作者:法叔
同事提了个问题。
一份Word文档,一共200多页,每一页是对一个人的处分或表彰决定。
可是上级却要求,一人一个Word文档。
如果一份一份复制粘贴,工作量暂且不说,这份工作的枯燥程度也足以令人窒息。
身边的同事都知道,这种重复性的工作,肯定有办法。
其实这种工作早就是Word预料之中的事。只不过我们一般很少用到。
在【视图】选项卡下,点击【大纲视图>主控文档>显示文档】。
点击【显示文档】后,会发现有一个【合并】和【拆分】选项。
这就是我们今天的主角。
但是如果不对原文件(这个原文件将会成为“主控文档”)做些准备。
【大纲视图】是无法识别的。
因此【合并】与【拆分】选项也是灰色不可选的。
既然叫【大纲视图】,也就是说,他需要识别【大纲】。
而我们的原文件是未设置【大纲级别】的。
点击【大纲视图】最后一个按钮【关闭大纲视图】,回到【普通视图】。
原文档的每一页第一行都是一致的文字:“江西省某某机构”。
把这一行设置成【一级大纲】即可。方法是:查找。
点击【在以下项中查找>主文档】。
这一步会将原文档中,所有页的第一行文字全部选中。
在查找内容栏,文字后面加的^p符号,代表回车符,因为文档正文中也有相同的文字,这些文字与第一行的区别就是,第一行文字后面都有一个回车符。
如何一次性选中所有的“标题”,不一定非要用【查找】的方法,如果所有的“标题”使用同一格式,而且与“正文”有所区别,完全可以使用【选择所有格式类似的文本】。
保持所有页第一行的选中状态。
点击【开始>段落】右下角的小键头,打开【段落】工具栏。
直接将选中的文字设置成【大纲1级】。
重新点击【视图选项卡>大纲视图】,【显示级别:1级】。
这时文档看上去干净多了。因为只有被设置成【大纲1级】的文字才会出现。其它正文全被隐藏了。
选择这些【1级大纲】的文字,点击【主控文档>创建】按钮。
此时原文档产生较大变化,最明显的是多插入了许多【分节符】。(这些分节符会造成后面每个子文档都多一页空白页,可以在这里用查找^b,替换为空的方法删除。)
其实更重要的是每一行文字左前方,多了一个小日历样式的标记。这就是【子文档】标记。意味着【子文档】已经建立。
再次重新选择所有文字,此时【主控文档选项区>拆分】按钮才会被点亮。
点击【拆分】。
文档看上去没有任何变化。但如果此时保存文档,就会发现原文件夹下多出了200多个文档。
第一份子文档自动以原文档第一行文字命名。
其它子文档命名规则是从右边减掉一个字符,再依次以序号添加。
原文档被拆分成200多个子文档。
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