方志馆是上世纪70年代末、80年代初开始出现的新型地方文化基础设施，在中国历史上并没有专门收藏地方志的机构。古代地方志多收藏于藏书楼中，著名的宁波天一阁是中国现存最早的私人藏书楼，地方志收藏是其特色，收藏明代地方志达成271部，占全国现存明代地方志总数的34％，是天一阁珍贵的主藏史料。民国时期，各地建起了一些通志馆，如浙江省通志馆、江西省通志馆等，都只是修志机构，基本没有收藏地方志的功能。新中国成立后，伴随着全国第二轮修志的启动，各地纷纷建设方志馆，广东、上海、山东、云南、湖北、湖南、四川、新疆、江西等23个省（自治区、直辖市）都建成相当规模的省级方志馆。
与方志馆建设蓬勃发展不相适应的是，由于对方志馆的定位和功能认识模糊，许多地方虽然方志馆项目已立项通过，对方志馆选址、建筑设计、馆藏布局、机构设置等都没有明确的规划安排，造成部分已建成的方志馆存在地理位置偏僻、馆藏面积狭小、室内设计不尽合理等种种局限和漏洞，影响了方志馆收藏、服务功能的发挥和地方文化事业的发展。方志馆定位、功能的模糊，更使自身发展乏力，使有些地区的方志馆沦为资料室、图书馆，甚至仅仅是办公室，违背了建设方志馆，以此为新的平台，促进地方志事业全面发展的初衷。方志馆作为依托丰富地情资源，开发利用地方志资源的有效途径，应该明确定位为四个中心：即地方文献收藏中心、地域文化宣教中心、地方志研究中心、地情资源开发利用中心，充分发挥方志馆存储、展示、研究和服务功能，为社会进步、经济发展服务，做好领导的参谋与助手，成为当今时代不可或缺的重要部门。
1．建立权威的地方文献收藏中心，是方志馆立馆之本
传统“文献”概念，与“文物”相对，今天我们说的“文献”，主要是指有历史意义的比较主要的书面材料。随着计算机技术和互联网的发展，现代文献不再拘于纸质一种形式，按国家标准局已经公布的标准定义：“文献是记录有知识的一切载体”。地方志书是重要的地方文献，是一种特殊体例的资料性著述，汇集一地的自然、人文、社会、经济的历史和现状，是全面、系统、准确的国情书、地情书，新中国成立后的新编地方志，以马列主义、毛泽东思想为指导，是传统文化和当代思想文化的共同载体，备载各行各业的整体情况，内容丰富新颖，资料详实可靠，是其他任何书籍不可比拟、难以替代的权威地情资料，是方志馆理所当然的主要收藏对象。作为省级方志馆，应该利用本地优势，采用征集、购买、复印、代为收藏等多种方式，竭尽全力收齐当地历史上存在过的各级地方志书、年鉴，尤其是新成国成立后新编的首轮、二轮地方志书、专业志、乡镇志、地方综合年鉴、专业年鉴等，时代较近，更应完整收藏，甚至修志时的文件、资料汇编、资料长编、送审稿、评议稿、会议纪录等原始资料也列入收藏范围，以体现方志馆的专业特色。除地方志书、年鉴外，历代史料、地方报刊，与地方相关的手稿、日记、著作、论文、书画、照片、家谱等，以及电子版地方志书、与地方相关的光盘、音像影视作品、网络信息等都应列入地方文献范畴，成为方志馆的主要收藏对象。
在方志馆履行的各项社会职能中，地方文献存储功能是其立馆之本。丰富的资料储备能为方志馆展示、研究、服务功能的实现提供智力支持和物质保障，如果没有强大的地方文献资料储备做后盾，其他功能的发挥都将成无源之水，无本之木。江西省方志馆2011年6月开馆以后，就高度重视地方文献收藏工作，截至2013年12月，在短短2年多的时间内，收藏有纸质图书3万余种，4万余册。其中行政区志29700余册，各种专志3900余册，年鉴2200余册，家谱2300余册，其他书籍和期刊2000余册。
2.成为地域文化宣教中心，是各级方志馆的重要功能
地方志做为“一方百科全书”，是地域文化的重要载体。美国学者亨廷顿在冷战结束后即断言：21世纪的竞争不再是经济的竞争、军事的竞争，而是文化的竞争。地域文化作为区域的品牌形象，不仅能为地域经济社会发展提供精神动力、智力支持和文化氛围，而且能与当地经济互相融合，形成文化经济，产生巨大的经济效益和社会效益，直接推动社会生产力发展。方志馆是收藏地方志、地方文献的专门机构，应该把地方文献特别是志书中蕴藏的丰富地域文化资料以生动、具体的形式整理、展示出来，成为地域文化宣传、教育中心，为地方经济社会全面发展、增强地方经济实力服务。
方志馆是地域文化储量最全最多的馆。图书馆、档案馆、博物馆和各地城市展示馆虽然也有地域文化储存、展示功能，但都不能与方志馆相比。图书馆虽然信息存储量大、辐射面广，但在地情信息的收集、展示方面远比不上方志馆全面专业；档案馆收藏范围主要是辖区内各机关、团体、单位的文件材料，对地方志、年鉴、山川、河流、民情风俗等需要实地勘察、调查获取的资料则收集较少；方志馆征收各类地情资料为主业，兼收历史、外地和其他，既涵盖了档案的精华，又有档案馆未包涵的内容；博物馆以收藏实物为主，对非物质文化遗产、风俗文化的展示难免有缺漏；城市展示馆多以现代技术手段展示一地的现状和未来规划，浮光掠影，难以展示地域文化的广度和深度。因此，方志馆应利用馆藏优势，采用图片、文字、实物、多媒体等多种形式展示地域特色文化，把方志馆建成具有独特个性的标志性建筑，甚至可以成为当地文化旅游的一个景点，台湾国史馆、台湾文献馆就是成功范例。台湾文献馆由台湾省通志馆发展而来，所属园区包括文物大楼、文献大楼及史迹大楼三部分，包括馆史室、特展室、清领台时期展示室、日治时期暨光复后展示室、台湾重要历史人物事件展示室等15个主题展厅，是旅游者全面了解台湾历史文化的必游景点。
3.以方志馆为基地，开展地方志研究，为地方志事业持续发展提供动力支持
编修地方志是中华民族特有的优良文化传统，起源于春秋战国时期，代代相延，赓续不断，至今已有2000多年历史，特别是新中国成立后，在科学理论的指导下，地方志事业蓬勃发展，“至2011年底，全国首轮省市县三级志书规划5987部，出版5847部。全国第二轮省市县三级志书规划志书5884部，已完成1095.5部，出版行业志21201部、乡镇村志和街道社区志3663部、山水志443部、地情书7990部，历代志书整理1987部。”地方志工作由单纯编修地方志书发展成为志、鉴、库、馆、网五业并举的地方志事业。与地方志实践发展不相适应的是，地方志研究发展较为缓慢，至今没有建立完整的学科体系。方志馆除了收藏、保存和展示地情资料外，还应为编修地方志积累资料，利用丰富馆藏负担起地方志研究的任务，成为地方志研究、地域文化对外交流的中心。“方志学是研究地方情况及其发展变化规律的科学，方志学的研究对象也就是方志要记述的内容”。方志馆对地方志研究的内容，可以包括国情地情研究、地方志编纂研究、方志学基础理论和应用理论研究、地方志组织机构研究等。方志馆大多不承担地方志编修任务，方志馆工作人员在长期收集、整理、提供利用馆藏地情资料的过程中，便于系统占有资料，进行比较分析，跳出修志实践的局限，总结不同地方志书的编修经验，开展地方志研究工作。“思想是行动的先导，理论是实践的指南”，以方志馆为地方志学术研究、交流中心，可以促进地方志事业持续快速发展。
4. 采用多种形式开发利用地情资源，是方志馆的主要功能
方志馆作为上世纪70年代末、80年代初才诞生新生事物，建馆伊始，它的主要目的就是收藏、保管、利用地情资源，尤其是地方志资源。“修志为用”，采用多种形式开发利用地情资源，理应成为方志馆的主要功能。方志馆开发利用地情资源有多种方式：
第一，提供地情资料查找、阅览服务。开展地情资料阅览服务是建设方志馆的初衷和基本功能。江西省方志馆馆藏丰富、全面，形式多样，所有馆藏资料都面向全社会读者免费开放，逐渐形成了一批稳定、高素质的读者队伍，开馆以来，年接待读者数量都在2000人以上，在社会上产生了一定影响。并与《江西晨报》合作开办“档案解密”栏目，为栏目查找、提供所需资料，受到广大读者好评，使馆藏资料充分发挥作用。
第二，为地方志编修提供服务。当前，地方志编修还是地方志事业的主体工作，在全国广泛开展第二轮地方志编修工作的背景下，方志馆及时把馆藏资料整理编目，方便地方志编研工作顺利开展，节约了人力物力，缩短了成书时间。如山东省武警总队在编写《山东省志·武警志》时，几乎查遍山东省方志馆馆藏所有省内市县级志书，获取了抗日战争时期、解放战争时期全省各地武工队、政治保卫队的斗争史和组织情况，填补了志书的空白。
第三，以方志馆为物质平台，提供国情、地情教育、咨询服务。方志馆除通过布展进行地域文化展示服务外，还可以通过办网站、讲座等形式，提供地域文化讲解、咨询服务，对社会公众进行国情、地情教育、爱国主义教育，为领导提供资政服务。例如江西省方志馆在省地方志办主办下，承办了省地方志办门户网站——中国赣网，上传全部首轮《江西省志》和近百万字地情资料；北京市方志馆开馆以来，已连续举办十二期“京华讲坛”，积极传播京味文化。
明确了方志馆的定位与功能，才能在从方志馆建馆伊始，就根据其存储、展示、研究和服务功能四大功能，设计馆舍，预留足够的存储、展示空间，为研究和服务功能的有效发挥打好硬件基础。能够把有限的资金集成起来，循序渐近地丰富馆藏、生动布展、深入研究、多样服务，使方志馆在社会主义文化建设中发挥不可替代的作用。
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