字处理软件

美国Microsoft公司的办公套装软件Office 2003可以说是世界上最为领先的办公软件产品，它在其之前版本成就的基础上又实现了新的跨越，可以帮助用户更好地通信，创建和共享文档，使用信息和改进业务过程。从其推出至今，深受各行各业的用户喜爱，并得到了广泛而深入的应用。

4.1 关于Office 2003
Office 2003包括了满足用户不同需要的如文本处理、电子表格、数据库管理、多媒体演示文稿、行程安排、网页管理、排版印刷等多个应用软件。
Office 2003软件产品可按授权类型分为零售版、随机版、大量授权与教育授权等4类版本。按适用对象和功能层次，又分为标准版、中小企业版和专业版等几类。不同类型版本的Office 2003在功能组件构成上存在差别。这里以零售专业版为例，说明其构成及各组件用途。
零售专业版的Office 2003包括的应用程序有如下。
1）Word 2003：是Microsoft Office的字处理程序，是当今最流行也是功能最强大的文字处理软件，它适用于制作各种文档，如文件、信函、传真、报纸、简历等，也可以利用它快速制作网页和发送电子邮件。
2）Excel 2003：是Microsoft Office的电子表格程序，利用它可制作各种复杂的电子表格，完成繁琐的数据计算，将枯燥的数据转换为彩色的图形来形象地显示出来，大大增强了数据的可视性，并且可以将各种统计报告和统计图打印出来。
3）PowerPoint 2003：是Microsoft Office的演示图形程序，主要用于制作幻灯片，可用于单独或联机创建演示文稿。使用PowerPoint可以创建内容丰富、形象生动、图文并茂、层次分明的幻灯片，而且可以将制作的幻灯片在计算机上演示或发布到网站浏览，是一个表达观点、传递信息、展示成果的强大工具。
4）Access 2003：是Microsoft Office的数据库管理程序，具有强大的交互性，用户不用编程就能够创建整个数据库，利用它可以将信息保存在数据库中，并可以对数据进行统计、查询及生成报告。
5）Outlook 2003：是Microsoft Office的个人信息管理器和通信程序，可用于组织和共享桌面信息，并可以与他人进行通信。Outlook 2003提供了一个统一的位置来管理电子邮件、日历、联系人和任务。
而大量授权版的Office 2003除了包含上述几个应用程序外，还包括：
1）信息收集和管理程序InfoPath 2003：它提供了一种高效灵活地收集信息并使单位中的每个人都可以重用这些信息的方法。
2）桌面发布程序Publisher 2003：它使得专业的营销和通信资料的创建、设计与发布比以往更加简便。
除了上述应用程序之外，Office 2003家族也有许多独立的软件成员，可由零售的方式获得，如表4.1所示。

表4.1 Office 2003家族的一些独立成员
软件名称 软件类别
SharePoint Portal Server 2003 应用软件集成与信息共享管理工具
FrontPage 2003 网站建立与管理工具
OneNote 2003 电子笔记管理工具
Visio 2003 图表设计与管理
Project 2003 项目的组织与管理工具
Live Communications Server 2003 企业实时信息解决方案与可延伸实时通信的平台
Office 2003相对于Office以前的版本增加了许多新的成员，而网站建立与管理工具FrontPage并不包含在套装软件中，改为独立零售版提供。FrontPage 2003让网页制作与管理的工作变得轻松、容易、更有效率，使用Office 2003中的其他相关软件设计的网页文件也可以使用这个软件来管理、维护或更新网页的内容，而且利用FrontPage 2003制作网页可以使用Office 2003中的丰富资源。
4.2 认识Word 2003
Word 2003是Office 2003中的一个重要组成部分，它具有强大的文档处理功能且操作简便，从一般文档处理人员到专业排版人员均适合使用。它可以用来进行输入和编排各类精美的文档，是一款世界上最为流行的文字处理软件。在这一章，我们将首先介绍一些Word 2003的基本情况，然后通过三个案例向读者介绍它在文档处理方面的一些基本应用和关键技能应用，以使读者在了解其相关功能的同时，学会将这些操作要领灵活有效地运用到自己的实际工作中。
4.2.1 Word 2003的功能特点
Word 2003 作为Word家族的新一代，它继承了Word历代产品不断进化而形成的“功能强大，操作简便”这两个突出特点。
1．功能强大
1）其具有强大的编辑功能和图文混排功能。利用它可以方便地编辑文档，生成各种表格、插入图片、插入动画和声音以及进行其他形式的各种编辑，而且在屏幕上浏览到的效果与打印机将要输出的结果完全相同。
2）同时为了适应全球网络化的需要，它融合了最先进的Internet技术，具有强大的网络功能，在帮助办公人员提高效率、交流信息和协同合作方面发挥了巨大的作用。
3）而中文版的Word针对汉语的特点，还拥有许多中文处理方面的功能，如中文断词、添加汉语拼音、中文校对、简繁体转换等。
2．操作简便
1）文档编辑操作过程中几乎全部应用其提供的菜单栏命令和工具栏按钮，简单便捷。
2）使用其中的向导和模板功能，对于编辑用户所需要的商务计划、信函、备忘录、报告等各种业务文档时，可大大减少工作量，提高工作效率。
3）有了详实的帮助文档的同时，它还提供 【Office助手】协助用户查找【帮助】主题、显示提示并针对正在使用过程中的各种特定功能提供即时帮助信息。
Word 2003相对于其前一版本，又新增了一些功能特性，如支持XML文档功能、增强的可读性、并排比较文档、支持手写设备、改进的文档保护、文档工作区、信息版权管理、增强的国际功能及其他一些新增功能，使其具有更强大的文档扩展功能、更方便高效的文档视图、更完善的信息共享功能等，从而其功能特性更为卓越。
4.2.2 Word 2003的启动与退出
Windows系统环境下各种应用软件基本上都有一致的操作方式，Word 2003也不例外。
1．启动
启动Word 2003有多种方法，常用的是：
1）从Windows的【所有程序】选项启动。通过逐步选择任务栏中的【开始】|【程序】|【Microsoft Office】|【Microsoft Office Word 2003】选项，即可启动Word 2003。
2）快捷启动。通过双击Windows桌面上已建立的Microsoft Word 2003快捷图标，亦可启动Word 2003。
3）Word文档启动。Windows为应用软件与相应文件建立了链接关系，在Windows的【资源管理器】中找到并选定目标Word文档同时双击，将启动Word 2003并打开该文档。
2．退出
在完成对文档的编辑后，要退出Word 2003时，有几种不同的操作方法。可以选择其主窗口的菜单【文件】|【退出】选项或按其快捷键实现，而最简便快速的方法就是直接单击Word主窗口右上角的叉形【关闭】按钮。
上述方法实现退出Word时，如果有文档编辑修改但尚未保存，Word会弹出一个警告信息，提醒用户哪一个文档未保存，并询问用户是否要进行保存操作。单击【是】按钮或按相应快捷键，Word会先将所提示的文档保存，然后执行退出；单击【否】按钮，Word将不会存档而直接退出；单击【取消】按钮，则重新回到Word操作界面。
4.2.3 Word 2003 的窗口介绍
Word 2003的窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、文档编辑区、滚动条、浏览按钮、任务窗格、状态栏和视图模式按钮等组成。成功启动Word 2003后，开始编辑一个新文档的常用操作界面如图4.1所示。

图4.1 Word 2003操作窗口
1．标题栏
标题栏用来显示当前正在使用的文档文件名和Word自己的应用程序名（Microsoft Word）。当用户新建一个文档且尚未命名保存时，Word会自动以“文档1”或数字递增了的类似文字作为临时文件名，显示为标题栏中前一部分内容。
2．菜单栏
菜单栏位于标题栏的下方，是Word 2003的命令菜单的集合，几乎汇集了Word的全部功能。菜单栏中所列的条目为主菜单，单击每一项都有一个下拉菜单出现。
下拉菜单中的命令显示形式不都是一样的，有的命令为浅灰色显示，表示当前状态下该命令不可用；有的命令名称的右侧带有省略号，表示将激发弹出相应交互对话框；有的命令名称右侧带有三角号，表示还有下级菜单；有的命令名称左侧带有有关图形符号；还有的命令名称的右侧显示有键盘快捷键。
菜单栏的作用就是可以使用户通过选择菜单中的相应命令对当前文档执行有关操作。其选择方法与一般的Windows应用程序中的一样，用户可以用鼠标、键盘方向键或快捷键来选用相关菜单命令。
Word 2003可以根据当前工作情形动态调整菜单显示项目，会根据用户访问菜单的频率自动扩展菜单。当某个下拉菜单未列出包含的全部命令时，可通过鼠标单击或短暂停留于其最下方显示有双下向箭头的那一行而展开全部所属选项。用户也可根据自己的使用习惯，通过在菜单中选择【工具】|【自定义…】|【选项】选项卡，来对菜单显示或打开方式进行自定义设置。
3．工具栏
工具栏以按钮的形式汇集了操作中的常用命令。Word 2003有十几种不同的工具栏，默认情况下，软件操作界面中只显示【常用】工具栏和【格式】工具栏。【常用】工具栏上包括文件存取、打印、复制、粘贴等命令按钮；【格式】工具栏则提供字号、字体、对齐方式等文档编排相关的命令按钮。
实际应用中，可根据需要选择显示或关闭某个工具栏。具体操作是通过选择菜单中【视图】|【工具栏】选项，下一级子菜单中列出了Word 2003中所有的工具栏选项，如图4.2所示。在【工具栏】子菜单中，标有勾标记的条目为已显示工具栏。单击某一选项可实现显示或关闭相应工 具栏。
各显示的工具栏可以独立的子窗口浮动于操作界面的任何位置，也可以通过鼠标拖动至主窗口上下左右四个边沿而使界面布局更为规整。这时因为空间的限制，一个工具栏中可能并没有显示出其所有的命令按钮，根据需要可利用动态产生在其最右边的【工具栏选项】按钮进行【添加或删除按钮】等相关操作。
4．标尺
标尺包括水平标尺和垂直标尺。它是调整光标当前所在段落的缩进和整个页面边距的工具，还可用来查看和设置文档中表格的行高及列宽等。其度量单位可通过菜单【工具】|【选项】选项，在弹出的【选项】对话框中选择【常规】选项卡，在其下部相应的位置进行设置，系统默认为“厘米”。
标尺并不是一直都需要显示，可根据自己的习惯或需要，通过菜单【视图】|【标尺】选项控制其显示或隐藏。而且，标尺在不同的文档显示方式下使用状况也不一样，水平标尺在页面视图、Web版式视图和普通视图下都可使用，而垂直标尺只有在页面视图下才能使用。
5．文档编辑区
文档编辑区是用来输入、编辑、修改和查阅文档内容的区域。它是Word最主要的工作空间，用户对文档的各种操作，都将在该区域得到直接的反映。编辑区的范围会随着其中的文字、图片等内容的增加而逐渐扩大。
当文档编辑区为当前工作对象时，其内闪烁的光标位置为新的文档内容插入点。当鼠标指针移动进入文档编辑区时，会出现两种情况：位于该区域左侧相当于左页边距那片范围，属于文本选定区，鼠标指针变为右倾斜箭头形状，单击鼠标左键可方便地选定整行文本，按下左键并拖动则可方便选定大段文本；而位于其他范围，鼠标指针为“I”形状，在某一位置单击鼠标可将文档内容插入点调整至该处，实现快速定位。
6．滚动条
滚动条包括垂直滚动条和水平滚动条，方便用鼠标拖动滑块来对文档显示进行上下和左右移动定位，以在可视区内查阅有关内容。滚动条的显示与否可通过菜单【工具】|【选项】选项，在【选项】对话框的【视图】选项卡中进行相关设置。
7．浏览按钮
浏览按钮位于垂直滚动条的下端，可用来快速查看文档相关内容。它由三个按钮组成，其中中间位置为【选择浏览对象】按钮，通过它可选择确定按页、节、标题、图形或表格等对象方式进行浏览，另外上下两个按钮是实现按设定浏览对象执行到前一个和下一个对象位置处的跳转功能。
8．任务窗格
任务窗格是用一个独立窗格来分类列出一些常用任务，以快速完成某些功能，如新建文档、信息检索、样式和格式、帮助等。实际应用中，根据需要可通过单击该窗格的可下拉式标题栏而选择其他某类任务在窗格中展现。该窗格的显示与关闭可通过菜单【视图】|【任务窗格】选项进行切换。
9．状态栏
状态栏用于显示当前文档的一些状态信息，如当前显示页面的页号、节号、页号/总页数，插入点的位置、行号和列号，以及编辑状态是否是修订、改写状态等。
10．视图模式按钮
视图是用户在进行文档编辑时查看文档内容和结构的屏幕显示。Word 2003的文档共有5种常用视图模式。选择适当的视图便于用户查看文档的结构，并且可以及时查看文档的编辑结果，还能快速定位到文档的某一处。
视图模式按钮位于垂直标尺的下方，其由左至右5个按钮分别对应【普通视图】、【Web版式视图】、【页面视图】、【大纲视图】和【阅读版式】这5种视图模式，可用于模式间的切换。
1）普通视图：它是在Word中较为常用的显示方式之一，对适用于大多数内容的编辑及格式设置工作。在该视图模式下可以更快地输入和编辑文字，特别是对跨页面内容的编辑会更加方便。当编辑的文本内容超过一页的容量时，有一条虚线（称为分页线或分页符）反映了分页情况。此模式下没有垂直标尺，只显示文字格式设置及简化的版式配置，所以不会看到背景、图文框、文本框及页眉页脚等浮动的数据。
2）Web版式视图：它是指像Web浏览器一样显示文档。当用Word 2003打开以网页形式保存的文件时，就会以此模式显示，处于可编辑浏览状态。用Web版式显示文档时，正文显示得更大，并且不管文字显示比例为多少，系统会自动折行以适应窗口宽度，所以其显示的不是实际打印结果形式。Web版式是最佳的联机阅读模式，使用户能快捷、清晰地浏览文档。
3）页面视图：【页面视图】的称谓十分形象，就像一张张白纸任我们书写、绘制，显示出我们在每一页上内容的布局和格式设置，而且每一页上显示的文档效果与实际打印出来的是—样的。在此模式下，用户可以进行Word的一切操作。为了在视觉上拉近页与页之间文档内容之间的距离，便于连贯浏览，可以将鼠标指针移至两页之间的灰色区域，鼠标指针的形状变为形象的两页纸对接的小图形，且有浮动的文字提示【隐藏空白】，这时单击鼠标按钮将隐藏两页文档内容之间的空白区域，再次在两页连接处单击又会恢复显示空白。
4）大纲视图：这种模式把文档以其结构层次的方式显示。它用大纲符号和缩进编排来显示文档内容的层次组织，可以暂时隐藏正文而仅显示文档的各个标题。大纲视图模式常用于对长篇文档的处理，可快速组织和检查文档的结构。发挥大纲视图效用的前提是，根据文档内容按有关要求建立文档的纲目结构，即对各标题和正文段落设置格式和样式，包括应处于的层次级别。在【大纲视图】下可以利用大纲工具栏来编辑文档的纲目结构。
5）阅读版式：设置此视图的目的是为了增加文档的可读性。系统会根据用户屏幕的大小和分辨率，按实际页数或允许多页分屏来显示文档页面，而且用户可以随意更改文字显示的大小而不会影响到文档中的实际字号。退出阅读版式状态可通过单击工具栏上的【关闭】按钮或按Esc键而返回到之前的文档视图模式。
4.2.4 Word 2003支持创建的文档类型
在Word 2003中，可以创建的文档类型有空白文档、XML文档、网页文档和电子邮件，如图4.3所示。其中的空白文档通常是指以doc为扩展名的普通Word文档，本章后面各案例中所建文档均是指这种普通“.doc”文档。
4.2.5 关于Word 2003默认操作环境
Word 2003 在用户的计算机系统中安装好后，就有一个默认操作环境，多数情况下使用此默认环境即可满足文档制作的需要。但随着用户对Word 2003学习的深入和应用熟练程度的提高，用户可结合自己的使用习惯定制你所默认的操作环境。除了在窗口外观上定制菜单栏和工具栏的显示内容外，更多的是涉及文档编排过程中各个环节操作细节的系统默认情形。
用户可通过Word 2003菜单栏【工具】|【选项】选项，打开【选项】对话框，如图4.4所示，单击各选项卡来查看相关系统默认设置，并修改局部属性设置以适应自己的需要。比如，在【常规】选项卡中，调整“列出最近所用文件”的个数，将“度量单位”设为“厘米”；在【保存】选项卡中，允许“保存备份”，调整“自动保存时间间隔”；在【文件位置】选项卡中将有关“文件类型”文档的“位置”做出自己的修改，使其默认为自己的工作文件夹；在【编辑】选项卡中，设置“保持格式跟踪”；在【用户信息】选项卡中输入自己的姓名等。从而定制了个人的Word 2003操作环境。

图4.4 【选项】对话框
4.2.6 模板的概念
任何Microsoft Word文档都是以模板为基础而创建的。模板决定文档的基本结构和文档内的格式化设置。模板有共用模板和文档模板两类：共用模板包括Normal模板（常用模板），所含设置适用于所有文档；文档模板（例如备忘录、信函和传真模板等），所含设置仅适用于以该模板为基础的文档。空白文档就是由Normal模板创建而来的。而对于信函、备忘录、出版物等这些比较常用且严格的文档，用户可以直接套用Word 2003所提供的众多相关模板，如图4.5所示，这些现成的模板中集合了该类文档所要求的各种格式，从而可以加速文档制作的效率。

图4.5 Word中的模板
模板从使用方式上又分为普通模板和向导模板两种：普通模板为用户在新建文档时直接应用其中的版式（包括结构和格式设置），普通模板文件的扩展名为“.dot”；而向导模板则通过提供一系列交互对话框来引导用户逐步设定或输入相关信息而制作出某类文档，向导模板文件的扩展名为“.wiz”。
Word模板本身也是一篇Word文档，可以根据需要随意在Word中进行创建、修改、编辑，形成自定义的模板以便通用，只是在保存模板文件时要注意保存为“.dot”文件并存放于系统安装目录下的“Templates”文件夹中。
虽然使用系统预置的模板可以大大简化相关类型文档编辑的复杂程度，使大量具有相同格式设置或者内容的文档能够快速地编辑完成，提高了工作效率。但从掌握Word的各种编排技能角度出发，本章后面的有关案例将不以模板为制作出发点，而是以从最基础的空白文档来逐步创建编排得到目标文档的方式进行介绍。只有了解和掌握了相关基础性细节，再去学习和应用模板才会更加得心应手。
4.3 教学案例1——求职信撰写
案例综述
用Word 2003拟一封《求职信》，这属于基本文档制作。在这个简单的案例中将向读者介绍Word文档的基本制作过程和对文档的常用格式化设置等编排操作。Word 2003中的文档制作过程包括：创建或打开文档，输入文档内容并保存文件，文档内容的编辑与格式化排版，打印预览与打印，关闭文档等步骤。文档的常用格式化设置等编排操作包括：设置中西文文字的字体、字形、字号，段落的格式化，页面设置等。
4.3.1 创建新文档
我们已经知道，在直接启动Word 2003后，系统自动为用户新建一个基于Normal模板的名为“文档1”的空白文档，即可由此而开始文档内容的输入和编排工作。如果用户在编辑文档的过程中还需创建一个新的空白文档，只需单击工具栏上的【新建空白文档】按钮即可，或按快捷键Ctrl+N。再有一种方式就是，从菜单栏选择【文件】|【新建】选项，会在Word窗口右侧出现【新建文档】任务窗格，如图4.3所示，单击【空白文档】可实现新文档的创建。
4.3.2 输入文档内容
在新建空白文档的编辑区内输入《求职信》文字内容，如图4.6所示。

图4.6 初始案例文档
在Word文档中输入文本时，可以使用Windows系统提供的英文和各种中文输入法来输入文字和标点符号，还可以根据需要通过Word菜单【插入】|【符号】或【特殊符号】选项来选择输入一些其他符号或特殊符号。
在输入文本时一般应注意：标题（如果有的话）和自然段都从文档编辑区左侧顶格输入，不使用空格留空；在一个自然段的末尾按回车键分段，其他位置不使用回车键。这样做的目的是对于文档的一些格式化操作留在有关设置环节进行，便于风格统一。
4.3.3 保存文档
前面已在新建的空白文档中输入了《求职信》的文本内容，为了保护这既有的劳动成果，应及时将当前只是存在于内存中的文档保存为磁盘文件。这可选择菜单【文件】|【保存】选项或按相应的快捷键Ctrl+S，亦或单击【常用】工具栏上的【保存】按钮来进行。对于新建文档的保存，Word将弹出【另存为】对话框，如图4.7所示。
在【保存位置】框中选择保存文档的驱动器和文件夹；在【文件名】框中输入要保存文档的文件名或直接采用系统为你自动提供的名称，这里输入“求职信”（不必输入扩展名）；在【保存类型】框中使用默认的“Word文档”；单击【保存】按钮，Word即为你实现该文档到命名硬盘文件的具体保存。
对于已命名保存了的文档，若当前又进行了一些文本输入等操作，执行【保存】命令，将直接保存到相应文件。如果既想保存改变后的文档，又不希望覆盖之前的内容，这时可选择菜单【文件】|【另存为】选项打开【另存为】对话框，在其中输入新的文件名并选择保存位置后单击【保存】按钮，从而实现将当前文档以一个新的文件副本保存起来。

图4.7 【另存为】对话框
关于文档保存，有一点需要强调，就是在处理文档的过程中，要特别注意及时保存文档并养成一种习惯，避免因各种可能的系统故障导致阶段性操作成果的丢失。另外还有一种保障，Word 2003专门提供了文档的自动保存功能，每隔固定时间自动将文档内容保存为一个临时文件，这样可保证即使在没有主动及时保存对文档的更改时，使可能碰到的断电、死机等意外事故造成的损失降到最低。具体设置可通过菜单栏选择【工具】|【选项】选项打开【选项】对话框并切换到【保存】选项卡，选中【自动保存时间间隔】复选框，并根据需要调整自动保存时间间隔，单击【确定】按钮完成设置。在导致Word 2003被迫强行关闭甚至Windows死机的意外发生时，Word 2003每隔固定时间自动保存的临时文档将不会丢失。再次开启Word 2003时，窗口左边会自动出现一个【文档恢复】窗格，其中显示了意外发生前暂时保存的文档及保存时间，单击想要恢复的文档即可将其临时文档恢复到当前正在编辑的文档中。用于恢复的临时文件在磁盘上的保存位置可通过【选项】对话框中的【文件位置】选项卡中“自动恢复”文件选项来查看。
4.3.4 基本编辑操作
作为Windows应用软件，Word 2003提供的一些基本编辑操作，如选定、移动、删除、复制、剪切、粘贴等，以及操作的撤消与恢复功能等，与Windows系统中的资源管理器等其中的编辑操作类似，只不过这里的操作对象为文档中的文本等内容，工作空间为文档编辑区，所以在这里不再赘述。
对于本案例中输入的一段不长的文字，错别字或语句不通顺等不足也在所难免，需要用户结合自己的思路组合应用上述编辑操作撰写出自己的《求职信》。在修改不足时有一细节，就是要注意当前编辑器是处于插入状态还是改写状态（按键盘上的Insert键和双击状态栏中相应位置，可在两状态间发生切换），系统默认为插入状态，若不注意已处于改写状态，可能会导致已有内容被覆盖。
另外，Word还为用户提供了【查找和替换】功能，可以给我们在快速定位编辑位置和批量修改部分字句方面带来很大方便。例如，在本案例文档中想找到所有“公司”文字并都修改为“单位”，快捷方法为：按快捷键Ctrl+F或Ctrl+H，系统弹出【查找和替换】对话框；选择【替换】选项卡，在【查找内容】框中输入要查找的字符串“公司”，在【替换为】框中输入拟替换的新字符串“单位”，如图4.8所示；单击【查找下一处】按钮，开始查找；单击【替换】按钮，将找到的字符串替换为新字符串；重复上一步，继续查找和替换。若不想逐个查找替换，确定进行所有替换，则单击【全部替换】按钮，Word自动将找到的全部符合要求的字符串替换为新字符串。

图4.8 【查找和替换】对话框
4.3.5 格式化设置文档
对文档进行格式化设置是为了使文档给人一种结构清晰、赏心悦目的感觉。在本案例中，该项工作主要包括文字格式化和段落格式化。具体设置可以通过执行菜单中的相关命令进行操作；也可以直接用【格式】工具栏中的相关工具按钮进行操作。
（1）文字格式化
在Word 2003中文版中，一般输入的文字在默认情况下为正文文字、宋体、五号，但是用户可以根据自己的需要随意改变字符的效果，即修改文字字体、大小和文字颜色等基本属性。本案例中所作的设置比较简单，多数属性采用了默认值，只是改变了字号。具体操作为：用鼠标拖动选定所有文本，在菜单栏中选择【格式】|【字体】选项，弹出【字体】对话框，如图4.9所示，其有预览区域，能直观地看到以可选值设置的效果，从而了解关于字体的许多属性；这里，我们在字号区域选择“四号”，其他属性均不作改变。
在【格式】工具栏中还提供了【字符边框】、【字符底纹】命令按钮，可以根据需要为选定的文本设置边框和底纹，以增加文档内容的视觉效果。本案例的文档可不用此功能。
（2）段落格式化
段落是构成整篇文档的骨架，一个段落中可以包括文字、图形及公式等文档对象，它介于两个回车符之间。对段落进行格式化操作，包括段落对齐、段落缩进、行间距的调整、应用制表位等。合理恰当地格式化段落是使文档错落有致、可读性强的关键。
鉴于本案例文档为信函类型，基于常识，在已输入的内容中除了第一行和最后一行，其他各段落可统一设置如图4.10所示。这里的方法是：选定全部文本，在菜单栏中选择【格式】|【段落】选项，弹出【段落】对话框，它同样有预览区域，可直观地对于不同属性以可选值尝试不同的设置，从其效果变化来了解不同属性设置的功用。在系统默认属性值的基础上，在【缩进和间距】选项卡的【缩进】属性方面，找到【特殊格式】项目，从其下拉列表中选择“首行缩进”，在其后的【度量值】框中输入首行缩进量为2个字符；在【间距】属性区域，设置【段后】属性值为“0.5行”，【行距】为“固定值”且大小设置值为“22磅”；再单独选定第一行，将其缩进特殊格式改为“无”；而对于最后一行，则将其首行缩进值调整为14个字符。从而完成本文档的段落格式化设置。

图4.10 【段落】对话框
关于段落缩进，Word 2003中有左缩进、右缩进这两种设置文本与页边距之间距离的基本缩进格式和在前两者基础上进行首行缩进、悬挂缩进的又两种特殊格式缩进。通过案例的操作过程我们可以看出，这些缩进可以使文档中的某一段相对其他段落偏移—定的距离，突出显示该段落，从而增加了文档的层次感。
相关缩进的设置或调整还有一个便捷的方法就是使用【水平标尺】。其操作如下：
1）首行（/悬挂）缩进：选定文本，向右拖动标尺上的【首行（/悬挂）缩进】标记。
2）左缩进：选定文本，向右拖动【左缩进】标记。
3）右缩进：选定文本，向左拖动【右缩进】标记。
（3）格式刷的应用
在上述求职信的最后，还应有落款和日期，可继续输入相关内容。而且对于日期，还可通过在文档中使用菜单【插入】|【日期和时间】选项，在弹出的对话框中选择某一日期格式，单击【确定】按钮，将按指定格式将当前的日期插入文档中，还可以选择设置【自动更新】功能（实现在下次打开该文档时将显示届时的日期）。
新输入的这些内容，也要对其进行格式设置。Word为我们提供了【格式刷】工具，从而方便复用已有的格式化设置。其使用方法如下：
1）选定已经格式化的文本；
2）单击【格式】工具栏中的【格式刷】按钮；
3）把带格式刷的鼠标指针拖过需要复制格式化信息的文本。
4）如果在步骤2）中双击【格式刷】工具按钮，则可把格式化信息复制到多个对象上，此后再次单击该按钮，可结束格式刷操作。
4.3.6 关闭文档与重新查看
（1）关闭文档
文档编排工作完成后就可以关闭该文档了。关闭Word 2003文档的方法是选择【文件】|【关闭】选项或单击【常用】工具栏上的【关闭】按钮，也可直接单击Word 2003窗口右上角的叉形【关闭】按钮。
当同时开启多个Word文档进行编辑时，关闭其中一个，其余文档仍驻留在Word 2003中。为了方便用户，Word 2003提供了同时关闭所有文档的功能，具体操作方法如下（同时保存多个文档的情况与此类似）：在按住Shift键的同时打开【文件】菜单，此时，【文件】菜单中原来的【关闭】选项将变为【全部关闭】选项，选择该选项即可关闭所有打开的Word文档。
在进行关闭Word文档操作时，针对文档是否发生过更改或进行了保存，系统对操作的响应与我们在前面介绍过的退出Word的操作有类似的响应情形，在此不再赘述。只不过，关闭操作不会退出Word程序，而退出操作实际上在执行过程中内部已包含了关闭所有文档的执行。
（2）重新查看
对于关闭了的案例文档若想再检查一下，需要重新打开查看或作必要的修改。打开这种现有Word文档有多种方法（当然Word还可打开它所支持的其他各种文档类型，在此不作介绍）：
1）利用【打开】对话框。在启动了的Word 2003中，单击【常用】工具栏中的【打开】按钮（或选择【文件】|【打开】选项），弹出【打开】对话框，如图4.11所示；以案例文档为既定目标来确定“查找范围”、“文件类型”和“文件名”；单击【打开】按钮，打开该文档。
2）直接双击Word文件名称打开。我们已在关于如何启动Word 2003的内容中介绍了这种方法。
3）如果该文档属于最近使用过的文档，则可在【文件】菜单下方所列的最近使用的一些文档中找到而选择打开；也可通过【视图】菜单启动【任务窗格】，在其中也显示了最近使用的文档；与在Windows系统任务栏中从【开始】菜单出发，在【文档】选项中所列一样，在Word的【打开】对话框中从【我最近的文档】中也能找到拟打开的文档。

图4.11 【打开】对话框
打开查看通过本案例前面操作逐步制作好的《求职信》文档，如图4.12所示。

图4.12 制作的《求职信》文档
4.4 教学案例2——个人简历撰写
案例综述
大学生到毕业阶段时将面临求职应聘，个人求职简历可谓是找工作的重要“敲门砖”，一定不能忽视。首先不能因为简历的制作不当或者不够吸引人，而被用人单位忽略。当然撰写个人简历本身的技巧不是本书所涵盖的内容，因为其着重在于内容而非外表。但借助Word 2003这样的字处理软件的强大功能制作出整体布局合理、个人信息表达充分同时又简洁明了的简历却又是十分必要的。在本案例中将通过制作一个毕业生个人求职简历来向读者介绍Word 2003中一些功能的应用，主要涉及表格的绘制及其格式化、插入图片以及项目符号和编号的使用等内容。大学生制作自己的个人简历可参考的一种信息框架如图4.13所示，该图也反映了本案例文档将采取的内容布局。而实际内容可能需要任何一名大学生在平时学业生涯中注意在各方面丰富自己，最终使个人简历的内容“简约而不简单”，既全面又有分量。

图4.13 个人简历信息框架与布局
4.4.1 初始化页面
新建一个Word文档，在其中输入“个人简历”，按快捷键Ctrl+S将其保存为“个人简历.doc”文件。
选择菜单栏【文件】|【页面设置】选项，打开【页面设置】对话框，该对话框包括【页边距】、【纸张】、【版式】和【文档网格】选项卡。
在【页边距】选项卡中通常设置文档与页面上、下、左、右边界之间的距离，在【装订线位置】选择装订线是位于页面的顶端还是页面的左侧，并设置装订线与边界的距离，在【方向】区域选择页面是“纵向”还是“横向”布置；在【版式】选项卡中，可在【页眉和页脚】的【距边界】区域选择设置页眉、页脚与页面上、下边界之间的距离，以及【页面】的【垂直对齐方式】设置等；在【纸张】选项卡中通常设置【纸张大小】，可从相应的下拉列表中选择纸张型号（如A4纸、16开纸、自定义大小等），如果选择的是“自定义大小”，则应输入纸张的宽度值和高度值。各选项卡中都有相应设置的应用范围选择。
这里选择【页边距】选项卡，在其上的【页边距】选项区域中将上、下、左、右边距均设为2.2厘米，页面方向采用默认的“纵向”，如图4.14所示；选择【纸张】选项卡，将纸张大小设为“A4”纸。单击【确定】按钮完成页面设置。

图4.14 【页面设置】对话框
4.4.2 插入表格
（1）关于表格
表格的用途很广，可以用表格制作简单的图表，可以在表格中插入图片，可以对表格内的数字进行排序和计算等，还可以用表格创建引人入胜的页面版式以及排列文本和图形，这在Web页文档中经常用到。可见Word文档中的表格适用于整理复杂的内容，而不仅仅是对表格数据进行处理。本案例就是将其用于安排文档的整体布局，力求使文档内容能够更加清晰地表达。
要灵活运用表格，要先了解表格的结构。表格是由行和列组成的，构成表格的每一个单元称为单元格。在Word 2003中，用户不但可以插入一些简单的、固定格式的表格，还可利用单元格的合并/拆分、绘制斜线表头等功能，制作出一些复杂的、灵活可变的表格形状。在单元格中可输入文字信息和插入图片信息，并能在表格中对数据进行计算和对有关信息进行排序，从而使信息表达直观、严谨且表现力丰富。
（2）插入表格
选择菜单栏【表格】|【插入】|【表格】选项，打开【插入表格】对话框，在【列数】和【行数】文本框中分别输入4列和24行，如图4.15所示。单击【确定】按钮，此时表格以普通的网格样式插入到页面中。

图4.15 【插入表格】对话框
上述插入简单表格的方式同样可从【表格和边框】工具栏单击【插入表格】按钮来执行实现。要创建复杂表格，可按如下步骤：
1）选择菜单栏【视图】|【工具栏】|【表格和边框】选项或选择【表格】|【绘制表格】选项，打开【表格和边框】工具栏，如图4.16所示。
2）将插入点定位到要插入表格的位置。
3）单击【表格和边框】工具栏中的【绘制表格】按钮，鼠标指针变为笔形。
4）先绘制一个矩形作为表格的边框，然后在边框内绘制行线、列线或斜线。
5）清除表格线可单击【表格和边框】工具栏中的【擦除】按钮，鼠标指针变为胶擦形，然后拖过要清除的表格线。

图4.16 【表格和边框】工具栏
上述过程中，因我们要创建的是一比较个性化的简历表格，没有采用表格【自动套用格式】功能（请留意图4.16中相应按钮）。所谓表格自动套用格式，就是Word 2003为了方便用户提供的一些预设好的表格格式，在用户要创建表格时，可以根据需要直接套用这些表格，以便快速制作出实用而美观的格式。所以表格自动套用格式实际上是另一种创建表格的方法，可按如下步骤操作：定位插入点后，选择菜单栏【表格】|【表格自动套用格式】选择，也可以在【表格和边框】工具栏上单击相应按钮，弹出【表格自动套用格式】对话框，在【表格样式】列表框中单击不同的样式，再从预览区中预览选定的样式效果，比如选中“流行型”，如图4.17所示，然后单击【应用】按钮；这时出现【插入表格】对话框，在其中输入要插入表格的“行数”和“列数”后单击【确定】按钮；自动套用“流行型”样式后的一空表格将插入到文档当前位置，只需在其中添加必要的内容即可得到一张不错的表格。
（3）操作表格
可以根据需要，对已建立的表格进行调整操作。为形成本案例在前面展示的表格式样，将组合应用各种关于表格及其中的行、列和单元格的操作。具体方面及其操作方法步骤介绍如下。
1）选定表格、行、列和单元格。
方法一：用命令菜单选定表格、行、列和单元格。
① 将插入点定位到表格单元格中。
② 选择【表格】|【选择】|【表格】选项，选定整个表格。
③ 选择【表格】|【选择】|【行】（或【列】、【单元格】）选项，选定插入点所在的一行（或一列、所在单元格）。
方法二：用鼠标选定行、列和单元格。
① 在要选定的行左侧选定栏，鼠标指针变为向右上方的箭头，单击鼠标，可选定一行；上下拖动鼠标，可选定多行。
② 移动鼠标到表格上边框，鼠标指针变为竖直向下的箭头，单击鼠标可选定一列；左右拖动鼠标，可选定多列。
③ 移动鼠标到单元格左边线，鼠标指针变为黑色向右上方的箭头，单击鼠标可选定一个单元格；拖动鼠标可选定多个单元格。
2）在表格中插入行、列和单元格。
① 选定一行，选择【表格】|【插入】|【行】选项，在选定行的上方（或下方）插入一个空白行。
② 选定一列，选择【表格】|【插入】|【列】选项，在选定列的左侧（或右侧）插入一个空白列。
③ 将插入点定位到要插入单元格的位置，选择【表格】|【插入】|【单元格】选项，在【插入单元格】对话框中选择【左侧单元格右移】或【活动单元格下移】方式，插入单元格。
3）删除表格、行、列和单元格。
① 选定要删除的表格，选择【表格】|【删除】|【表格】选项，删除选定的表格。
② 选定要删除的行（或列），选择【表格】|【删除】|【行】（或【列】）选项，删除选定的行（或列）。
③ 选定要删除的单元格，选择【表格】|【删除】|【单元格】选项，在【删除单元格】对话框中选择【右侧单元格左移】或【下方单元格上移】方式，删除单元格。
4）调整行高和列宽。
方法一：用命令菜单调整行高和列宽。
① 选定要调整行高或列宽的单元格。
② 选择【表格】|【表格属性】选项，打开【表格属性】对话框。
③ 在【行】选项卡中指定单元格高度，在【列】选项卡中指定单元格宽度。
④ 单击【确定】按钮。
方法二：用鼠标调整行高和列宽。
① 将鼠标指针移到相邻两行（或两列）的分界线上，鼠标指针变为双箭头。
② 上下（或左右）拖动分界线，调整行高（或列宽）。
5）合并和拆分单元格。
① 选定要合并的几个单元格，选择【表格】|【合并单元格】选项，几个单元格合并为一个单元格。
② 选定要拆分的一个或几个单元格，选择【表格】|【拆分单元格】选项，打开【拆分单元格】对话框，设置要拆分的行数和列数，单击【确定】按钮。
虽然可以任意拖动表格以调整表格的行高和列宽，但是Word 2003还提供了一些自动调整表格的功能，使表格的行高或列宽能够自动适应在单元格中文本的高度或长度。这样在表格中就不会出现因为某行中的内容太多而不能完全显示，而另一行内容过少而出现太多空白的现象；自动调整列宽则使表格显得更为紧凑。具体操作为：通过选择【表格】|【自动调整】|【平均分布各行（各列）】选项使所选定的行等高或列等宽，增加表格的美观度；通过选择【表格】|【自动调整】|【根据内容调整表格】选项可使表格各列适应其中的最长文本而自动调整列宽，不至于出现太多空白；若在【自动调整】子菜单下选择【根据窗口调整表格】选项，整个表格就会自动缩放成文档宽度；若在【自动调整】子菜单下选择【固定列宽】选项，整个表格的各列将保持现有的宽度不变，除非用户拖动以改变表格宽度，此时，如果再在其中某个单元格中输入内容，当超过现有单元格的列宽时，该单元格中的内容会自动换行，同时行高也将发生变化。
4.4.3 案例文档内容的输入和格式化
1．关于图形
在Word文档中，可以使用两种类型的图形来增强文档的效果：一种是使用Microsoft Word的【绘图】工具绘制的图形对象；另一种是导入由其他文件创建的图片。
图形对象包括自选图形、直线、箭头、图形创建框、文本框、艺术字等图形对象。这些图形对象是Word文档不可缺少的部分。使用【绘图】工具栏的颜色、图案、边框、线型和其他效果可以更改或增强这些效果，从而符合自己想要的效果。另外，用户可以通过工具栏选项删除或添加各种图形或自定义各种图形。
在Word文档中，图片的来源包括Word系统提供的剪贴画和用户保存在各种存储器上已有的图片以及从Internet上下载的图片。系统提供的剪贴画都存放在“剪辑库”中，剪辑库是Word文档中自带的大量实用而精美图片的图片库，不仅包含了大量的图片和照片，也包含有声音和影片剪辑。用户可以将其他来源的剪贴画往“剪辑库”中添加，支持的类型有cgm、wmf、cdr、eps、drw、wpg等图像文件。
通过【图片】工具栏中的工具按钮和【绘图】工具栏中的部分工具按钮，可以更改和增加图片。在某些情况下，必须取消图片的组合并将其转换为图形对象后才能使用【绘图】工具栏中的工具。
上面是关于图形的概览知识，对于本案例的“个人简历”文档，实际中需要插入个人照片，而作为示例，在制作过程中插入一张“人物”剪贴画替代。而对于绘图等操作，将结合在下一个案例文档中做出介绍。
2．应用项目符号和编号
如图4.18所示，在编辑文档时，使用项目符号和编号列表来组织内容，可以使相关内容醒目并且有序，从而使文档具有层次分明和结构清晰的特点。
3．在表格中输入内容并进行相应的格式化的一般步骤
（1）表格中内容的输入
1）用鼠标单击单元格或用光标移动键移动插入点，选择要输入内容的单元格。
2）在单元格中可以输入、编辑文本、图形或其他对象。
3）在单元格中插入外部图片的方法是：将插入点定位到要插入图片的位置；选择【插入】|【图片】|【来自文件】选项，打开【插入图片】对话框，如图4.19所示。在该对话框中选择要插入的图片类型，并选择图片所在的驱动器、文件夹和文件名；单击【插入】按钮，实现操作目标。这里要注意图片的插入方式，如图4.19所示，【插入】按钮的右侧附有一下拉菜单按钮，从中可选择按【插入】、【链接文件】或【插入和链接】方式实现图片的插入，这主要是为了适应是否嵌入式插入及图片同步更新的不同需要。

图4.18 【项目符号和编号】对话框

图4.19 【插入图片】对话框
4）在案例文档中插入剪贴画：将插入点定位到要插入剪贴画的位置，选择【插入】|【图片】|【剪贴画】选项，Word将在窗口右侧打开【剪贴画】任务窗格；在【搜索文字】框中，输入描述所编辑图片的单词或短语（也可输入已知剪辑的完整或部分文件名），这里输入“人物”；单击【搜索】按钮，搜索后的结果显示在下方的结果区域，找到想插入的剪辑，如图4.20所示。单击该显示即可将它插入到文档中。
（2）图片编辑与格式设置
对于插入到Word文档中的图片，用户可以根据自己的需要对其进行适当编辑，以达到更加美观的效果。单击鼠标选定图片，Word自动弹出或通过鼠标右键、菜单途径打开【图片】工具栏（见图4.21），该工具栏提供了一些基本的图片编辑和格式设置命令，包括图片的大小、背景颜色、外框线条形式、文字环绕形式及亮度和对比度等。当然也可选择【格式】|【图片】选项，打开【设置图片格式】对话框，如图4.22所示。在【颜色与线条】选项卡中设置图片填充和边框线条的颜色等；在【大小】选项卡中设置图片的尺寸；在【版式】选项卡中设置图片的环绕方式、水平对齐方式；在【图片】选项卡中设置图片的裁剪尺寸，颜色、亮度、对比度的比例。

图4.21 【图片】工具栏

图4.22 【设置图片格式】对话框
（3）表格中文本的格式化
1）选定要格式化的表格、行、列或单元格。
2）用【格式】命令菜单或【格式】工具栏对选定对象中的文本进行格式化（字体、字号、字形、颜色、效果、字距、缩放、行距、对齐方式、缩进等）。
3）默认情况下，表格单元格中的文字是横排的，有时为了某种特殊的要求，希望将表格单元格中的文本更改为纵向排列，同时还需改变文字的方向。这时可先定位于某单元格，然后选择【格式】|【文字方向】选项，弹出如图4.23所示的对话框，可根据需要进行选择设置。
（4）设置文本在单元格中的对齐方式
1）打开【表格和边框】工具栏。
2）选定要设置对齐方式的表格、行、列或单元格。
3）在【表格和边框】工具栏的“对齐方式”下拉列表中选择需要的对齐方式（如靠上两端对齐、中部居中、靠下右对齐等）。

图4.23 单元格中的文字方向设置
（5）设置表格标题
本案例中的标题独立于表格外，可按一般的文本进行格式设置。当然也可将其置于表格的首行中，按如下方法设置。如果将表格前端的一行或若干行设定为标题，即表头时，其通常方法如下：
1）选定作为表格标题的首行或包含首行的数行。
2）选择【表格】|【标题行重复】选项，将选定的行作为标题，当表格跨越多页时，标题行在后续页中重复出现。
这项功能在所制作的表格中的记录较多、无法在一页中显示全部时，为了提高表格的可读性，在每一页的顶部增加标题表头是很好的方法。
（6）添加边框和底纹
1）选择【视图】|【工具栏】|【表格和边框】选项，打开【表格和边框】工具栏。
2）选定要添加边框和底纹的表格、行、列或单元格。
3）在【表格和边框】工具栏的“线型”和“粗细”下拉列表中选择线型和粗细，然后在“外侧框线”下拉列表中选择框线类型。
4）在【表格和边框】工具栏的“底纹颜色”下拉列表中选择底纹颜色。
（7）添加项目符号
1）选定要添加项目符号的文本。
2）单击【格式】工具栏中的【项目符号】按钮即可。Word 2003提供了多种项目符号样式可供选择，如图4.18所示。
3）为使文档内容具有错落的结构，可以对设置了项目符号的文本进行选定，单击【格式】工具栏中的【增加缩进量】或【减少缩进量】按钮，或者按Tab键或Shift+Tab键，即可实现项目符号层次的降低与提高，对于不同层次的项目符号采用不同的项目符号式样，则会有更好的视觉效果。
4.4.4 案例文档表格有无边框对比
综合上面关于表格本身的编辑操作，以及进行数据的输入和格式化设置后，可以得到类似于如图4.24所示的“个人简历”效果。
虽然我们采用表格制作了该案例文档，但实际上作为求职简历，密密匝匝的表格线使简历看起来比较呆板。我们可以尝试去掉表格线即“边框”，其效果如图4.25所示。读者可以比较一下两者的阅读感觉，应该能体会到后者要简洁得多。

图4.24 有边框个人简历效果 图4.25 无边框个人简历效果
经过以上各步骤所做出的多种编排操作后，还是应像在案例1中所强调的那样，都应及时地作阶段性保存。
4.4.5 了解表格的排序和计算功能
在本案例中对表格在Word文档中的应用作了充分的展示。表格还有一基本功能，就是能对其中的内容作排序和简单数据计算。
（1）表格中内容的排序
表4.2 表格内容排序样表
姓名 年龄 课程1成绩 课程2成绩 课程3成绩
李四 18 85 87 93
王五 20 91 66 79
章三 19 82 75 95
如表4.2所示，对于其中的内容，可以将列或表格中的文本、数字或数据按升序（A ~Z、0~9，或最早到最晚的日期）进行排序，也可以按降序（上述相反的规律）进行排序。
当用户在表格中对文本进行排序时，可以选择对表格中单独的列或整个表格进行排序。用户也可在单独的表格列中用多于一个的单词或域进行排序。例如，如果一列同时包含名字和姓氏，可以姓氏或名字进行排序。
对内容进行排序的方法是：选定要排序的列或表格，选择菜单栏【表格】|【排序】选项，弹出【排序】对话框，如图4.26所示，选择所需的排序选项，从而实现相关排序。
（2）表格数据计算
在Word 2003中，表格中的单元格都有唯一的引用参数与之对应。表格中的行用阿拉伯数字表示，第l行为1，第2行为2，依此类推；表格中的列用英文字母表示，第1列为a，第2列为b，依此类推。这样，每个单元格就可以用阿拉伯数字和英文字母联合起来表示了，如图4.27所示。

图4.26 【排序】对话框 图4.27 单元格及其引用参数对照示意图
对于Word，普通表格中的数值能运用几种比较简单的公式进行计算，具体方法如下：
1）将光标定位于要放置计算结果的单元格。
2）选择【表格】|【公式】选项，弹出【公式】对话框，如图4.28所示。
3）在【粘贴函数】下拉列表中选择合适的函数，在【公式】框中输入单元格引用，在【数字格式】下拉列表框中选择合适的计算结果格式。
4）单击【确定】按钮即可。
在输入单元格引用时，如果引用若干个单元格，则单元格间用逗号分隔，如SUM（a2，a3）；如果引用某个区域，则在选定区域的首尾单元格间用分号分隔，如AVERAGE（a1：b3）。
如果需要执行复杂计算，则可通过插入Excel电子表格对象来实现。

4.5 教学案例3—— 毕业论文编辑
案例综述
毕业论文的撰写与编辑可能是大学生在校期间，在导师的指导和校阅下要完成的最长的一篇文档工作了。正由于其往往是几十页的长篇幅，它的编排不同于一般文档的处理。采用传统的方法处理长文档，在编辑和排版过程中会有很多不便，甚至带来混乱，极大影响文档格式的一致性和编排效率。同时，论文中包含的内容表现形式丰富，除文字外还通常有框图、图片、表格、数学公式等。论文最后需要装帧，因此需要按书籍样式考虑整体效果，既要有摘要、目录，同时在正文格式一致性排版的基础上还要考虑封面及页眉、页脚设计，以及保证整篇文档便于正确打印和装订成册。因此，对于诸如毕业论文、书籍教材和企业办公环境常见的企划方案、业务报告等一类长文档，要求有好的编排策略，才能高效地制作出具有专业水准的格式统一、条理清晰、易于阅读的好作品。长文档的编辑主要涉及样式、纲目、引用、分页分节、页眉和页脚等。
4.5.1 文档初始化
新建一文档，首先按照前面案例介绍过的方法进行页面设置，并将各页边距设置为上、下、右边距各2.5厘米，左边距3厘米，并将其命名为“我的毕业论文.doc”保存下来。
4.5.2 应用样式
（1）关于样式
在Word 2003中，样式是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，并能将这一组合作为集合加以命名和存储。样式所针对的对象包括标题、正文、标号、图片、表格等，应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置。
Word 2003提供了4种不同类型的样式：
1）字符样式影响段落内选定文字的外观，如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。
2）段落样式控制段落外观的所有方面，如文本对齐、缩进、制表位、行间距和段间距等。
3）表格样式可为表格的边距、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。
4）列表样式可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。
Word 2003中提供了许多内置的标准样式，供用户编辑使用。—般情况下，在新建一个空白文档时，就会包含如下常用的样式。
1）文档标题：包括标题级别，以及文字的字形、字号、颜色等。
2）文档目录：包括目录级别，以及文字的字形、字号、颜色等。
3）文档正文：包括文档正文文字的字形、字号、颜色等，以及段落的对齐方式。
4）页眉和页脚：决定文档是否使用页眉、页脚，以及如何设置页眉、页脚。
Word 2003不但提供了许多内建样式，还能自动保存用户自定义的样式。其操作方法为：选择【工具】|【选项】选项，弹出【选项】对话框，切换到【编辑】选项卡，选中【保持格式跟踪】复选框即可。这样，自定义的样式就能和内建样式一样被重复应用了。
学会使用样式，对于用户提高制作Word文档的效率会很有帮助，样式能让我们更为方便地对文档进行快速格式化。
（2）样式在案例文档中的使用
在文档简单初始化，接下来的工作并不是急于输入文本等文档内容，对于毕业论文之类长文档的编排，先指定文字的样式将是一种好的方式。设置样式其实不难，在前面的两个案例中将各种设置好的格式起一个名字，也可以变成样式。通常情况下，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了，在预设的样式不能满足要求的情况时，可根据需要在其基础上略加修改。
从菜单栏选择【格式】|【样式和格式】选项，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式和样式，如图4.29所示。要注意任务窗格底端的【显示】中的内容，在图4.29中，【显示】为“有效格式”，则其中的内容既有格式，又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式；如果对已被设置为“标题1”的文本再进行“居中”，则其格式化设置就是样式和格式的混合格式。如果在如图4.29所示的【显示】下拉列表中选择“有效样式”，这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。
“正文”样式是Word文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。
“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1～9。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。如图4.29所示的样式列表中，只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图4.29所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”～“标题9”样式。
通常在毕业论文中可能用到的样式情况如下：
1）对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。
2）文章中的论述文字，采用“正文首行缩进2”样式。
3）文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。
做好上述样式应用规划，接下来可以输入文字了。
4.5.3 应用格式化的多级编号标题
（1）关于标题的格式化和多级标题编号
标题是整个文档的骨架。结构清晰、层次分明的标题能让读者在阅读文档特别是长文档时一目了然。标题也是由字符组成，标题的字体、字形、字号、颜色、边框、底纹等基本的属性的调控与前述普通文本类似，本案例不再赘述。利用标题样式格式化标题，一方面是为了突出与正文的区别，更主要的是为了使Word能够区分文档中的正文和标题，并自动识别不同级别的标题。利用标题样式定义各级标题的好处主要有：
1）Word能根据各级标题总结出文档结构图，用户利用文档结构图即可浏览整个纲目结构并快速跳转到对应章节。
2）能在大纲视图下有选择地浏览文档梗概，调整结构。
3）Word能根据各级标题自动生成文档目录。
长文档中各级标题的编号最好是能自动编排及自动更新，而不要使用手工编制，否则在修改文档纲目结构后容易带来弊端。Word中的【项目符号和编号】|【多级符号】功能（见图4.30）可为标题的自动编号带来方便：如果使用Word 内置标题样式设置文档中标题的格式，就能用所选含有“标题”字样的编号格式对标题进行自动编号；如果已经为标题创建了自定义的样式，则可以通过将每个标题链接到一个编号格式，为标题添加编号。
（2）使用样式格式化多级编号标题及段落
多级项目符号为标题等列表或其他文档内容设置层次结构，可通过更改标题列表中项目编号的级别来形成需要的多级层次形式，其具体操作如下。
1）选定要添加多级项目符号的标题。
2）选择【格式】|【项目符号和编号】选项，将弹出【项目符号和编号】对话框，切换到【多级符号】选项卡，选择合适的多级项目符号样式。
3）将光标定位于列表中除了第一个编号以外的其他编号。
4）单击【格式】工具栏中的【增加缩进量】或【减少缩进量】按钮，或者按Tab键或Shift+Tab键，即可实现项目编号级别的降低与提高。
输入论文第一章的大标题，注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单栏选择【格式】|【样式和格式】选项，在任务窗格中单击【标题1】样式，即可快速设置好此标题的格式。同样地，继续一边输入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意，此时在【样式和格式】任务窗格下面的【显示】下拉列表中是选择“所有样式”状态，这是为了给文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后，可调整为显示“有效样式”，这样就不会显示那些用不到的样式了。

图4.30 多级符号
论文的部分内容输入和排版之后的效果如图4.31所示。为了方便对照，图中右侧列出了对应文章段落所用的样式。
文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不完全符合实际需要。例如，“标题1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。这时可以修改样式：将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，选择【修改】选项，弹出【修改样式】对话框，如图4.32所示。选中【自动更新】复选框，单击【确定】按钮完成设置。这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题1”样式的格式。
选中采用了“标题1”样式的某段文字，例如“第一章 技术背景”，然后利用【格式】工具栏设置字号和居中对齐。注意，文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。

图4.31 阶段性样式应用效果示意 图4.32 【修改样式】对话框
4.5.4 在论文中绘制图形及其格式设置基本操作

图4.33 【绘图】工具栏
（1）绘制图形
选择菜单【视图】|【工具栏】|【绘图】选项，打开【绘图】工具栏（见图4.33）。
在【绘图】工具栏中选择绘图工具，根据需要绘制图形。
用直线、箭头、矩形、椭圆工具可绘制相应的图形，其中在绘制的矩形和椭圆图形中还可添加文字。
按住Shift键，然后用矩形工具可绘制正方形，用椭圆工具可绘制圆。
用自选图形菜单（线条、基本形状、箭头总汇、流程图、星与旗帜、标注）可绘制大量常用的图形。
（2）移动、复制、删除图形
移动图形的步骤如下：
1）选定要移动的图形。
2）单击【常用】工具栏中的【剪切】工具按钮。
3）将插入点定位到图形的目标位置。
4）单击【常用】工具栏中的【粘贴】工具按钮。
复制图形的步骤如下：
1）选定要复制的图形。
2）单击【常用】工具栏中的【复制】工具按钮。
3）将插入点定位到图形的目标位置。
4）单击【常用】工具栏中的【粘贴】工具按钮。
删除图形的步骤如下：
1）选定要删除的图形。
2）按Delete键，完成删除。
（3）图形的组合与取消组合
1）选定需要组合成一个图形的多个图形，选择绘图工具栏中的【绘图】|【组合】选项，多个图形即组合为一个图形。
2）选定已组合的一个图形，选择绘图工具栏中的【绘图】|【取消组合】选项，已组合的一个图形又分解为多个图形。
（4）设置自绘图形格式
将鼠标指针移到图形上，当指针变为四向箭头状时单击鼠标，选定图形。按住Shift键并单击鼠标可选定多个图形。
执行【格式】|【自选图形】命令，打开【设置自选图形格式】对话框。
（5）设置图形格式
1）在【颜色和线条】选项卡中设置图形的填充颜色、线条颜色、线型、虚实、粗细和箭头形状。
2）在【大小】选项卡中设置图形的尺寸和旋转角度。
3）在【版式】选项卡中设置图形的环绕方式、水平对齐方式。
（6）设置图形阴影和三维效果
1）选定图形，单击【绘图】工具栏中的【阴影】工具按钮，选择需要的阴影样式。
2）选定图形，单击【绘图】工具栏中的【三维效果】工具按钮，选择需要的三维效果样式。
4.5.5 图文混排
（1）数学公式的输入
文档中的字符一般是通过键盘输入的，但键盘上表示的字符毕竟有限，最重要的是数学公式或逻辑表达式中的许多如微积分、矩阵或根号等符号无法通过键盘输入。因此，Word为用户提供了一个公式编辑器，以插入对象的方式呈现操作界面进而实现公式的输入。
编辑公式对象必须打开公式编辑器才能编辑。插入公式对象的操作方法如下：光标定位到想插入公式对象的位置；然后选择菜单栏的【插入】|【对象】选项，出现【对象】对话框后，选择【新建】选项卡，从【对象类型】列表中选择“Microsoft 公式3.0”，再单击【确定】按钮，将显示【公式】工具栏（见图4.34）以及输入公式的编辑区，而且Word的菜单栏自动调整呈现出适应公式编辑的一系列菜单命令。一些在键盘上找不到的符号可以从该编辑器的【公式】工具栏中挑选，并在公式编辑区域中输入变量和数字以建立公式，同时通过菜单栏上的【格式】、【样式】或【尺寸】等菜单下的选项可对所编辑的公式进行相应设置以和文档其他内容的风格相匹配。完成公式编辑后，单击文档的其他区域，将退出公式编辑状态，若再想作些调整，双击该公式将再次进入公式编辑状态。

图4.34 【公式】工具栏
（2）应用文本框
Word的文本框功能，为文字编排和处理提供了更加灵活的方法。文本框是一个可移动、可调大小的图形对象，可在其中放置需要的文本内容。用文本框能将文字段落与图形组织在一起，增加文档的效果。文本框里面的内容可以设置成与外部文本风格一样，也可单独进行格式化编辑，而与整个文档无关。因此，文本框的功能很强，它可以帮助用户完成许多特殊的版面格式化效果。在【绘图】工具栏中，【椭圆】工具按钮右边的两个按钮分别是【横排文本框】按钮和【竖排文本框】按钮，用以创建文本框。
这里简单介绍文本框的一个应用，就是在自绘图形中用文本框为其增加文字说明：
1）单击【绘图】工具栏上的【文本框】按钮，这时鼠标光标变为十字形。
2）在画布上已有图形中需要添加说明文字的某处附近，拖动鼠标到适当大小，松开鼠标左键，即可在画布上绘制出一矩形文本框。
3）在文本框内输入说明文字。
4）选定此文本框单击右键，在快捷菜单中选择【设置文本框格式】选项，在打开的【设置文本框格式】对话框中单击【颜色与线条】选项卡，将线条的颜色设置为“无线条颜色”，即取消文本框边框的颜色。
5）拖动其边框，调整文本框到合适的大小，按住Ctrl键，同时按方向键来微调文本框的位置，这时若它有部分被原有图形遮盖或反之，可在选中文本框的同时单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【叠放次序】选项，在下一级菜单中选择【置于顶层】或其他选项，以调整为使两者均正常可见。
6）用同样的方法为原有图形的其他部分添加说明文字。
7）为了保证添加说明后图形的完整性，最好把现在的图形组合成一个整体，可先选定当前画布中的所有图形对象，然后单击右键，在快捷菜单中选择【组合】|【组合】选项来实现，如果以后要修改或调整该图形，必要时须先取消组合。
（3）封面论文标题使用艺术字
“艺术字”是具有特殊效果的文字，如阴影、斜体、旋转和拉伸等。它实际上也是一种图形对象，不能将其视为普通文本。因此，用户可以像改变图形对象一样，来改变一个艺术字对象，从而给文档增强视觉效果。
“艺术字”功能在一些有活泼生动性、视觉突出性要求的文档中应用较多，如简报、广告宣传册等。为了说明其功用，在本案例中，介绍如何在封面论文标题中使用艺术字。具体操作如下：
1）单击【绘图】工具栏中的【插入艺术字】按钮，打开【艺术字库】对话框，选择第2行第3列的艺术字样式，如图4.35所示。单击【确定】按钮，弹出【编辑“艺术字”文字】对话框。
2）在【编辑“艺术字”文字】对话框中输入标题文字，还可以设置字体、字号、字形等。这里输入标题文字“个性化电子商务网站规划与设计”，字体为华文新魏、36号、加粗，单击【确定】按钮完成设置，即在文档封面页中插入如图4.36所示的艺术字标题。
3）选中艺术字，会出现如图4.37所示的【艺术字】浮动工具栏，通过该工具栏可以重新编辑艺术字，修改艺术字的样式、格式（大小、颜色）、形状、对齐方式等。这里设置标题居中对齐。

图4.35 【艺术字库】对话框

图4.36 案例文档封面艺术字标题

图4.37 【艺术字】工具栏
（4）以图表展示数据
图表用以直观地展示数据，使用户方便地分析数据的概况、差异和预测趋势。例如，用户不必分析工作表中的多个数据列就可以直接看到各个季度销售额的升降，或直观地对实际销售额与销售计划进行比较。
在Word 2003文档中应用图表，一般有两种方法：直接插入图表和根据表格创建图表。
1）直接插入图表。
① 选择菜单【插入】|【对象】选项，在打开的【对象】对话框中单击【新建】选项卡。
② 在【对象类型】列表框中选择【Microsoft Graph图表】，然后单击【确定】按钮。Graph 在一个名为数据表的表格中显示一个图表和与其相关的示例数据。
③ 为替换示例数据，单击数据表上的单元格，然后键入新的文字或数字。如果需要，可从文本文件、Excel工作表导入数据或从其他程序中复制数据。如果关闭了数据表，可以双击图表，然后选择【视图】|【数据工作表】选项将其重新打开。
④ 单击 Word文档，返回Word，实现图表的插入。
2）用Word 表格创建图表。
① 在 Word 中创建表格，将数据的文本标识置于首行和最左边的一列，将数字置于其他单元格中。
② 单击表格，通过菜单【表格】|【选择】|【表格】选项选定该表。
③ 选择菜单栏【插入】|【对象】选项，在打开的【对象】对话框中，单击【新建】选项卡，从【对象类型】列表框中找到并双击【Microsoft Graph图表】。
④ Word显示图表以及前面步骤创建的表格中的信息。与图表相关的数据位于名为数据表的表格中。可以通过在数据表上单击单元格和修改数据项在图表中编辑数据。
⑤ 单击Word文档返回Word，实现根据表格创建图表。
双击建立的图表将再次进入图表编辑状态。处于图表编辑状态时，Word的操作界面自动调整为适应图表编辑的操作环境，菜单栏和工具栏都作了相应的变化。
图4.38是一个图表示例，在实际应用时，用户要按如上所述步骤来根据自己的数据内容修改数据表。图表处于编辑状态时，选择菜单【图表】|【图表选项】选项，弹出【图表选项】对话框（见图4.39），可在各选项卡中对图表有关元素进行设置，如在【图表标题】框中输入定义的标题，单击【确定】按钮，图表中就增加了一个标题。通过【格式】菜单或右键快捷菜单下的选项，可以设置图表有关元素的格式。如果不喜欢当前这种式样的图表，还可以给这个图表换一种形式：通过菜单【图表】|【图表类型】选项，打开【图表类型】对话框，可从中选择合适的图表类型（见图4.40）。

图4.38 图表示例 图4.39 【图表选项】对话框

图4.40 【图表类型】对话框
组成图表的有关元素集中说明如下。
1）图表区：包含整个图表的区域。
2）绘图区：在二维图表中，以坐标轴为界并包含全部数据系列的区域；在三维图表中，以坐标轴为界并包含数据系列、分类名称、刻度线和坐标轴标题的区域。
3）背景墙和基底：包围在许多三维图表周围的区域，用于显示图表的维度和边界。绘图区中有两个背景墙和一个基底。
4）数据系列：在图表中绘制的相关数据点，这些数据源自数据表的行或列。图表中的每个数据系列具有唯一的颜色或图案，并且在图表的图例中表示。可以在图表中绘制一个或多个数据系列。对于饼图则只有一个数据系列。
5）分类轴和数值轴：图表中水平或垂直参考线。在二维图表中，数据分类一般沿X轴绘制，称X轴为分类X轴；而数值一般沿Y轴显示，称Y轴为数值Y轴。
6）数据轴主要网格线：在绘图区中作为背景的水平参考线，使数据的差异更加直观。网格线是刻度的延伸，并分割绘图区。主要网格线标出了轴上的主要间距。用户还可以添加标出主要网格线之间的次要网格线。
7）图例：图例是在绘图区旁的方框，用于标识图表中的数据系列或分类指定的图案或颜色。
8）数据表：显示在屏幕上用以记录图表中数据的表格。
4.5.6 从文档结构图到文档大纲
（1）关于文档大纲
对于长文档的编辑，创建文档大纲可以帮助用户层次化相关主题和清晰地计划文档内容。在Word 2003中，利用“大纲视图”模式可以提纲挈领的写出结构清晰的文档，也可以快捷而又有条理地组织文档的内容。
文档编辑在采用样式之后，经格式化的相关标题对应不同的标题样式级别。文档的“大纲视图”模式就是一种用缩进文档标题的形式代表它们在文档结构中样式级别的显示方式。在大纲视图中，用户可以折叠大纲文档而仅显示所需的标题或正文，这样就能在大纲视图中方便地进行整个文档内容层次结构的查看和定位，还可通过拖动标题移动、复制和重新组织文本等。因此，大纲视图适合纲目的编辑和文档结构的整体调整。
要使用大纲视图组织文档，首先需做的事是要为文档中的段落指定相应的标题样式级别，即对文档设置分层结构。如果没有为文档指定标题样式，则Word 2003自动将文章的大标题设为“标题1”样式，其他的全部设定为“正文文本”样式。用户可以用内置的标题样式为自己的文档中各标题设置相应的级别样式形成层次，也可以通过对各段落指定所属大纲级别来为文档引入层次结构。
（2）查看和修改毕业论文的层次结构
毕业论文比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后，由于“标题1”～“标题9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。从菜单栏选择【视图】|【文档结构图】选项，可在文档左侧显示文档的层次结构，如图4.41所示。在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置；再次选择【视图】|【文档结构图】选项，即可关闭文档结构图。
如果论文中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置。 从菜单栏选择【视图】|【大纲】命令或直接按窗口左下角的【大纲视图】按钮，进入大纲视图。文档上端会显示【大纲】工具栏，如图4.42所示。在【大纲】工具栏中选择【显示级别】下拉列表中的某个级别，例如“显示级别3”，则文档中会显示从级别1到级别3的标题，如图4.43所示。
如果要将“客户端技术”部分的内容移动到“服务器端技术”之后，可将鼠标指针移动到“客户端技术”前的十字标记处，按住鼠标拖动内容至“服务器端技术”下方，即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。

图4.41 案例文档结构图 图4.42 【大纲】工具栏

图4.43 文档只显示从级别1到级别3的标题
在当前大纲视图下单击【页面视图】按钮，文档返回到常用的页面视图编辑状态。
4.5.7 应用分节符对论文的不同部分分节
（1）关于分隔符
Word 2003提供的分隔符有分页符、分节符、换行符和分栏符，如图4.44所示。分页符用于页面的分隔；分节符用于章节的分隔；换行符用于段落中行的分隔；分栏符则用于分栏排版。
分页符用以表示上一页结束以及下一页开始的位置。分页符分为软分页符和硬分页符。软分页符是当文档内容填满一页时，Word自动分页功能插入的分页符；硬分页符是在指定位置处强制分页而手动插入的分页符。在普通视图中，自动分页符显示为一条虚线，而硬分页符则显示为标有“分页符”的虚线。
在Word 2003中，最常见的换行方式就是按Enter键，此时光标将转入下一行，并开始一个新的段落。若不希望开始新段落，而只是换行，我们可以使用插入换行符的方式。
在编排文档时，常常要对一篇文档中的不同章节应用不同的页面格式。对此，在Word 2003中我们可以使用“分节符”。分节符是为了表示节结束而插入的标记，在文档中显示为包含“分节符”字样的双虚线。这时，可以在不同的节里设置不同的格式，相应的分节符保存了该节的页面格式设置信息。页面格式设置包括页边距、纸张大小或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号、脚注和尾注等。如果删除了某个分节符，其前面对应部分的文字将全部移到后面的节中，并且采用后者的格式设置。
手动插入分隔符的方法是，将光标定位于待插入位置，选择【插入】|【分隔符】选项，弹出【分隔符】对话框，如图4.44所示，选择要插入的分隔符类型后，单击【确定】按钮退出该对话框。其中，对于分节符又有以下4种类型分别实现不同的功能。
1）下一页：新的一节从下一页开始。
2）连续：新的一节从下一行开始。
3）偶数页：新的一节从偶数页开始，若分节符在偶数页上，则下一个奇数页将是空页。
4）奇数页：新的一节从奇数页开始，若分节符在奇数页上，则下一个偶数页将是空页。
（2）对论文的不同部分分节
论文的不同部分通常要另起一页开始，正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。
定位到第二章的标题文字前，从菜单栏选择【插入】|【分隔符】选项，显示【分隔符】对话框。选择【分节符】类型中的【下一页】单选按钮，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节又分页的功能。用同样的方法对论文的其他部分进行分节。
对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。前面的关于“封面论文标题使用艺术字”的步骤中已在文档的最前面输入了论文的总标题，在其之后输入“目录”字样，然后分别在“目录”文字前和“第一章 技术背景”前插入分节符。
如果要取消分节，只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。在【常用】工具栏中单击【显示/隐藏编辑标记】按钮，即可查看隐藏的编辑标记。将光标定位到段落标记和分节符之间，按Delete键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。
4.5.8 分栏排版
在毕业论文的编排中，有时为便于紧凑、直观地实现图文混排，需要在某些页面应用“分栏”功能。
通过菜单【格式】|【分栏】选项，可根据需要对文档内容进行分栏，如图4.45所示。在分栏操作过程中，灵活运用分节符和分栏符及注意分栏操作的应用范围等相关设置，可作类似于许多科技期刊中的乃至新闻稿样式的页面排版。版面被分成多栏，分别布置文字、图表等内容，使得版面更具多样性和可读性。
分栏符在其中的作用类似于分页符使得另起一页开始布置文档内容，即插入分栏符使当前栏中插入点后的内容将另起一栏布置。
4.5.9 应用页眉和页脚
（1）关于页眉与页脚
页眉与页脚通常用于显示文档的附加信息，如页码、日期、作者名称、单位名称、徽标及章节名称等。其中，页眉被打印在页面的顶部，而页脚被打印在页面的底部。
页眉与页脚属于版式的范畴，文档的每个节可以单独设计页眉与页脚。要制作页眉与页脚先要切换到页面视图方式。只有页面视图方式和打印预览方式才能看到页眉与页脚的效果。
选择【视图】|【页眉和页脚】选项，此时Word将自动把正文变灰，表示当前不能编辑正文。与此同时，Word将弹出【页眉和页脚】工具栏。用户可以在页眉与页脚内随意编辑文字、表格和图片，编辑方法和编辑正文文档类似。改变当前编辑的对象为页眉或页脚，可以在页眉或页脚内单击左键实现，也可以用上下光标键或【页眉和页脚】工具栏中的【在页眉和页脚间切换】按钮来实现切换。
页眉与页脚的设定常与自动图文集结合使用。漂亮的页眉或页脚的编辑需要充分使用其工具栏来实现。
（2）为不同的节添加不同的页眉
利用“页眉和页脚”功能可以为论文添加页眉。通常论文的封面和目录不需要添加页眉，只是在正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对论文进行分节，所以很容易实现这个功能。
设置页眉和页脚时，最好从文档最前面开始，这样不容易混乱。按Ctrl+Home键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】选项，进入【页眉和页脚】编辑状态，如图4.46所示。

图4.46 页眉编辑状态
注意，在页眉的左上角显示有“页眉 – 第1节 –”的提示文字，表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面，不需要设置页眉，因此可在【页眉和页脚】工具栏中单击【显示下一项】按钮，跳到第2节；第2节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击【显示下一项】按钮；在第3节，注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页眉与第2节一样，如果现在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。
在【页眉和页脚】工具栏中有一个【链接到前一个】按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消【链接到前一个】设置，这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。此时再在页眉中输入文字，例如可用论文大标题“个性化电子商务网站的规划与设计”作为页眉。后面的其他节不需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为【链接到前一个】，即与第3节相同。
在【页眉和页脚】工具栏中单击【关闭】按钮，退出页眉编辑状态。用打印预览可以查看各页页眉的设置情况，其中封面页和目录页没有页眉，目录之后才会在每页显示页眉。
（3）在指定位置添加页码
对于毕业论文，通常情况下封面和目录没有页码，从目录之后的内容开始添加页码，并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。
按Ctrl+Home键快速定位到文档开始处，从菜单栏中选择【视图】|【页眉和页脚】选项，进入【页眉和页脚】编辑状态。
在【页眉和页脚】工具栏中单击【在页眉和页脚间切换】按钮，显示页脚区域，如图4.47所示。

图4.47 页脚编辑状态
用与添加页眉完全类似的方式，跳到第3节，取消【链接到前一个】设置，使当前节的页脚与前一节不同。这时再插入页码，就能让页码只出现在当前节及其后的其他节中。
从菜单选择【插入】|【页码】选项，显示【页码】对话框，如图4.48所示。在【对齐方式】下拉列表中选择“居中”，单击【格式】按钮，显示【页码格式】对话框，如图4.49所示。默认情况下，【页码编排】设置为【续前节】，表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置，则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号，这样本节就不是从第1页开始了。因此，需要在【页码编排】中设置【起始页码】为“1”，这样就与前面节是否有页码无关了。

图4.48 【页码】对话框 图4.49 【页码格式】对话框
第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为【链接到前一个】，而且页码格式默认设置均为【续前节】，将会自动为每一节编排页码。
在【页眉和页脚】工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。同样可用打印预览功能查看各页页脚的设置情况。
4.5.10 插入引用（脚注和尾注，题注，交叉引用及目录）
（1）脚注和尾注
脚注和尾注一般用于为文档中的文本提供注释及相关参考资料的出处。在论文文档 中，可以根据需要应用脚注对文档内容进行注释说明，而用尾注说明引用的文献。通常脚注位于每一页的底端，而尾注位于整篇文档的结尾处。
脚注或尾注由两个互相链接的部分组成：注释引用标记和与其对应的注释文本。在页面视图下插入脚注或尾注的具体操作如下：将光标定位于需要插入脚注或尾注注释引用标记的地方；选择【插入】|【引用】|【脚注和尾注】选项，弹出【脚注和尾注】对话框，如图4.50所示，在其中进行相应的选择设置（包括位置、格式、应用范围等）；单击【插入】按钮确定操作后，即可在注释中输入文本了。注释文本长度不限，并可按需设置格式。
Word会自动为脚注和尾注编号，而无论是整篇文档使用单一的编号格式，还是在文档的每节使用不同的编号格式，在文档中插入第一个脚注和尾注后，随后的脚注和尾注会按正确的格式自动编号。
插入的脚注和尾注会随同文档中的内容一起打印输出。在屏幕上查看文档时，只需将鼠标指针停留在文档中的注释引用标记上便可以查看注释。注释文本会出现在标记上方。用户还可以选择【视图】|【脚注】选项查看注释。
（2）题注
毕业论文等一类长文档中经常会出现许多表格、图表或公式等，Word 2003为此提供了题注功能。题注是可以添加到这些项目上的编号标签。添加题注可以使各项目对象有序编号，并便于交叉引用。
用户为文档中已有的表格、图表或公式或其他项目插入题注的具体操作方法是：选定要插入题注的项目；选择【插入】|【引用】|【题注】选项，弹出【题注】对话框，如图4.51所示。在此对话框中，根据项目对象选择相应已有标签或新建标签，并可对题注内容是否包含标签文字以及放置位置进行设置，题注中的编号可通过单击其中的【编号】按钮，在弹出的对话框中进行设置。
而【题注】对话框中的【自动插入题注】按钮则提供了为在插入表格、图表、公式或其他项目时自动添加题注的设置功能。
（3）交叉引用
交叉引用是对文档中其他位置的内容（包括标题、脚注、题注、编号等）的引用，例如，“请参阅图表1”。创建交叉引用时，交叉引用的项目（例如标题或题注）必须已经存在。

图4.50 【脚注和尾注】对话框 图4.51 【题注】对话框
具体方法是：在文档中，键入交叉引用开头的介绍文字。例如，键入“有关详细信息，请参阅文献”；选择菜单【插入】|【引用】|【交叉引用】选项，在弹出的【交叉引用】对话框中进行有关选择设置，如图4.52所示；单击【插入】按钮并确认该操作，交叉引用的项目标记将以“域”的方式插入。
（4）目录
在我们的日常阅读中，对于一本书，其目录是读者的指南针，利用目录我们能够快速在书中找到准备查阅的位置。而对于装订成册的大学毕业论文，其实它就像是一本书，目录是其必不可少的。但对于这种长文档来说，手动编写目录是一项繁琐的工作。好在Word 2003提供了自动编写目录的功能，为长文档的目录编辑提供了极大的便利。
对长文档进行自动创建目录的前提条件是已在其中应用了Word内置的标题样式，当然也可以是应用包含大纲级别或自定义的标题样式。这样，Word 2003就能自动识别各级标题，根据标题的级别和对应的页码提取出目录。
正确采用带有级别的样式，例如“标题1”～“标题9”样式，有助于成功添加目录。尽管有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。
现在，将光标定位到需要插入目录的位置，即前述已进行分节后的第2节目录页面“目录”字样之后；从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】选项，显示【索引和目录】对话框，单击【目录】选项卡，如图4.53所示。

图4.53 【索引和目录】对话框
在【显示级别】中，可指定目录中包含几个级别，从而决定目录的细化程度。这些级别来自“标题1”～“标题9”样式，它们分别对应标题级别1～9。如果要设置更为精美的目录格式，可在【格式】中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。单击【确定】按钮，即可插入目录。
目录和文档内容应始终保持一致，当目录创建以后，如果又对文档内容进行了修改，使标题或页码发生了改变，这时就必须更新目录以适应文档的修改。为此，在Word 2003中，目录是以“域”的形式插入到文档中的（会显示灰色底纹），在需要时可以方便地更新：在目录中的任意位置单击右键，选择【更新域】选项，弹出【更新目录】对话框，如图4.54所示。如果只是页码发生改变，可选择【只更新页码】单选按钮；如果有标题内容的修改或增减，可选择【更新整个目录】单选 按钮。
4.5.11 对论文进行批注和修订
指导教师可对学生提交的毕业论文电子文档进行联机审阅，利用Word 2003提供的“批注和修订”功能进行点评或提出修改意见，学生再根据老师的审阅结果查看“批注和修订”标记内容以进一步修改完善论文。教师的联机审阅过程可保留文档原来的版式，Word在文档的文本中仅显示一些标记元素，而其他元素则显示在页边距上的批注框中。
通过【插入】|【批注】功能来进行批注的方法是：选定要设置批注的文本或内容，或将光标定位于要插入批注的文本的后面；选择菜单【插入】|【批注】选项，Word 2003将自动启动【审阅】工具栏，同时在选定文本处引出一个红色批注框排列在右边的页边距上，从而可输入批注内容。插入批注后，当再次将鼠标指向该批注时，会出现一个小标签，显示插入此批注的时间、批注者用户信息等内容。
对文档做出修订并标记修改细节的方法是：打开需要修订的文档；选择菜单【工具】|【修订】选项，启动修订功能。此时文档底部状态栏中的“修订”文字会显示为黑色，此后对文档所做的任何修改（包括内容的插入和删除、格式的更改）都将被Word自动记录。
学生收到教师返回的文档时，可通过菜单【视图】|【标记】选项让文档显示各审阅标记内容，利用【审阅】工具栏能一目了然地看到所做过的批注与修订，进而可参考教师的“批注”意见自己做出相应修改。而对教师直接做出的各处“修订”操作，通过按鼠标右键弹出的菜单或【审阅】工具栏中的相应功能项，可选择接收某处修订使相应正文得到修改，或拒绝做出的修订而保留该处原来的内容。
4.5.12 为打印论文进行有关设置
（1）预留装订线区域
在论文页数较多时，通常采用双面打印的方式并装订成册，即使这样可能还会比较厚。为了能够在装订后不会有内边沿文字被遮挡，可以在页面设置时预留出装订线区域。从菜单中选择【文件】|【页面设置】选项，显示【页面设置】对话框，选择【页边距】选项卡，如图4.55所示。
在【页码范围】中，设置【多页】为【对称页边距】；在【页边距】中，设置【装订线】为“1.8厘米”，并有预览效果；在【预览】中设置【应用于】为“整篇文档”。
（2）双面打印设置
论文需要双面打印时，可以有多种设置和打印方法。这里介绍分别打印奇数页和偶数页的方式。先打印所有的奇数页，再在所有奇数页的背面打印偶数页，就能比较快速地完成双面打印。从菜单选择【文件】|【打印】选项，显示【打印】对话框，如图4.56所示。

图4.55 预留装订空间的页面设置 图4.56 【打印】对话框
在【打印】中选择“奇数页”，并单击【确定】按钮开始打印。打印完毕，会得到由小到大顺序排列的所有奇数页。将这些奇数页重新放入纸匣，一般应将背面未打印的部分朝向正面。注意，如果开始打印，第1张送入打印机的纸不是第1页，而是页码最大的那一页。还需要注意纸张方向，不要使背面在打印出来后文字颠倒。此外，打印背面时会从奇数页的最后一页开始逆页序打印，需要注意Word文档中最后一页的页号。如果最后一页的页号为偶数，直接将所有的奇数页放入纸匣；如果最后一页的页号为奇数，应取出已打印好的最后一页纸，并将余下的奇数页放入纸匣，否则将会出现偶数页打印错位。
在【打印】对话框的【打印】中选择“偶数页”，并单击【选项】按钮，弹出对话框，如图4.57所示。
选中【打印选项】中的【逆页序打印】复选框，将会从最后一页开始逆序打印。如果纸匣中最上面的纸已打印的页面是第97页，则背面将会打印第98页，并按照96，94，92…的顺序打印其他页，从而实现双面打印。
分别打印奇数页和偶数页效率较高，但如果出现卡纸等问题，就需要重新打印出现问题的奇数页和偶数页。

图4.57 打印选项对话框
4.5.13 进一步了解“域”的概念
“域”在Word中具有非常重要的作用，如前所述，它贯穿于在Word 2003的许多功能中。主要有：自动编页码，题注、脚注、尾注的号码；按不同格式插入日期和时间；通过链接与引用在活动文档中插入其他文档的部分或整体，实现无需重新键入即可使文字保持最新状态；自动创建目录、关键词索引；在表格中执行对区域数据的加、减及其他数学运算以及创建数学公式等。
实际上，“域”包括“域代码”和“域结果”两部分。域代码就是代表域的符号；域结果就是由域代码编译运算后得到的结果。
域代码是由域特征字符、域类型、域指令和域开关组成的字符串。其中，域特征字符是指包围域代码的大括号“{}”，它并不是从键盘上直接输入的，而是通过按Ctrl+F9键插入的这对域特征字符。域类型就是域的名称，如PAGE域、TIME域等。域指令和域开关是设定域类型如何工作的指令或开关。
在文档中创建域通常有两种方法：一种是通过菜单【插入】|【域】选项，在弹出的【域】对话框中选择目标域类型而执行操作，这是创建域最简捷的方法，可以插入大多数域类型；另一种是对于熟悉域类型及域代码的用户，可以从键盘上直接按Ctrl+F9键输入域特征字符和相应字符串而创建需要的“域”。
利用Shift+F9组合键可在某个域的域结果和域代码之间进行切换显示，而Alt+F9组合键则可在文档中所有的域的域结果和域代码之间进行切换显示。
域的最大特点就是其内容不是固定不变的，而是可以更新的。更新单个域的方法是：选定需要更新的域，按F9键或在右键弹出的快捷菜单中选择【更新域】选项；更新一篇文档中所有域的方法是选中整个文档，然后按F9键进行更新。
创建域后，如果不希望域结果随着文档的更新而更新，则应该锁定域。锁定域的方法有如下两种：
1）暂时锁定域，当需要Word更新域内容时，再解除锁定。锁定域可暂时阻止对域内容的更新，比如文档中插入一个日期域，可能在一段时间内不想更新其内容，过了一段时间后又需要将其更新为当前的日期，那么利用锁定域的方法就比较适合。如果要暂时锁定域，则选定该域并按Ctrl+F11键即可；若要解除域的锁定，选定该域并按Ctrl+Shift+F11键即可。
2）解除域的链接，用当前域结果永久替换域代码。解除域的链接后，域结果将永久地代替域代码。方法是：选定需要解除链接的域，按Ctrl+Shift+F9键。此时，当前的域结果就会变为常规文本（即失去域的所有功能），以后再也不能进行更新了。用户若需更新信息，则必须在文档中插入同样的域才能达到目的。
对一般Word用户来说，域是一个高级的议题。但进一步了解域的概念和熟悉一些域的操作，将有助于用户加深对域的理解并方便设置域功能，提高工作效率。
讨论与提高
如前所述，Word2003 是一款功能非常强大的字处理软件，是微软Office 2003套装软件重要成员之一。其强大功能不仅表现在便利的文本编辑、周全的版式设计和快捷的操作，还在于能便捷融汇不同类型电子素材，它已突破传统文字处理软件的局限，能与其他各Office组件配合默契，从而应用尤为广泛。然而作为本书中的一章，限于篇幅，本章内容不可能涵盖Word2003所有的知识点和应用技巧，仅能在介绍Word2003一些基本情况、初步认识该软件的基础上，通过“求职信撰写”、“个人简历撰写”和“毕业论文编辑”这三个案例概要阐明Word2003的一些主要常用功能和应用方法。
对于使用Word2003过程中的有关知识，一般可概括为四个层次：基本知识、基本技能、技能进阶和高级应用。建立这样的知识脉络有助于读者循序渐进或有的放矢地学习和提高文档制作技能。
基本知识包括Word2003的启动和退出、系统初始默认操作环境下Word的窗口外观、文档的创建与保存等，重点是初步认识窗口各组成部分的功用，难点在于理解Word2003的默认操作环境。
基本技能包括文本的输入与编辑；文字格式化如文本的字体、字形、字号、文字颜色及效果等设置；段落格式化如段落的对齐、缩进、段落或行间距设置等；以及进行页面边距、方向、纸张大小等页面设置；采用打印预览或阅读版式查看制作效果，编辑直至满意，进而打印输出。其中文字与段落格式化是重点，难点是认识页面设置功能中的一些细节属性的应用场合。
技能进阶层面，在文档内容方面包括在其中插入图片、绘制表格或图形、插入数据图表、艺术字、公式等；在内容层次组织上包括应用多级项目符号和编号、多级编号标题；在编排效率和一致性保障上考虑使用模板、样式和引用，对于长文档需要学会利用大纲视图、文档结构图来查看、定位和调整文档内容；从版面美化角度，需要把握图文混排、对文档进行分节、分栏、添加页眉和页脚，以及在分节情形下考虑版式时的页面设置等操作技巧。其中复杂表格及图形的绘制与美化、图文混排是重点，难点在于理解分节、样式和引用的概念和应用相关功能的时机。
Word2003的高级应用议题涉及有：利用主控文档对超长文档进行组织和处理，包括“批注和修订”在内的文档审阅及多人编辑，Word文档的安全性，“宏”、“域”的应用，Word2003与其他Office组件的协作，等等。本章仅概要介绍了对“毕业论文”单个长文档进行批注和修订的流程，简单引入了“域”的概念。
要深入了解和熟练应用Word2003，还需要使用者通过日常更多的实践来不断总结提高、触类旁通，并善于利用其“联机帮助”来学习本章未能涉及或深入介绍的知识和技能。



一、基础知识（题头带*号为多选题）
1．在Word2003文档中，按（ ）键同时拖动鼠标，可纵向选定一个矩形文本区域。
A．Shift B．Ctrl C．Alt D．Esc
2．保存一个Word文档时，默认的扩展名是（ ）。
A．.doc B．.xls C．.txt D．.wps
3．Word 2003允许用户选择不同的文档显示方式，如“普通”、“页面”、“大纲”、“联机版式”等视图，处理图形对象应在（ ）视图中进行。
A．“普通” B．“页面” C．“大纲” D．“联机版式”
4．Word 2003字形、字体、字号的默认设置值是（ ）。
A．常规型、宋体、4号 B．常规型、宋体、5号
C．常规型、宋体、6号 D．常规型、仿宋体、5号
5．在Word2003中，有关标尺中“左缩进标记”和“悬挂缩进标记”的说法，正确的一项是（ ）。
A.“左缩进标记”对光标所在的段的首行不起作用
B.“悬挂缩进标记”对光标所在的段的首行起作用
C.“左缩进标记”对光标所在的各行起作用
D.“悬挂缩进标记”对光标所在的段中的各行起作用
6．单击绘图工具栏的“绘图”按钮，出现“绘图”下拉菜单，在该菜单中选择（ ）命令，可使图形置于文字上方或下方。
A.“绘图”下拉菜单中的“组合”命令
B.“绘图”下拉菜单中的“叠放次序”命令
C.“绘图”下拉菜单中的“微移”命令
D.“绘图”下拉菜单中的“编辑顶点”命令
7．在“格式”菜单下的“分栏”中，下列说法正确的是（ ）。
A. 栏与栏之间可以根据需要设置分隔线
B. 栏的宽度用户可以任意定义，但每栏栏宽度必须相等
C. 分栏数目最多为3栏
D. 只能对整篇文章进行分栏，而不能对文章中的某部分进行分栏
8．在word 2003编辑状态下，若光标位于表格外右侧的行尾处，按Enter(回车)键，结果（ ） 。
A. 光标移到下一列 B. 光标移到下一行，表格行数不变
C. 插入一行，表格行数改变 D. 在本单元格内换行，表格行数不变
9．有关“样式”选项，以下说法中正确的是（ ）。
A．“样式”只适用于文字，不适用于段落 B．“样式”选项在“工具”菜单中
C．“样式”选项在“格式”菜单中 D．“样式”选项只适用于纯英文文档
10．关于Word 2003的模板，下面叙述错误的是（ ）。
A．模板的文件类型与普通文档的文件类型一样
B．模板是某种文档格式的样板
C．模板是指一组已命名的字符和段落格式
D．模板是Word的一项核心技术
*11．文档文件与文本文件的主要区别是（ ）。
A.是否允许插入打印格式控制符 B.是否允许插入排版格式控制符
C.是否允许含有汉字 D.是否具有通用性
E.能否设置不同的字体、字型和字号
*12．“文件”菜单中的“退出”命令是（ ）。
A.关闭Word 2003窗口连同其中的文档窗口，并退到Windows XP窗口中
B.退出正在执行的文档，但仍在Word 2003窗口中
C.与双击窗口最左上角的图标命令功能相同
D.与单击窗口最左上角的次下图标，然后单击“关闭”命令相同
*13．能调整页面大小的命令在什么位置（ ）。
A.“文件”菜单中“页面设置”命令中的“纸张大小”选项卡
B.“文件”菜单中“页面设置”命令中的“页边距”选项卡
C.标尺
D.“文件”菜单中“页面设置”命令中的“版面”选项卡
*14．对Word文档中插入的图片可进行的操是作（ ）。
A. 移动图片 B. 改变图片尺寸
C. 设置图片为水印效果 D. 设置图片的环绕方式
*15．任何时候要得到Word2003的帮助信息，可（ ）。
A.单击工具栏“帮助”按钮 B.按【F1】键
C.借助菜单“帮助” D.按【F2】键


二、实战训练
1．综合运用复杂表格制作、分栏排版等技能，将插入图片、剪贴画、艺术字及绘制简单图形与输入文本并作以格式化等操作相结合来实现图文混排，设计制作出一份Word电子简报。可选择以宣传宿舍、班级等校园学习文化生活为内容。要求主题鲜明、内容健康翔实、突出特点，设计有创意，布局排版美观。简报内所用到的文字及图片等素材，可自己创作或从校园网、互联网上搜集。文档篇幅及页面大小为一页A3纸，或两页A4纸。简报的版式可参考如图4.58所示的式样，但在实际操作中可任意发挥。
2．按你的兴趣就某一主题及相关议题从网上搜索到一些有较长篇幅的文字，汇成一个练习用的“论文”素材，按如下要求，编排“我的练习论文.doc”。

图4.58 简报参考式样
（1）创建或修改如下样式，并应用于练习文档中相应地方。
样式名 格式 备注
论文正文 宋体小四，首行缩进2字符，行间距22磅，无
标题1 黑体四号，行间距22磅，段前段后0行
标题2 黑体小四，左缩进0，段前段后0行，行间距22磅
标题3 黑体小四，左缩进0，段前段后0行，行间距22磅
内容提要字样 字符样式，黑体五号 应用于提要、关键字、文献、致谢等字样
内容提要正文 字符样式，宋体五号，行间距22磅，行间距22磅 应用于提要、关键字、文献、致谢等正文
论文题目 黑体小四，居中，单倍行距 应用于页眉中引用
文献引用 字符样式，上标 应用于参考文献引用序号，如[1]、[2]等
图 居中，单倍行距 应用于插入文档中的图像对象
题注 黑体小四，居中

（2）对文档应用多级标题符号。
（3）分节，分为4节（设为下一页型）。
（4）设置页眉和页脚：第2、3节偶数页页眉为论文标题（通过插入域/StyleRef/样式【论文题目】设置）。
（5）插入图1、图2及其题注（其中，图1为图表，可参照示例输入数据）。
（6）使用大纲视图，调整内容提要、关键字、参考文献、致谢为1级大纲。
（7）插入目录。