三问职场上的你：
你的收件箱是不是经常爆满？
大量电子邮件是不是干扰了你的工作？
重要邮件是不是经常被忽视？
如果你的三个回答都是yes，说明你该学习如何处理你的收件箱。
大量的邮件信息会让你变得烦躁，专注不了工作，忽略了重要邮件信息，工作效率下降。
高效工作，学会从处理邮件开始，懂得2个原则就OK。
1、清零原则
在我们工作非常专注时，有时会被发来的电子邮件干扰，于是打乱了工作节奏。
其实这是一种外部中断。我们需要做的就是提前，并培养自己集中时间看邮件的意识。
怎么样提前？
在早上上班时利用5分钟时间集中处理收件箱，让收件箱变成清空的状态，这样看起来感觉是不是很爽啊。
此时的处理应用收件箱清零原则：
1、从顶部开始；
2、一次处理一件事；
3、不允许将事情放回收件箱。
处理每封邮件时，我们要学会筛选，并进行分类：当下需求、以往重要信息、垃圾邮件。
当下需求：最近一段时间内这封邮件对你很重要，例如，当下的项目相关邮件，或者急需让你上交材料的邮件，或者最近重要的活动邮件。
处理方法——对邮件标记颜色，非常紧急的标红色，次要的标蓝色，并筛选一些重要邮件置顶，这样你每天打开邮件就可以看到。
以往重要信息：以往有关项目的资料邮件、重要培训信息等当下不需要经常翻看的邮件。
处理方法——在邮件系统中建立文件夹，进行分类，xx项目，培训，班组，学习等等，将这类邮件放入对应文件夹内，以便后期查看。
垃圾邮件：某人集体发送的邮件，只是让你知晓而已，不用关注的邮件；同事给你发送的表格文件，下载到本地后的邮件。
处理方法——及时删除，避免让你的邮件系统变得臃肿。
做到这几条很难，但是别害怕，每个习惯总有开始。慢慢忍耐，慢慢尝试，相信你会习惯这个节奏。
闪电现在每天坚持，在我的收件箱内每天只有10封比较重要的邮件，内心很有成就感。
2. 4D原则
同样，
如果我们遇到突发的邮件，怎么办？一样的处理方式，先不管它。找个集中的时间进行处理。
大家一定要忍住，改掉自己的强迫症，关掉你的邮件提醒，利用集中时间高效处理你的收件箱，从此你将节约大量的搜寻邮件的时间。
对于每封邮件的详细处理方法为：（也称为4D原则）
执行——作出答复时间不超过一分钟，立刻执行。
延迟——超过1分钟，需要亲自处理的，延迟执行。先记录下来，将邮件存入存档文件夹，也可进行分类存档。（方便以后查询）
委托——需要找其他人获取更多信息的，先将问题发给其他人，然后存入存档文件夹。或者直接委托他人执行。
删除——判断邮件的价值，如果没有，立即删除。
对于工作中的许多事情，不需要你亲自执行，这时候委托就特别的重要。
有些工作不是我们的，就不要太热心，自己揽过来。如果此时的你，工作有空闲可以去帮助同事一起处理。
而且，工作时，我们需要把事情进行分解和细化，然后分配责任人，你只有进行统筹和规划就好。这是锻炼一个人领导力非常有效的方式。
另外，在这个信息爆炸的时代，怎样过滤重要信息，也是一种能力。删除没有用的邮件，让重要的邮件出现在你的眼前。你会发现时间很高效。
举例说明：
某天邮件箱里有4封邮件:
1、同事让我给他发个文件，比较紧急，该文件是之前已经完成的。——立即执行 （不超过1分钟）
2、培训主管让我赶紧交一份培训总结，很重要，可是我还没写——延迟执行，存入存档文件夹，对应“培训”文件夹里，规划某个时间执行
3、同事让我在某个时间内给他计算个模型参数。正好我有其他的事情——委托别人执行，委婉拒绝
4、保密员发邮件让我们查电脑，之前我已经完成了。——删除
这几个步骤虽然简单，但是用起来需要经过一段时间的练习。
只有慢慢地实践，并形成自己的意识，你的收件箱才会真正进行清空，以后你搜索邮件的时候会非常快。
最后，你发现其实已经养成了习惯。清空邮件箱不再是一件难事。
高效工作，学会从处理邮件开始，懂得集中处理邮件，还需要注意：
1、在工作前学会清零原则，学会分类，标记颜色，置顶，放入新建文件夹，及时删除；
2、在工作中学会4D原则，紧急事件立即执行，重要工作文件延迟，或委托，无价值文件删除。
闪电时间管理热点文章：
闪电时间管理，重新启航，教你时间管理的全部秘密
职场人最应该学习的健康作息表｜职场时间管理干货
闪电时间管理，梦想实现术，一起开启时间旅行??，收获时间的自由！
如何你还有处理邮件的疑问，可以在文章下方留言，闪电会及时回复，期待与你一同进步。
联系客服
