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工作效率的变速器——沟通

在静谧的森林里,偶尔听到鸟儿和虫儿的叫声,会让人感到幽深而宁静;在涓涓细流旁,听着河水缓缓的流淌,让人能够感觉到片刻的安宁。大千世界,各种各样的声音带给了我们不一样的世界,多彩而丰富,而人类对声音的运用,不仅让我们学会了如何去传递信息,同时也让我们学会了如何与人交流。而今天所阐述的就是如何与人沟通,对于像我一样大多数的上班族来说,沟通对于工作的重要性也是不言而喻的。

沟通目的

人作为高等级动物,不仅仅体现在身体上,更多的是体现在高度进化的智慧上,人类可以通过复杂的语言系统,将事情进行表述,通过语言的传递,将知识代代相传,语言作为人类基本的交际工具,在这个社会上发挥着巨大的作用,而良好的沟通方式和习惯,可以避免分歧,解决人与人之间的矛盾,也能将事情表述的清楚明确,更能使我们在这个社会更好地立足。为此,拥有良好的沟通习惯,也变得尤为重要。为了避免错误的沟通方式引导你走向错误的道路,将在错误沟通中列举几种方式,希望引以为戒。

错误沟通

不论职场的新人还是老人,在工作交互上或多或少的都会出现一些问题,归结其原因就是沟通时,信息的传递失真,看似小小的信息丢失,但也起着决定性的作用。而这种结果的产生,往往是由以下几种常见沟通情况造成的。

1.沟通后无回应

对于深入职场的我们,与人沟通是个不可避免的问题,领导和我们,我们和同事,很多时候因为工作的交集,常常会进行问题的交互和讨论,而有的人常常因为性格等方面的问题,往往在与人交流时不能进行实时反馈,只是一味的听之任之,不做阐述,无论说的对与错,也不发表自己的看法,就好像把自己置身事外一样,使得很多事情,可能因为你的一句话,就可以少走一些弯路,但你却偏偏因为个人原因,不做任何回应,认可让事情往坏的方向发展,也只是“冷眼旁观”。

2.猜测他人想法

这是在工作中最常见的问题之一,由于工作太忙,也由于个人不注意细节,导致在领导交代任务或同事之间任务交接时,部分信息没有得到确认,而当自己遇到这些细节问题时,想当然的开始凭空猜测他人的想法,把细节进行自己主观想法的修改,更有甚时竟将其忽略了,导致工作出现问题,无法进行推进,既影响了个人的工作进度,也使得公司蒙受损失。

3.反馈问题失真

此类问题的产生,是往往在工作中,由于自己的马虎或意识不到位,导致工作出现事故,在汇报工作进度和问题时,害怕领导责怪或是为了自己的业绩不受影响,故意将重大事故变小,将小事故进行谎报、瞒报,将责任推脱到最小,保护自身利益不受伤害,从而导致公司对工作进度不可把控,进而对事故预判失误,蒙受巨大损失。

4.主观阐述问题

在工作过程中,我们往往也会作为一个传递者的姿态出现在客户和领导,或者领导和同事之间,所以在这个过程中,信息的传递对于我们来说就会尤为重要,在这个过程中我们的主观想法往往会影响我们的行为和判断,这就导致,在信息的传递的过程中,我们加入过多的主观想法,使其失去了其原有的色彩,信息也失去了原有含义,导致执行者预判方向偏离。

5.无法统一意见

工作中相关问题的探讨也很常见,对于同一问题,往往每个人都会有自己独到的见解和想法,为此,在进行问题交互的时候,特别是需要统一意见时,往往大家都会讨论成一锅粥,有的时候甚至大打出手(此种极端情况不是没有),并且为了争出高下之分,互不相让,导致问题迟迟不能解决,工作进度不能正常进行推进。

基于以上情况的出现,很大一部分的问题是由于我们自己缺乏沟通的技巧和经验。其实沟通很简单,只要你掌握了技巧,并在生活中能够灵活的进行运用,沟通所造成的尴尬场面、工作上的失误、公司利益上的损失等不利结果都可以避免。因此,为了能够提高大家的沟通能力,接下来会为大家带来几种沟通上的技巧,希望能够有所帮助。

沟通技巧

1.面对领导

>>>>主动进行沟通

遇到事情和问题,把握主动权会提高个人的主观能动性,不仅可以把握节奏,同时也可以提高自己的思维能动性。面对与领导沟通的时候,不仅可以将自己的想法进行规划,同时也会将很多不明和遗漏的地方暴露出来,通过自己的描述,既可以节省大量的时间,同时聆听者也会对你的相关问题进行询问,询问的过程中不仅能将问题细化,同时也会对遗漏和未明确的问题进行补充和解释说明,通过一次的沟通不仅解决了问题,也为之后事情的推进,定好了明确的方向。

>>>>转述公正客观

很多时候,面对事情,我们常常扮演的不是一个角色,特别是对待问题的时候,可能我们会是一个执行者,也可能是个信息传递者。然而在这个过程中,信息的传递往往具有重大意义。特别是领导和客户之间信息的传递,保真性尤为重要,因为有的时候,你不仅仅是在传递一种消息,也有可能在这个消息中,也包含了某种情感。这就要求我们在此过程中,始终要保持一种客观、公正的态度,不要因为自己的喜怒哀乐来影响整个事件的完整性和准确性。同时公正、客观的传递信息,也会让人感觉得到你的正直和可信任。

>>>>聆听并且记录

老话说的好,好记性不如烂笔头,特别是在面对领导交代任务的时候,往往会交代之后很长时间的工作计划,我们的大脑不是计算机,而且过目不忘本领的人还在少数,所以良好的记录习惯,对于我们来说还是很有必要的。并且在领导进行工作的交代时,一定要认真聆听,不懂的问题要适当的打断,将问题理解清楚,然后再记录下来,避免因为理解不清导致工作方向出现偏差。

>>>>先思考后请教

碰到棘手问题时,不要轻言放弃,因为很多时候你会发现,深入的思考可以让你对该问题理解更为透彻,虽然你可能在解决这个问题的时候,还是束手无策,但是最起码你思考过,通过思考,你能发现你的问题在哪,哪个难关是你未能攻克的,同时也是对问题的梳理,不仅可以使得你在沟通的时候有明确的目的性,同时也会提高你的分析能力,特别是当你向领导请教问题时,往往你的态度决定了领导对你的看法,如果你是带着思考过后的问题来的,你提出问题时,也会有着重点,也会节省领导的时间;如果你什么都没想,直接就来询问,领导一定会认为你什么都不会,只能从头对你讲起,而当你不明白的时候,还要反复进行确认。领导都是很忙的,可能你的问题对于领导来说,根本就不是问题,然而却花费了大量时间来处理,领导对你的印象可想而知了。所以,请教前,对问题的思考是必不可少的。

2.面对同事

>>>>请教带入情境

和同事之间进行沟通的时候,相对来说不用那么紧张,因为我们常在一起,接触的时间比领导还要多,很多问题也是我们在一起进行讨论解决的,所以在请教问题的时候也应该轻松一点,但是轻松不代表就可以天南海北的扯些不着边的东西,而是要将你的问题客观、明确的阐述出来,并将问题要运用的环境进行告知,让他人能够从情境出发,设身处地的思考问题,并根据情况想出办法,为你进行解答,偶尔,你也可以在开始之前,阐述一下自己的想法,让他人也可以根据你的想法描述,快速进入情境和角色,提高交互效率。

>>>>及时告知成果

有的时候,在进行项目推进时,需要大家一起来配合,由于每个人自己的能力不同,分工可能也不尽相同,但这个时候,一定要注意的问题是,虽然我们分工不同,但是不代表我们就可以自己一个人默默的完成任务,我们需要进行实时、定期的沟通,将每个人的成果进行汇报和统计,以此来平衡项目的进度,因为有的时候,你的进度太快不一定是好事,往往你会由于忽略了别人的成果,造成很多本该由你完成的任务,但由于没有进行沟通,导致很多功能未得以实现,只能进行返工重做,这样反而得不偿失,造成的损失也是不可估量的。

>>>>为人谦虚谨慎

随着时间的慢慢溜走,我们也会成长为业界的精英,虽然没法给这个结果定个期限,但是我想,通过自己的努力去奋斗,一定会达到这样的高度。但我们也应该谨记,无论现在菜鸟的我们,还是以后成长为翱翔天空的雄鹰,为人谦虚谨慎应该是我们的品格,而不是口号。“人外有人,天外有天”,你是菜鸟,本来就没有什么让你高人一等的骄傲,当你是雄鹰的时候,你也飞不出天空的边界。在同事面前,始终要保持着一颗谦虚的心,与人沟通的时候,不要骄傲自大,不要给人高人一等的错觉,这样只会让你和别人的距离不断拉大。同时,在与同事交往时,要谨慎,所谓说者无意,听着有心,不要因为自己的某一句话,伤害到他人,要时刻提醒自己,你是在善意的提出他的问题,并帮他改正,但从来都不会是恶意的讽刺。

>>>>不要谈论他人

每个人都有自己的秘密,往往很多的时候,这些秘密都是不想被他人谈及的。特别是像我们这样处在职场的人来说,面对的人都有着不同的生活环境和性格,所以不要因为好奇心的驱使,刨根问底的打听他人秘密,对别人来说,可能你是很好信儿的人,但对当事人来说,可能你的做法会让人家很反感。同时,有很多的人也不喜欢被别人品头论足,所以我们要时刻提醒自己,做好自己,不要把谈论别人作为自己消遣的方式。

3.面对客户

>>>>化被动为主动

每个人都有与生俱来的惰性,往往在做事上都或多、或少的喜欢拖延和等待,特别是在与他人协作的时候,大多数都是在闷头自己干。而这就需要我们要有一种意识,主动地与人沟通,将事情的进展进行了解,将问题进行整理反馈,同时对未来进行预判,不仅可以让大家在做事上避免重复,也可以把控事情的进程。特别是在面对客户时,被动的等待,只能被人牵着鼻子走,很多事情也会从领导者变成了听从者,这不仅会给我们带来不必要的麻烦,也会使公司在很多方面拿不到话语权,只能被动挨打。

>>>>当场明确需求

与客户进行沟通时,你需要的不仅仅是技能上的强悍,也需要睿智的头脑。面对客户提出的需求,要进行冷静的分析,不懂时要记得向明白的人请教,以此来搞懂需求的合理性,然后再确定是否能够进行实现,不能实现的,要进行委婉拒绝,如果实现起来需要的周期会很长,可以和客户进行沟通,对其进行分阶段实现,以此来满足需求。并且当需求确定时,不能光进行口头协定,要进行记录和整理,并通过签字和邮件确认的方式进行存档,已备后用。如果后续工程推进时,需求要进行变更,我们要和客户进行反复的确认,并根据实际情况对变更需求进行评估,并将评估结果提交给领导等待确认,当领导确认无误后,再与客户进行沟通确认,并再一次通过邮件或书面的形式进行确认存档。

>>>>沟通注重引导

很多的时候,面对客户往往会产生一种无力感,主要原因是来自于客户需求的合理性和可行性,遇到这些问题时,沟通的技巧显得尤为重要。因为技术问题可能已经不足以来满足对问题的解决,更多的时候需要我们对其进行引导,遇到不合理的需求,我们要对其进行阐述,说出其中的弊端和会造成的不良后果;遇到不能实现的需求,要用已有的可实现的功能进行替换,并对比说明优点和好处。当你面对客户时,你不能只充当聆听者,必要时还要充当领导者,引领客户的思维,按照你预想的方向进行发展,这样不仅能满足客户的需求,也可以为公司带来可观的利益。

>>>>待人基本礼仪

面对客户时,要时刻谨记,你代表的不再是你自己,你代表的是公司的形象,所以你的一言一行都会被人家看在眼里,所以当你与客户见面沟通时,在称呼上要秉着“就高不就低”的原则。比如,当与你见面的人是个副总经理时,在与人沟通时,你要说:“ xx 经理,你好!”,不要将副字加上,有的时候可能人家会很在意自己的副职,而你恰好不识趣的将人家的痛处说了出来,反而第一印象会让人家很反感,也可能会对之后工作的展开和推进造成阻碍,所以沟通时,称呼也是不可忽视的一个问题,我们应该在这个问题上放点心思,而不要因为自己的一个失误,使得我们错失了一次很好的机会。并且,还需注意的是,在与客户沟通时,不要将自己作为言论的焦点,要把焦点转移到客户身上。比如在吃饭的时候,你要主动询问人家的喜好,然后再进行菜品的选择,这不光是出于礼貌,更是你对人家尊重的体现,这样不仅让客户对你印象良好,也会对公司的评价上升一个高度。

实际运用

对于沟通技巧的掌握是必不可少的,只掌握沟通技巧不会灵活应用,与纸上谈兵没什么区别,往往也会因为这个原因,导致本应该向良好方向发展的事情,反而走向了另一面,而自己还沉浸在沾沾自喜之中,没有意识到问题的严重性,针对于此,向大家介绍几种沟通技巧在工作中的实战,帮助大家提高对沟通技巧的实际运用能力。

1.换位思考

换位思考在职场中相对来说是最有帮助的一种沟通方式,因为在我们工作的环境中,我们往往面对的不仅仅只有一个角色,同事之间,领导与你之间,你与下属之间,无时无刻不存在交集,而出现交集时,对于问题的处理变得尤为重要,因为可能你的一个不小心,就会导致关系的紧张,甚至破裂,所以在这个时候,换位思考的沟通技巧就可以成为我们的杀手锏,去处理这些复杂关系。

>>>>与领导之间

当你和领导进行问题交互和探讨时,有的时候也会因为一些事情出现分歧,当出现分歧时,首先不要进行反驳,也不要盲目听从,而是从领导的角度去思考问题,为什么领导会提出这样的问题,为什么和我的想法不一样,从领导的角度出发,将问题剖析开,你会发现,站在他的角度上,问题的看法往往是另外一番景象,之后你需要对比你自己的看法进行比较,然后将比较后的优缺点进行阐述,供领导参考,以此来达到解决分歧的目的,不仅问题能够得到快速解决,而且也提高了工作效率。

>>>>与同事之间

相对于工作环境来说,我们和同事之间接触频率会更高,产生的矛盾也会更多,由于平时的接触而产生的矛盾,往往会因为主观的想法带到工作当中,在进行工作交互的时候,因为参杂个人感情,往往会把矛盾放大化,这就要求我们,在平时与同事相处时,学会换位思考,对于产生的矛盾要及时解决,站在他人的角度多想一想,通过对他人处境的分析,理解他人感受,通过这种情感的传递,使自己能够感同身受,理解双方的真实想法,然后通过静心讨论,达到双方能够互相退让,互相理解,进而将问题解决。这样不仅拉近了同事间的关系,也使得在工作中,彼此之间能够更好地进行协调互助,提高工作效率。

>>>>与下属之间

在职业生涯中,每个人都会通过自己的努力达到一定的高度,而当你达到这个高度的时候,你不再是团队中的普通一员,而会变成团队的核心,领导着团队开疆拓土。你的一言一行,都会影响团队的战斗力。这就要求作为领导者的你,学会换位思考,多站在团队成员的角度想问题,不仅可以发掘个人的潜质,也可以知人善用,使其能够在更好的位置或方面,发挥出巨大的力量,同时也可以拉近领导和下属之间的关系,增强团队核心凝聚力,不仅可以提高团队的工作效率,也可以提高团队的战斗力。

2.虚心接受

我们在成长的过程中,因为环境和地域的不同,也造就了独一无二的自己,而对于这个特别的我们来说,不是完美无缺的,我们也是有优点,有缺点的,在工作中,对于别人提出你的缺点时,不要生气、也不要发怒,你需要的是冷静,你要知道,没有谁会刻意为难谁,往往能够看到你缺点的人,可能也是最关心你的人,对于这样的意见,我们不要盲目略过,如果提出的意见是有建设性的,你应该虚心接受,如果提出的意见是不对的,我们也要过后私下里进行沟通。可能由于你这一次小小的改变,不仅弥补了自身的缺点,也能使团队的战斗力进一步得到提高。

3.知错能改

不论现在的你是领导还是普通的职员,作为群体中的一员,都会有犯错的时候,特别是在工作时,这种情况会更多,发生的频率也往往会更高。当别人指正你的错误时,首先我们要摆正态度,所谓“知错能改,善莫大焉”,犯错并不可怕,可怕的是明明知道错误还不知悔改,继续一意孤行,这不仅会损害你个人的利益,同时也会由于你的蛮干,给公司或集体带来巨大的损失,因此,对于错误,我们要正视,并学着去改正,这样不仅可以弥补我们自身的不足,同时也会提高我们的个人素养和能力,为以后的工作铺平道路。

4.快速回应

在现在的社会中,快速的生活节奏已经是个不可替代的事实,而像我们这样的职场人来说,快速的工作节奏也是在不断适应社会的发展进程,所以,提高工作的效率也变得尤为重要。然而,提高工作效率的方法有很多,但是其中一个不太起眼的沟通技巧却发挥着巨大的作用,那就是快速回应。面对工作,当上级交代给我们任务时,我们需要快速答复,这样可以使工作进度加快,不会因为反应时间过长,导致工作的拖延。同时,面对同事之间的工作交互时,快速的回应可以提高交互效率,也可以将相关不明的问题得到快速解决,不会因为回应过慢,而导致工作无法进行,交接出现漏洞。

个人心得

良好的沟通技巧,不仅体现了一个人的素养,也是良好习惯养成的开始。掌握沟通的方式与技巧,并能在工作中灵活的运用,不仅可以提升自己的人格魅力,同时也是对自己能力的沉淀。所谓厚积而薄发,只有不断地积累,不断地汲取,我们才能快速地成长,才能在工作中,不断突破自己,提高自己,在有限的时间内,创造更大的价值,这不仅会给公司带来巨大的利益,而且也是我们自身的价值体现。

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