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投诉处理高手养成日志?第13天:服务一致性和连续性
   早上一到公司,就接到集团公司召开紧急电视会议的通知。总部通报某地市公司发生的一单重大投诉,因为该投诉在中央级媒体刊登,对公司造成非常大的负面影响,集团公司极为重视,要求各级部门学习借鉴。

    我国的主要媒体,除了互联网,如电视报纸之类,则大致可以分为县\区、市、省、中央四个级别,对于企业来说,在中央级别的媒体,如中央电台、中央电视台、人民日报等被披露出负面的新闻报导,已经是国内顶级的公关危机了。

    只是,对于一般的规模企业来说,没有在公关危机方面进行层级上的划分管理,只要上报上电视的就去公关。

    这次,我让李怀和王男跟随我一同去参与远程电视会议。

    投诉大概情况如下:

    某地市公司一度开展主动为VIP客户上门收取费用的服务。但是随着近年来客户的快速增长和业务的快速发展,各VIP客户所属区域的客服部门人手人足,上门收费开始不准时不及时,致使VIP客户的业务因欠费而暂停使用的情况。

    本次重大公关危机就是当地VIP客户贾女士因为此类情况的发生造成了不满而引发的。

    某天,贾女士打印了自己上月的业务使用明细清单,看后产生了疑问,于是在电话里跟客户经理A投诉了业务清单记录不符的情况,客户经理A与贾女士约定第二天下午15:00由客户经理上门服务。

    第二天下午14:20,客户经理A在上门服务途中时遇到抢劫,身体受到伤害,无法说话,行走不便;

    第三天,贾女士打电话给客户经理A,由于客户经理A在家养伤,将电话呼叫转移到客户经理B的手机上,客户经理B说A摔伤了,请贾女士带业务清单自行到营业网点咨询。贾女士则希望客户经理当天下午下班时上门服务,之后又两次致电给客户经理B,客户经理B都建议她到营业网点去办理。

    无奈之下,贾女士到了营业网点,而网点的客服人员却说VIP客户都可由专门的客户经理上门服务,贾女士就回去等着客户经理联系,但却一直没有得到回应。客户一气之下通过某中央媒体的当地办事处关系,将此事报道出来。

 

    他山之石可以攻玉,不同地市公司的服务工作及水准虽然都不尽相同,但客户投诉的本质是一样的,因此,通过对兄弟公司的投诉事例的学习也能提高自身的投诉处理能力。

    下午,一上班,我便让李怀和王男将会议内容打印出来讨论

    “关于上午电视会议上通报的投诉,集团公司已作了许多的评述,现在从服务的一致性和连续性的角度切入,我们来剖析整个事件。两位谈谈自己的看法吧。”我一头靠在沙发背上,捧着一杯热茶,抛出一个开放式问题,然后静静地听他们发言。

 

    名词解释:

    服务一致性:企业所提供的服务有统一的标准和品质,不会因资源、时间、用户、服务人员等因素而存在差异。

    服务连续性:企业对客户的不间断性服务,非异常情况而不会中断。

 

    “我觉得投诉发生的根源是承诺的问题,既然承诺客户上门收费,就应该做到,要是我是客户,没有得到企业承诺的服务,我也会不满。”李怀毕竟是从营业厅上来的人,一谈到与营业厅工作有关的事情总是能第一个发言。

    “我认为客户经理A出了事故后,因为不能说话,无法及时给客户一个告知,这造成客户服务的中断。”王男说。

    “客户经理B接到贾女士的电话,只是告知客户经理A的情况,并引导客户到营业厅咨询业务,而没有提供上门服务,不同客户经理对同一客户提供了不一致的服务。要是能及时给予客户上门服务,也不会出现后面的事情。”李怀说。

    “说不定客户经理B是位新员工,不知道有过承诺上门收费的服务。”王男。

    “这不应该是理由,贾女士数次致电客户经理B,提出请客户经理上门服务,客户经理B都建议她到营业厅去办理,这是在逃避和推委。”

    “我觉得压倒骆驼的最后一根稻草是营业厅员工的话:‘VIP客户都由专门的客户经理上门服务。’事实上,就是贾女士一直等着客户经理主动联系,但却因为一直没有得到回应,才造成投诉越级。”李怀说。

我点头表示认同,总结道:“服务一致性和连续性不足是这次投诉升级的重要因素。”

    “之后,客户经理A、B角责任不明确,致使工作交接后服务错位。另外,营业厅与客户经理间的配合脱节,客户经理让客户到营业厅办理,而营业厅却又告诉客户可由客户经理上门服务。这都是服务一致性和连续性的问题。”

    “服务的开始承诺过高,没有合理管理客户期望值和考虑公司长远资源配置的要求。当一段时间过后,服务一线的服务资源和能力出现瓶颈,上门收费服务自行终止,没有实现服务承诺,导致客户不满,反而损害企业的信誉和形象。”

     “事实上,客户的抱怨在反映问题的开始就有了,客户最初的反映已代表对历史承诺无法达成的不满,可惜的是工作人员的服务意识不足,没有给予足够的重视。”

    “因此,之后一而再,再而三出现了小问题,而小问题累积到最后就变成大问题。许多时候,客户的小小抱怨就是这样慢慢地演变成重大投诉的。”我接着说道。

    “另外,从案件中也可知道,当地分公司平时没有维系好与媒体的关系,与媒体的经常性沟通不够,敏感问题传递到媒体时无法第一时间有效地掌握情况并作好应对。嗯……这块工作职能上不属于我们,不过,我们也要有所了解。”

    李怀和王男点头称:“是。”
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