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职场中,如何构建系统思维、流程思维,快速提升工作效率

在刚参加工作的时候,我们接触的都是基本的业务模块,感觉做事总是束手束脚。随着工作经验的增加,我们听到更多的词,是让我们要有全局观、大局观、系统思维、流程思维。那我们如何构建系统思维、流程思维呢?

首先,我们要树立因果循环的观念。每一个产生影响作用的都是因,也是果,没有只存在于一个方向的作用。比如我打你一拳,你痛的时候,我的手也痛。作用力与反作用力应用在工作场景中,就是资源都是有限的,主管把资源给了你,其他人就必定少了资源。如果你向上管理能力好,占用了领导的时间、精力,获得了领导的关注,那么领导关注别人的时间、精力就少。在升职、加薪的时候,领导就会更多的考虑你。记住,资源、精力、时间都是恒定的,你把时间放在哪里,哪里就会开花结果。如果你想吃什么蜜,就要种什么花,喂饱蜜蜂,就有蜜糖。还要注意的是,我们要追求因上努力,果上随缘。树立这样因果循环的观念,将有助你在职场左右逢源。

其次,我们要构建系统的基础模块。我们想象一棵树,目标是一棵树;树干、树枝是框架;树叶,果实是细节。我们在做一项任务的时候,首先要关注具体的目标,将目标SMART化(即Special明确的、具体的;Measurable可衡量的;Achievable可达到的;Rewarding完成后有满足感的;Time-bound有时间限制的。比如:我要坚持每月阅读10本书,在12月30日前,完成100本书的阅读目标。);其次,梳理任务的框架,像写文章一样列出任务的大纲;最后,再是细节,补充任务的细项,关联到任务子项的责任人,确定时间,明确依赖关系,识别风险,发现潜在的问题等等。

在构建系统基础模块的时候,有三个反馈机制,分别是:正反馈、负反馈、延迟。正反馈就是加速正常、加速衰退,让好的更好,坏的更坏。负反馈,起着稳定的作用的反馈,让我们离目标更近。延迟,是行动和结果之间的间隙、就像调节水温的阀门。

系统的基础模型包括增长极限模型和转移负担模型。增长极限模型,一件事情如果开始进行的很顺利,并且发展迅速,快速增长一定会导致副作用。杠杆作用点,在负反馈的环节。改变现状,改变负反馈的限制因素,比如改善与上司的关系,放弃自己对于完美工作产品的假设。

转移负担模型,遇到难解决的问题,先采用一些简单的办法减轻症状。发现深层问题越来越严重的时候,可以采用以下四个步骤:

第一步:找到问题的症状,比如糟糕的上司和下属的关系,焦虑的心情,繁重的工作。

第二步:找到一些缓解症状的方法,如与领导沟通,适当的放松调试心情,找到工作中的规律。

第三步:找到症状缓解可能带来的负作用。

第四步:认识到缓解症状方法带来的负作用对自身的影响,制定解决措施和解决方案。

然后,我们要建立流程思维。在工作中,我们经常遇到这样的情况:我们以为计划会按时完成的工作,实际上过了一段时间却发现没有完成。我们经常非常重视某项工作但从下属的行为上却毫无表现。理想很丰满,现实很骨感。那么问题出现在哪里呢?

我们往往向下属下达一项任务,问清楚是否接受到位了,还需要进行过程的辅导和跟踪,持续的要求反馈,才能保证一项任务的达成。这就是流程思维。流程是实现组织能力最大化的工具。

流程是一组給客户提供价值的相关联活动的组合。比如,对于产品研发,就是端到端的全生命周期流程。从客户端提出需求,市场获得需求,反馈給研发人员,分析需求,设计产品,进行产品制作,产品测试,产品试用,推广到市场,到客户端的整个作业流程。我们在工作中,从上游获得需求,经过我们的处理、加工,交付給下游的岗位。在这个过程中就要充分的考虑上下游的关系。如果出现问题了,不是闭门造车,一个人独自处理,而是要拉上上下游一起来协商解决办法。

我们来看一下一个流程包括哪些方面。

首先,我们要明确流程的客户是谁,比如说是产品用户;客户的价值诉求是什么?比如说:性价比高的产品。

其次,梳理流程的步骤和说明。流程步骤说明需要按照5W2H的方法进行书写。5W2H是以下7个问题:

1)WHAT——是什么?目的是什么?做什么工作?

2)WHY——为什么要做?可不可以不做?有没有替代方案?

3)WHO——谁?由谁来做?

4)WHEN——何时?什么时间做?什么时机最适宜?

5)WHERE——何处?在哪里做?

6)HOW ——怎么做?如何提高效率?如何实施?方法是什么?

7)HOW MUCH——多少?做到什么程度?数量如何?质量水平如何?费用产出如何?

然后,需要针对每个流程步骤编写步骤标准规范表,避免在执行操作流程的时候出现偏差,给出标准,给出样例。每个步骤还需要指明岗位负责人,就是对应该步骤的责任人,以明确职责。

最后,写出每个步骤的关键管控点,帮助进行流程步骤的监控。确保流程的错误不会遗漏到下个环节。

通过以上四步,我们就建立好了一个关键流程。以便于你在工作中根据实际情况建立自己的流程。特别是遇到重复工作,复杂工作的时候,可以用此方法建立流程,将复杂的工作简单化,重复的工作标准化。

当我们建立好因果循环的观念、系统思维的基础模块、流程思维,就可以让我们逐渐建立大局观、全局观,拓宽我们工作的视野,让我们在工作中举一反三,触类旁通,提高工作效率。

我是Ailsa,500强职场15年,每日分享个人成长,职场技能。如果你有问题,欢迎留言交流。

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