读了一本好书，看的时候感觉醍醐灌顶，几天之后却什么都想不起来了。
收藏了很多干货文章，第二次想看的时候却再也找不到了。
以前写过的PPT和报告，需要复用的时候，找不到又要重新写。
面对知识和资料，我们经常都有过记不住、找不到、没存档的经历。每次发生时痛苦不堪，事后又好了伤疤忘了疼，不断反复，始终处于瞎忙，重复造轮子的状态。
同样的问题，晚清半圣曾国藩也碰到过，在他中了进士留京之后，想要整理一套《曾氏家训》，想从经、史、子、集里选择一些精华，融合自己的想法提炼写成家训。然而在写的过程中，他却很苦恼，在给家人的信中写到：“割裂零碎，毫无线索。”
原本觉得自己才高八斗，可以信手拈来的事情，结果现实狠狠的打击了他，知识未成体系，自然无法融合输出。然而在觉察到自己的问题之后，他很快找到解决的方法。
曾国藩在给弟弟的家书中写到：“余自十月初一立志自新以来，虽懒惰如故，而每日楷书写日记，每日读史十页，每日记《茶余偶谈》一则，此三事未尝一日间断。”
从中可以看到，他每天要做的就是三件事：写日记，读书，记笔记。这其实就是一个完整的知识管理的过程。
写日记：记录每天的工作和生活，是客观的记录，这些记录可以提供观察自身的机会，通过日记反思自己的言行举止，记录自己的成长。
读书：每天做到定量的输入，保证自己不断学习新知识。
做笔记：记录自己读书心得、与朋友闲聊产生的灵感等。
这三件事，他遵循每天坚持，实时记录的准则，不断加深自己的知识底蕴，同时他还建立了一套输出系统：把自己识人用人新的写成《冰鉴》，把如何做人做事写成《挺经》，把日常思考写成家书。曾国藩通过一套完整的知识笔记系统，完成了从普通人到半圣的蜕变。
曾国藩
我们可以看到他的知识管理包含了的知识输入、储存、知识融合和输出。那么普通人如何搭建自己的知识笔记系统，更好的自我管理呢？下面就通过三个方面来讲解。
构建笔记系统有什么好处？
如何搭建自己的知识笔记系统？
如何使用笔记系统，完善知识体系，提高工作效率。
01 构建笔记系统有什么好处
1.笔记可以加强记忆
我们经常说：“好记性比如烂笔头”。美国心理学家巴纳特为此做了一个实验，来研究笔记做与不做对学习的影响。
实验中，心理学家找来大学生，让工作人员把一篇1800个单词构成的文章，以每分钟120个的速度读给他们听。大学生被分为三组，每组用不同的方式学习：A组需要一边听课一边记笔记；B组学习时，工作人员为他们提供了要点笔记，他们可以听课的时候看笔记；C组什么都不做，就是单纯的听课。
学习后，所有学生进行记忆测试，结果表明A组（做笔记）的学生成绩最好，B组（边听边看笔记）的学生排第二，C组（什么都不做）的学生最差。
心理学家分析主要因为是：通过做笔记，协同了视觉、听觉两个大脑的区域进行信息传递，加深信息的联系，记忆效果就更强。
同样的，哈佛大学自主学习机构表明：“做笔记有助于提高人们不同想法之间的链接处理机制。”
由此可见做笔记是提高记忆的有效方式。
笔记加强记忆
2.笔记可以储存知识，建立知识体系
经常听到有人抱怨写作没东西可写，这让我想起一个故事。
有一学生问季羡林，“做学问可有捷径？我的论文实在憋不出来了。”
季羡林呵呵笑了：“论文岂是憋出来的？”然后说了一句，“水喝多了，尿自然就有了。”
话糙理不糙，很精辟，不论写作、思考都需要你肚子里有“货”。那没“货”怎么办？自然就是平时多注意囤“货”。
工作生活中，经常有碰到各种信息、故事、感悟、灵感等，这些素材都需要及时记录，储存到笔记系统中。一方面可以保存这些素材，任何时候要用到都可以找到，另一方面，你在记录的时候，大脑会进行知识的整理，比如某个领域的素材记录多了，你会发现对这个领域的理解也越来越深刻，如果对这些笔记信息加以整理，就可以梳理这个领域体系化的知识。
3.笔记可以提高工作效率
在工作中，经常需要写工作总结，职场新人刚开始写，可能因为不会写需要来回修改几次，最终才得到老板和同事的认可。总结报告是一件经常做的事情，那么一份得到认可的总结内容是否可以保存到笔记系统，当下次需要写的时候，直接复制这个内容，在上面修改内容即可。
这就是模板思维，很多工作都是有模板的，比如开会、做一场活动、写报告、写邮件等。当你的工作经验形成模板，可以不断复用的时候，你就不用每次在工作上重新造轮子，这样效率就能得到极大的提高。
在企业管理中，模板思维有另一个专业名词叫做SOP（Standard Operation Procedure），中文名是标准工作流程。当你的工作都形成SOP并记录在笔记系统的时候，每次碰到类似的工作，找到这个SOP就可以马上执行。
小结：构建个人的笔记系统，是进行知识管理的最好方式。通过把你大脑中看不到的知识，用笔记的方式，数字化的呈现出来，然后对知识进行转化、吸收、融合升级，提高知识的使用效率，最终达到自我管理和成长。
笔记系统
02 如何搭建自己的笔记系统
搭建笔记系统，一共有3个步骤，分别是：笔记工具的选择、建立笔记分类和思维导图、分类编码和命名。
第一步：笔记工具的选择
目前国内外有很多笔记软件，像印象笔记、有道云笔记、onenote、为知笔记等很多的笔记软件，新人面对这么多软件可能会无从下手，这里提供3个选择的标准，作为参考。
1.随时随地记录：很多信息和灵感都是临时出现的，比如跟朋友聊天时，独自看书时，做地铁时都有可能，这些信息如果不及时去记录，就会很快被遗忘。因此我们需要一个能够随时随地，多方式（语音、拍照、文字）记录的笔记系统。
2.跨平台同步：现在的硬件升级非常快，手机可能2-3年就要换一台。家里和公司用的是不同的电脑，甚至不同的操作系统。这时候软件的跨平台跨设备使用就非常重要。
3.多级分类结构：一般建议分类功能需要支持3级以上，因为分类太少容不下太大的知识结构，比如你存放读书笔记的资料，书名是一层，第二次是书的章节，第三层是书的章节笔记。这里就至少需要三层。
基于这三个标准，印象笔记和有道云笔记都满足，具体选择哪个就看个人喜好。
第二步：建立笔记的分类
1.什么是分类
分类的类型哲学家约翰·杜威说：“分类就是知识本身。”
如果一个不具备分类能力的人，那么他的知识就是这样的（下图左），而一个懂得分类的人，我们能看到他的知识结构是这样的（下图右）。
分类不仅仅是归类，它更是逻辑的梳理。举一个例子，我们都玩过一个玩具叫做乐高。乐高有很多的零件，大的小的、长的短的各种形状都有。假设我们的每一个知识就是一个乐高零件。没有分类过的零件，就是散乱的到处堆放，是没有用的玩具。很多人会做到第二步，就是把乐高零件进行分类整理，比如按照颜色区分，按照大小区分。
而真正的归类，是把零件组合起来，组装成一个可以使用的玩具，当我们需要用的时候，直接拿来就可以玩。知识的归类也是如此，没有逻辑、没有结构的知识点，无法马上使用。
笔记整理的核心竞争力不是拥有了块状的分类碎片，而是获得了一个完整的整体。而要想拥有整体的知识，我们需要将碎片化笔记分类，重新组合，形成体系。
2.分类的原则
巴巴拉·明托在《金字塔原理》中提出的一个很重要的原则，叫做MECE原则，意思是“相互独立，完全穷尽”。通过这个原则，可以做到不重叠、不遗漏的分类。
相互独立意味着问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重叠的，完全穷尽则意味着全面、周密。
举例来说，如果你对书进行分类，按照自己的喜好进行，分为喜好的和不喜欢的，或者按照时间分类，分为今年、去年、前年等，那么这本书到底放在哪个分类下，你的这个分类适合所有书籍吗？分类的维度多而且不统一，就会导致不知道把东西放哪里，或者放了一个地方就找不到了。
在这里我们可以借鉴很多成熟的模型，比如做战略分析，就用做竞争分析就用波特五力模型，时间管理就用四象限法则等。这些成熟的模型基本都符合MECE原则。那么对于个人笔记系统，可以分类工作、学习、生活、兴趣爱好，每个人也可以按照MECE原则设计自己的分类。
3.用思维导图画出笔记的分类
当你了解了分类和它的原则之后，就是搭建笔记系统的实操阶段。笔记系统分类的设计，就像管理一个图书馆，你需要清楚的知道一共有多少本书，这些书是哪个学科的，放在哪里。
这个设计的过程可以通过思维导图软件来完成，思维导图可以方便的调整分类的结构和顺序，帮你建立清晰的分类结构大图。
分类
第三步：笔记分类的编码和命名
当我们定了分类，下一步就是开始内容的填充，这时候又面临了一个新的问题，就是如何给目录结构起名。很多人的电脑文件夹也是随意起名，缺乏明确的命名规则，导致每次查找总是大海捞针，把自己急的搔首挠耳。
在这里推荐使用，杜威十进制编码系统（简称DDC）。它是广为全球各地图书馆使用的分类法，被全球超过135个国家的图书馆使用，在美国，有95%的公共图书馆及学校图书馆使用它。
举例来说，一级目录就是100-工作，200-学习，300-生活，400-兴趣爱好，二级目录我们拿工作来细分，可以是110-工作日志，120-工作项目，130-工作复盘，三级目录可以是111-1月份日志，111-2月份日志。
03、如何整理运用你的笔记系统
搭建好笔记系统后，最怕把它当做一个仓库使用，不断往里面塞东西，但不整理不使用，就跟收藏文章不看、下载资料不用一样，仅仅是用囤积来满足学习的感觉。这就背离了搭建笔记知识库的初衷。
这里我们用GTD的流程，帮助实现信息的流动和管理，让笔记系统高效的运转起来。《Getting Things Done》（中文名《搞定1：无压工作的艺术》）是一本时间管理的书籍，书中提出的对工作中任务的管理方式，同样适用于信息管理。运用GTD的思维在笔记系统可以分为三个核心步骤：笔记的储存、笔记信息的转化和吸收、笔记的删除。
第一步：笔记的储存
《Getting Things Done》中提到：你大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比。
当你的大脑想要记住太多信息的时候，精力都被消耗在记忆上，就导致没有太多精力做好重要的工作。因此及时把信息记录下来，储存在笔记系统上，释放大脑的内存，你就有能量思考这些信息如何处理。
因此我们需要一个收集和存储的“篮子”，所有信息第一时间都放到这个篮子里面。这个篮子里存放了你一天所有信息流，比如工作上要做的事情，看到一篇文章觉得需要好好学习先收藏放进来，一个突然冒出的好玩的想法等等。总之，把今天所有的事情，都放到这个篮子里面。
这样做的好处是：
不用担心忘记什么事情。
可以看到今天的信息量，相当于把你一天的事情数据化。
可以把注意力集中，更好的思考每个信息的处理。
笔记储存
第二步：笔记信息的转化和吸收
当我们完成第一步，把信息都放在一个篮子里面之后，下一步就需要处理这些信息，结合《Getting Things Done》和我自己实践的经验，总结出几个信息处理的原则。
信息的处理原理
今日必须完成：把当天需要马上处理的工作，列成清单，然后按照时间管理四象限区分重要紧急性，逐一去完成。完成之后，可以把这条信息转移到你的工作日志归档文件中，比如2020-3-8日工作日志。对于学习的事项也是一样的操作。
未来要做的事情：这些事情不是马上要做的，有的可能已经明确时间，则标记出日期；有的可能还没有想好什么时候做，那就放入“将来”目录中。
辅助或参考性资料：有些信息可能具有参考价值，需要你反复学习，或者用到时候再引用。这类资料可以放入“参考文献”目录中。
项目信息：有些事情不是今天一天完成，可能是一个长期项目。这类信息就需要转入项目专项目录中，在项目里面进一步整理信息的归处。
删除信息：收集的时候，什么都放进来，就难免出现一些一时冲动放进来的信息，这些信息没有什么价值，经过你二次分辨，就可以删除。
根据原则对信息做了分类之后，紧接着就是执行。对于工作的事项，我们在此不做赘述，这里更多的介绍知识类信息的执行处理方法。
著名作家大前研一曾经讲过，在日本麦肯锡公司，员工学习新知识时，阅读资料和消化资料所花费的时间比例是1:3。
由此可见，真正想要将知识转化为自己的知识，需要付出2倍于阅读的时间。
我们拿收藏进来的一篇文章举例，你可以把有用的案例、金句、观点拆到自己对应的素材库目录中。这对于写作尤为重要，平时不断积累论点论据故事，当你要写一篇文章需要用到这些故事的时候，就可以直接调用。
文章的转化相对简单，那么对于一本书的学习转化，相对复杂一些，可以分为摘录、观点、金句、案例、知识结构等。你需要用自己的话把作者将的逻辑和观点梳理出来，根据自己的理解，集合自己的知识重组输出。当你能够按照自己的逻辑清楚的表达出来，才代表你初步掌握，之后可能需要反复优化自己的输出，加深理解，最后做到理解。
GTD流程
第三步：删除信息
这里的删除不同于第二步中的删除，第二步的删除更多的是在储存的“篮子”目录中进行。而此时的删除是对整体的笔记系统。知识不断更新迭代，有些知识过时了，有些在自己能力成长后不用了，就像手机不断升级，过去的功能手机被淘汰一样。
这里我们借鉴日本杂物管理大师山下英子的《断舍离》的理念作为原则，简单来说，断代表不买、不收取不需要的东西，舍代表处理掉堆放在家里没用的东西，离代表舍弃对物质的迷恋，关注自己是否需要。
那么把这个理念应用到知识库管理中，就有如下3个原则。
断：已经收集却长时间都没有用到一次的笔记，或者过时的信息，可以删除了。
舍：删除自己不会用的知识，删除不能指导自己思想和行为的知识。
离：舍弃对知识的收和管执念，而是关注如何完善知识体系，让知识更好的运用。
在吸收和转化的过程中，会不断有新的笔记产生，因此，每周、每月都要定期的去检查，及时清理。
小结：笔记系统的管理是一个比较个性化的事情，因为每个人的知识体系和工作都不一样。因此我们可以结合自己的实际情况，找到最适合自己并容易坚持做下去的笔记管理方式。
04 总结
《学习之道》讲到一个概念，能力错觉：大多数人不断重复阅读笔记或课本，却很少有人在学习时进行自我测验或做提取练习，当课本摆在眼前，大脑会产生错觉，以为学习材料也同样存入了大脑，可这只是小和尚念经，没有真正学到。
也许你以为自己掌握了很多知识，当你尝试把他们写出来的时候，你会发现在自己的记忆中，只有一些模糊的概念，而无法真正的使用它们。建立笔记系统就是对你所有知识的一次提取练习，通过这个过程，对自己的知识体系进行查漏补缺。
笔记系统的建立，是把你大脑的精力，从繁琐无价值的记忆中解放出来，让大脑做更重要的事情——思考。用思考把知识体系完善，完成自我管理和成长。
