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与上级高效沟通,就用这几招!

你会与上级沟通吗?你懂与上级沟通吗?你的沟通高效吗?与上级沟通是职场的一项必备技能,不论是刚走出校园的职场菜鸟还是资深老员工,与上级高效沟通永远是职场的必修课。

九月是入学季,也是入职季。很多大学生走出校园,正式步入社会,走上工作岗位。校园生活结束,职场生活开始。高尔夫球场也迎来新的毕业季员工,作为毕业生来说,进入工作的第一步,就是学会与上级高效沟通,让自己的工作更加顺畅。事实上,与上级沟通看似简单,却深藏功夫。

你是不是觉得一个成天拍马屁的人一定会得到领导的青睐?

你是不是觉得一个巧舌如簧的人一定很擅长和老板沟通?

或者你觉得一个YesMan\好好先生一定会有大把升迁机会?

答案是NO。

一个人知道怎么说话却不一定清楚该如何和领导说话,如何说话获得高效沟通。这里的沟通包括向领导提出问题,确认需求,寻求支持和汇报工作等方面。

每个人都有自己的性格和行事方式,你的上级也不例外。作风强悍的领导,通常看不上说话唯唯诺诺,啰里八嗦的下属;而一个行事温和的领导也会对经常“一针见血”直接指出同事问题的人避让三舍。认清上级的个性和管理风格,是高效沟通的前提。

在认清了领导总体风格后,我们来看看如下6种技巧,如何帮助我们和领导“这只怪兽”高效沟通。

用ABC代替YES or NO

在跟领导汇报工作的时候,特别容易犯的错误就是给领导出一道问答题,也就是直接问领导答案或解决办法。这也许是因为自己的经验或知识的确有限,真的不知道答案和该怎么办。但是这样做只能给人留下不成熟,能力欠佳的印象。

出道选择题效果则完全不同。提出问题的同时,给出几种建议或方案,以及每种方案的优劣势,最后阐述自己认为合理的建议和相应的理由,以备领导选择和决定。老板雇了你,就是要让你做好基础调研工作(问答题),有效做决策(选择题)则是他的。

设想你在高尔夫球场市场部负责策划一项客户活动,关于确定酒店,你来征求领导的意见。如下几组对话方式:

对话1

你:“领导,我们定什么酒店?”

领导:“你问我,我问谁!”

领导眼皮都不会抬一下。

对话2:

你兴致冲冲跑到领导办公室。

你:“老板,我们定希尔顿,喜来登还是万豪?”

领导: “都行”。

你一脸懵逼。这不等于什么都没说吗?

正确的打开方式

你:“领导,初步定五星级酒店,同样面积的场地和使用时间,希尔顿报价3000,喜来登3200,万豪2900,其中希尔顿包括茶歇,其余不包括。万豪房间有点紧张,可能不能容纳我们所有客户入住。评估下来,我推荐希尔顿!”

领导:“听你的!”。

领导终于抬起了头,露出一丝微笑。

当然实际工作中还会有更多细节需要罗列,做综合对比,领导很有可能针对某些细节继续追问,但是只要你能够将调研工作提前做好,将每个方案的优劣势罗列出来,并提出自己的建议,领导综合评估后,最优方案就会脱颖而出。

有逻辑、有重点

时间就是金钱。提前想好谈话的目的和核心要点,因为没人有时间和耐心听你长篇大论。列重点1、2、3,将重要的事情放在最前面。说话啰嗦,没有重点,语焉不详,东拉西扯,听的人心里表面无语内则十分不耐烦。你完全可以从他紧缩的眉头,紧闭的嘴巴察觉到这种情绪,但如果你当时正自嗨似的自顾自说,当然观察不到这些。

连你自己都没想清楚的事情就不要急着去找领导,因为你只能越说越乱,毫无逻辑。

正确的打开方式

“领导,今天有三件事向您汇报,事关我们今年新的战略方向。

第一件事,有新协议需要您签署。对方的详细资料之前曾邮件给您,如果您没看,我这里也有一份精简的列表供您参考。

第二件事,有个项目申请特价,需要您批准。这里有一页该项目预计采购额和利润计算结果,供您参考。

第三件事,申请提升李明,这是申请表和他的业绩说明资料,如果有时间,我向您详细说明原因。”

其实要做好这样的工作汇报并不容易,因为事项多,彼此之间关联度又不大,很容易说得非常散乱,没有层级,所以需要开篇简明扼要,第一时间开门见山指出汇报要点,快速引起领导注意。这样,一方面便于领导提前知情和预判此次谈话涉及的内容,其次可以帮助汇报人整理思路,否则很容易失去焦点,一件事没说清楚,又马上切入另一个话题。

结论先行

我们通常喜欢将事情的来龙去脉先说清楚,然后才给出结论。但是这其实并不适合对领导的汇报。当你沉浸在自己一步一步描述细节的时候,领导心里却只有一句:“你到底想说什么?”“你的重点是什么?”

我们需要先给出结论,让领导知道你的态度和想法,然后他才有可能带着问题去听下一步关于细节的具体说明和论述。遇到脾气好的领导,他可能真的是在耐着性子听你说,没耐心的领导会马上打断你,质问你的结论是什么。对,随之而来的是大写的尴尬!

错误的打开方式

菜鸟: “领导,最近我们日子很不好过啊,竞争对手降价10%了,抢了很多我们的客户,客户也抱怨,老给我们打电话,说我们怎么价格那么高,而且有一个项目就快丢了…”

说了半天,始终没切入正题。

正确的打开方式

假设你想建议领导对某类产品降价,就要开门见山:

“领导,鉴于目前激烈的竞争环境,特申请降价5%。 (结论)

理由如下:

竞争对手普遍降幅10%左右 (分论点1)

而我们产品定位稍高,不适合也降10%,对品牌形象有损害。(分论点2)

但是为了进一步吸引客户,我们可以在降低5%的同时,附赠小礼品。(分论点3)

经过核算,这样一来,我们整体销量上升10%,利润率虽然降低,但是利润总额提高”。 (分论点4)

当然,在汇报的同时,如果能展示精炼的PPT和详实的数据,就更可信了。

对比一下以上两种沟通方式,哪个会令领导更加喜欢?哪个沟通更加高效?相信你自己已经有答案。

沟通需要彩排

一定要事先针对汇报内容做模拟练习,从把控时间,汇报语言,逻辑框架等几方面准备,做到熟练掌握,烂熟于心。在排练过程中将自己的“台词”设计好,既包括幻灯片页之间的过渡用语,也包括介绍每一页幻灯片时的语言描述,以做到用语精炼和精准,思路清晰,重点突出。最好能够先把这些用语记在纸面上,边演练边反复修改,这些都能帮助我们在最后的展示环节完美表现自己。

越是在级别高的会上,给级别高的领导汇报,越是要认真准备。其次除了准备汇报内容的本身,还要针对容易被问到的问题进行精心准备如何应对,尤其针对一些数据来源和结论的推导。这样会显得你做事非常认真严谨。

学会说话

讲究说话方式,不能当好好先生、马屁精,也不能过于直接,不走大脑。有人说,领导毕竟是领导,我们什么都点头,什么都听他的不就完了吗?可是为什么当我真的什么都听他的时候,他还是不满意?这个困惑存在于很多人心中。

首先我们要肯定这种对领导尊重的态度是对的。也许有时你对领导并不服气,觉得他并没有能力,但是在你还没本事取代他,或者跳槽走人的时候,还是要抱着这种心态,他是“光荣,伟大,正确”的领导。

另外一方面,从领导的角度来看,他在喜欢被认可的同时,也希望能够听到你对问题的想法和建议,希望你能帮助他减少麻烦,解决问题。仅凭一张会说的嘴而没有任何实际办法和行动,是没有用的。

当然,这里要注意矫枉过正,不能说领导不喜欢好好先生,你就可以毫无顾忌地将自己的真实想法和盘托出。避免私人的、情绪化的表达,学会站在公司角度,从大局出发再谈你的想法和改善建议,会让老板对你刮目相看。

好的说话方式同样会帮你达到意想不到的沟通效果。如下这个段子之所以流传很久就是这方面的典范,你可以觉得这是个笑话,但重要的是看到说话方式的区别?

有个人问牧师:“我可以在祈祷时抽烟吗?”

牧师断然说No。

另一个人问牧师:“我可以在抽烟时祈祷吗?”

牧师却答:“当然,上帝鼓励人们随时随地向他祷告!”

勤学多问为什么

为了避免工作做完最后被老板骂,或者重新返工,最好在工作开展前,多问老板几个为什么,比如他的期望是什么?希望什么样的产出?如果领导给了明确的方向后再动手工作,最后任务的完成质量也会八九不离十。如果没有,先试着将自己抽离出来,站在领导的角度思考,他让我做这项工作或者完成这项任务的背景是什么,对公司业务影响有哪些?为什么要做这件事?因为任何事情都有因果和内部逻辑,当你能这么想的时候,不妨整理好分享给领导,向他确认。

如果得到积极确认,就非常好了,如果没有,这个过程领导也会发现你是个爱思考的人,也许在这个过程中也激发了他的灵感,很多时候,他自己的想法也随之梳理得更加清晰了。

沟通是职场中不可或缺的一环。以上,你或许不能将这些技巧全部掌握或同时运用,但是先从最简单易行或者从其中某两点开始实践,过一段时间你就会感受到变化。也或许,你觉得这些细听之下不算是技巧,因为,好的员工、有效的沟通本应该就是那样。

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