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11个高效使用时间的小技巧,每天至少节省2小时


时间就像海绵里的水,就看你愿不愿意挤啦。

文/青溪,微信公众号:青溪的慢时光(ID:gh_4477834fba24)


对于每个人来说,每天的时间都是一样的24小时。有的人能够将这24小时充分的利用,有的人却觉得一天下来没有做成什么事情。


产生这种差距的原因之一,与每个人使用时间的效率和做事方式有关。时间就像海绵里的水,只要愿意挤总还是会有的。而今天分享的11个高效使用时间的小技巧,恰好能帮你挤出不少时间。


#个人做事技巧#


技巧1:建立多任务操作系统


多任务操作系统,是指多个任务同时处理,可以分为并行和串行两种方式。


  • 方式1:并行处理两个任务


虽然俗话说,一心不能二用。我们也常常说,做事要专注。但是做不同的事情有不同的特点。对于需要高强度脑力和思考的任务,我们依然需要专注。但是对于一些简单机械的任务,则可以和非机械的、对脑力思考要求略低的任务,一起搭配处理。


比如:


跑步时,听有声读物;练keep健身课程时,看剧;看剧时,浏览Pinterest搜集文章图片;洗漱洗衣服时,听电子书。


以上都是我实践过的并行处理例子,这样做的妙处是,用一份时间做两份事情,节省大片时间。


  • 方式2:串行处理多个任务


核心是将自己的时间拆分成一个个时间片,比如25分钟或1小时,每个时间片只处理一个任务。


处理过程如下:


第一个时间片,处理A任务,时间用完后,无论A是否完成都挂起;第二个时间片,开始处理B任务;把任务队列中的所有任务都处理了一部分之后,再回到A任务开始处理。


循环往复的过程中,有些任务完成了则移出队列;有些任务尚未完成,可能还有新任务加入到任务队列中,仍然用上述的串行法依次处理。


这种方式,适合时间紧任务太多的场景使用。循环处理的过程,需要在不同任务之间切换,对人的思维切换能力要求颇高,也更消耗人的精力。


技巧2:及时套路化流程化


我们生活学习和工作中,面临的任务大多数是重复性的,可以分解为第一步、第二步、第三步。


对于这类重复性的工作,我们如何加快执行速度呢?


先做完一次;

马上总结、整理成套路,即操作指南和流程;

进一步的实践,完善套路。直到把这类重复性的任务,变成不需要太多思考就能做好的事情。


以做读书笔记的思维导图为例,我的套路是:


在读完一本书之后做导图或边读边做导图(根据对这本书的熟悉程度、内容的深浅程度来定);

先将这本书的目录结构,录入到思维导图。总览这个结构,如果有必要,可以按照我的理解做调整;

按照目录结构,依次快速浏览书中内容,将主要观点、论据等重要内容记录到思维导图中,直到整本书翻完;

再次总览整个思维导图,如果有必要,按照我的理解做调整;

将思维导图,按照知识点,拆分到印象笔记;

将思维导图的文字版、源文件版存档在印象笔记。


技巧3:快速做决策


常常听到有人自诩为“选择困难症”,他们在做决策时常常优柔寡断、左右为难,既浪费时间,也可能导致事情被耽误。


为了快速的做出决策,我们可以针对2种类型,分别来寻找应对措施。


  • 第一类:可以委托给他人做的决定


建议移交决定权,请比你专业的人来帮你做决策。比如,你想买台电脑,但对数码产品一脸懵逼,可以请懂行的男生朋友帮忙。


  • 第二类:只能由你自己做的决定


我们害怕做决定,常常是担心自己选错,或者自己对这个决策背后的信息不了解导致的心虚。面对这种情况可以从这几个方面改善:


信息对称,做这个决策背后需要了解哪些信息?可以找更专业的人士请教;

再由自己对比优劣势,结合自身情况来考虑哪种选择更合适;

心态上,对自己的选择不要有恐惧和后悔;

时间上,给自己制定最后的决策时间,避免在这件事情上耗费太久。


技巧4:高效的解决问题


我们的工作,常常是为了解决一个个的问题,甚至有时候面对突发的问题会更加棘手。


如何高效的解决问题,避免不必要的争执和时间浪费呢?这里提供7个建议的步骤:


清晰的界定问题,明确问题到底是什么;

找出所有可能的原因;

找出所有可能的解决方案,分析它们的优劣势;

做决定,选择一个最好最可行的方案,并能说出为什么这个方案最好,相比其他方案的优势是什么;

准备一个备用方案,预留退路;了解可能出现的最坏结果;

布置和执行具体任务。


#善用工具#


技巧5:优化设备和软件


工欲善其事必先利其器,如今我们的很多事情需要依赖电脑、手机完成,设备和软件的效率极大的影响了我们做事的效率。


我用的电脑,是2014年入手的一台低配版的MacBook Pro。记得刚买一年左右的时候,有朋友说“你的Mac怎么有点卡,还没我的thinkpad快”,我一直不以为意,以为是配置低导致的,也肉痛不舍得换新的。这台电脑用到今年年初的时候,卡顿到我想摔电脑,有时候打着字都能无缘无故卡几分钟,更别说日常开机、开软件的速度了。


直到前几个月,我给电脑换了个固态硬盘,速度简直飞起。深深体会到,好的设备能节约不少时间。


技巧6:整理资料和生活用品


有句话我非常认同——你不整理杂乱,就会被杂乱整理。我们可以回想一下,自己有多少时间花在了寻找资料、寻找物品上?


以设计师的工作为例,我们常常需要一些设计案例来积累灵感、需要用到各种各样的设计素材。如果每次设计之前,都要花1-2个小时的时间从0开始搜集,这无疑会让我们的工作效率非常低下。


但是,如果我们日常就养成搜集整理设计案例和素材的习惯,在以后的工作中,能减轻很多前期的工作、节省时间。


#与外界相处#


技巧7:学会说“不”,不做老好人


你是否意识到,自己的时间常常被人“偷走”,他们可能是新手、爱聊闲话的人、满腹牢骚的人、博古通今的人。面对这几类人,你可能不敢说“不”,担心这样会不够友善、让别人对你产生不好的印象。


但是如果任由他们占用你的时间,留给你的时间就会更加有限。所以,我们有必要掌握说“不”的方法,具体如下:


给出一个正面的第一反应,但不能说“好”。比如,谢谢你问到我、这听起来很有趣等等;

巧妙应答,避免直接说“但是”。比如“虽然我很想帮忙…,但我不得不拒绝,因为我现在要集中精力做…”。


对于前面提到的4类人,也有几个建议的处理方式:


A.新手

对他们说:我建议你先自己想出几个方案,然后再来找我交流

B.爱聊闲话的人

忽略他们,不给他们期待的开口机会

C.牢骚满腹的人

对他们说:我很理解你说的,但我现在不能与你讨论这件事,因为我必须要完成手上的工作

D.博古通今的人

礼貌而坚定的说:真的吗?哎呀,对不起,我得走了。回头见。


技巧8:避免不速之客


在工作环境中,我们常常遇到临时来找你的同事,面对这种情况,我们的处理方式是:


询问何事,了解背景情况(最好快速起身、站着交谈);

评估这件事情能否快速讨论得出结论;

如果可以快速聊完,则几分钟搞定后继续做自己的事情;

如果不能快速聊完且事情没有那么紧急,商量另外一个专门的时间来讨论此事。


当然,如果工作上每天都被同一个事情打断,可以约定一个专门的时间来处理这类事。比如,在我工作的小组,几乎每天都有设计方案需要评审,领导就约定了下午4点之后作为集中评审时间。这样就能避免在其他时间段,被评审的事情所干扰。


#绕不开的办公3环#


技巧9:有效率的电话


工作中进行电话沟通的好处是,直接、快速。但它也有缺点,一是接到电话的人工作节奏容易被打扰,二是沟通的内容没有存档。


所以,我们也需要总结一点电话沟通的小技巧。


A.批处理:提前计划要拨打的电话,集中批量处理;

B.适当搁置:在需要专注的时间段,可以拔掉电话线或将手机设为飞行模式;

C.拨打电话的“套路”

  • 确定对方最可能方便接电话的时间点;如果难以确定,可先发短信询问

  • 在拨打电话或发短信询问对方的时间之前,准备好一切计划沟通的内容。检查好内容清单放在手边,确保沟通过程中不会遗漏要点。

  • 通话前,将重要信息整理成电子文本;在通话中做必要的更新修改;通话结束后,马上通过电子邮件将备忘发给对方。

  • 如果对方没有接电话,则给对方发署名的短信,告知详细事由。同时,记录在待办清单中,防止自己遗忘这次沟通任务。


技巧10:解决电子邮件的5大问题


使用电子邮件,通常存在5个问题,下面对他们分别提供解决建议。


问题1:容易分散注意力

建议:关闭新邮件到达提醒功能


问题2:抄送和密送分不清

建议:给那些没有必要抄送邮件给你的人,发一封邮件,询问你是否真的有必要参加


问题3:连锁邮件,无休止的没人结束对话

建议:成为结束对话的人,请大家停止这样的邮件对话


问题4:垃圾邮件

建议:开启垃圾邮件过滤功能


问题5:用邮件替代口头交流

建议:通过电话或当面口头沟通的方式,达成一致意见后,将电子邮件作为存档的后背手段。


技巧11:有价值的高效的开会


自从我记录自己每天的时间后,发现一个问题:如果一天有2个会议,每个会议超过1小时,就意味着今天的重要任务完成度不会太高。如果有必要,我需要加班完成,以弥补会议占用的时间。


相信不仅仅是我,大多数职场人都不喜欢被会议占据太多时间。更何况一次会议,牵扯到的人数通常比较多,所以作为会议的组织者,非常有必要做到“高效会议”,既节省别人的时间也节省自己的时间。


下面提供几个高效会议的建议:


A.组织会议前,确认会议是否有必要召开?

B.会前准备

  • 细化会议目标、会议的讨论事项、需要达成的结果

  • 预估会议的时间

C.会议开展

  • 按时开始,尽量按时甚至提前结束

  • 按照议题,先讨论重要的事项,并得出结论;如果当场不能做出决定的议题,暂时放在一边进入下一个议题

  • 对于滔滔不绝的人,提醒他们简明扼要,但要注意方法

  • 结束前,回顾会议中的结论,简要说明后续具体执行事宜

  • 会议中最好有人记录会议纪要

D.会议后,发送会议纪要给与会人、抄送给相关责任人和领导


以上从个人做事技巧、善用工具、与外界相处、绕不开的办公3环这4个维度,分别介绍了11个高效使用时间的技巧。在我看来,这些技巧非常实用,至少能为你每天节省2个小时,推荐你试一试。




青溪,6年知识管理践行者,

自律星人,持续200多天做有仪式感早餐。

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