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EXCEL制作
作为Excel初学者,一般只需了解并能制作和应用电子表格进行计算即可。

  电子表格的计算方法如下:

一、了解单元格名称:行以数字1、2、3……表示;列以英文字母a,b,c……表示;

二、单元格的参数及表示范围:1、冒号隔开,如a1:b1,则为a1,a2,b1,b2块;2、逗号隔开,a1,b1,则只代表两个单元;3、两个参数相等,且用冒号隔开,如1:1表示一行,c:c表示一列。

三、加法:1、表格——公式[=sum(LEFT)]——确定;2、如不使用这种默认形式,可输入“=sum(b2,b3,b4)或“=b1+b2+b3"——确定。

四、减法:在公式命令框中输入“=b2-c2-d2-e2"。

五、乘法:输入“=b2*c2"。

六、除法:输入“=b2/c2"。

七、求平均值:输入“=average(b2,c2,d2)"。

八、排序:光标置于表格任意处,单击“表格”——排序——选择要排序的列,在“类型”列表中选择排序依据的类型——确定。

下面是为初学者而决非为高手们制作的求和程序

Excel表格中的加法

如果对函数熟悉,可直接在公式栏输入“=SUM(A1:D1)Excel使用技巧综合

彻底隐藏Excel工作表
在Excel中可以通过执行“格式→工作表→隐藏”将当前活动的工作表隐藏起来,在未执行进一步的工作簿设置的情况下,可以通过执行“格式→工作表→取消隐藏”来打开它。其实还可以通过通过设置工作表的隐藏属性来彻底隐藏。按下“Alt+F11”组合键进入VBA编辑窗口,在左侧选中需要隐藏的工作表,按下F4键打开“属性”对话框,切换到“按分类序”标签分页,将“杂项”下的“Visable”的值选择改为“2-xlSheetVeryHidden”或“0-xlSheetVeryHidden”退出后返回Excel即可。这样就将选定的工作表隐藏起来,且“取消隐藏”也不起作用,这样就能彻底隐藏工作表了。将Visable值改还原即可取消隐藏。

Excel 圈注表格中的无效数据
数据输入完毕后,为了保证数据的真实性,快速找到表格中的无效数据,我们可以借用Excel中的数据有效性和公式审核来实现。
选中某列(如B列),单击“数据”菜单中的“有效性”命令,弹出“数据有效性”对话框,切换到“设置”选项卡,输入符合条件的数据必须满足的条件范围(如“=and (B1>=60,B1隐藏表格中的出错信息。
大家经常会发现表格在处理完数据后出现一些类似“#DIV/0!”、“#NAME?”、“#VALUE!”等出错信息,既不方便打印又影响了表格的整体美观,在数据量比较大的时候手工删除显然是不现实的。
解决方法是:
打印时,打开“页面设置”对话框,切换到“工作表”选项卡,将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或“-”就好了。
计算时,可使用通用公式“=IF(ISERROR(公式),"",公式)”,也能使运算过程中出错单元格填充为指定的字符或空白。

Excel中的另类求和方法
在Excel中对指定单元格求和,常用的方法有两种,一是使用SUM,一般用于对不连续单元格的求和,另一方法是使用Σ,用于对连续单元格的求和。在有些情况下如果使用组合键“Alt+=”,会显得更方便。
先单击选中放置和的单元格,再按下组合键“Alt+=”,用鼠标单击所要求和的单元格,被选中的单元格即呈选中状态,这时可配合Shift键选取连续的多个单元格,或者配合Ctrl选取任意不连续单元格,使用Ctrl甚至还可以对同一单元格多次求和,单元格选取完成后按回车键即可。这种方法在某些特殊场合十分有用。

让Excel文件备份
工作用的Excel文件往往含有重要数据,备份它的重要性不言而喻。虽然Excel提供了备份的方法,但备份的文件与原文件处于同一文件夹中,如果该文件夹被误删除,后果不堪设想。那么有没有方法让Excel在不同的文件夹自动生成备份呢?答案是肯定的,下面介绍具体方法。
我们可以用VBA编写简单的宏代码来实现备份功能,同时还能做到:
1.在保存Excel文件时自动生成备份;
2.保存Excel文件时提示是否备份;
3.原始文件和备份文件互为备份。即编辑原始文件时,将在备份文件夹生成备份文件;编辑备份文件时,将以原始文件为备份。
一、设置宏安全性
选择“工具→宏→安全性”菜单,将安全级别设为“低”。这样,VBA代码才可以执行。
二、输入VBA代码
1.打开需要备份的Excel文件,右击任一工作表标签,选择“查看代码”,或选择“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单,打开Visual Basic编辑器。
2.在“工程”窗口中双击“ThisWork book”,此时VBA编辑器标题变为:Microsoft Viusal Basic-“文件名”-[ThisWorkbook(代码)]。
3.将以下代码输入到“代码”窗口中:
Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
指定Excel文件的路径
   XlsFilePath = "D:"
   '指定备份路径
BackupXlsFilePath = "E:"
If ThisWorkbook.Path = XlsFilePath Then
ExcelFilePath = BackupXlsFilePath
ExcelFilePath = XlsFilePath
  End If
'提示是否备份
   Response = MsgBox("保存时是否备份当前Excel文件?" & vbCr & "备份位置:" & ExcelFilePath, vbYesNo, "提示备份")
If Response = vbYes Then ' 用户按下“是”
  '两个Excel文件相互备份
   ThisWorkbook.SaveCopyAs Filename:=ExcelFilePath & "\" & ThisWorkbook.Name  End If End Sub
说明:XlsFilePath = "D:"和Backup XlsFilePath = "E:"分别指定了正在编辑的Excel文件和备份文件的路径,可以将其中的“D:”和“E:”(不含引号)分别更换成实际的路径。
在输入文件路径时一定要注意以下几点:
1.确保路径正确无误,如果输入错误或指定的文件夹不存在,将出现错误;
2.盘符要大写;
3.路径的后面不要加上“\”,如“F:\备份\2006”不能写成“F:\备份\2006\”。
三、执行
  当前Excel文件编辑完成后,只要单击“保存”按钮,Excel都会提示是否备份。选择“是”将在指定的文件夹生成一个同名的备份文件,并保存当前文件。选择“否”则只保存当前文件而不做备份。

Excel录入时自动切换输入法
在Excel单元格中,经常遇到中英文交替输入的情况,如A列输入中文而B列却输入英文,这时就要在中英文输入法之间反复切换,这样非常麻烦而且严重影响录入效率。其实可以先打开中文输入法,选中需要输入中文的列,执行菜单“数据→有效性”,在“数据有效性”中切换到“输入法模式”标签分页,在“模式”下拉列表中选择“打开”,确定退出。接着选择需要输入英文的列,同样打开“输入法模式”标签分页,在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式)”,确定后退出即可。

Excel中粘贴时避免覆盖原有内容
在工作表中进行复制或移动操作时,粘贴的内容将自动覆盖工作表中的原有内容,怎样避免这一现象呢?首先选中要复制或移动的单元格,单击复制或剪切按钮,选中要粘贴的起始单元格,按下“Ctrl+Shift+ +”组合键,在弹出的“插入粘贴”对话框中选择活动单元格移动的方向,单击“确定”按钮就可以了。

将计算器搬到Excel中
在用Excel编辑文档时,有时需要计算一些数据的数值(加减乘除都可能要用到),这时都是点击“开始”→“程序”→“附件”再点击计算器,如果每次都这样操作的话就很麻烦。其实我们可以将计算器搬到Excel中,直接添加在Excel的工具栏上。具体操作方法如下:
首先打开Excel,点击视图菜单的“工具(T)”,然后点击“自定义(C)”,再点击自定义(C)窗口中的命令选项栏。 在类别列表中,点击“工具”,在命令(D)列表中,点击自定义(旁边有个灰色计算器图标)。将所选的命令从命令列表中拖至工具栏中(当你看到鼠标指针旁出现一个加号(+)时,松开鼠标即可)。点击关闭,退出Excel。现在重新打开Excel,点击刚刚添加的按钮,在Excel中就出现了计算器。

Excel 圈注表格中的无效数据
数据输入完毕后,为了保证数据的真实性,快速找到表格中的无效数据,我们可以借用Excel中的数据有效性和公式审核来实现。
选中某列(如B列),单击“数据”菜单中的“有效性”命令,弹出“数据有效性”对话框,切换到“设置”选项卡,输入符合条件的数据必须满足的条件范围(如“=and (B1>=60,B1隐藏表格中的出错信息。
大家经常会发现表格在处理完数据后出现一些类似“#DIV/0!”、“#NAME?”、“#VALUE!”等出错信息,既不方便打印又影响了表格的整体美观,在数据量比较大的时候手工删除显然是不现实的。
解决方法是:
打印时,打开“页面设置”对话框,切换到“工作表”选项卡,将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或“-”就好了。
计算时,可使用通用公式“=IF(ISERROR(公式),"",公式)”,也能使运算过程中出错单元格填充为指定的字符或空白。

用多窗口修改编辑Excel文档
如果要比较、修改Excel中不同单元格间的数据,而单元格又相距较远的话,来回拖动鼠标很是麻烦。我们可以用多窗口来进行比较,依次单击“窗口→拆分”,Excel便自动拆分成四个窗口,每个窗口都是一个独立的编辑区域,我们在浏览一个窗口的时候,不影响另外一个窗口。在Word中对长文档的修改比较繁琐,也可以用这种方法将窗口进行拆分。要取消多窗口,双击分隔线或者依次单击“窗口→取消拆分”即可。

快速切换Excel工作表
如果一个Excel工作簿中有大量的工作表,要是一个一个去切换查找很麻烦。其实可以在工作表标签左侧的任意一个按钮上右击,在弹出的工作表下拉列表中选中需要切换的工作表即可快速切换到该工作表。另外也可以按下“Ctrl+PageDown”组合键从前往后快速按顺序在各个工作表之间切换,按下“Ctrl+PageUP”组合键可从后往前依次快速地在各个工作表之间切换,这样也能快捷地切换到需要的工作表。

不让Excel单元格中的零值显示
如果你在Excel中使用某些函数统计出该单元格的值为零值,它会显示出一个数字“0”,这看上去很不爽,打印出来也会包含这个“0”。怎样才能不让它显示呢?下面以求和函数Sum为例来看看如何不显示零值。
例如,在某工作表中对A2到E2单元格进行求和,其结果填写在F2中,由于结果可能包含0,因此,为让0不显示则在F2单元格中输入计算公式:“=IF(ISNUMBER(A2:E2),SUM(A2:E2),””)”,这样,一旦求出的和为0则不显示出来;还可以这样写公式:“=IF(SUM(A2:E2)=0,””,SUM(A2:E2)”,即如果对A2到E2求和结果为0就不显示,否则显示其结果。

Excel中巧选择多个单元格区域
在编辑工作表时,如果要选择不相邻的多个单元格或单元格区域,大家通常采用的方法是:选择第一个单元格或单元格区域,然后在按住Ctrl键的同时选择其他单元格或区域。其实,除此之外,Excel还提供了另外一种选择多个单元格区域的方法,笔者感觉更为顺手,该方法是:选择第一个单元格或单元格区域,然后按“Shift+F8”键,并拖动鼠标选中其他不相邻的单元格或区域将它添加到选定区域中。要停止向选定区域中添加单元格或区域,请再次按“Shift+F8”键。

快速删除英文单词
在几乎所有的文字处理软件中,要删除插入点前的英文单词,可以按住Ctrl键,再按下Backspace键。如果要删除插入点后的单词,可以按住Ctrl键,再按下Delete键。该种删除方法,对中文中的词组同样有效。

重复记录巧删除
当Excel工作表中有重复记录时,可以利用“高级筛选”功能删除重复记录,具体操作是:选中Excel工作表中的所有记录,在“数据”菜单中,指向“筛选”,单击“高级筛选”命令;单击“将筛选结果复制到其他位置”,然后在“复制到”框中,输入单元格引用;选中“选择不重复的记录”复选框,单击“确定”按钮。

Excel快速互换两列
在用Excel进行数据处理时,有时候需要将两列数据整体进行交换,通常的办法是在其中一列之前插入一空白列,然后把另一列复制或剪切到空白列,最后把那列删除掉。或者是选中一列后进行剪切,然后再选中另一列后右击选择“插入已剪切的单元格”也能达到目的,但都比较麻烦,可以这样来简化操作:先单击选中一列,移动鼠标到列中第一个单元格的上端横线上,当光标变成“+”字箭头状,按住Shift键不放,直接拖到另一列前(后)面就可以了。该方法对同一工作表中,不管是相邻的还是不相邻的两列都适用。

快速选中包含数据的所有单元格
在Excel中,我们都知道按下“Ctrl+A”组合键或单击全选按钮可选中整个工作表,拖动鼠标也可以选择工作表的某个区域,但在进行报表或者数据处理时,可能只需要选中所有包含数据内容的单元格区域,那该怎么操作呢?可以这样来操作:首先选中一个包含数据的单元格,按下“Ctrl+Shift+*”组合键,即可把所有包含数据的单元格选中。选定的区域是根据选定的单元格向四周辐射所涉及到的所有数据单元格的最大区域。
office2007版本中Excel快捷功能探索

Excel中照相机的快照快编辑同步功能

在Excel中,如果需要在一个页面中同步反映另外一个页面的内容,可使用“照相机”,只需把希望反映出来的那部分内容“照”下来,然后把“照片”粘贴到其他的页面即可。
使用“照相机”插入的是一幅同步自动更新的图像文件,数据和格式会同步更新。同时可以使用“图片”工具栏对这个照片进行编辑。而且这个既然是图片,除了Excel,当然也可以贴在Word、PPT、或者Windows附件中自带的画图工具中,当然也可以在PhotoShop之类的软件中进行编辑。

为"照相机"工具确定快捷位置

视图-工具栏-自定义
命令选项卡
左侧选工具
右侧找到"照相机"
把它拖到工具栏的一个合适位置

在Excel2007中,Excel选项/自定义/命令/不在功能区中的命令
在左侧找到"照相机"
把它添加到自定义工具栏

在Excel工作表中,
照相三步曲;
1、用鼠标拖动选中要"拍照"的区域;
2、点自定义工具栏中的照相机按钮;
3、到目标位置拖出一个区域,即完成拍照。

照相机的作用
将数据转为图片并同步数据的作用,便于排版。
如调整"照片源"中的各种格式,粘贴表中的内容会同步发生变化,而且因为插入的的确是一幅自动更新的图像文件,所以,"图片"工具栏对这个照片也是有效的,照片还可以自由的旋转、放缩、拖移。

也可以利用现有的菜单栏完成拍照功能:
选定表格区域,按住SHIFT键,鼠标左键点"编辑"菜单的"复制图片",放开SHIFT键,点"确定".
单击目标单元格,按住SHIFT键,鼠标左键点"编辑"菜单的"粘贴图片".

注:
照相机得到的图片会根据原数据的改变而改变.
用菜单复制得到的图片不会根据原数据的改变而改变.


Excel 和 Word 表格中的行列互换(表格转置)

Excel表中的行列互换
   1、选择并复制带有数据的单元格;
   2、在另一空白工作表或者另选择一处,右击并执行“选择性粘贴”命令;
3、在弹出的对话框中勾选“转置”复选框后点击确定。

Word 表格的行列转换
   在Word中,如需将表格的行与列进行交换(也称为表格转置),但Word本身未提供现成的转置功能,可直接借助Excel来转置Word表格。其方法很简单,就是先复制Word中的表格粘贴到Excel表中,再按Excel表中的行列互换方法执行。



复制保留源列宽的Excel表格
在Excel中,如要使复制的表格宽度不变。可在复制后选择“选择性粘贴”,选择 "保留源列宽",所粘过来的表格即照样保持原来的列宽。

在Excel2007中,如要使复制的表格宽度不变。可在复制后选择“选择性粘贴”,选择"所有使用源主题的单元",所粘过来的表格即照样保持原来的列宽。


按F4键在相对引用、绝对引用和混合引用间快速切换
在相对引用、绝对引用和混合引用间快速切换 在Excel进行公式设计时,会根据需要在公式中使用不同的单元格引用方式,
这时你可以用如下方法来快速切换单元格引用方式:选中包含公式的单元格,在编辑栏中选择要更改的引用,
按F4键可在在相对引用、绝对引用和混合引用间快速切换。例如选中“A1”引用,反复按F4键时,就会在$A$1、A$1、$A1、A1之间切换。


用鼠标快速双击两下小黑十字可快速复制公式内容
当我们在Excel工作表中修改某个单元格中的公式后,如果要将同列的其余单元格中的公式进行复制时,
大多数情况下都是利用拖动填充柄的方式来进行公式复制。现在你试试在单元格右下角的小黑十字上用鼠标快速点击两下,
所列同列单元格中的所有的公式就全部复制好了。


隐藏单元格中的所有值
有时候,我们需要将单元格中所有值隐藏起来,其操作方法如下:
选择需要隐藏值的单元格
右键/设置单元格格式/数字/自定义
类型/删除“G/通用格式”
输入三个分号“;;;”,确定。
如要还原显示,相同操作至类型时选择“G/通用格式”。
隐藏值的单元格不显示数字和文字,
但鼠标点击隐藏值的单元格编辑栏可显示值与公式。
时间函数与时间宏的录制

当前实时走动日期设置
当前日期设置函数“=TODAY()”。此为实时走动时间。
如果要加上星期,则右键/设置单元格格式/数字/日期,在类型栏中选择带星期的日期即可。


Excel中快速插入日期与时间(非实时走动时间)
在用Excel进行报表处理时,经常需要在表格的前端或者末尾输入当天的日期与时间。若用数字输入则比较繁琐,可用快捷键输入。具体操作办法为:
输入日期——选中需要输入日期的单元格,同时按下“Ctrl+;”组合键即可。
输入时间——若要输入系统时间,同时按下“Ctrl+Shift+;”组合键即可。


录制时间宏
1、工具/宏/录制新宏/出现对话框;
2、输入新宏名称:插入日期,定义快捷方式;
3、保存在个人宏工作簿中,添加说明,确定;
4、在选中的单元格中输入“=NOW()”,按Enter键;
5、单击已输入“=NOW()”单元格,右键单格格式;
6、数字/分类/自定义/类型
7、选择“yyyy-m-d h.mm AM/PM",确定。
8、设置选择单元格为最合适的列宽(格式/列/最合适列宽)。

插入时间宏
1、工具/宏/宏(M)/弹出对话框;
2、在宏名选项中选择“插入时间”宏,执行;
3、本人定义本宏的快捷键为“Ctri+Shift+q",同时按下快捷键即可插入时间宏。

日期与时间函式库
checkdate --- 有效的日期/時間
date --- 將本地的時間/日期格式化
getdate --- 取得日期/時間資訊
gettimeofday --- 取得目前的時間
gmdate --- 取得目前的時間
gmmktime --- 取得UNIX時間戳記的格林威治時間
gmstrftime --- 按照場所設定將格林威治時間/日期格式化
localtime --- 取得當地時間
microtime --- 傳回目前UNIX時間戳記的百萬分之一秒
mktime --- 取得日期的UNIX時間戳記
time --- 傳回目前UNIX時間戳記
strtotime --- 剖析任何英文的日期時間成為UNIX時間戳記

日期时间与星期格式设置
1、选中单元格,右键/设置单元格格式/选中“日期”
2、选定“星期二”/自定义/在“类型”条出现代表星期格式“aaaa”,记住aaaa
3、再选中单元格,右键/设置单元格格式/选中“日期”
4、选择一个日期格式如“1997-3-4”/自定义,类型中出现“yyyy-m-d”
5、在类型中“yyyy-m-d”后加代表星期的“aaaa”
6、在这个选中的单元格中插入/函数/TODAY()下拉列表框的制作方法——使用数据有效性设置下拉列表框

  本页——使用数据有效性设置下拉列表框
  下一页——使用控件设置下拉列表框

  制作下拉表框有两种方法:
  一是使用数据有效性设置下拉列表框,其制作方法有两种。
  二是使用开发工具中的窗体控件制作下拉列表框,其制作方法也有两种。
  为了能使介绍一目了然,这里全部采用图片加文字说明介绍本人常用的四种制作方法。考虑到制作一个页面过长,故分为两个页面。

一、使用数据有效性设置简单的下拉列表框

假定我们要下表中设置“男/女”复选

其操作程序如下:

在Excel工作表中,将鼠标放在需设置列表内容的单元格(上表性别下),选择工具栏中的数据/数据的有效性,出现如下对话框:

按此设置,点确定即可。

鼠标离开此单元格无任何异常显示,如鼠标放置在已设置列表的单元格上,就会出现一个下拉箭头,如下图:

鼠标对着下拉箭头,就会出现下拉菜单——男 女

选择男 女,鼠标离开单元格,箭头消失。采取向下拖的快速复制办法,即可将所设置的格式拖到所需的位置,然后再依次选择即可。


二、使用数据有效性设置调取数据库式数据的下拉列表框


原用文字介绍制作下拉表框的方法:

建立下拉列表框
1、视图/工具栏/窗体,选中组合框,鼠标变为十字形;
2、在工作表上点击,出现组合框;
3、右击复选框,点设置控件格式,弹出对话框;
4、点控制选项卡,设置【数据源区域】为$A$4:$A$10,
5、设置单元格链接为“$G$4”(下拉框位置),也可以鼠标点击选择此单元格;
6、确定;
7、点击下拉框,G4单元格即可显示相应的编号。

定制控制
1、复制第四行数据字段到A12
2、在A13单元格中输入"=INDIRECT(ADDRESS(INDIRECT("G4")+4,COLUMN(A5)))"
3、在B13单元格中输入"=INDIRECT(ADDRESS(INDIRECT("G4")+4,COLUMN(B5)))"
4、采用复制公式的办法将1月的公式复制到4月;
5、选择下拉列表框中的名单,即可显示相应数据。

选项按钮
1、视图/工具栏/窗体,选中选项按钮,鼠标变为十字形;
2、在工作表上点击,出现选项按钮;
3、右击选项按钮,点设置控件格式,弹出对话框;
4、点控制选项卡,单击单元格链接右按钮,回到工作表;
5、在工作表中输入控制链接到的单元如“$H$8”,也可以鼠标点击选择;
6、回车,再确定;
7、点击选项按钮,即可在数字1和2之间切换。
8、如果插入的是男女两个选项,则可选择男女。

用组合框制作的选项按钮
1、右击选项按钮,点设置控件格式
2、在对话框中设置数字源区域和单元格链接
3、将组合框放置在链接的单元格上即可

复选框
1、视图/工具栏/窗体,选中复选框,鼠标变为十字形;
2、在工作表上点击,出现复选框;
3、右击复选框,点设置控件格式,弹出对话框;
4、点控制选项卡,单击单元格链接右按钮,回到工作表;
5、在工作表中输入控制链接到的单元如“$H$8”,也可以鼠标点击选择;
6、回车,再确定;
7、点击复选框,即可在逻辑值TRUE和FALSE之间切换
8、逻辑值TRUE和FALSE切换,功能相当于做1与0按钮

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