今天拾起业余老本行, 给大家写个职场英语的干货文。我本科学的是英语,写了很多英文阅读笔记和文学论文。 研究生时虽然学的是营销, 却也上过梅迪尔学院新闻学教授的课, 学写新闻稿和公关文件。但毕业进入职场后发现书面英语(尤其是英语邮件)风格跟之前所练习的文风大不一样。原因很简单: 功能不同。
首先邮件是职场最常用的沟通方式。邮件写得如何，与个人的沟通能力、应变能力、 分析能力, 以及说服力直接相关。在职场上混久了的人, 都有见信如见人的判断力。一个职场新手写邮件的水平, 可以让我马上分析出TA各方面工作能力。
其次俗话说, “空口无凭”, 而邮件就是凭证，就是字据。 在一些必要的情况下, 历史邮件有可能被人翻出来转发, 让更多利益相关者传阅。邮件里的内容与立场需要经得住考验, 不能让人抓住把柄, 断章取义。
最后, 一封有力的邮件, 能改变你的上级和客户对一件事情的观点, 从而也给自己创造出极有利的处境, 甚至可以化险为夷。
写一手好邮件真地是门学问。今天我就把这么多年摸爬滚打总结出来的经验分享给大家。
准备工作
写邮件前要仔细想好以下三个问题的答案。即使是一封回复邮件, 也一定要考虑好答案再开始敲键盘:
目的: 你为什么要写/回复 这封邮件?
主题: 你想让你的收件人知道什么? 你想让你的收件人看完你的邮件后做些什么?
立场: 你对这封邮件的立场是什么?
初步拟出这三个问题答案以后, 继续带着这三个问题开始写。请注意: 我并不是要你把这三个问题的答案全写在你的邮件里, 邮件的架构应该由当时的情况而定, 拟出这三个问题的答案目的在于写邮件时心里有数。所有言语都应该为达到目的服务。
立场是可有可无的内容, 可以在字里行间中流露出来。当然, 如果是一封需要表态的邮件, 你需要在邮件一开始时就写清楚。
在写主题时, 一定要设身处地考虑到收件人的背景和处境, 并且考虑如何用收件人能够理解的语言去解释一个概念。新手常犯的一个错误在于急于证明自己, 漫篇职业术语, 但是显得累赘表意不清晰。如果收件人不了解你的语言, 要么对你的邮件置之不理, 要么电话追问或写邮件要求你进一步解释, 这都是事倍功半的。如果你的邮件是要收件人立即付出行动, 要列清楚所有要求(时间 形式 格式 结果等), 你还可以事先考虑收件人有可能会问你的问题, 进一步阐述。必要时, 在邮件里附上一个例子。
写邮件架构的三个要点
中心思想 － Idea: 我不想用小学语文常用的这四个字, 但是实在想不出其它更合适的词。这也就是我们在写邮件前问自己的第一个问题： 写邮件的目的是什么？这一点, 一定要在开头处说明白。让收信人知道TA下面将读到些什么, 也可以让一目十行的经理们了解中心思想，方便下面抓重点看内容。
逻辑 － Logic: 逻辑非常重要。一封好的邮件逻辑清晰得要像一道得满分的证明题。虽然不必要画因为所以的三角符号, 也不需要每句due to… therefore… because…consequently...开头, 但写出的每一个观点要必须与事实挂钩, 不留逻辑破绽。做到这一点需要反复检查, 给自己找茬儿, 不断调整语言架构与措辞。
文风 － Style: 好的邮件只有一种文风, 那就是言简意赅。无论你多有文采, 即使在邮件开头结尾加上打油诗, 或用最优美的修饰, 但不能以最精简的语言阐述你要表达的观点, 到头来还是一封失败的邮件。写商务邮件的语言, 应该简短, 直接, 具体, 还需要自然不生硬。 记住一点: 写邮件的目的, 是让收件人在最短时间内充分了解到你需要讲的内容。所以给这个目的造成任何阅读障碍的因素都应该避免。
最后给大家介绍八个从以上要点里分解出来的小贴士方便你们提高英语邮件写作能力
避免最低级的错误 语法和拼写, 是我们英语为第二语言者的首要担忧。克服这个问题没有捷径, 我们必须在写完后进行检查。即使现在软件有辨别拼写的功能, 还是需要认真检查避免任何遗漏。看一封邮件时发现拼写不对, 是我个人最大的pet peeve。美国人最容易搞混的: effect vs. affect, than vs. then, compare with vs. compare to ...都是我经常看到却无法容忍的低级错误。还有时态的错误, 有时写着写着文中时态从过去时变成了现在时, 这些失误都可以在检查中捕捉到。
处处从收件人角度出发 除了我们提到过的了解收件人的背景, 同时还要考虑到收件人的需求: TA现在的观点是怎样的? TA期待了解到的是什么? TA的需求是什么?
语言要实在 记得勤用最简单易懂的词句，避免使用华而不实的词， 更需要避免意义模糊的词, 例如very, slightly. 如果需要表达程度, 最好的办法是用数据说话: 例如一个数据比预期要高很多, 就算出高多少, 与其说, the ROI is very high, 你要说 the ROI is 200% higher than last year’s record. 这样更有说服力, 且让你在这个主题上显得更有权威。
用语要直接 说简单点: 是就是是, 不是就大胆用not。并且不要用简写, 要做到让人一目了然。在表态时更不要扭扭捏捏, 举棋不定。收件人对你的心历路程不感兴趣, 只想知道你的态度和应该了解的信息。另外一点, 是尽量不用被动语句。这是使句子更通顺, 更容易理解的最好方法。还是举个例子: the conversion rate was doubled 可以直接写成the conversion rate increased by two-folds.
写短句 上了那么多年学, 写了那么多作文， 我们留下的少有的后遗症之一, 就是本可以一句话交代的事, 写成一串长长的句子。这个毛病得改, 也要学会给自己砍句子。要做到这一点, 也没有捷径。我们必须要养成修改邮件的好习惯。写完后回头找长句, 看能不能都砍到最简单的主-谓-宾, 名-动-名的格式。打个比较粗俗的比喻, 砍句子就像脱衣服, 把厚厚的外套扒个精光, 剩下来的, 就是骨感的事实。检查自己的句子时, 要不停地问自己 “我其实就想说个啥?”
分清事实与主观意见 你的收件人永远不应该在看完你的邮件后搞不清主次, 弄不清什么是客观事实什么是你的主观意见。要写清楚, 必须在敲键盘之前在脑子里梳理好思路, 再开始写。
语言阐述不清, 用数字和表格来解释 有些比较抽象的概念, 与其写一大段文字, 一张小图表就能够表达清楚, 即使不能直接传达所有的内容, 可以再加上文字说明。我是职场菜鸟时, 在给上级或客户写文字报告邮件前, 都会花一些时间做各种表格, 一是方便粘贴到邮件中 二是方便抽取数据, 用数据陈述事实。
给邮件留白 你看过一大坨邮件吗? 就是那种一打开, 就是长长的一段话, 一眼扫过去看不到标点符号的邮件。那时你的心情是怎样的呢? 是不是想直接跳过去不理这篇邮件, 或者自我催眠一下,硬着头皮痛苦地读下去? 给邮件适当留白也是拟好邮件架构不可少的方式。尽量做到一段话讲清楚一个道理, 若有一些信息量重要性平行的信息, 可以用小黑点bullet point列出, 若是有步骤性的说明, 标好1 2 3
结尾处我想说, 写好英文邮件最可靠的方法就是检查检查再检查。工作这么多年, 我已经养成了在写完重要邮件后检查至少三遍的习惯。每一次都以收件人的角度来阅读, 来检验我的邮件到底写得有多到位。经过这样的磨练, 再加上平常多汲取写得特别好的邮件的优点,多总结, 你也一定能写得很好。
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