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这个问题,正在谋杀你的工作效率

阅0转02017-12-04

  回想一下,以下情况是不是你的工作常态?
电脑屏幕上同时打开数个网站页面、Word、Excel、PPT开了十几个;
写一会报告,刷一下网页,查一下资料,收一下邮件,回应一下客户;
更常见的,是一边开着微信客户端聊天,一边工作......
我想,如今的职场中绝大所数人,都有这些习惯。因为任务的繁多,让我们越来越追求“高效”,于是我们总是在同时处理这多件事,以求提高自己的工作效率。
殊不知,这种所谓的“高效”,正在慢慢谋杀你的效率。
多任务的危害到底有多严重?
1你永远都没有办法,获得真正的“专注”
明尼苏达大学教授Sophie Leroy,曾提出了一个概念,叫做注意力残留(Attention residue)。
这是指,当你从一项未完成的任务A,切换到任务B时,由于A还没有做完,你的大脑中会有一部分资源,仍然在对A进行处理和运算,你会抑制不住地回想到任务A,从而抑制你对于任务B的投入。
这部分仍然在处理任务A的资源,就叫做注意力残留。它让你没有办法达到真正的专注,长期进行着多任务工作,你的效率只会越来越低。
举个最简单的例子:
你可以尝试着一边听一段高考难度的英语听力,一边看30条微博。做完之后试着去回忆一下这两个内容。
然后你再试着单独去看30条微博和听5分钟的英语听力。
由此,对比一下你的理解效率,你就会知道注意力残留所带来的影响了。
职场中更是如此,尤其是若你同时在处理多项复杂的任务时,你会发现你的工作效率会变得惊人的低下。
例如,在一项研究中,与依次先后完成多项任务的参与者相比,那些同时并行完成同样任务的参与者需要多花30%的时间,并且其失误增加了一倍。
其实,我们的大脑最适合的是,一次专心处理一项任务,当你同时在操作多件事情的时候,其实是在浪费生产力。
2你的深度思考能力正在被摧毁
一项调查显示,人们在每个网页平均停留的时间不到2分钟,大多数在2秒钟左右。
就比如现在,你在看文章的时候,是不是还在关心着你的微信消息、朋友圈回复?
不断切换网页、注意力分散已经成为我们的常态。静下心来,或者说屏气凝神个把小时早已成了奢侈的事。
在这种情况下,我们还能安静地思考多久?
职场中在多任务工作的环境下,我们需要关注的信息很多,因此往往只能停留在表面,很难做到深入思考。
作家Lachel就曾指出,当我们忙于多任务工作的时候,其实,在不知不觉之间,我们已经沦为了工作(或者说任务)的奴隶。
多任务工作,会分散我们对每项任务的精力分配。对于每个任务,我们会倾向于“做到”,而不是“做好”——因为没有时间。
而这样的后果,就是慢慢变得平庸。
我们该如何应对?
1利用“四象限法”,对所有工作进行排序
四象限法则,是时间管理理论的一个重要观念。
它是指应有重点地把主要的精力和时间,集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。
在人们的日常工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。在工作中分清轻重缓急,最好用也是最常用的方法是四象限时间管理法。
如上图所示,我们可以把一天要做的事情全部写到一张纸上,然后按照轻重缓急分类,分成A,B,C,D四类。
A类:重要且紧迫的事情,比如你的各学科的期末考试内容复习,你明天要交的报告等。
B类:重要但不紧迫的事情,比如:学习一门外语,提升自己的人际关系,提高自己的演讲能力等。
C类:不重要但紧迫的事情。比如:突然接到电话,来了临时访客,出现紧急情况等。
D类:不重要不紧迫的事情。比如:读一本小说,看看报纸。
这个方法其实很常见,精读的读友想必都不陌生,所以就不在此赘述。有兴趣的读友请点击阅读4象限法,教你合理分配自己的时间
需要注意的是,用好四象限时间管理法的前提是,你得清晰地知道自己的目标,并能够做出取舍和排序,否则,一样难以分清轻重缓急。
2用“心流”击破难度大的任务
心流,是指人们沉浸在当下着手的某件事情或某个目标中时,全神贯注、全情投入并享受其中而体验到的一种精神状态。
比如,在我们工作、玩游戏、跑步的时候,你可能都有过这样的经验:
因为太过沉浸于当前,而忘记了吃饭,忘记了时间的流逝,甚至感觉不到自己的存在,也就是说进入了“忘我”的状态。
这时候,你其实就是进入了“心流”。处于心流状态时,也是一个人的工作效率所能达到的最高境界。当你想在工作中找到这种状态时,建议你从以下2个方法入手。
①屏蔽干扰
一边工作,一边聊天、刷朋友圈,毫无疑问是不可能进入心流的。
因此,你首先要做的就是,切断一切外界干扰源,比如,关掉将手机切换到勿扰模式,暂时屏蔽一切外界联系。
②番茄工作法
在工作时,不妨定个番茄钟来保证效率。在限定时间内集中于一项工作,从而培养专注力。比如把一天的日程表划分成每25分钟或30分钟一小份,在固定的时间段内只专注于某一项工作。
3将琐事集中在同一个时间段处理
工作中,每天都不可避免的会有一些琐事需要处理,但若是工作时间不断被琐事干扰,你就会变成“大事完不成,小事做不完”的境况。
因此,我们需要学会处理好这些琐事。建议将琐事安排在一个固定的时间段内,专门进行处理。
当你学会把琐事进行集中处理,你就会很快发现,你有更多的精力集中应付那些复杂而困难的工作。你的效率也就会自然而然地得到提高。
总结
在如今,能同时处理多项任务通常被视为一种“英雄行为”,也被视为职场人理所应当的具备的能力。
比如,很多公司招聘时,都会明确要求应聘人能同时协调多项任务工作、同时处理大量事务。
殊不知,正是这看似高效的“多任务工作”,正在慢慢地蚕食我们的工作效率。而职场中能深思熟虑、富于创造性的专业人士,正面临着不断减少的危险。
作者:小王子,精读主创,不听乱世耳语,只看想要之景。
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