你是不是时常一个人要处理几十件事情？你是不是经常忙到吐血还没有办法达到老板的预期？无法完成自已的目标？如果是的话那你一定得好好看看这篇文章。
第一次意识到要管理自已的时间，是刚升任工程师时。那时开始进入管理层负责整个部门。每天除了把自已的事情做好，还需要管理整个部门的事务。也是在那时我第一次感觉到不管怎么努力，都有做不完的事情。第一次感受到面对一堆事情时的无力感，失去处理它们的动力。最糟糕的是因为每天的事情都做不完，我的脾气开始失控制。这次的经历直接影响了我的再次晋升，我没有通过管理层的考验。
也是在有了这种经历后，我开始重视自已的效率与时间管理。在同时外理十几个项目的时候，开始意识到正确规划优先顺序的重要性。在学习如何规划优先顺序的方法上，我首推Stephen Covey在高效能人士的七个习惯中提及的 "紧急重要４象限分类法"。
Stephen Covey把事情的轻重缓急分为四个等级，把这套系统称为第四代时间管理体系，与前几代观念不同之处在于，它主张关键不在于管理时间，而在于个人管理。要运用这套理论首先要搞清楚对于自已来说，重要与紧急的定义这也是大多数人面对的问题。
紧急性的定义：紧急比较容易，那些已经到最后关头必须要完成的事情！或者是突发事件但又推托不了的事！
重要性的定义：对于重要性的定义就因人而异了，有些人可能是事业型，所以他把工作上的事情定位得高于一切。有些人是家庭型，他可能把家庭的事情定位得更高。这需要你做下来思考一下自已到底是如何定位的。如果很犹豫的话就先把不同的领域事情分开来。你可以只用这套系统来管理工作事务。下班后完全不管工作上的事情（理想状态）。或建立另一个系统来管理个人生活事务，这样就不会纠结了。
但切忌，重要性往往和你的目标有关的，如果你有明确的目标，能帮助你完成目标的事情就会显得更重要。这也是为什么在学习安排优先次序之前一定要先了解自已的目标！
推荐阅读：如何正确设定目标，规划完美人生！
推荐阅读：如何找寻人生的意义与方向？
扫描一下你的任务清单，看看哪些事情是又重要又紧急的。通常属于这一类的事情都是需要在限定时间内完成的任务。例如：星期一早上要提交的董事会报告；星期天女儿学校开家长会。这类事有明确的期限，而且错过期限可能后果严重。
时常关注这一项的人我们常叫他“救火队长”。他们总是游走在不同的危机之中，生命中永远都有下一个迫在眉睫的事情等着他。这种人一般都是把内裤穿在外面（超人）。如果你时常把你的注意力放在这个象限，你可能有效率，但你会过得非常压力。
通常属于这一类的事情往往和你的目标有关系，但确没有一个明确的期限。这类事都属于一些长期的计划。例如：安排和家人的一次旅行；筹备未来一年的学习计划等等；筹备明年部门的发展计划。
这一类的事情是最烦人的，他们很紧急但往往是在浪费我们的时间。和我们的目标关系非常小。你会非常忙，但确是盲目的忙。这就是我前面提到的，工作很努力但永远不在重点上，得不到老板的赏识与器重。生活忙碌但也不在重点了，十年如一日毫无进展。。
这一类的事情就不用提了，一般都是一个琐事。看电影，玩facebook等等
很多人都会认为我们应该把时间放在第一个象限“重要且紧急”。但更好的选择应该是第二个象限“重要但不紧急”。如果你仔细观察自已列出来的清单，你会发现通常放在第二象限的都是计划，梦想之类的东西。如果你一直关注重要紧急的事情，你永远只会是“救火队长”。但当你把火扑灭的同时，强迫自已分出一些时间来关注第二象限的事情，提前做计划，提前做预防。你会发现做第二象限的事情会带来“杠杆效应”
随着预先计划的增加，你会发现突发状况会慢慢减少。你可以花更多的时间在计划与预防，从而避免你一直有完成不了的任务，每天都在赶最后期限。这也是大部份无法好好管理时间的人碰到的问题，他们总是认为他们已经忙到没有时间去做计划了。
面对那些紧急但不重要的事情，你一定要学会说“不”。不要让它们来干扰你，如果可以的话交给他人去做。可能有更适合做这些事的人。对你不重要或没意义的事情，可能在别人眼里不一样。
第一步、先和老板确定了重要和紧急的标准，让老板告诉你他注重的是什么？公司的目标是什么？你的部门在公司的目标上能做到什么？跟据公司的方向和目标，再结合自已的一些计划和想法去给事情排序。
第二步、把所有要处理的事情写在一张纸上，然后跟据前面定义的标准来分类。我总共分了三类，重要紧急分一类，重要不紧急分第二类，其它分第三类。而且我给自已设了一个限制，我的第一类事情不可以超过5个，第二类事情不可以超过10个，第三类随便。分完我才发现我为什么这么忙，因为我常常花很多时间在外理第三类事情。
从那时开始，我处理事情的态度也完全改变了。我不认为把工作做完就是好员工，事情永远是做不完的。我要做的是把有效益的事情完成而且还要做好，结果比过程更重要。
第三步、根据当时的工作情况分配我的时间，早上最有精力的时间我全部用来处理第一类事情，下午分配一段时间做第二类事。一些空档时间用来处理第三类事情。我开始不让别人打断我的工作，那个时候我还有负责机器的故障处理，由于我是公司经验最丰富的，所以每当有问题别人都会叫我。后来分清历害关系后，除非是大事故我才会破坏自已的规定去处理。
第四步、每天下班前花30分钟总结规划明天的工作。忙起来的时候很容易忽略计划，但我觉得往往这30分钟的总结能提升80%的效率。人是需要停下来回顾思考总结才会有进步。
收获：
只是单纯的改变了一下观念和处理事情的先后顺序，我从公司最忙的人变成最闲的人了，为什么？
我开始关注重要但不紧急的事情，这些事情往往现在做了会减少未来出现的一大堆问题。刚开始会比以前还要忙一些。因为又要做紧急重要，又要做重要不紧急，但慢慢发现紧急重要的事情开始变少，更多事情可以提前安排与预防。
当没有一堆紧急的事要去处理的时候，我发现人就开始变得轻松。这个时候不是事情在推动我，而是我在计划推动事情的发展。
作者：袁麟翥，原文出自－活学网
与作者互动还可关注：微信：ylz8349018 订阅号个人成长之路：yuanlinzhu
责编：王大侠
联系客服
