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什么是高效工作法?不止是能力,懂得“深度工作”才是关键

切斯特菲尔德说,效率是做好工作的灵魂!

什么是高效工作?很多人的意识里,高效只是单纯的能力问题,专业度高,动作就会更快,小宋就是这么想的。可最近小宋有一个奇怪的发现,两个能力水平差不多的人,工作的效率却天差地别,一开始的时候,小宋以为,慢会做得更好更完美,慢工出细活嘛。可渐渐地,小宋发现不对了,工作速度慢的人,做出来的活反而得不到客户的认可,相反,在有效时间内完成的另一个员工,却总能得到客户的夸奖。照理说,两个人能力差不多,应该一样高效才对。

小宋开始怀疑工作进度慢的员工在偷懒,于是暗暗观察,结果发现,那人上班也算兢兢业业,并没有明显的偷懒的动作。于是,小宋越来越疑惑,再观察下去才发现,工作效率低,不是能力差别有多大,关键在于“深度工作”上!比尔·盖茨、西奥多·罗斯福、理查德·费曼、马克·吐温、伍迪·艾伦、J. K.罗琳、乔纳森·弗兰岑、卡尔·荣格、唐纳德·克努特、查尔斯·达尔文,这些引领时代潮流的行业翘楚,都是深度工作的践行者!

01 那么,我们先来了解一下,什么是深度工作?

深度工作的概念,来自于美国麻省理工学院计算机博士卡尔·纽波特所著的一本书《深度工作》。作者在书中直指信息经济时代的惊人真相——知识工作者60%以上的工作时间都花费在处理此类浮浅事务上,而这些工作不仅产出的价值有限,还会永久性的损害人们深度工作的能力!

1.什么是深度工作

作者认为,人的工作一般分为两种:深度工作和浮浅工作。在作者看来,两者的定义如下:

深度工作:在无干扰的状态下专注进行职业活动,使个人的认知能力达到极限,这种努力能够创造新价值,提升技能,而且难以复制。

我的理解是,深度工作,就是要全神贯注的工作,专注度越高,越深度。加拉格尔在《全神贯注》一书中所述,数十年来的研究表明,我们的大脑是根据我们关注的事物来构建世界观的。因此,职场的产出=专注度×时间。

浮浅工作:对认知要求不高的事务性任务,往往在受到干扰的情况下开展,此类工作通常不会为世界创造太多新价值,且容易复制。

我的理解是,浮浅工作,就是那些不需要大量费神,机械般操作就能完成的工作,比如职场上的打印、打扫等杂活。

2.深度工作的错误解读

在深度工作的概念上,还有很多人有一些错误的认识,我们也要堤防一下:

(1)努力就是深度工作

你有没有发现,职场上有这样一种怪现象,就像小宋公司的那个速度慢的员工更,工作时间也鲜少有空闲的时候,经常挂在嘴边的一句话是“我忙死了”,但最后,产出却很少,这就是伪忙碌,长时间的“伪忙碌”,反而会降低你对深度工作的认同感。

已知产出=专注度×时间,努力忙碌的时间哪怕是100,若专注度为0.1,产出也不过是10而已。

职场上,判断一个人是否高效,并不是以他的努力、忙碌为参考标准,而是产出,努力,并不等于是深度工作,很有可能,是被浮浅工作所累的伪忙碌。

(2)深度工作是一种能力

还有一种错误解读认为,深度工作,是有能力的员工才做得到的。你一定听过这样的话:

我就这点能力,能做到这样就很不错了

这已经是我的极限了,如果我做得到,我就不是拿这点工资了

其实,深度工作是每个人都能做到的事情,至于如何做,我会在后面说到。当一个员工,以能力弱小微借口,来拒绝深度工作的时候,往往不是真的不会,而是不愿意。

(3)做深度工作只能做一件事

小宋公司里,那个速度慢的员工曾经对小宋说过一句话,如果让其做了一个项目,就不能让让他再做别的事情,美其名曰,这是专注做好一件事情。注意了,深度工作,并不是说,每个人在每个岗位上只能做一件事,或者一个项目。

经常有员工说,自己是做视频剪辑的、是做文案的,就该专注的做好这些事情,老板不应该安排别的工作来扰乱自身专业的发展。当然,这是有一定道理的,但这不是深度工作的概念。

02 要想知道阻碍深度工作的原因,看这四点就明白了

既然深度工作最大的特点是专注,在我们工作的过程中,是什么在影响我们深度工作?我们再来回顾一下小宋所描述的那个员工,小宋表示,在他的持续观察下发现,这个员工在工作中,喝水上厕所,有时候接电话回微信的动作特别多,当然不是说不可以,而是这个频率已经超出了范围。 所以我们得出,阻碍深度工作的原因,有三个:

1.互联网社交干扰

马克·吐温先生,在他写作《汤姆索亚历险记》的时候,拒绝了所有社交,躲进了他在纽约的农场里。除了少数公司是断外网的,大部分公司的电脑都是联网的,哪怕电脑不联网,手机总可以连上,在互联网的社交干扰下,我们的注意力,往往会被其他的事情所吸引。《深度工作》中提到“一旦你的大脑习惯了随时分心,即使在你想要专注的时候,也很难摆脱这种积习”。

如果你是做新媒体的,本来上网是为了找找灵感,看看有没有什么热点可以借助,可往往,你总是在刷微博的道路上,一过一上午;

如果你是做设计的,本来在各大网站看看设计模板,想挑一张好的,结果看着看着,就看到了别的地方,最后啥都没挑好;

如果你是一个客服,正大光明的与人聊天,维护用户,结果呢,一不小心就和亲朋好友聊得不亦乐乎,顾不上回用户信息了。

这样的事情,你一定碰到过,这并不是我们的初衷,而是互联网社交的干扰,让我们的目光,总是在不知不觉中,扩大化,无法聚焦。这种习惯一旦养成,你就很难回到深度工作的状态,然后你就会归咎为,今天状态不好。

2.无法拥抱无聊

什么是无聊?是一种注意力倾注的对象不符合自己的价值观时的心理体验。作者在《深度工作》里提出,无聊就是分心,当工作被打断却不能快速接上,就是无法拥抱无聊。在《为什么精英都是时间控》中说这种状态一旦被打破,再次恢复至少需要15分钟。

公司里,老板要开会,在会议室坐等老板到来的时候,我们往往会掏出手机打发时间,这个时候,你的大脑就可能已经被重新编排,从某种程度上来说是一种“心智残疾”,你的大脑已经不能够胜任深工作……一位斯坦福大学的博士研究发现:一旦人们的大脑习惯了随时分心,即使在你想要专注的时候,也很难摆脱积习。

其实,开会等待老板的过程中,我们完全可以用冥想去拥抱无聊,想一想刚才的工作是否有漏洞,想一想等下的工作要从哪一步开始,保持大脑与工作的联系,像一个插头一样,随时准备重新插入插座,是我们拥抱无聊的最好方式。

3.陷入浮浅工作

浮浅工作的概念,我们在前文已经提到过了,每一个公司都不可能完全避免浮浅工作,其实那不可怕,可怕的是,我们只会做浮浅的工作。

工作没有计划,在最有专注度的时间,做了浮浅工作,导致一整天的工作效率降低;

不会复盘工作进度,不查看自己的工作完成量,不以百分比划分,只会判断完成和未完成;

不会划分工作重要性,将时间平均分配,而不是把时间集中在重要事项上,为琐碎事件所累,看似忙碌,其实什么都没做。

当你没有深度工作的时候,任何一件事,都是浮浅工作,这就是为什么忙忙碌碌,却感觉自己什么都没做的原因。记住,当你发现这一状况的时候,不要去责怪公司的业务量过于杂乱,而要去想想,是不是自己的工作方式出了问题,想一想,如何提高自己的工作效率。

03 如何进行深度工作,提高工作效率?

37signals公司曾为测试深度工作理论,执行了一些激进的措施:在整个6月的时间内,公司让员工在自己的项目上深度工作,并免去所有的浮浅工作,结果表明,在一个月的时间内,此项试验中产生了两个可以迅速投入生产的项目。

你瞧,深度工作的展开,能让一个公司空出两个生产项目的时间,这就是效率提高的魅力。那么,我们要如何进行深度工作,提高效率呢?

1.接纳一种深度哲学

在《深度工作》一书中,提到过四种深度哲学,分别是禁欲主义哲学、双峰哲学、节奏哲学和新闻记者哲学。

(1)禁欲主义哲学

禁欲主义是指一种以戒除世俗欢愉为特点的生活,也就是苦修。实践者往往有明确且价值极高的职业目标追求,他们通过放弃一些曾经的欲望,摒弃浮浅工作,来达到深度工作的最大化。心理学家威廉·霍夫曼和罗伊·鲍迈斯特在2012年发表的论文中说道:欲望并不是什么例外之事,而是生活的常态。要克服生活的常态,就需要有极大的自控力,这种哲学,适用于自律的职场人。

比如,一个经常在朋友圈发布动态的人,为了深度工作,切断了朋友圈的联系,甚至关闭了朋友圈;

比如,一个在工作中,总是喜欢吃东西的人,为了深度工作,再也不吃下午茶了。

在职场中,抛弃一些欲望,来达到专心的目的,这就是禁欲主义哲学。就像J.K.罗琳,在开通的推特账户里,只发过一条消息:“这是我的实名账户,但恐怕我不会经常发声,因为当前纸笔仍是我的最爱”。

(2)双峰哲学

顾名思义,双峰,就是将时间分为两块,将其中一段时间,像禁欲主义一般,追求高强度、无干扰的专注,其余时间完成浮浅工作。既认同深度工作的高产出,也认同浮浅工作所带来的价值。

职场上,我们经常会碰到各种各样的工作,但总有一些是特别重要特别紧急的,这些事就是第一个峰;而有些事,是可以缓一缓的,但也是必须完成的,这些事是第二个峰。比如:

一个设计项目,最重要的就是进行创作设计,因为要汇报,在完成设计之余,要做一份PPT,两件事两个峰;

一天之内,领导告诉你,要写出一篇产品软文,同时要帮助设计写几句过得去的标语,软文和标语也是两个峰。

在创作时,高强度无干扰的投入,在做PPT和写标语时,可以相对轻松的完成。

(3)节奏哲学

每个人都有自己的节奏,事情的先后顺序,时间的二八法则,通过创造一种工作节奏,将深度整合到生活中,转化成一种简单的常规习惯。

有的员工,有一个习惯,每天提前10分钟到公司,整理出一天需要完成的事情,标出重要程度;

有的员工,有一个习惯,琐碎的事情会安排在下班前一个小时集中处理,其他时间一概不考虑;

有的员工,有一个习惯,做完一件事情,一定要划掉或者打钩,制造一种仪式感。

正如村上春树,每日固定的写作量400字×10页,不因外在或内在因素做出改变。在固定时间做固定的事情,形成一种自己的节奏,不会因为外力干扰而改变,这就是节奏哲学。

(4)反应哲学

能够随时切换到深度工作模式,不因为被打断而无法进入状态。你有过一秒进入工作状态的体验吗?如果没有,估计不适合这个哲学。

我们看电视剧的时候,称赞一个演员演技好,会说,前一秒还在拍笑场的戏,后一秒就能进入哭戏,无缝转化,是演技派。在职场上,凡是放假归来,总有人无心工作,这就是反应迟钝,不能快速进入工作状态。

根据自身的情况和性格,选择一种哲学状态去遵循,是深度工作的第一步。就像我们选择一套准则,选择一个榜样,选择一个方向,选择一条路,接下来,我们就是开始行动了。

2.把深度工作培养成习惯

习惯是好东西,就像我们经常被浮浅工作所累,渐渐成为难以根治的恶习,我们也可以将深度工作培养成习惯。

建立日程表:将深度工作纳入到日程表中,成为日常行为,就像很多公司的日报一样,在自己心中用深度哲学建立日程表。

有专门的场所与具体的时间框架:什么时间,什么地点,做什么事情?有的人上午精神更加,有的人下午思维活跃,选出你的时间,来专注地工作。还有的人,在咖啡馆灵感很多;有的人,在会议室效率增倍,有可能的话,选择你的工作场所,来辅助你的专注度。

规则和程序化:建立你的工作程序化,有规则可循,比如,今天几点前要完成的事情,若是没有完成,给自己一个小惩罚;若是今天的事情全部按期完成了,下班后给自己一点奖励。

一旦我们习惯专注,深度工作就不再是难事,就像我们习惯懒散、习惯舒适一样,人,往往也会习惯专注。

3.用4个原则进行深度工作

在《高效能人士的执行4原则》一书中,有4条原则,有助于我们深度工作:

聚焦到极端重要的事情上:精简目标并甚至完成时限。 没有团队能够同时聚焦两个重要目标,你的局部浮浅工作是要为深度工作服务的,就像你为了取得一个战役的胜利,需要做哪些事?而所有的目标,都要有一个完成时限,比如在某一个时间节点,把一件事做到什么程度。

抓住引领性指标:在职场上,有滞后指标和引领性指标。滞后指标是你想要达到的终极目标,比如一天要写5000字;引领性指标是那些和达成最终目标关系最为紧密的事情。根据目标作出调整,根据环境快速调整,就像一个狙击手,始终对准自己的目标。

让指标可视化:将完成的引领性指标和滞后性指标转换为看得见、摸得着的量化成绩。可以用一张简单的日程表来跟踪每天进行深度工作时间并计算产生有形结果(比如解决了一个关键问题)的日子。

定期问责:汇报工作计划完成情况;回顾记分表,寻找成绩和不足;清除障碍,做出新计划。每周同一时间开,形成确定的问责节奏感,一般控制在30分钟内,只讲和最重要目标以及引领性指标相关的事情。

关注极端重要的事情,抓住引领性指标,做好计分,定期问责,能帮助我们进行深度工作。

04 总结

深度工作是唤醒你当前智力水平下的每一点价值所必需的”。我们以为,高效是能力问题,其实是方式问题。选择自己的深度哲学,培养专注习惯,用4个原则进行深度工作,避免互联网社交的干扰,拥抱无聊,脱离浮浅工作的桎梏,才能让我们更高效!

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