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如何让汇报成为你职场的加分项?
每日头条
7小时前
2017-03-29
[ 文章导读 ] 曾追随松下幸之助30年的江口克彦写过一本书——《我在松下三十年——上司的哲学下属的哲学》,他在书中写到:“对于上司来说,最让人心焦的就是无法掌握各项工作的进度……如果没有得到反馈,以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。所以要知道,虽然只是一 ...

曾追随松下幸之助30年的江口克彦写过一本书——《我在松下三十年——上司的哲学下属的哲学》,他在书中写到:“对于上司来说,最让人心焦的就是无法掌握各项工作的进度……如果没有得到反馈,以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。所以要知道,虽然只是一个简单的汇报,却能让你得到上司的肯定。”

汇报是工作的一部分,对于职场人士,汇报工作是一项必备的职场技能。我们从上面的这段引言也可以看出,汇报不管对领导还是下属都非常重要。

汇报工作是为领导决策提供支持。信息量是领导做判断的基础,要想掌控大局,没有信息来源是不可能做到的。汇报工作是为了弥补信息不对称,只有提供给领导需要的信息,他才能有效决策。

汇报工作有助于把握工作方向。职位不同,考虑问题的立场和角度不同,视野高度也不同。你认为不重要的,领导可能觉得重要,你觉得不紧急的,领导可能觉得紧急。汇报可以得到领导的意见或建议,这也是纠偏的过程。

汇报工作是对领导的尊重。曾看过一句话,说任何一个领导都比较看重两样东西:一是他的上司是否信任他;二是他的下属是否尊重他。而判断其下属是否尊重他的一个很重要的因素,就是下属是否经常向他请示汇报工作。

汇报工作有助于拉近与领导的距离。每一次的汇报都是与领导交流沟通的机会,每一次的汇报也是达成共识、产生默契的机会。以工作方式多接触领导,久而久之会拉近双方的关系。

需要汇报的时间点

完成了交办的工作。从领导交办到完成回复,这是完整的闭环,有始有终才是做事的良好习惯。

领导交办的事情的进展。领导最讨厌安排一项工作之后,就再也没有回应了。特别是领导关心的事,更是要实时汇报进展,不管有没有完成,都要显示你的“进度条”。

遇到难以解决的困难或突发情况。一旦出现这种情况,一是不能掩饰,二是不能拖延。及时汇报,及时化解,越拖越不利。

汇报一定要及时

汇报是一种反馈,及时汇报是一种及时反馈。及时反馈非常重要。日常生活中很多事例都体现了这一点,比如马路红绿灯倒计时数字的设计。有了倒计时,司机可以提前做好应对,是加速还是减速,等待时间可以回个短信、喝口水等等,一切也都变得可控。假如没有数字,你可能只能盯着看,什么也做不了,因为不可控。不及时的汇报就好比没有数字的红绿灯,会造成领导的焦虑,会耽误时机,造成下一步工作无法顺利开展。

汇报先呈现结果

在之前发布的文章——《可以提升职场竞争力的3个工具》里提到了金字塔原理,金字塔原理的十六字原则第一个就是结论先行。向领导汇报的时候,要用简洁的话先说结论,因为领导关心的始终是结果,你的过程再精彩,没有结果之前,领导也不会关心。只有知道结果了,领导愿意问你过程,你才需要回答过程。

李忠秋在《结构思考力》也提到了:

结构思考力是一种“先总后分”的思考与表达方式,强调先框架后细节,先总结后具体,先结论后原因,先重要后次要。而中国传统思考与表达则更倾向于“先分后总”,也就是先将所有的细节及逻辑叙述完毕,最后总结出中心思想。所以,中国企业里更加需要推广“先总后分”的结构化思考与表达,这对提升解决问题的速度,提高沟通的效率和效果都会有巨大的好处。

养成汇报工作先呈现结果的习惯,不仅可以提升工作效率,也是职业素养的一种体现。

让领导做“选择题”

不要让你的领导做填空题,应该做“选择题”。不管是平时做方案还是汇报工作,不能只提出问题,而不考虑怎么去解决。提出的解决方案要有可行性,要有数据,比如历史数据、行业数据等,这样才有利于比较,可以比较的数据才是有价值的。另外,要站在领导的立场审视你的思路,预测他可能会问你的问题,你该如何回答,是不是考虑周全。如果你可以提出几个解决方案,并给出一个建议选项,你的领导一定会很满意,不管怎样你认真的态度还是值得肯定的。

汇报风格要因人而变

DISC人格特征模型把人的性格分为四种:

D——Dominance(支配型),行动力强、以结果为导向的性格特征;

I——Influence(影响型),性格温和乐观、以人为主的性格特征;

S——Steadiness(稳健型),以程序为主、做事严谨、精细的性格特征;

C——Compliance(支持型),以服从规则为主、乐于支持他人的性格特征。

每一种类型都是一种风格,面对不同风格的人,应该采取不同的沟通方式。

职场发展中,可能每个人都要经历不同类型的领导。

暂且不用DISC去划分,因为稍显复杂,个人总结常见代表性领导风格有:严谨型领导、严厉型领导、魄力型领导、温和型领导,还有的领导是混合型的。针对不同风格的领导,要学会适应,要有意识的调整汇报风格,这点通过平时的观察是不难发现和掌握的。

记得以前在一家公司工作的时候,有一次总经理打电话给我说董事长让我去他办公室汇报一项工作。那时候来公司没多久,还没有接触过董事长,不知道是什么风格。挂完电话我就准备过去,这时候总经理又打了个电话说,董事长是那种雷厉风行、说话干净利落的人,让我跟他说话的时候语速快一点,言简意赅,不要磨叽。他的提醒非常关键,让这次汇报给领导留下了良好的印象。后来回想起这事,才意识到“同频率”是多么重要。

选择合适的汇报时机

如果不是紧急或突发需要汇报的事情,在领导有空并且心情好的时候汇报是最合适的。一般来说,上午10:30-11:30或者下午4:30-5:30是比较合适的时间,因为刚上班领导可能需要处理很多事情,这两个时段基本上处理得差不多了,氛围会相对轻松点。另外就是侧面了解一下领导的心情,比如可以通过秘书或者前面汇报的人打听一下,这点很好理解。

另外,还有一些小的细节,比如去汇报工作,笔记本和笔需要随身携带。一方面领导提的一些思路或布置的事项可以很方便地记录,另一方面也体现一种尊重,不管你到底在纸上写什么,比如下图:

其实,你的汇报要想让领导满意,或者说有参考价值,磨炼自己的专业技能,提升自己的专业能力,给领导留下“专家”印象才是真正需要努力的方向。以上提到的很多注意事项,不是为了取悦领导,而是一种换位思考,当你站在领导的角度思考问题,自然就会明白领导关注什么,想了解什么,那么,你的每一次汇报都会成为你职场的加分项。

作者:Doctor方

来源链接:http://www.jianshu.com/p/e78b37df38ac#

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