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Microsoft Office Excel全攻略

[ 2008-09-04 18:57:37 ] 作者：佚名 责任编辑：caijunjun

导 读

如果你单位有得心应手的工资软件，或者你甘心埋头苦干不惜汗水，那就省省吧，用不着往下看了。

 

Excel中填充柄的几种用法

大家知道在使用Excel输入数据的时候，经常要输入许多连续或不连续的数据，如学生的学号，货物的批号等等，如果采用手工输入的方法，将是一件非常麻烦而且容易出错的事情，如果我们使用　　Excel中“填充柄”的方法即可轻松快速输入许多连续或不连续的数据。

所谓“填充柄”就是在Excel中位于某区域上的一个小黑块，如果将鼠标指向它的时候，鼠标的形状变为黑十字。拖动“填充柄”可以将内容复制到相邻单元格中。下面以输入不连续学号和连续学号为例分别介绍使用“填充柄”拖拉填充的几种方法：

一、创建自定义填充序列后，输入第一个学号，再使用“填充柄”拖动（适用于大量、连续或不连续的数据）：如果经常输入大量的且不连续的数字及编号，如多个学年编号不同的学号等等，可以创建自定义序列，具体方法如下：

首先，请选择“工具/选项”菜单，在弹出的“选项”对话框中单击“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列（此处可以输入98001~98010、99001~99010等学号）元素开始输入新的序列。在键入每个元素后，按Enter键。整个序列输入完毕后，请单击“添加”按钮。

自定义序列中可以包含文字或带数字的文字。如果要创建只包含数字的自定义序列，如本文的“学号”等，则自定义序列后，在输入“学号”前还需要先选定足够的空单元格（一般选定某列即可），然后在“格式”菜单上，单击“单元格”命令，再单击“数字”选项卡，对选定的空单元格应用文本格式，最后在设置了格式的单元格中输入序列项。本例须在A2单元格中输入98001后，将鼠标移动到A2单元格的右下角（填充柄位置），可以看到光标变为一个黑色的十字，这时可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可。

使用该方法需注意的是：①必须首先自定义序列号；②必须将该列格式设置为文本格式（如序号中包含文字则不行，因为当输入含有文字的数据时Excel自动默认为文本格式）。

小技巧：先输入西文单引号“'”再输入学号：98001（适合于输入超过15位的数字，如输入新版本身份证号码等“数字”不参与计算的场合），这样输入的数字格式自动变为文本格式，可以直接使用“填充柄”拖动，这是一个非常简便的方法。

二、手工输入第一、第二两个相邻的“学号”再使用“填充柄”拖动（适用于连续数字）：如：首先在A2单元格中输入98001，在A3单元格中输入98002，然后用鼠标选中A1、A2后直接将鼠标移动到A3单元格的右下角（填充柄位置），当鼠标也变为一个黑十字，即可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可。

三、手工输入首位学号，直接使用“Ctrl+填充柄”组合拖动（适用于连续数字，推荐用此方法）：首先在A2输入首位学号98001，将鼠标移动到A2单元格的右下角（填充柄位置），当鼠标变为一个黑色的十字时，这时在按住Ctrl键（可以看到黑色的十字光标右上角还有一个小的黑色十字，再按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可。

Excel中用自动运行宏提高工作效率

在日常工作中，我们经常需要在每次打开同一个Excel文件时都进行一些例行的操作，如改变表格的格式、更新报表日期、打印文件、对工作表进行保护或取消保护等等。Excel的自动运行宏“Auto_Open”可在文件打开后立即完成这些例行的操作任务，既快速又准确。

假设我们在Excel文件的工作表Sheet1中有一个《销售日报表》

下面我们在这个文件中建立一个Auto_Open宏，让它在文件打开后自动完成下面任务：

1. 取消工作表保护；

2. 把“当日销售”列里的数据值复制到“上日销售”一列；

3. 将日期增加一天；

4. 恢复工作表保护。

具体做法如下：

1：在“工具”菜单上选择“宏”子菜单，打开“宏”对话框，在“宏名”一栏里键入“Auto_Open”，再点击下面的“新建”钮，进入宏编辑状态。注意不要把宏名字输错了，否则宏不会自动执行。

2：在宏编辑状态下，把下面VBA （Visual Basic for Application） 语句输入到Auto_Open下面：

Sub Auto_Open（）

Sheets（“Sheet1”）。Activate

'取消工作表保护

ActiveSheet.Unprotect

'将当日销售值拷贝到上日销售一栏

x = MsgBox（“把当日销售值拷贝到上日销售栏吗？”， vbYesNo）

If x = vbYes Then

Range（“B5:B8”）。Copy

Range（“C5”）。Select

Selection.PasteSpecial Paste:=xlvalues

Application.CutCopyMode = False

End If

'将日期增加一天

x = MsgBox（“把日期增加一天吗？”，vbYesNo）

If x = vbYes Then

Range（“C2”）= Range（“C2”）+ 1

End If

'重新保护工作表

ActiveSheet.Protect

End Sub

将文件保存并关闭。重新打开此文件，体验一下Auto_Open宏是如何为你工作的吧。

如果你想用Auto_Open完成其它的操作而又不知道如何用VBA语句直接建立宏，Excel的录制宏的功能可以帮助你，但是别忘了把所录制的宏取名为Auto_Open。关于录制宏的方法请参阅一般的Excel功能手册。