缮印文件必须以经领导人签发的定稿为依据,要忠实于原稿,不得随意改动.须注意字体工整,标点清楚,使用规定的标准简化字,不要写怪字,草字,自创的简笔字等.同一份文件中的数目字,缮印时应前后统一使用一种书写字体,不要有时用阿拉伯数字,有时又用小写的汉字.
②注意保密
机密文件一律由机要打字员和单位印刷厂(室)负责,没有印刷厂(室)的,要送有机要车间的印刷厂印刷,不准到一般印刷厂,誊印社,照像馆,缮印或复制.文稿与印制的文件和未装订的单页均应注意安全保管,并须对底版,蜡纸,废页,清样等严格管理,及时监销,防止失密泄密.
③卷面整洁完整
缮印文件要注意保护原稿,不得涂抹污损,更不得丢失.
④装订得法
多页文件的装订,须注意检查有无缺页,倒置页等,并尽量采用胶粘法,避免使用书钉装订,以免日后立卷归档时拆掉金属钉的麻烦或造成损坏文件.采用书钉装订时,应注意页边对齐,上下两个书钉的位置应在同一直线上,既要装钉牢固,又要方便翻页和阅读.
⑤文件紧凑
为了防止正文与落款,印章脱节,尽可能避免大块空页,如有空页,要在空白处注明"此页无正文".
10.用印
(1)用印的定义
用印也称"盖印".是指在制成的公文上加盖单位印章.单位印章是代表单位职权的一种凭证和标志,公文上加盖了印章,才能产生相应的效力.盖印多用于一般的文件信函和文据凭证.单位的印章应指定专人负责保管,叫作监印.
(2)用印时要注意的事项
①首先检查原稿上有无领导人签字.有领导人签字并确认符合规定的,才能在制成的公文上加盖单位印章.
②加盖印章的公文份数要与原稿标明印刷份数相同,多余份数可不盖章.
③用印位置应在落款正中央,上不压正文,下要压日期.即印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上,称之谓"齐年盖月".
④印章必须端正,清晰.盖印时要稳当,对好方位,切勿歪斜或颠倒.同时注意沾印泥不要过多,沾一次印泥也不要连续多次盖印,以免印章字迹模糊不清.
⑤以单位领导人名义行文时,应在本人职务名称后空二字签署姓名并加盖个人图章.
11.分装
分装,是指文件印成后按发文登记的范围进行分发和装封.分装工作是发文处理工作的重要环节,要求准确迅速.
分装工作看起来很简单,但也有其内在的规律性.分装工作是否科学,将直接影响分装的效率和质量.科学的分装程序应当是:填写发文通知单,拣配信封,检查文件,装封,封口等.
(1)填写发文通知单
发文通知单是指发文时填写的发文清单.收文单位可以按照发文通知单核对所收到的文件,便于发现问题,及时与发文单位联系.发文通知单主要有两种类型:
①双联式发文通知单
这种通知单一式两联,第一联作存根,由发文单位保存;第二联是发文回执,要求收文单位核对签收后及时退给发文单位.使用双联式发文通知单,能对文件在发—收过程中的安全准确,起到重要的保证作用,应当认真运用.
②单联式发文通知单
这种通知单和双联式发文通知单的项目相同,所不同的是它只有一联,发文单位不留底,只将发出的文件情况通知收文单位,不要求收文单位退回通知单.收文单位可以按通知单核对文件,如发现问题,应及时与发文单位联系,以采取必要的补救措施.单联式发文通知单所起的作用和双联式发文通知单是一样的,好处是省去了收文单位退回执的手续,不足是发文单位很难掌握发文中存在的问题.
从发文工作实践看,这两种方式,各单位均可酌情选用.但无论采用哪种方式,都要保证通知单的准确无误.填写发文通知单最好在文件印出前完成.这样可以节省时间,提高分发效率.通知单是要随同文件一并装入封筒内,如同时发出几个文件,就将所发的文件全写在同一通知单上.遇有无文号的文件,应将文件标题或内容摘要写在通知单上,以便核对.
(2)拣封
拣封是指发文前按文件发放范围拣配封筒的工作.
①封筒书写方法
封筒的书写方法同一般书信封皮的书写方法相同.
横着书写时,收文单位名称要写在上边靠左侧,收文单位办公部门的名称写中间,发文单位名称写在下面靠右侧.竖着书写时,收文单位名称写在右侧靠上,收文单位办公部门的名称写在中间,发文单位名称写在左侧靠下.
②书写封皮时应注意事项
a.书写封皮要使用钢笔,毛笔或标准圆珠笔,不能使用铅笔.字迹要工整,清晰,不要乱用简化字,同音字.
b.封皮除领导"亲启"件外,一般应写受文单位或单位办公室收,以便对方及时处理.因为写具体领导人名字,秘书人员不能开拆,可能由于领导不在而误事.书写收文单位要写全称,并标明所在地点.不能随意简化,以防错邮错投.
c.书写收文单位名称时,不要写得靠近封口,防止粘封时将收文单位的前一,二字折到封筒后面去.
③封皮盖戳
封筒拣齐配套后,要在封皮左上角盖上密级戳记,并写明封套号,如属急件还应在封皮上加盖急件戳记.
(3)检查
为保证发文分装准确迅速,秘书人员在分装前应对所发文件进行认真检查.检查的内容主要有:
①查文件份数
对于待发的文件要按确定的印数进行清点,检查总印数是否短缺.文件印有序号的,要注意检查是否有串号,掉号,重号现象.对打印的文件要逐份检查装订有无缺页和页码颠倒现象.如果同时分装几个文件,要根据不同的印数分别清点检查.
②查是否漏盖印章
印章文件生效的凭证.文件印制好以后,一般还需加盖单位印章.盖了印章的文件才生效.
③查主,附件是否完备
发文时常有附件,这类文件应按主件上的附注核对.特别是对带有几个附件的文件,要注意检查附件是否齐全.遇有主件和几个附件不能同时发出时,应在发文通知单上注明.
④查文件固定版头与发文单位是否一致
在文件印制中,有时会出现错用文件版头而张冠李戴的现象,特别是打印件更易出现这种情况.一定要认真检查核对,把好最后一道关.
(4)装封
装封就是按发文账或发文通知单,将文件如数装入封筒的工作.装封总的要求是份数要点清,分装要准确.
①点数
点数是按发文通知单逐户将文件点准点清.点数的要求是:一要点准文件种类;二要点准文件份数.文件完全点数准确后,要与发文通知单一起装入封内.装封时要特别注意检查受文单位与封筒写的受文单位是否一致,以免错装.
②封装办法
如何封装,可根据发文数量确定.通常使用三种办法:
a.用封筒装
封筒一般分大,中,小三种型号.选用封筒,要以文件装封后正好封口为宜.使用大封筒时,封好口后还要按"井"字形捆牢.用封筒装文件的办法简便易行,是各单位的常用方法.
b.用纸包装
文件份数多的大多用此法.使用这种办法,要先用绳子将文件捆好,然后用包装纸将文件包好,外面再用麻绳或塑料绳(不能用纸绳)按"井"字形捆牢,打上死结.包装一般要用牛皮纸.近处用一层,远处用二层.为防止散包,捆包时应将绳道的每个交叉点都打成死结,还要注意每包体积不能过大.
c.用专用文件袋
专用文件袋规格可分大,中,小三种.这种办法适用于发放大批量文件.装袋时,要先用纸将文件一包一包地包好捆牢,避免文件在袋子里散乱损坏.
(5)封口
文件装好后要认真封口,具体方法是:
①封筒封口
用封筒装文件一般是使用质量较好的糨糊或胶水将封筒口粘牢.不得用书订代封.在粘大批封筒时,可将封舌朝上,错开排列,一次性涂抹糨糊(胶水),稍放一会后,分别封口.粘封时,既要粘得牢,又不要粘上文件.装绝密文件的封筒,还要在封筒两头粘上密封笺待封条干后发送,以利安全和保密.
②包装封口
用纸包装文件,虽已捆扎起来,但纸张接口处仍是活口,这仍不能算已经封口,必须将接口处粘牢,并粘上密封笺.目前包装封口密封办法有三种:一是用印好的专用密封笺粘贴在文件包两侧的接口处.此法简便易行,为各单位所普遍采用.二是在文件包两侧接口处直接加盖"密封专用章".这种密封方法虽然简便,但字迹易模糊,有时难以辨出是否被拆动.三是在文件包两侧接口处先贴上白纸条,然后再盖发文单位印章.无论采取哪种密封方法,都要做到使用方便,便于识别,不易伪造.
③专用文件袋封口
文件袋装入文件后,要先用专用蜡绳将袋口扎紧,然后把蜡绳两头在专用铅封内交叉打结,再用专用钢钳挟扁铅封.这种封口方法比较牢固,但铅封钢钳上必须刻有发文单位简称,以使铅封上印出字来,便于识别,否则就起不到封口作用.
12.投送
投送,是指文件从发文单位到收文单位的运行过程.一般可分为内送和外投两部分.内送是由秘书人员直接分送给单位领导和有关部门;外投是指由机要通信人员送出.投送工作是发文处理工作的最后一个环节,搞得好坏直接影响发文的准确性.
投送文件经常采用的方法有四种:
(1)秘书人员直接送达
直接送达的文件主要包括两部分,一是送给本单位领导的文件;二是送往同楼同院办公的部门的文件.这种投送法既可减少中间环节,加快传递速度,又能保证安全,应当提倡.有些单位的秘书人员图省事,发给在同院甚至同楼办公的领导和部门的文件,也常常交传达室通过邮局邮寄,本来是几分钟就可办妥的事,拖了几天才能完成.劳民伤财,实不足取.
(2)机要通信人员投送
发往单位所在地各部门的文件,可交机要通信人员直接送达.有条件的地方可设文件交换站,各单位的机要通信员按时到交换站交换文件.这种办法又快又好,应普遍提倡.
(3)机要通信部门投送
发往单位所在地以外单位的文件,可交机要通信员送当地机要通信部门寄送.
(4)专人护送
绝密文件或特别紧急的重要文件,最好派专人护送.专送必须实行两人护送制,严防丢失.
投送文件既要快又要确保安全.无论采用哪种投送办法都要建立投送登记手续,特别是送给领导的文件,更要严格履行登记手续.一般应建立"文件分送登记","机要信投递登记","挂号信投递登记"手续制度.在一般单位,可以利用发文登记簿履行交接手续,不必另行登记.
在发文投送时,还要做好封筒编号工作.封筒编号也可称为封套号.文件封装后,为便于登记,传递和查找,一般要在封筒上标明编号,封筒编号总的原则是科学,规范,不重复,好记易查,便于识别.编号的方法很多,没有统一的要求.目前,单位常用的封筒编号方法是:
(1)在所发文件号前加代码
这种封筒编号的办法首先要根据本单位文件的分类情况,确定同类型文件的代码,并固定一个时期不变.如××市委文件代码为"1",××市委办公厅文件代码为"2".那么,××市委的15号文件,封筒编号就为1015;××市委办公厅的123号文件,封筒编号就为2123.这种封筒编号,编号简便,易识别,不重复,适用于较大单位.
(2)用月份加日期封筒编号法
这种编号法,只将月份和日期连在一起即成.如7月25日发出的文件,就编为725号,12月31日发出的文件,就编为1231号.这种编号法简便,从封筒编号就可看出发文日期;但易重复,给查找带来困难.因此,这种办法只适用于发文较少的单位.
(3)编流水号
这种封筒编号法是按文件发出的先后顺序,从年初1号直到年底最后一个号依次排列.每发一次文件,就编一个号,如,第一次发文,在封筒上就编1号或001号,第二次发文,在封筒上就编2号或002号,以此类推.这种编号方法,便于掌握发文次数,从封筒编号可以看出发了多少次文件,比较简便,但容易漏编重复.
(4)用收文号做封筒编号
这种编号方法主要用于转往其他单位的本单位收文的封筒编号.某文的收文登记号,就是该文转出的封筒编号.如收文号是123,转出的封筒编号就是123号.
以上介绍的几种封筒编号方法,既可以单独使用,又可以混合使用,主要是由秘书人员根据本单位发文的多少,种类的繁简来掌握,不能强求一律.但编号要尽量做到有规律,较稳定,不要今天这样编,明天那样编,造成很多重号,给查找带来困难.封筒编号一般要写在密级戳记的下方,字迹要清楚.在较大单位,一次发文量较大,最好使用打号机打号.为便于书写和打号,封筒编号最好在文件装封前完成.
五,发文收集整理
发文收集工作是搞好文件归档立卷的基础.由于文件,资料多数保存在办公部门,使收集工作比较方便,但如不及时收集整理,也会散失.秘书人员应该在发文开始,就注意收集;发文结束,就将文件资料收集齐全.
1.收集范围
发文收集范围主要包括:
(1)文件正文
文件发出后,要按归档的要求留足份数,保证归档需要.留作归档的文件要选择印制清晰无破损的文件.归档的打字文件,也应加盖公章.
(2)文件底稿
文件底稿是指文件印制前送单位领导审定签发的文稿.文件底稿既反映文件形成过程,又是文件的原始凭证.所以,对底稿的收集应更加重视.有些文件从主管部门拟稿到送单位领导签发,常常几易其稿,应注意将经单位领导修改过的文稿全部收集起来,以防散失.待文件正式印刷下发后,及时将文件与底稿放在一起保存.
(3)文件清样
凡铅印的文件,在正式付印之前,均需打出清样,以供校对和修改,最后经主管部门领导签发后方可付印.清样常常反映起草人员与领导在底稿基础上的再修改,属文件形成的有机部分.所以,清样也应收集起来,连同底稿一并保存.有些领导的讲话和重要报告,常常先打出清样再进行讨论修改.这些清样,均应按文件底稿对待,每次修改的清样都应保留,待立卷归档时再行鉴别,该剔出者剔出,该归档者归档.
(4)文稿附件
在文件形成过程中,为便于领导审阅签发,拟稿部门常常将有关的上级文件和下级请示,报告以及各有关部门的意见等,作为起草文件的依据,附在文件底稿之后参考.这些附件,在文稿付印时,一般都由秘书人员摘下暂存,待文件印发后,再将所有附件收全,同底稿一起保存.附件中如有拟稿部门尚需收回使用的上级文件,可在该文印发后,退拟稿部门保存.
(5)领导批示
在文件形成过程中,单位领导常常在《文件处理卡片》,《传阅单》,《送审卡片》和其他信纸便笺上做一些重要批示.所有这些批示,都应在文件印发后,逐一收集起来,归档保存.
2.收集工作的要求
发文收集工作要做到以下几点:
(1)齐全完整
文件发出后,应将文件底稿,清样,附件以及领导批示等收集齐全,随同文件一并保存.当然,有些文件的形成过程比较简单,没有附件和清样,只将文件底稿和领导批示收集起来,和文件一起归档也就可以了.
(2)主动及时
发文收集工作无大难处,但贵在经常,主动,及时,必须在发文过程中随时主动去做.应当努力做到文件发出,资料收齐.对于发文收集工作来说,没有主动收集的精神,资料就不会齐全完整,势必给归档带来困难.
(3)宁宽勿严
发文收集是为文件归档立卷服务的.由于发文当时有些材料是否有存档价值,一时还难以看准,所以在收集工作中,宁肯宽一些,不可过于严格.因为文件立卷时,还要对所有材料进行鉴别,那时,才可能将确实不需要的材料剔出.如果收集时就因图省事而过严,就可能将一些需立卷的材料散失,而造成无法弥补的损失.
六,文件收发所需备品
文件收发所需备品主要有:封筒,戳记,粘料,密封笺等.备品质量好,准备齐全,可以提高文件发放速度,也可以确保文件传递的安全.
1.封筒
封筒是发送文件的装具之一,是传递文件不可缺少的备品.它的作用是保护文件在传递过程中完好无损,防止散失和泄密.
(1)封筒规格
秘书部门分发文件时,一般都要根据文件的数量和薄厚程度,选用规格比较合适的封筒,既可节约开支,防止"大材小用",造成浪费;又可保证文件在封筒内不滑动,不被损.因此,秘书部门在制作封筒时,就要根据本单位的文件情况,分别制做不同规格的封筒.一般说,封筒可以分为大,中,小三种规格.
①大封筒:长355毫米,宽237毫米.
③中封筒:长340毫米,宽133毫米.
③小封简:长230毫米,宽102毫米.
封装文件的封筒和普通信封不同,为了保证封口牢固,制作封筒时要让封舌长一些,以使封筒装入较多文件时也能将封口封牢.制作封筒用纸不要求一致,但以选用拉力强,耐磨,不易破损的纸张为宜.目前,党政单位通常使用的是80克包装纸,俗称"牛皮纸".当然,使用其他型号的纸张也是可以的,这要根据各地的实际情况来确定.
(2)封面印制
制作封筒时一般均要印制封面.封面有两种印法:一是只印发文单位名称;二是将发文单位,受文单位名称全部印上.在较大单位,特别是高级领导单位,由于发文数量多,受文单位相对固定,可采用第二种印法,发文时可以节省大量书写时间;在较小单位,由于文件数量少,受文单位经常变化,封筒印制受文单位名称则易造成浪费,一般可采用第一种印法.装秘密文件的封筒,必须标明秘密等级.因此,印制封筒时最好印上密级.从党政单位发文实践看,秘密件较多,封筒上以印上"秘密"二字为宜,发文时遇有"绝密"或"机密"文件时,可临时加盖相应的密级戳记.当然,有些单位密件很少,也可不印密级,发文时加盖密级戳记也可以.
封面文字的排列,可分为横排和竖排两种.不同单位可根据自己的习惯选用.目前以横排为多.字号根据封筒大小而定.选用稍大一点的字号,印成红色,可使封筒美观大方.封面上的发文单位和受文单位名称要用全称,不要随意简化.横排印制时,要将受文单位印在封筒上方靠左侧,竖排印制时,要将受文单位印在封筒右侧靠上方;均将具体收文部门印在中间.这样可以保证文件传递准确,防止误投.
(3)封筒保管
封筒的保管方法,似乎是很简单,因而有些人就把封筒往仓库里一堆,其实这是很不科学的,特别是在较大单位,由于受文单位很多,一般都在封筒上印上了受文单位名称,随意堆放,发文时要现找封筒,会浪费很多时间.所以,在封筒保存上也要采取科学的方法,方便使用,防止漏错.
仅就印有受文单位名称的封筒保存方法介绍两种:
①专用木柜保存法
办公部门可以根据受文单位的多少,设计制作一种专用木柜,木柜内分成若干个小格子,格子的大小以能容纳下50～100个中封筒为宜.格子旁木框上要按发文账固定的受文单位顺序贴上名签.封筒制成后,可根据发文量需要,先取出一定数量封筒,按木柜方格上的受文单位名称"对号入座".其余封筒应逐一捆好,按发文账上固定的受文单位顺序有秩序地排放保存起来,待专用木柜格子内封筒缺少时及时补充.这种保存方法,整洁规矩,使用方便.发文时只要按受文单位顺序依次拣封即可.但要注意,如发现缺少某一单位的封筒,要用空白封筒写上受文单位名称及时补上,以防漏发.
②配套保管法
封筒制成后,先将成捆封筒按发文账固定的受文单位顺序排列好,然后依次拣封,全部拣守配套后,每一套捆成一捆,再规整地存放在仓库内.发文时拿出一套即可使用.这种方法,事先拣封时费点时间,但发文时可以节省很多时间.但要事先逐捆地核对准确,绝不能漏掉一个受文单位.
当然,封筒的保管还有一些其他方法,只要是使用方便都是可行的.至于没印受文单位名称的封筒,虽保存无更多限制,但为了提高效率,秘书人员最好利用空闲时间,事先按发文顺序写好受文单位名称,可成套保管,或放入"专用木柜"格内,以备使用.
发文时,大,中,小封筒的选用,要根据发文数量临时确定,以防浪费工时或备品.
2.密封笺
密封笺是文件装具加封的主要用品.在文件传递过程中,有些重要文件,特别是绝密文件,为了确保安全,防止泄密,要对文件装具进行密封.由于文件装具不同,所采用的加封方法也不同.目前,党政单位常用的加封方法主要有:铅封,泥封,密封笺,专用密封章等.本节主要介绍密封笺的使用方法.
(1)密封笺类型
目前,各级党政单位所使用的密封笺,基本分为两种类型:
①专用密封笺
这种密封笺,除印有"密封"字样外,还印有发文单位名称和特殊标志,使用简便,不易涂改伪造.专用密封笺只供本单位发文加封用,出了问题易于及时发现和追查.
②通用密封笺
这种密封笺只印"密封"字样,单位各部门可以通用.有些较小单位,为节省开支,常使用这种密封笺.它的缺点是一旦发生问题,很难查清责任.所以,在使用通过密封笺时,必须在密封笺上加盖本单位的公章,以弥补这个不足.
(2)密封笺的印制和保管
密封笺主要是用于文件装具的加封.目前,多数单位选用18克薄页纸(也叫油封纸)印制密封笺.这种纸薄而亮,拉力强,印字清楚,粘贴牢固,是比较理想的密封笺用纸.
密封笺的式样,没有统一要求,为了使用方便,密封笺不宜过大,一般以长90毫米,宽48毫米为好."密封"二字要稍大些,发文单位名称不要过大,字体可以根据需要选用.如横排版要将"密封"字印在发文单位名称上面;如竖排版应将"密封"二字印在发文单位名称下面.总之,密封笺制作要美观大方,使用方便,安全性能好.
密封笺的功能是保障文件传递过程中的安全.所以,办公部门对密封笺应妥善保管,不能乱扔乱放.特别是"专用密封笺"更不能随意送给其他单位使用.如果密封笺在各单位混用,就失去了密封的作用.
3.戳记
戳记是文件传递中的标志.在文件分发传递中,为了明显标明所发文件的密级,时限等要求,办公部门经常使用专用戳记,以保证文件的快速,安全运转.目前,各级党政单位使用的戳记很多,本文只介绍一下普遍使用的两种戳记:
(1)密级戳记
秘密文件,分为"绝密","机密","秘密"三个密级.为准确使用密级戳记必须分别刻制三个密级的戳记.不能为了省事,只刻制一枚"机密"戳记,不同文件,一律加盖"机密"戳记.这样做的结果,会由于密级混淆而危及绝密文件安全.
密级戳记的规格,式样没有统一要求,"横向刻制"和"竖向刻制",带边线和不带边线均可.办公部门可根据使用习惯来确定.
(2)时限戳记
单位形成的文件由于内容不同,时限要求也不相同.有些文件时间性不强,有些文件则必须尽快处理.因此,秘书人员在分发,传递文件过程中就要正确使用时限戳记,以提醒受文单位和收件人及时处理.
时限戳记一般分为两种.一是"急件"戳记,这种戳记用于比较紧急的文件,要求受文单位和秘书人员接到文件后要尽快处理;二是"特急"戳记,这种戳记用于特别紧急的文件,要求受文单位和秘书人员收到文件后必须立即处理,不得拖延.
第三节 文书立卷归档
一,文书立卷的基本原则
1.遵循单位的工作规律
每个单位都有它的职能和任务.一个单位的工作活动总是有一定规律的.如召开一次会议,会前要向领导单位请示并得到批准;然后发通知,起草会议文件,征求意见,必要时召开预备会议;然后,经过正式会议讨论研究,形成决议,会议总结,会议记要等.单位工作活动的规律性决定了文件的形成也有规律性.如文件之间有一定的时间顺序和承启衔接,先有工作计划,次有工作部署,再有工作决定,指示,后有工作总结.在文件形成过程中所具有的这种起因根据和承接顺序,构成了文件形成的一般规律.因此,在文书立卷的过程中,必须要掌握这些规律,遵循文件形成的先后顺序,如实地反映各项工作的客观进程.
2.真实地反映单位工作职能活动的特点和面貌
文书材料是单位工作实践的产物,是单位从事各项实践活动的真实记录.如果要想反映出单位工作活动的全貌,就要把单位全年各项重要工作中产生的文书材料收集齐全,完整.立卷时,必须尊重客观实践形成的文件材料,决不可凭主观愿望进行舍取或虚构.本单位受到上级表扬的文件要立卷,受到上级批评的文件也要立卷,单位形成的正确文件要立卷,形成的错误文件也要立卷.总之,保持文件的真实性和本来面貌,是立卷人员必须遵循的原则,切不可随人的意志把已经成为历史的文书案卷加以更改.
3.要正确区分文件的保存价值
文书立卷过程中,要适当考虑文件的保存价值.文件的保存价值是由文件反映单位工作活动面貌的作用和今后查考利用可能性的大小来决定的.在可能的条件下,应当把保存价值不同的文件分开来立卷,这样,有利于文件的管理和鉴定工作.
由于文件内容的重要程度不同,所起的作用也不同,保存价值也就不同.根据文件的价值,可以将对文件的保管期分为永久保管,长期保管,短期保管.凡是记载和反映本单位的主要工作职能,在科学研究中有长远利用价值和考查价值的文件,就应当永久立卷保存;凡是记载和反映本单位的工作活动,本单位在工作中经常需要查考的文件,可长期立卷保管;凡是一些只在比较短的时期内,本单位需要查考的文件,立卷后进行短期保管.
有的单位在文书立卷时,对区分文件的保存价值存在着片面认识.有人认为本单位形成的文件重要,上,下级单位的文件不重要;有人认为上级单位文件重要,本级,下级单位文件不重要;也有人认为政治性文件重要,业务性文件不重要等等.这些都是违背文书立卷原则的.一般来讲,凡是反映社会历史发展和记录单位工作主要职能活动,反映单位基本历史面貌的重要文件,如本单位印发的指导性文件,会议上通过的决议性文件,重要的请示文件报告,上级单位颁发的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的文件,下级单位报送的有关方针,政策性和重要问题的请示报告等,都是具有保存价值的文件.而一些文件如通知,便函,单位之间一般来往文书等,其作用和保存价值相对小一些,有些就根本没有保存价值.另外,文件作者的地位,作用和文件名称的不同,也决定了文件保存价值的不同.如指示,命令,决议,决定等比通知,便函保存价值大一些.
在文书立卷时,正确判定文件的保存价值,是个不可忽视的问题.如果把保存价值悬殊的文件合在一起组卷,将给档案部门的工作造成不便.因此,在区分文件保存价值时,一方面,要以本单位的重要工作职能活动出发,把重点放在本单位主要职能活动形成的文件上,包括政治性,业务性等文件,以及与本单位职能活动有密切联系的上下级文件.一般来说,本单位形成的文件比外单位保存价值大,隶属的单位文件比非隶属的单位文件保存价值大.当然,如果外单位文件与本单位文件关系密切,保存价值也就大一些.另一方面,要全面地分析文件的现实作用和历史作用,以此来区分文件的保存价值.一些全面性的方针和政策的文件在划分保存价值时,易被人们注意;而一些只反映某些工作活动片断的文件往往被人们忽视,但如果与本单位工作职能联系起来看,这些文件却有着重要的现实作用和历史作用.因此,只有全面地,系统地分析文件的作用,才能正确区分文件的保存价值.
4.保持文件之间的历史联系
保持文件的历史联系,是文书立卷的前提,在单位工作活动中形成的一个个文件材料,它们各自有着具体的目的和作用,但它们之间又有着密切的联系,表现在:有相同或相近的目的,解决相同或相近的问题,同出一处或同在一时等.这些联系,都可称为历史联系.如进行一项工作,一般要有工作计划,工作计划决定下来要上报,下达,在了解工作进展情况过程中遇到的问题需要研究解决,或向上级请示,或提出解决意见,直到工作最后完成为止;召开一次会议,要有会议通知,日程,名单,报告,总结,决议,简报等;办理一个案件,要有调查提纲,证明材料,调查报告,结论,处理意见等.这些文件之间的前后有着必然的联系,是不可分割的整体.
另外,各级党政领导单位内部都设立若干部门,分别承担着一定的工作任务,也要形成一些反映本部门职能活动的文件材料,这些文件材料与整个单位以及各部门之间有着密不可分的联系.还有些文件材料反映了上下级单位,平级单位之间的来往关系.尽管上下级单位,平级单位的工作职责和业务范围不同,它们所形成的文件内容也各不相同,但是,由于工作的关系,通过文件的来往联系也是密切的.
从上述几种联系中,针对同一具体工作,具体问题的文件材料间的联系,是内部的,本质的联系;不同工作,不同问题的文件材料间的联系则是外部的,非本质的联系.在保持文件之间内部的,本质的联系的基础上,尽可能保持其他多种联系,把看似孤立的文件组成案卷.如果不考虑文件间的历史联系,立卷时把文件硬凑在一起,拆散了它们之间的联系,给查找带来麻烦,这势必要影响单位正常的工作.
5.便于文件的查考利用和保管
文书立卷的根本目的就是要便于保管和利用.要做到这一点,必须在组卷时,对卷内文件数量有一定的限制.如果组成的案卷太厚,既不好装订,也不便于查考和利用,又不利于对其中一份文件的复制;如果一本案卷太薄,数量多,给管理工作又带来不便.因此,每个案卷内的文件材料数量的多少,一定要根据实际情况而定.重要的文件材料,立卷时可薄一些,以便在写案卷标题时,能够集中,具体地揭示文件内容,对于不常查找的一般性文件,立卷时可厚些.例如,一次会议或者一项工程形成了许多文件,整理时不能单纯从保持联系的角度立成一个很厚的卷.案卷太厚难以装订,也不便于阅读和搬动,应同时从便于保管和利用出发,适当分得再细些,变成几个保管单位.再如,有些工作过程不长,形成的文件不多,只有两三份或二三十页文件,类似情况若都分别组卷,会造成案卷很薄,显得零散,宜从更大的范围考虑文件的联系,适当综合立卷(当然,对少数重要的文件立成薄一些的卷也是可以的).
由于每个案卷各有特点,互有区别,使得人们查找起来方便.一看案卷标题,就知道卷内包括的内容,这样提高了工作效率,节约了时间.如果案卷之间界限不清,相近相似的案卷被排在一起,在利用的时候,就很难查到所需要的文件材料.总之,立成的案卷是否便于保管利用,不仅关系到单位各项工作的开展,而且直接影响档案工作的开展.因此,文书人员在立卷时,必须要遵循便于管理和利用的原则,使立成的案卷能清晰地反映出文件的内容,便于人们迅速,准确地查出所需的文件材料.永久,长期,短期保存的文件,虽然是一项工作,一次会议形成的,本来有一定的联系,但由于保存期限要求不同,也需要适当分开立卷,以利于单位档案室日后的鉴定工作和向档案馆移交档案.
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