线上办公和日常工作有何区别？在线办公会遇到哪些问题和挑战？如何利用在线办公软件开展业务？
作者 潘晴晴
编辑 贾二爷
受当前疫情影响，远程在线办公成为很多企业复工后的首选工作模式。相关数据显示，春节返工第一天，全国有近两亿人使用阿里钉钉开启在家办公，其下载量也一度登上苹果App Store排行榜第一，而企业微信、腾讯会议、飞书等多种类型的在线协同办公软件也同样受到追捧，产品需求量在短时间内爆发。
线上办公和日常工作有何区别？在线办公会遇到哪些问题和挑战？如何利用在线办公软件开展业务？这是每一家企业和员工都需要思考的问题。亿邦动力联系了部分品牌企业、电商及互联网公司或机构，挑选几个典型案例，以飨读者。
之前公司并没有这种大规模在线办公的经验，这次被逼无奈采取这种方式，我觉得转型还是挺快，开始感觉有些不太会操作，这几天发现还是有很多便利性。
目前我们主要使用钉钉来召集团队开视频会议。这个工具在团队远程协作上还是很便利的，因为文件可以留存，直播也可以回放。在对外开展业务方面，之前尝试应用了小鹅通商家版、企业号，目前也是主要用钉钉。
团队基于当下的情况，和正常上班一样，还是会按时坐在镜头前，事前化妆打扮保持上班的仪式感，每个团队及时汇报工作记录和工作截屏照片，一个礼拜有两次全员的会议，整体感觉效率还蛮高的。在门店导购的培训方面，我们主要用钉钉的视频直播方式培训，还有一部分培训工作会放在天猫、抖音直播上，效果还是不错的。
目前不满意的地方肯定也有，因为全国中小学生、政府机关、企事业单位都在用，很多在线的办公协同软件一时之间也会有些应付不过来，但是这个也能理解。整体来说，在线办公体验肯定不如面对面体验好，但是在目前形势下，已经比2003年非典时期强一万倍了。那个时候是拨号上网，根本不可能在线办公，打个电话也看不见人。所以我认为，远程办公会形成常态化，因为一般使用超过21天就会形成一种惯性。
就拿我自己来说，我创业到现在第三年，第一年团队没几个人，我就天天在家写文章，做线上课程，其实就是一个互联网化的运营环境和办公环境。第二年我也自己在外面跑，一年出差差不多200多天，和公司的沟通也是靠线上；现在团队建立起来了，我们在上海和深圳都有团队，所以我们的协同办公一直是跨地区的。
说到远程办公，有趣的是2月3号早上开工，我们准备九点钟开全员视频会议，结果钉钉死活拨不通，后来听说钉钉当天的流量比平时涨了几百倍，服务器没抗住。微信又不能够支持超过九个人以上的电话会议，最后我们用字节跳动的飞书开完了会，体验还不错。
在家办公见不到面，也不能随时说上话，所以，每天的目标和过程管理，拿关键结果就非常非常重要。我们现在每天早上九点的早会，大家先定今天的目标和关键结果，然后晚上六点开晚会，复盘一下当天的工作，同时中午会用视频会议露脸打个卡，我们实验了一周，觉得效果还是挺不错的。另外每天每个人都要写日报，推荐钉钉和飞书的日报工具，大家可以根据自己的需要去选择。我们合伙人团队每天晚上八点都会开电话会议，集中复盘一下各团队的工作，根据疫情的变化推进工作事宜。
我们也有带厂商出海参展的业务，现在也把这部分业务变成线上课程了，之前用过快手和荔枝微课，现在有尝试在腾讯直播做。大家现在都不能出远门了，这种社交的需求更多了。目前大家最感兴趣的课程就是工业品怎么在线上做生意，我们会把相关话题做成一个系列课程，更有实战性地指导大家发展线上业务。所以我觉得线上办公会带来整个行业的线上化、数据化和互联网化的变革。
我创业十年多了，第一次遇到公司大规模的远程办公。因为我们平时要为品牌商执行营销策略，所以线下的面对面交流对我们来说还挺重要的，目前只能先用钉钉来沟通。其实公司实行的是项目制，每个项目都有相应的责任人和激励政策，所以在这个时期并没有制定统一的管理制度。总体来说，我还是更喜欢办公室工作，要不为什么公司要花那么多钱来租办公室呢？只有办公室的工作氛围才有利于形成企业文化和团队精神，所以我并不看好远程办公常态化这趋势。
在目前的疫情形势下，经济链条都是一环扣一环的，线下项目和活动肯定都启动不了，线上的也未必都能启动，像物流，还有流量、刚需等因素也是很重要的。受疫情影响，我们现在只能完成春节前还在跟的项目，因为物流配送没有完全恢复，所以很多品牌合作的新项目很难执行下去。
其实我们扎根校园做校园红人营销，早已经习惯一年暑寒假的淡季项目运营模式，疫情只是把寒假延长多一个月，我们的作战经验还是可以做好项目执行的，现在很多品牌客户也会着急咨询我们今年应该如何做规划，这种需求程度和着急程度，往年不常见。在这个时候，专业度和应对特殊情况的作战能力，更能凸显一家公司的价值，我们也会尽力用经验和专业性维护好合作关系，为品牌商分享一些应对措施和策略。
其实现在的销售工作不太依赖线下沟通了，基本线上就可以满足工作需求，当然如果有机会面对面沟通会更加高效。虽然线上和线下总体差别不大，但是仍然可以明显感觉出来，在线办公缺失的是工作氛围，同事间的沟通交流也没有那么顺畅了，工作效率也会有所降低。
目前，销售人员的主要工作还是了解老客户的现状，调整自己的销售规划，有针对性地开拓新客户。这个时候我们就需要大量了解电商行业最新资讯，发现疫情背景下那些新的业务模式。
除了日常经常用的社交软件、办公邮件、钉钉等，我们还在尝试用YY等直播互动工具开展业务。我感觉这些在线办公软件还是挺方便的，可以正常开展业务；现在行业流行的通过社群、直播进行的行业知识分享，也让我们在提高认知的基础上，找到了很多销售线索，如果能增加一些互动性就更好了。总体来说我还是喜欢办公室的办公环境，因为在家确实效率会降低，时间安排上不紧凑，导致加班时间延长。
我们做的是和人力资源管理相关的产品开发，目前居家远程办公就是最低配置，电脑、记录本、签字笔。日常团队开会、客户沟通都会使用钉钉、Zoom、共享屏幕这些工具。因为公司在上海、广州、深圳、武汉等地也都有分公司，所以远程沟通也是日常就在应用的工具，只不过这一次是大规模的线上办公，就需要更充分地使用这这些在线办公软件，包括共享屏幕、语音视频会议等来实现高效协同办公。
我们的日常工作一方面是做产品的迭代，再有就是解决客户反馈的问题。其实年前大家对这个工具的需求还不强烈，从大年初一开始，我们就开始规划这种远程办公的相关事项，包括给客户提供疫情相关的服务条款、调研客户需求、开发一些新工具来应对远程办公之后的员工管理问题。疫情期间，我们接收到了很多HR提出的新需求，比如说如何更好地和员工远程沟通、如何确定员工是否正常打卡、如何做好员工的健康状况统计等等，这些都是客户目前的刚需。
我们之前有搬家装修的经历，所以对大规模的远程办公并不陌生。具体到我的工作，其实日常工作中特别需要和多业务部门交流，如果是在公司，可能就是走几步路找到人，说几句话的事，但是如果是远程办公的话，因为直接打电话也不合适，所以就需要频繁地打字沟通。
我的工作内容里还有面试这个部分，所以，其实视频面试对我来说还是挺新奇的体验，第一次远程办公的时候并没有尝试过，这是第一次，说实话感觉压力挺大，也挺忐忑的。因为你要尽快在居家的环境下调整到工作状态。其实对于面试者来说，不管什么形式都会紧张，但是对面试官来说，视频面试的形式会更紧张一些，会特别担心自己在视频环境中表现不好，或者不能做到充分表达观点和想法。不过从效果上来看，基本上能接近面对面真实的面试。
我感觉居家在线办公的缺点也挺明显的，容易让人模糊时间，上下班的界限也没有那么明确了，可能下了班还在忙。而且如果每个人都变成独立个体的时候，其实人与人之后沟通的效率会降低，成本会提高。所以我觉得远程办公这个方式可能只适用于在一个公司里的某些部门和职位。不过这还是未来可以尝试的一种办公方式，因为个人可以实现自由、可移动地办公，不用把人固定在工位上，可以在咖啡馆或者自己感觉舒服的地方完成工作。
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