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这样记笔记,想工作效率低都难

唐朝是中国历史上一个非常强盛的帝国,唐朝的文化影响了整个东亚文明。其影响力直至今天仍未消散,以至于许多国家都以唐人街来命名华人聚集区。

唐朝的开创者之一,唐太宗李世民是一位非常开明的皇帝。他在位初期,听取群臣意见,虚心纳谏。对内文治天下,厉行节约,劝课农桑,实现休养生息、国泰民安,开创“贞观之治”。他的文治武功被当时北方各民族推崇,被称为“天可汗”。

李世民有句名言:“夫以铜为镜,可以正衣冠;以史为镜,可以知兴替;以人为镜,可以明得失。朕常保此三镜,以防己过。”以史为镜强调的是通过回顾过去所发生的事以及历史人物的所作所为,以此来避免自己发同样的错误。

以史为镜的前提是历史被真实地记录,作为记录历史的史官对此功不可没。史官们每天的工作就是将朝堂上的对话以及重大历史事件记录下来,并按照一定的规则整理成为史书。所以对他们来说,做笔记、整理笔记是职场生涯基本功。

说道记笔记,在小时候就被要求做记录的我们,最常听见的理由就是“好记性不如烂笔头”。通过纸笔,将重要内容记录下来能让我们的记忆更加深刻。但是许多人对于笔记的作用也仅限于此。

如果拿起身边的笔记,我们会发现自己对于笔记的认识有很大的误区。大多数人记笔记都是逐条记录,记录的内容也仅仅是重要的事、别人说过的话。很少通过笔记来反思自己过去一段时间内的所作所为,更加不会通过笔记来帮助自己的成长。

尤其是在进入职场之后,我们忙于学习office、ps等软件,却从未关注过记笔记这个对职场生涯非常重要的技能。在职场上会记笔记有多重要?

《别告诉我你会记笔记》的作者美崎荣一郎说:“我每年都会将我做笔记的方法升级。踏入社会以后,要想在工作上成为骨干,做笔记是一项最基本的技能,公司是不会教你的。你应该自己学习,而且应该下大力气去学。要想涨工资,必须为公司创造更多的价值;要想休假,必须提高工作效率。不管你踏入社会多少年,都要不断磨炼和提高自己做笔记这一项基本工作技能。”

麦肯锡公司是世界级的管理咨询公司,每年要解决大量管理咨询问题。在解决问题的过程中,麦肯锡的顾问们摸索出一套与众不同的笔记方法。这就是麦肯锡笔记思考法。

大多数情况下,我们只是把重要内容记录在笔记本上。而麦肯锡笔记思考法与传统记笔记方式的最大不同在于,这套方法推动解决问题的进程。并且在解决问题之后,让我们可以将经验升华为可迁移的技能,从而提高我们的职场能力。

麦肯锡笔记思考法分成四个步骤,分别为:找出问题(issue)-建立假设-验证假设-取得成果。在工作中,解决问题的本质是找出当前状态与理想状态之间的差距。要想真正的解决问题,就必须先了解问题表象背后的核心。

麦肯锡笔记法的精髓就在于,从“表面的问题”中找出与“应有状态”之间的差距=“问题”,并使其可视化。

第一步 找出问题

经验丰富的老员工与新员工之间的差距在于,面对出现的问题,老员工知道导致问题出现的大致原因有哪些。老员工之所以能够猜到大致原因,源于多年的工作经验。作为职场新人,没有工作经验的情况下,就要依靠笔记来学习。

在找出问题的阶段,我们需要从上司和客户那里得到充足的信息。比方说对方为什么要提出这个问题?对方在什么情况下提出该问题?解决问题的现实目标等等。这么问一方面可以让我们更加容易掌握问题核心,另一方面可以让双方在互动中找到问题核心。

在搞清楚核心之后,将这些问题记录在笔记本上。接下来就要开始查阅资料了,大量的阅读是为了接下来建立假设做准备。知识=实践经验+书本经验,在实践经验不足的情况下,书本就成为获取经验的最佳渠道。

第二步 建立假设

在麦肯锡公司,最常用的解决问题模型是“空·雨·伞”。这个模型是:天空有乌云(事实)—看样子要下雨(解释)—应该带雨伞(行动)。在这个模型基础上,我们需要将收集到的信息分成事实、解释和行动三个部分。

这一步的关键在于,不要将不同的问题和信息分到一起。所以在做笔记的时候,可以在笔记中画一条竖线,以此来区分信息和问题。在竖线左边写下“这是关于什么问题的信息”,竖线右边写下具体问题。

在完成分组工作之后,需要构建一张流程图。流程图的内容需要包含核心问题,已经收到的信息以及想要达成的目标。画这样一张流程图的最大好处是可以让我们在解决问题的过程中,不被其他信息和问题吸引,不至于“跑偏”

第三步 验证假设

要想知道自己提出来的假设对不对,不能光靠脑补。不停地追问针对假设而提出的问题,如果得到的答案互相之间没有矛盾,那就说明这个假设可行。一个“优秀的提问”,不能是单纯得到答案后就结束的提问,而是能够引发出更多的问题从而接近本质的提问。

在初步验证假设可行之后,还需要带着具体问题去现场提问。保持追问的态度,针对得到的回答做出“这是为什么呢?”的追问,一步一步加强验证的深度。比方说针对某一商品销量低所提出的假设,按照麦肯锡笔记法的形式整理好。如下图:

第四步 取得成果

除了思维方式以外,能否将具体经验总结升华为普遍规律,这也是拉开职场能力差距的重要原因。本质潜藏于表象之下,如果不会解决本质问题,那么表象问题就会像“打地鼠”游戏中地鼠那样,打完一个还有一个。

所以通过笔记来讲经验升华为普遍规律,能让自己的工作能力成倍增加。在升华过程中,要有概括意识。这里的概括并不是指简单的概括总结,而是将信息用简单易懂的形式综合起来,使其能够立刻传递给对方,这个过程就是“概括”

在概括过程中,可以按照金字塔结构,将整个过程记录在麦肯锡笔记中。在整理时,要记住记录要点不要超过三个。数量太少会让观点不够牢固,数量太多则会引起不必要的混乱。

麦肯锡笔记法最重要的作用是推动我们思考,而非简单的记录。尤其是在网络信息时代,公司缺的不是只会简单重复工作的人,而是那些真正懂得思考的人。作为员工,如果只是将目光聚焦于解决具体问题,而不会将解决问题的经验升华为可迁移技能。那早晚被淘汰。

所以我们要通过麦肯锡笔记法来做到不可替代,而非努力工作。

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