如果您要使用信封向地址列表发送大宗邮件，可以使用邮件合并创建一批信封。每个信封都包含地址列表中的一个地址。
邮件合并过程需要执行以下所有步骤：
您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。
提示 还可以使用“邮件合并”任务窗格 （任务窗格:Office 程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜，尺寸又小，您可以一边使用这些命令，一边继续处理文件。）执行邮件合并，该任务窗格将分步引导您完成这一过程。若要使用任务窗格，请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。在该过程的第 1 步中，在“选择文档类型”下单击“信封”。
如果希望在信封上包含寄信人地址，可以在开始处理信封主文档之前完成此设置。此外，最好先尝试打印几个测试信封，以验证配置的打印选项是否适合您的打印机。
Word 会存储该地址，以便您可以根据需要，随时将寄信人地址插入文档。
在用打印机打印一批信封之前，为避免使用错误的打印方式，可以先验证打印机选项的设置是否正确。
如果没有与您的信封尺寸相符的选项，请滚动到列表底部，单击“自定义尺寸”，然后在“宽度”和“高度”框中键入您的信封尺寸。
打印机驱动程序会将有关应如何将信封加载到打印机的信息发送给 Word。此信息将显示在“信封选项”对话框的“打印选项”选项卡上。
在下图中，信封放置在右侧、正面朝下、封盖朝上，并且短边送入打印机，这与上面所显示的对话框中的设置相符。
上图摘自 Microsoft Office Online 培训。
默认情况下，一个空白文档将会打开。让该文档开着。如果关闭该文档，便无法使用下一步的命令。
如果没有与您的信封尺寸相符的选项，请滚动到列表底部，单击“自定义尺寸”，然后在“宽度”和“高度”框中键入您的信封尺寸。
Word 即会创建一个文档，其页面大小与指定的信封尺寸相符。如果在 Word 中设置了寄信人地址，则该地址将显示在该文档页的一个框中。另一个空白框将包含收信人地址。若要显示框边界，请在信封正文中单击希望显示收信人地址的位置。
如果您需要停止使用邮件合并，可以先保存信封主文档，然后在以后恢复合并。Word 会保留数据源和域的信息。如果停止合并前使用的是“邮件合并”任务窗格，Word 将在恢复合并时转到您在任务窗格中的位置。
Word 会显示一条消息，要求您确认是否要打开文档，那样会运行 SQL 命令。
此时，文档文本和您插入的所有域都会显示出来。
若要将信息合并到信封中，您必须将信封连接到地址列表（也称为数据源或数据文件）。如果还没有数据文件，则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。
关于使用 Microsoft Office Outlook 联系人列表的提示
连接到 Outlook 联系人文件夹通常是一个简单的过程，但有时可能会遇到问题。以下是可能遇到的常见问题的解决方案：
您可能需要在 Microsoft Office Outlook 中打开“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性，或可能需要更改您的 Outlook 用户配置文件。
Microsoft Office Outlook 用户配置文件是一组电子邮件帐户和通讯簿。通常您只需要一个配置文件，但如果您与其他人共享计算机或为了不同目的而使用不同的通讯簿，可以设置多个配置文件。 开始邮件合并时，如果使用的配置文件不包含要使用的联系人文件夹，则该文件夹将不可用。
要切换到其他用户配置文件，只需重新启动 Outlook。在提示您指定配置文件时，请选择包含要在邮件合并中使用的“联系人”文件夹的配置文件。
如果没有出现配置文件的提示，而您知道有多个配置文件，可能您希望对 Outlook 进行设置，使其会给出提示。此处说明如何操作：
如果在 Word 中进行邮件合并期间尝试连接到“联系人”文件夹，而 Outlook 并未在 Windows Internet Explorer 中设置为默认电子邮件程序，则会出现以下消息：
“没有默认的邮件客户程序，或者当前的邮件客户程序无法满足消息处理请求。请运行 Microsoft Office Outlook 并将其设置为默认的邮件客户程序。”
要避免在邮件合并过程中出现这条消息，请执行下列操作：
再次启动 Word，打开邮件合并文档，然后连接到 Outlook 联系人文件夹。
如果在 Word 中进行邮件合并，并且尝试连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹，则会出现如下消息：
“由于对话框或数据库引擎失败，无法完成该操作。请稍后再试。”
如果稍后再试，会得到同样的消息。
如果要在邮件合并时将公用文件夹中的联系人文件夹作为数据文件使用，必须在 Microsoft Office Outlook 中开始邮件合并。
您无法在邮件合并期间直接连接到此类通讯簿。只能将 Outlook Express 通讯簿导出为 .csv 文本文件，然后连接到这种格式的通讯簿。
注释 在决定导出哪些域时，请考虑要用邮件合并创建的套用信函、电子邮件或标签。例如，如果您决不会在合并的文档中包含昵称或个人网站，则不要导出这些域。
当回到 Word 执行邮件合并，并进行到连接数据文件的步骤时，请单击“使用现有列表”选项，并通过浏览找到刚才导出的 .csv 文件。在文件打开之前，可能会要求您选择使用什么分隔符将地址列表中的各列彼此分隔开。单击“逗号”，然后单击“确定”。
对于 Office Excel，可以从工作簿内的任何工作表或命名区域中选择数据。对于 Office Access，可以从数据库中定义的任何表或查询 （查询:在数据源中查找所有符合指定条件的记录的方法。查询可以包括操作符、问号、通配符和括号，以缩小搜索范围。）中选择数据。对于其他类型的数据文件，请在“选择数据源”对话框中选择文件。如果列表中未列出所需文件，请在“文件类型”框中选择适当的文件类型或选择“所有文件”。在邮件合并中，可以使用以下类型的数据文件：
如果数据文件是包含百分数、货币值或邮政编码的 Office Excel 工作表，则可以使用动态数据交换 (DDE) 从 Word 连接 Excel 工作表来保留数据的数值格式。例如，您可确保数据文件中的 5 位邮政编码 07865 不显示为数字 7865（无前导零）。
连接工作表之前，请在 Word 中执行下列操作：
注释 如果看不到“MS Excel 工作表通过 DDE (*.xls)”，则选中“全部显示”复选框。
注释 若要防止每次打开数据文件时都出现提示，可以在连接工作表之后清除“打开时确认转换”复选框。
注释 如果您安装了 2007 Microsoft Office system（而不是仅安装了 Office Word 2007），还可以使用 Microsoft Query 构建查询 （查询:在数据源中查找所有符合指定条件的记录的方法。查询可以包括操作符、问号、通配符和括号，以缩小搜索范围。）并从外部数据源 （外部数据源:包含用户要访问的数据的数据源。例如，Microsoft Excel 列表或 Microsoft Access 数据库。）检索所需的数据。
在连接到某一数据文件时，您可能不希望将该数据文件中的所有记录都合并到信封中。
要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集，请执行下列操作：
如果合并时只希望包括少数几个记录，可以清除标题行的复选框，然后只选中要合并的记录。同样，如果要包含列表中的大部分内容，则可选中标题行中的复选框，然后清除不想包含的记录的复选框。
如果要进行更复杂的排序，请单击“调整收件人列表”下的“排序”，并在“筛选和排序”对话框中的“排序记录”选项卡上选择排序首选项。例如，如果要在每个邮政编码内，将收件人地址按姓氏以字母顺序排序，并且邮政编码按数字顺序排列，则可以使用这种排序方法。
要筛选记录，请执行下列操作：
例如，若要只为将“澳大利亚”列为国家/地区的地址生成信封，请单击“域”列表中的“国家或地区”、“比较关系”列表中的“等于”及“比较对象”列表中的“澳大利亚”。
例如，若要只为位于慕尼黑的公司生成信封，则筛选出其“城市”域包含“慕尼黑”且其“公司名称”域不为空的记录。如果在此筛选中使用“或”而不使用“与”，邮件合并将包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名称的所有地址。
注释 如果已经安装了地址验证软件，可以单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证地址”，来验证收件人地址。
将信封连接到地址列表后，就可以添加占位符，用于指示将在每个信封上显示地址的位置。您还可以添加希望在每个标签上重复使用的内容，如图片或寄信人地址。
地址的占位符称为邮件合并域。Word 中的域与所选数据文件中的列标题相对应。
通过将域放在您所设置的初始信封（信封主文档）中，可以指定要在该位置中显示的某一信息类别，如姓名或地址等。
注释 在将邮件合并域插入信封主文档时，该域名始终用 V 形符号 (« ») 括起。在最终的信封中不会显示此符号。该符号只是帮助您区分信封主文档中的域和常规文本。
在合并时，数据文件第一行中的信息将替换用于创建第一个信封的各个域。数据文件第二行中的信息将替换用于创建第二个信封的各个域，依此类推。
您可以将数据文件中的任何列标题作为域添加到信封中。这样，您可以灵活地设计信封。例如，假设邮件列表保存着新闻稿订户的信息，数据文件包含一个名为“到期日”的列，该列存储所有的订阅到期日。如果您在运行邮件合并之前，在信封主文档上放置了 «到期日期» 域，则订阅者将在其信封上看到自己的到期日期。
您可以对域进行组合，也可以用标点符号分隔域。例如，要创建地址，您可以按如下所示在信封主文档中设置域：
«名字» «姓氏»
«街道地址»
«城市»，«省/市/自治区» «邮政编码»
对于经常使用的内容（如地址块和问候语），Word 提供了将多个域组合在一起的复合域。例如，地址块域是几个域的组合体，包括名字、姓氏、街道地址、城市和邮政编码。
可以自定义每个复合域的内容。例如，在地址中，您可能希望选择正式的名字格式（例如“任家双先生”）。在问候语中，您可能想直接写对方的姓名而不加“尊敬的”。
要确保 Word 能够在与每个地址元素相对应的数据文件中找到列，需要在 Word 中将邮件合并域映射到数据文件的列。
要映射域，请单击“邮件”选项卡上“编写和插入域”组中的“匹配域”。
“匹配域”对话框将打开。
地址元素在左边列出。数据文件中的列标题在右边列出。
Word 搜索与每一元素相匹配的列。在插图中，Word 自动将数据文件的“姓氏”列与“姓氏”匹配。但 Word 无法匹配其他元素。例如，在此数据文件中，Word 不能匹配“名字”。
在右侧的列表中，可以从数据文件中选择与左侧元素相匹配的列。在插图中，“姓名”列现在与“名字”相匹配。“尊称”、“唯一标识符”和“中间名”不能匹配也无妨。邮件合并信封无需使用所有域。如果添加的域不包含数据文件中的数据，则该域在合并文档中将显示为空占位符，空占位符通常为空行或隐藏域。
您可以将可反复套用的文本和图片添加到所设置的初始信封（信封主文档）中。这些元素在合并的所有信封上的外观都相同。例如，您可以添加公司徽标；如果您还没有在 Word 中配置可重用的寄信人地址，则可以添加寄信人地址。
会出现一个框边界。
可以插入单个域中的信息，如名字、电话号码或捐赠者名单中的一笔捐款额。若要快速地将数据文件中的域添加到信封主文档，请单击“插入合并域”旁边的箭头，然后单击相应的域名。
有关在文档中插入单个域的更多选项，请执行下列操作：
注释 如果从“数据库域”列表插入域，并在稍后切换到数据源，但数据源中的列名与插入的域名不同，那么 Word 无法将该域的信息插入合并的文档中。
若要在主文档中包含自定义联系人域，只能从 Microsoft Office Outlook 启动邮件合并。首先，使用要在合并中使用的域设置联系人视图。然后，开始邮件合并。选择所需设置后，Word 自动启动，即可完成合并。
注释 通过单击底部的“新建”，即可在“字段选择器”对话框中添加新域。
注释
数据库和电子表格程序（如 Microsoft Office Access 和 Microsoft Office Excel）将键入单元格的信息存储为原始数据。在 Access 或 Excel 中应用的格式（如字体和颜色）不会与原始数据一起存储。当您把来自数据文件的信息合并到 Word 文档时，您合并的是不带所应用格式的原始数据。
若要设置文档中数据的格式，请选择邮件合并域并设置其格式，就像为任何文本设置格式一样。确保所选内容包含域两边的尖括号 (« »)。
将域添加到已设置好的初始信封（信封主文档）后，就可以预览邮件合并的结果了。如果对预览结果满意，则可以完成邮件合并。
在实际完成邮件合并之前，可以预览和更改信封。
要进行预览，请在“邮件”选项卡上的“预览结果”组中执行以下任一操作：
注释 单击“邮件”选项卡上“开始邮件合并”组中的“编辑收件人列表”，打开“邮件合并收件人”对话框，如果有不希望包括的记录，可以在此处对列表进行筛选，也可以清除收件人。
您可以逐个打印或修改信封。也可以打印或修改所有信封，或只打印或修改部分信封。
请记住，保存的信封与设置的初始信封（信封主文档）是分开的。如果要将信封主文档用于其他邮件合并，最好保存它。
保存信封主文档时，还会保存它与数据文件的连接。下次打开信封主文档时，系统会提示您选择是否要将数据文件中的信息再次合并到信封主文档中。
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